最新会议的策划与组织教学教材
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会议的策划与组织
会议的策划与组织
会议的策划与组织
一.会议筹备 二.会议落实 三.会议的申报审批 四.总结归档
会议的策划与组织
一.会议筹备（制定接待计划）
（一）来宾基本情况 （二）制定迎送方案 （三）会前准备 （四）参观考察 （五）食宿、交通
（六）互赠礼品 （七）新闻报道 （八）安保工作 （九）经费预算
会议的策划与组织
（七）新闻报道
• 根据会议规模、层次通知宣传部安排摄 影、摄像；
• 如有其它媒体单位参与，需安排专人负 责接待，并提前拟出新闻通稿。
会议的策划与组织
（八）安保工作
• 举办大型活动需提前通知保卫处，请保 卫处安排交通指挥和安保工作；
• 必要时需与上级领导部门联系，由市局 安排警力负责安保。
会议的策划与组织
（三）会前准备
• 会场。布置主席台、签到台、来宾座次， 预订鲜花、胸花、绿色植物，摆放桌牌、 茶杯，调试会议设备；
• 材料。拟定会议议程，起草领导讲话稿、 主持词，报领导审阅并下发；
会议的策划与组织
（四）参观考察
• 根据来访者的要求，安排相应参观内容； • 要求参观时间紧凑，参观内容详实； • 通知被参观单位来访者的身份和需求，
谢谢
此课件下载可自行编辑修改，仅供参考！ 感谢您的支持，我们努力做得更好！ 谢谢!
会议的策划与组织
（九）经费预算
• 人数较少、安排相对简单的活动一般不需要 做预算。
• 人数多、规模大、程序安排较为复杂的活动 需提前做好经费预算，报财务处及相关部门 会签后，请领导批示。
会议的策划与组织
（九）经费预算
• 预算内容一般包括：住宿、交通、餐饮、参 观考察、纪念品等等。做预算的过程也是对 活动内容的一次梳理，预算做得越准确，活 动成本也越容易控制。
李托运，联系贵宾室、贵宾通道等问 题。
会议的策划与组织
（三）会前准备
• 确定会议主题以及时间、地点； • 确定出席主要领导、陪同人员，列出
双方参会人员名单按照惯例客方在前， 主方在后； • 发布会议通知；提前通知座谈主题； • 设计制作会标、会场背景喷绘、条幅、 嘉宾证、工作证、会议指南、纪念品 等；
行。 • 原则上客人在三人以内，陪餐人员不得超过一
比一；客人在四人以上，十人以下者，不得超 过二比一；客人在十人以上者，不得超过三比 一。
会议的策划与组织
（五）食宿、交通 住宿：
根据来宾级别及要求确定住宿标准，预 定房间；如来宾自带车，司机的食宿问 题一并予以考虑。
会务人员应提前熟悉酒店环境，必要时 需提前检查房间设施是否齐全，并提前 摆放水果、点心及纪念品等。
三.会议的申报审批
• 各单位、部门举办庆典、论坛、研讨会 等活动须报办公室批准；
• 厅局级以上领导，须提前2个工作日将 来宾名单、接待方案报办公室；
• 外事活动须提前报国际合作与交流处。
会议的策划与组织
四.总结归档
• 活动结束后，会务人员及时进行总结， 并将相关材料整理归档，填写《接待工 作登记表》 。
方便被参观单位安排讲解、接待人员；
会议的策划与组织
（四）参观考察
• 根据人数安排车辆和陪同人员，如 参观时间较长，车上需预备矿泉水；
• 必要时需安排工作人员提前到达参 观地点检查准备情况。
会议的策划与组织
（五）食宿、交通
用餐： • 了解客人的饮食习惯，少数民族按要求单独安
排； • 根据来宾级别确认是否需要领导陪同用餐。 • 若需宴请，按照国际惯例，一般安排在晚上进
互补台，有执行力； • 做好应变工作； • 与客人充分沟通、协调，确定活动方案。
会议的策划与组织
（二）迎宾
