费用报销管理制度新编

费用报销管理制度

一、目的

为完善财务管理，规范费用报销流程，合理控制费用开支，特制定本制度

二、适用范围

公司全体员工费用报销的申报、审批以及财务账务处理。

三、借款

（一）因公借款，必须填制借款单，写明借款事由；借款单书写要规范，必须写明用途，必须使用黑色签字笔填写，大小写金额要一致，不得涂改。

（二）填写借款单是要注明是现金借款还是支票借款，2000元以内的款项可以用现金支付，超过2000元的支出都要使用支票，借支票时必须提供收款人全称，没有收款人全称财务不予付款。

（三）经办人写完借款单后，先由该店店长或部门主管审核，审核完毕同意借款后，必须在借款单上签字，签字后交分管总监审核，总监审核完毕后交财务经理签字，出纳方可付款。

（四）借款数额在2000元（含2000元）以上，提前一天通知财务备款。

（五）严格执行“前账不清，后账不借”制度。

（六）员工借款必须在15天内归还，员工借款超过预计报销日期或跨月未报销的（除月末借款外），必须归还借款或出示已取得发票待报销；否则财务有权通知人事部从工资中扣除。

（七）员工长期请假、调动或离职时，如有欠款，必须还清借款。

（八）申请借款的员工，本着“公款公用”的原则，不准私借他人，公款私用。

四、报销

（一）员工报销时，必须取得真实合法、内容完整清晰的原始凭证；

（二）员工报销时，将取得的原始凭证按规定分类好后，交给店长或部门主管审核，由店长或部门经理在企业动力系统中按费用类别或项目类别输入费用申请单，在规定时间交由出纳办理审核，经出纳审批后交给分管总监审核，总监审核完毕后，出纳核对付款。

输入费用申请单的原则：按系统规定的二级费用类别分别制成费用申请单，即一张费用申请单只能有一种费用类别，但经办人可以有多个。

（三）费用报销时先冲减报销人借款，借款如有余额，报销时交回财务，如超出借款部分报销时财务将差额补足；

（四）差旅费借款必须在出差回来5个工作日内报销，报销期限按照返程票面时间计算，节假日顺延。

五、报销票据注意事项

（一）票据项目如抬头、公章、日期、内容、经办人等应齐全；并不得有涂改；

（二）自制支付票据及附件应清晰准确，并不得涂改；

（三）对于因污渍、残破而无法识别票面项目的一律不予报销；

（四）无论金额大小，不准以任何理由以其他票据代替原始凭证入账；

（五）报销凭据以正规发票为先；报销时，当事人应按费用报销单上的明细内容，将对应的费用单据加以整理归类，并规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质分类粘贴，便于归类计算和整理。

（六）报销票据时应在费用申请单的备注中注明相关信息，具体要求详见“费用项目列支说明”

六、报销时间：

（一）每周二上午12点前，报销人将粘贴整理好的票据交财务出纳处；周二12点后的单据都在下周四统一报销；

（二）出纳初审后，交财务经理复核或总经理审批；

（三）周四报销各费用；

（四）报销期限：为了及时正确体现每月的成本费用，请及时报销，最晚不超过两周，各店各部门有手机和交通补助的请于每月月初报销，逾期不予报销，后果自负。

七、费用项目列支或报销规定

（一）小额材料费

指临时性的、用于生产的、公司范围内没有库存，不必计入主营业务成本的，价值在二百元以下的材料采购款，以及设施设备配件等零件的费用，报销时需附入库及出库单，在出库单上注明具体使用部门和使用人员。

