word 邮件与信函合并

word 邮件与信函合并-信函

信函是日常生活中经常要用到的，而且已经形成一定的信函格式和信函用语，利用Word 2000 中文版能方便地编辑信函和信封，并能保证格式正确。

7.1.1 创建信函

Word 2000 中文版提供了几个信函模板，分别为中、英文的现代型信函模板、优雅型信函模板和专业型信函模板。利用信函模板可以快速编辑信函。

另外，Word 2000 中文版还提供了信函向导，可以帮助用户快速方便地编辑信函。信函向导中提供了信函经常使用的元素，如称呼和结束语。信函向导还可以根据常用的信函格式调整信函的结构。如果要利用信函向导编辑信函，方法如下：

（1）单击【文件】菜单中的【新建】命令，出现【新建】对话框。如果要创建中文信函，选择【中文信函和传真】选项卡，如果要创建英文信函，选择【英文信函和备忘录】选项卡。我们选择创建中文信函。

（2）选中【中文信函和传真】选项卡中的【信函向导】，单击【确定】按钮。出现【信函向导】对话框，如图7-1 所示。

（3）单击【下一步】按钮，信函向导要求用户选择信函的风格，有【专业型】、【现代型】、【典雅型】三种风格。例如选择【专业型】，如图7-2 所示。

（4）单击【下一步】按钮，信函向导要求用户选择信函的打印用纸，有【普通纸】和【带抬头的信纸】两种选择。例如选择【带抬头的信纸】，然后指定信函抬头的位置，在下面的最大值文本框中输入抬头离边界的最大距离。如图7-3 所示。

（5）单击【下一步】按钮，信函向导要求用户输入收信人和发信人的地址和姓名，如图7-4 所示。在【收信人地址和姓名】文本框中输入收信人的地址和姓名，在【发信人地址和姓名】文本框中输入发信人的地址和姓名。

（6）单击【下一步】按钮，信函向导要求用户是否在信函中包含页码和日期，是否创建信封和邮件标签，如图7-5 所示。例如要在信函中包含页码和日期，不创建信封和邮件标签，则选中【页码】复选框和【日期】复选框，并选择【按当前设置生成信函】选项。

（7）单击【下一步】按钮，信函向导显示信函设置完成，如图7-6 所示。

（8）单击【完成】按钮，即可创建一份信函，效果如图7-7 所示。可单击占位符的位置，然后键入所需的文本。例如，单击【尊敬的先生/女士】以将其位置选定，再键入姓名。

7.1.2 编辑信封

Word 2000 中文版还提供了信封向导，可以帮助用户编辑信函。编辑信封包括编辑中文式信封和编辑英文式信封。英文式信封用的不多，本节介绍编辑中文式信封。

7.1.2.1 编辑中文式信封

（1）单击【工具】菜单中的【中文信封向导】命令，出现【信封制作向导】对话框。

如图7-8 所示。

（2）选中所要用的信封规格。【国家标准信封向导】对话框中提供了所用的国家标准信封规格，例如选定【普通信封2】。

（3）单击【下一步】按钮，可以选择生成单个还是多个信封，如生成多个信封，可选择一个地址本。先选择生成单个信封，还可选择邮政编码是否添加边框。

（4）单击【下一步】按钮，信封向导要求用户输入收信人的姓名、地址和邮编，如图7-9 所示。在各文本框中输入相应的内容。

（5）单击【下一步】按钮，信封向导要求用户输入寄信人的姓名、地址和邮编，如图7-10 所示。在各文本框中输入相应的内容。

（6）单击【下一步】按钮，信封向导显示信封编辑已经完成，如图7-11 所示。

（7）单击【完成】按钮，即可创建一个信封，效果如图7-12 所示。

7.1.2.2 邮件标签

邮件标签指的是将收信人或寄信人的地址和姓名制作成标签，用于贴在邮件封皮上。用户可以利用Word 2000 中文版提供的向导制作邮件标签，该向导位于【新建】对话框的【中文信函和传真】选项卡上。