• 迎接人员着正装，根据需要携带接站牌； • 与来宾确认在活动安排； • 主动询问来宾返程信息，及时做好送站
安排和返程票预订工作。
会议的策划与组织
（三）会议指南
• 样式美观大方、格式标准； • 指南中应包括来宾名单、日程安排、宴
会安排、合影安排、温馨提示等内容； • 日程安排应清晰、明确；温馨提示中要
明确会务组房间号、联系人、联系电话 以及服务范围。
会议的策划与组织
（四）会议现场
• 安排落实会场服务、会议记录人员； • 根据与会人员变化及时更改讲话稿，调
整座次； • 现场工作人员备一份领导讲话稿； • 如有嘉宾提前离会，主办方应有领导送
行。
会议的策划与组织
（五）宴请
• 正式宴请需摆放桌签和名单； • 少数民族来宾应按其要求单独安排; • 宾客落座之前先上凉菜，备好酒水、饮
料。
会议的策划与组织
（六）梳理内容、注意衔接
• 安排专人以时间为序梳理活动当天工作 流程，会务人员开碰头会明确各自分工， 尤其注意各项活动之间的衔接。
会议的策划与组织
必要时安排医疗组。
会议的策划与组织
（五）食宿、交通
交通：
• 根据来宾层次及人数确定出行车辆； • 必要时安排警车开道。
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（六）互赠礼品
• 根据接待层次、来宾人数确定礼品的种 类与数量；
• 根据实际情况确定礼品赠送形式wk.baidu.com • 安排专人负责礼品采购、使用登记及来
宾回赠礼品的保存工作。
• 活动结束后，财务报销以被财务通过的预算 为准，所以做预算要力求准确，还要注意不 要漏项。
会议的策划与组织
二.会议落实
（一）会务工作人员要求 （二）迎宾 （三）会议指南 （四）会议现场 （五）宴请 （六）梳理内容、注意衔接
会议的策划与组织
（一）会务工作人员要求
• 工作认真、细致、踏实； • 团队意识强，相互尊重、相互协作、相
会议的策划与组织
（一）来宾基本情况
• 来宾信息包括姓名、性别、民族、单 位、职务、来访目的、行程安排以及 相关背景资料；
• 明确我方联系人，便于相互沟通； • 视活动规模确定是否成立会务组
会议的策划与组织
（二）制定迎送方案
• 确定参加迎送领导、工作人员、车辆； • 时间相近的尽量安排统一迎送； • 考虑航班、车次提前或延误情况； • 必要时需要提前派人办理登机牌、行
会议的策划与组织
会议的策划与组织
一.会议筹备 二.会议落实 三.会议的申报审批 四.总结归档
会议的策划与组织
一.会议筹备（制定接待计划）
（一）来宾基本情况 （二）制定迎送方案 （三）会前准备 （四）参观考察 （五）食宿、交通
（六）互赠礼品 （七）新闻报道 （八）安保工作 （九）经费预算
会议的策划与组织
（七）新闻报道
• 根据会议规模、层次通知宣传部安排摄 影、摄像；
• 如有其它媒体单位参与，需安排专人负 责接待，并提前拟出新闻通稿。
会议的策划与组织
（八）安保工作
• 举办大型活动需提前通知保卫处，请保 卫处安排交通指挥和安保工作；
• 必要时需与上级领导部门联系，由市局 安排警力负责安保。
会议的策划与组织
（三）会前准备
• 会场。布置主席台、签到台、来宾座次， 预订鲜花、胸花、绿色植物，摆放桌牌、 茶杯，调试会议设备；
• 材料。拟定会议议程，起草领导讲话稿、 主持词，报领导审阅并下发；
会议的策划与组织
（四）参观考察
• 根据来访者的要求，安排相应参观内容； • 要求参观时间紧凑，参观内容详实； • 通知被参观单位来访者的身份和需求，
谢谢
此课件下载可自行编辑修改，仅供参考！ 感谢您的支持，我们努力做得更好！ 谢谢!
