象山县教育局公文管理办法

象山县教育局文件象教办〔2010〕 5 号象山县教育局公文管理办法第一章总则第一条为使我局机关的公文管理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据国务院办公厅和市局的有关规定，并结合我局实际，制定本办法。

第二条教育局（以下简称本局）的公文，是本局在行政管理过程中形成的具有法定效力的规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条公文处理工作，应遵循“党政分开”的原则。

中共象山县教育局委员会的文件按照《中国共产党公文处理条例》的规定办理。

第七条本局办公室是公文处理的管理机构，主管本局的公文处理工作。

第二章公文种类第八条本局的公文主要有：（一）通知——适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

（二）决定——适用于对重大事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）批复——适用于答复下级机关的请示事项。

（四）报告——适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（五）请示——适用于向上级机关请求指示、批准。

（六）通报——适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）公告——适用于向本系统或社会宣布重要事项或者法定事项。

（八）通告——适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（九）意见——适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十）函——适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十一）会议纪要——适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式第九条公文一般有秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发份数（页数）和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当分别表明密级（秘密、机密、绝密）和保密期限，具体写法为“密级★保密期限”。

绝密、机密级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

（四）发文字号包括机关代字、年份、序号。

联合行文，只标明主办机关发文号。

本局公文发文字号如下表：中国共产党象山县教育局党委的发文字号为：象教党［年号］XX号，主要用于干部任免，局党委发布、传达党的方针、政策，部署重要工作，向县委及有关部门报告、请示工作，转发上级党委机关文件，纪检工作方面的意见、通知、通报，对党员干部的党内纪律处分决定及其他有关重要事项。

（五）上行文应当在首页注明签发人、会签人姓名。

其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，标明发文机关和公文种类。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。

草拟公文时，应当将附件顺序和名称填写在发文稿纸的“附件”栏内。

（九）公文应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

（十）成文日期，以签发机关负责人签发的日期为准；联合行文和会签文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。

（十一）会议通过的文件，应在标题之下正文之上注明会议名称和通过日期。

（十二）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十三）公文应当标注主题词。

一份公文的主题词，不得超过6个。

上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。

（十四）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十五）文字从左至右横写、横排。

第十条公文中各组成部分的表识规则，按照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第十一条公文用纸一般采用国际标准A4型（宽210毫米、长297毫米）。

左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则第十二条行文应当确有必要，注重效用。

公文由办公室统一收发、审核、用印、传递和销毁。

第十三条凡本局的行文应当根据隶属关系和工作需要，在自己的职权范围内进行，一般不得越级请示和报告。

第十四条依据本局职权，可以与县政府其他各部门相互行文和向镇（乡）、街道政府的相关业务部门行文，除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向镇（乡）、街道政府正式行文；如确需行文的，应报县政府批准。

第十五条本局可以与县政府其他部门和镇（乡）、街道政府联合行文；可以与本局党委联合行文；可以与县委工作部门和县级人民团体以及具有行政职能的事业单位联合行文。

第十六条本局的内设机构不得对外正式行文，可以在自己的职权范围内向下级机关的相关部门和其他机关的有关部门行非正式公文，即对外行文时只能使用“便函”，用于商洽工作、询问和答复问题，不作为正式公文。

第十七条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需要同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

第十八条对涉及其他部门职权范围内的事项未与有关部门协商或协商意见不一致时，不得向下行文。

第十九条本局所属事业单位，不得以局名义对外行文；因工作确需对外行文，须经局领导批准，使用办公室或相关科室的发文字号。

第五章发文办理第二十条发文办理指以本局名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十一条草拟公文应当做到：1、符合国家的法律、法规及其他有关规定；2、情况属实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；3、文种应当根据行文目的、本部门的职权和与主送机关的行文关系确定；4、拟制紧急公文，应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；5、人名、地名、数字、引文准确；引用公文应先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体的年、月、日；6、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”；7、应使用国家法定计量单位；8、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；使用国家组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；9、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

第二十二条公文初稿由各科室拟订，经科室负责人审稿后，送办公室核稿；审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定。

第二十三条公文经办公室审核后，送局领导签发，一般业务工作公文由分管局长签发，重大事项、重要人事任免由局长签发。

未经办公室审核的公文，局领导一律不予签发。

局领导签发的公文，未经签发人同意，不得擅自改动。

第二十四条以局名义报送上级的请示、报告和意见等公文，局与其他单位联合上报的会签文，经分管局长审查后由局长签发。

涉及两个以上局领导分管工作的公文，一般应先请公文所涉内容的分管局长同意后由主办的分管局长签发，或者由局长签发；涉及重大问题又有意见分歧的公文，应由局长办公会议讨论决定。

第二十五条拟办的公文，如涉及其他部门职权范围的事项，应主动与有关部门协商，取得一致意见后行文；如有分歧，经充分协商（包括主要负责人出面协调）仍不能取得一致，应列明各方依据并提出建设性意见报县政府协商或裁定。

第二十六条需要其他部门会签的公文，应先经局领导审签。

其他部门来会签的公文，有关科室要提出修改意见并报分管局长会签。

第二十七条规范性文件的制定，按照县人民政府法制办公室《关于进一步做好规范性文件备案和法律审查工作的通知》（象府法［2006］6号）文件办理。

第二十八条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第二十九条以局名义制发的公文，由办公室编号。

第三十条以科室名义发的便函等，由科室负责人签发；重要的函件，需报经分管局长同意。

第六章收文办理第三十一条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办等程序。

第三十二条寄送本局的信函，由办公室拆封分办；寄送本局各科室的信函，由各科室拆封。

第三十三条需要办理的公文，由办公室登记，不涉及密级的文件，录入办公自动化系统，通过办公自动化系统送给办公室主任。

办公室主任根据文件内容批办，送局领导和有关科室阅办。

第三十四条涉密文件，办公室登记后，由办公室主任根据内容批办，走纸质程序。

各科室涉密文件的收发、传递和保管，由科室长负责。

上级的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，可以翻印。

翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。

公文复印件正式使用时，应当加盖复印机关证明章，视同正式文件妥善保管。

第三十五条各科室收到公文后，应迅速指定专人承办。

涉及一个科室的，由责任科室办结，涉及多个科室的，由牵头科室负责汇总其他科室意见办结，无牵头科室的，由各业务科室提出意见报办公室汇总，由办公室办结。

第三十六条来文有明确时间要求的，按要求时间办理，无时间要求的，原则上在15个工作日内办结。

第七章公文立卷、归档第三十七条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时将公文原稿、正本和有关材料交档案室整理、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十八条归档范围内的公文，应当进行整理、要保证归档公文的齐全完整，便于保管和利用。

第三十九条联合办理的公文，原件由主办机关整理、归档，其他机关保存复印件或其他形式的公文副本。

第四十条拟制、修改和签批公文，应当使用钢笔或签字笔，不得使用铅笔和圆珠笔，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第四十一条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别由局领导批准，可以销毁。

销毁秘密公文的组织和监销工作由办公室负责，到指定场所由二人以上监销，要保证不泄密，不丢失，不漏销。

禁止将公文和内部资料出售。

第四十二条内部机构合并时，所有公文应当相应合并管理；内设机构撤销时，需要归档的公文，整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章附则第四十三条外事方面的公文处理办法，依照外交部的有关规定办理。

第四十四条以前与本文规定不符的，以本文为准。

二〇一〇年二月四日主题词：机关管理制度象山县教育局办公室 2010年2月4日印发。