用户也可以直接制作邮件标签，方法如下：

（1）新建或打开一个文档以容纳邮件标签。

（2）选择【工具】菜单中的【信封和标签】命令，出现【信封和标签】对话框，选择【标签】选项卡，如图7-13 所示。

（3）在【地址】文本框中输入收信人或寄信人的地址信息。如果选中【使用寄信人地址】复选框，则【地址】文本框中显示寄信人的地址，否则显示收信人的地址。

（4）【打印】区中有两个选项，如果选中【全页为相同的标签】，则重复打印所制作的邮件标签，直到打满一页。如果选中【单个标签】，则只打印一个邮件标签。【行】和【列】文本框决定邮件标签所在的行和列，它们只对【单个标签】有效。

（5）在【标签】区中显示了邮件标签的格式和内容，如果对格式或标签的尺寸不满意，可以进行修改。

（6）单击【选项】按钮，出现【标签选项】对话框，可以对邮件标签格式和尺寸进行修改，如图7-14 所示。

（7）在【标签产品】列表框中可选择邮件标签的类别，然后在产品号码列表框中选择邮件标签的类型编号，在【标签信息】区中会显示邮件标签的类型和大小信息。

（8）如果找不到合适的类型和大小，可以单击【详细资料】按钮，出现一个对话框，用户可以选定的邮件标签的格式进行修改，如图7-15 所示。

（9）单击【邮件和信封】对话框中【标签】选项卡的【打印】按钮可进行打印。

在日常生活中，经常需要处理大量的通用文档，这些文档的内容既有相同的部分，又有格式不同的标识部分。例如，开会时要发通知，通知的内容都是一样的，只有每个人的姓名和

称呼不同。最笨的方法是大量复制文档，然后对小部分不同的内容进行修改。但Word 提供了【邮件合并】的功能，可以快速高效地处理这种文档，Word 称之为合并文档。

一般来说，任何形式的合并文档都由两个文件组成：一个主文件和一个数据源。主文件中包含着每个分类文档所共有的标准文字和图形，数据源中包含着需要变化的信息。当主文件和数据源合并时，Word 能够用数据源中相应的信息代替主文件中的对应域，生成合并文档。

要进行邮件合并，首先要创建一个主文档，它将包括所有分类文档都有的文字和图形，可按如下步骤进行：

（1）如果已经创建了一个文档，单击【常用】工具栏上的【打开】按钮，打开该文档；如果还没有创建文档，选择【文件】菜单中的【新建】命令，在【新建】对话框中选择模板或向导，创建一个新文档。

（2）输入每个分类文档都需要的文字和图形，并设置好格式。

（3）单击【常用】工具栏上的【保存】按钮，保存该文档。

（4）单击【工具】菜单中的【邮件合并】命令，出现【邮件合并帮助器】对话框。

（5）单击【主文档】下的【创建】按钮，从弹出的下拉菜单中选择【套用信函】，出现一个对话框。

（6）如果单击【活动窗口】按钮，那么就将当前的活动窗口当作分类文档的主文档使用，至此主文档已经创建好了。如果要新创建主文档，那么可以单击【新建主文档】按钮，以创建分类文档的主文档。此时，【邮件合并帮助器】对话框的【主文档】区将显示合并的类型和主文档的名称，还增加了一个【编辑】按钮。

（7）如果要把主文档还原为原来的普通文档，可以单击【创建】按钮，在弹出的菜单中选择【还原为普通Word 文档】。

（8）如果要编辑主文档，单击【编辑】按钮，从弹出的菜单中选择合并的主文档名称，打开主文档进行编辑。

邮件合并的第二步是指定数据源。数据源的内容是合并文档中需要变化的信息，如姓名、称呼、地址、电话、传真号等。可以创建新的数据源，也可以打开已有的表或数据库作为数据源。

7.3.1 创建数据源

要创建新的数据源，可以按照如下步骤进行：

（1）单击【工具】菜单中的【邮件合并】命令，出现【邮件合并帮助器】对话框。单击【数据源】下的【获取数据】按钮，出现一个下拉菜单，如图7-19 所示。

（2）单击【建立数据源】按钮，出现【创建数据源】对话框，如图7-20 所示。所建立的数据源类似于数据库的表，也是由行和列组成。第一行称为域名行，其他行称为记录。列对应于数据库的字段，在邮件合并中就是要合并的域名。

（3）在【域名行中的域名】文本框中列出了一些常用的域名。用户可以删除不需要的域名，也可以增加自己的域名。

要删除不需要的域名，从【域名行中的域名】列表框中选中要删除的域名，然后单击