会议的策划与组织
（九）经费预算
• 人数较少、安排相对简单的活动一般不需要 做预算。
• 人数多、规模大、程序安排较为复杂的活动 需提前做好经费预算，报财务处及相关部门 会签后，请领导批示。
会议的策划与组织
（九）经费预算
• 预算内容一般包括：住宿、交通、餐饮、参 观考察、纪念品等等。做预算的过程也是对 活动内容的一次梳理，预算做得越准确，活 动成本也越容易控制。
李托运，联系贵宾室、贵宾通道等问 题。
会议的策划与组织
（三）会前准备
• 确定会议主题以及时间、地点； • 确定出席主要领导、陪同人员，列出
双方参会人员名单按照惯例客方在前， 主方在后； • 发布会议通知；提前通知座谈主题； • 设计制作会标、会场背景喷绘、条幅、 嘉宾证、工作证、会议指南、纪念品 等；
行。 • 原则上客人在三人以内，陪餐人员不得超过一
比一；客人在四人以上，十人以下者，不得超 过二比一；客人在十人以上者，不得超过三比 一。
会议的策划与组织
（五）食宿、交通 住宿：
根据来宾级别及要求确定住宿标准，预 定房间；如来宾自带车，司机的食宿问 题一并予以考虑。
会务人员应提前熟悉酒店环境，必要时 需提前检查房间设施是否齐全，并提前 摆放水果、点心及纪念品等。
三.会议的申报审批
• 各单位、部门举办庆典、论坛、研讨会 等活动须报办公室批准；
• 厅局级以上领导，须提前2个工作日将 来宾名单、接待方案报办公室；
• 外事活动须提前报国际合作与交流处。
会议的策划与组织
四.总结归档
• 活动结束后，会务人员及时进行总结， 并将相关材料整理归档，填写《接待工 作登记表》 。
方便被参观单位安排讲解、接待人员；
会议的策划与组织
（四）参观考察
• 根据人数安排车辆和陪同人员，如 参观时间较长，车上需预备矿泉水；
• 必要时需安排工作人员提前到达参 观地点检查准备情况。
会议的策划与组织
（五）食宿、交通
用餐： • 了解客人的饮食习惯，少数民族按要求单独安
排； • 根据来宾级别确认是否需要领导陪同用餐。 • 若需宴请，按照国际惯例，一般安排在晚上进
互补台，有执行力； • 做好应变工作； • 与客人充分沟通、协调，确定活动方案。
会议的策划与组织
（二）迎宾
• 迎接人员着正装，根据需要携带接站牌； • 与来宾确认在活动安排； • 主动询问来宾返程信息，及时做好送站
安排和返程票预订工作。
会议的策划与组织
（三）会议指南
• 样式美观大方、格式标准； • 指南中应包括来宾名单、日程安排、宴
会安排、合影安排、温馨提示等内容； • 日程安排应清晰、明确；温馨提示中要
明确会务组房间号、联系人、联系电话 以及服务范围。
会议的策划与组织
（四）会议现场
• 安排落实会场服务、会议记录人员； • 根据与会人员变化及时更改讲话稿，调
整座次； • 现场工作人员备一份领导讲话稿； • 如有嘉宾提前离会，主办方应有领导送
行。
会议的策划与组织
（五）宴请
• 正式宴请需摆放桌签和名单； • 少数民族来宾应按其要求单独安排; • 宾客落座之前先上凉菜，备好酒水、饮
料。
会议的策划与组织
（六）梳理内容、注意衔接
• 安排专人以时间为序梳理活动当天工作 流程，会务人员开碰头会明确各自分工， 尤其注意各项活动之间的衔接。
会议的策划与组织
必要时安排医疗组。
会议的策划与组织
（五）食宿、交通
交通：
• 根据来宾层次及人数确定出行车辆； • 必要时安排警车开道。
会议的策划与组织
（六）互赠礼品
• 根据接待层次、来宾人数确定礼品的种 类与数量；
• 根据实际情况确定礼品赠送形式wk.baidu.com • 安排专人负责礼品采购、使用登记及来
宾回赠礼品的保存工作。
• 活动结束后，财务报销以被财务通过的预算 为准，所以做预算要力求准确，还要注意不 要漏项。
会议的策划与组织
二.会议落实
（一）会务工作人员要求 （二）迎宾 （三）会议指南 （四）会议现场 （五）宴请 （六）梳理内容、注意衔接
会议的策划与组织
（一）会务工作人员要求
• 工作认真、细致、踏实； • 团队意识强，相互尊重、相互协作、相
会议的策划与组织
（一）来宾基本情况
• 来宾信息包括姓名、性别、民族、单 位、职务、来访目的、行程安排以及 相关背景资料；
• 明确我方联系人，便于相互沟通； • 视活动规模确定是否成立会务组
会议的策划与组织
（二）制定迎送方案
• 确定参加迎送领导、工作人员、车辆； • 时间相近的尽量安排统一迎送； • 考虑航班、车次提前或延误情况； • 必要时需要提前派人办理登机牌、行