（二）其他外协费

在记帐外协厂商之外发生的，并且需要现付的外协业务。

（三）社保费

1、各项劳动保险费的申报计算由人事行政部负责；

2、按国家有关文件规定由企业应负担的保险，根据银行托收单计入相关费用，应由个人承担部分从

工资中扣除由企业代扣代缴；

3、每月人事部将银行托收单对应的划扣明细表交财务统一报账，划扣明细表由人事部经理签字后转

财务作为账务处理依据。

（四）福利费

指公司为员工提供的工作餐、员工活动费用及节假日的福利性支出等。

员工因加班报销加班餐费的，应注明用餐时间及人次，加班餐费的标准为每人每次最高不得超过10元，实际花费不足10元的，按实际消费金额报销，不得虚报。由于工作外出没有赶回来吃饭的，需经店长同意方可报销，标准为每人每次最高不得超过10元。

（五）办公费

办公费主要是指办公用品费、行政消耗用品费、书报费、绿化费。

（六）差旅费

差旅费是指因业务需要去外地出差所发生的费用及各类补助，具体规定详见出差报销规定。

（七）车辆使用费

包括公司车辆使用中发生的加油费、路桥费、洗车费、车险、维修保养费。

1、路桥费、洗车费等日常费用应及时报销，如无出差等特殊情况应每周报销一次。停车费、过路费

报销时应注明费用发生的日期；报销时应注明车号，不得将几辆车的费用合并报销。

2、车辆若维修保养时需提交报修单给总监或总经理审批，批示后方可维修，报销时也需提供批示的

报修单，报销时需附修理单位打印并盖章的物料及工时结算单。

3、车辆使用费发生后必须在当月及时报销，延期报销的票据不予受理；

4、因个人原因造成的车辆的交通违章罚款一律不予报销；

5、汽油费由行政部统一购买、集中报销；

6、车辆负责人应按车辆及费用项目登记车辆使用台帐；

（八）交通费

1、市区内因公外出的交通费

（1）一般只允许报销公交、地铁等车费，报销时应注明事由及前往地点；

（2）如发生出租车费用，报销时应注明事由；

2、如下业务项目可报销出租车票

（1）因与总经理或公司其他高层领导临时沟通工作，需要在较短时间内会见的；

（2）因未提前安排，发生会见重要客户或者因重大业务沟通紧急需要，前往客户所在地或返回公司的；

（3）因陪同重要客户或公共关系人员娱乐、商务、接送的；

（4）因临时处理有时间限制的紧急业务的；

（5）符合规定的加班车费；

3、加班交通费按照以下规定报销

加班交通费一般不报销，如晚上加班超过21：00点且又路程较远的可以报销出租车费用。

（九）通信费

包括座机话费、手机话费、网络费等。

座机话费报销时应提供电话费明细表，并注明此费用发生的具体期间。

（十）维修费

用于设备、工具、设施修缮等工作时发生的费用，维修费用报销时需要附修理明细表。

（十一）水电燃气费

是指水费、电费、暖气费、煤气费、卫生费等物业管理费。在报销时请详细注明上述费用的具体用量、单价、金额及归属期间，并按公司或宿舍分开填报。

（十二）邮寄费

指公司给顾客邮寄发票、对账单、货品等的邮寄或快递费，报销单上列出具体邮寄明细。

（十三）房租

指公司租赁营业场所及宿舍等发生的租赁费用，按公司或宿舍分开填报。

（十四）劳保费

劳动保护费是指确因工作需要为员工配备或提供工作服、手套、安全保护用品、防暑降温用品等所发生的支出费用，因工伤发生的小额医药费、抚慰金也列入劳保费。

（十五）业务招待费

1、包括用于支付业务关系的餐费、礼品、旅游等支出；报销时须注明招待对象及支出明细，礼品报销应注明项目。

2、业务招待费针对的是对项目和业务发展有利的对象，这项费用需要灵活把握，要根据招待对象确定招待标准，普通业务招待以每人30元计算，高级业务招待以每人60元标准计算，特殊情况经总经理批准可以提高招待标准。

3、业务招待费的发生需要由总经理批准后方可进行，未经总经理批准或事后未找总经理签字确认的，费用自理。、

（十六）客户返利

因发展客户关系而发生的返还性质的佣金，此项费用的发生须由总经理批准后方可进行，报销时不论数额大小，均需总经理签字确认。

（十七）广告宣传费