纸质档案归档文件整理工作步骤
档案整理操作指南(3篇)
第1篇一、前言档案整理是档案管理工作中的一项重要内容，它关系到档案的保存、利用和传承。
为了提高档案整理工作的效率和质量，特制定本操作指南，供相关人员参考。
二、档案整理的原则1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗漏任何一份档案。
2. 系统性原则：按照档案的类别、年代、重要性等进行分类整理。
3. 可靠性原则：确保档案的真实性、准确性和完整性。
4. 保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。
5. 简便性原则：方便档案的查找、利用和归档。
三、档案整理的步骤1. 收集档案（1）收集档案时，要按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（2）对收集到的档案进行初步检查，剔除破损、褪色、霉变等无法保存的档案。
（3）对收集到的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
2. 分类整理（1）根据档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（2）按照分类结果，对档案进行编号、上架。
（3）对分类后的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
3. 立卷（1）将同一类别、同一时期、同一事件的相关档案组成一个卷。
（2）对每个卷进行编号，并填写卷内目录。
（3）对每个卷进行封存，确保档案的安全。
4. 归档（1）将立好的卷按照分类结果进行归档。
（2）对归档的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
（3）对归档的档案进行定期检查，确保档案的完好。
5. 档案数字化（1）对重要的、具有历史价值的档案进行数字化处理。
（2）按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（3）对数字化后的档案进行备份，确保数据的安全。
四、档案整理的注意事项1. 严格遵守档案整理的原则，确保档案的完整、准确、可靠。
2. 在整理档案过程中，注意保护档案，避免损坏。
3. 对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。
4. 定期对档案进行清理、归档，确保档案的有序管理。
5. 加强与相关部门的沟通，确保档案整理工作的顺利进行。
档案整理工作流程示例
档案整理工作流程示例档案整理是一个必要而重要的工作，对于组织和管理文件及资料具有重要的作用。
它包括对文件进行分类、排序和整理，以确保文件的易查找性和可管理性。
下面将介绍一个档案整理的工作流程示例，以帮助您更好地理解和应用于实际工作中。
一、确定整理目标在开始档案整理之前，首要步骤是明确整理目标。
这包括确定整理的文件类型、范围和目的。
例如，是对某个特定部门的档案进行整理，还是针对整个机构的档案进行整理。
明确整理目标可以帮助您更有针对性地制定整理策略和计划。
二、收集档案信息收集档案信息是为了更好地了解需要整理的档案，包括文件的种类、数量、存放位置等。
通过收集档案信息，可以为后续的整理工作提供参考和依据。
可以通过查阅文件目录、询问相关人员或使用现代化的电子档案管理系统来收集档案信息。
三、文件分类和排序在收集档案信息的基础上，对文件进行分类和排序是下一步的重要工作。
这一步旨在将相同类型的文件进行归类，并按照一定的顺序进行排列，以提高档案的查找效率。
可以根据文件的性质、名称、日期、编号等因素来进行分类和排序。
四、档案整理和归档在文件分类和排序完成后，接下来是对文件进行整理和归档。
这一步包括以下几个方面的工作：1. 文件清理：淘汰、更新或迁移过期或重复的文件。
这可以帮助减少储存空间，提高档案管理的效率。
2. 文件修复：对于损坏的文件进行修复，以确保文件的完整性和可读性。
3. 文件装订：将散乱的文件进行装订或装订，以防止文件丢失或混乱。
4. 文件标记：对文件进行标记，包括标签、编号、日期等信息，以方便日后查找和管理。
5. 文件归档：将整理好的文件按照一定的系统进行归档，可以是按照时间、部门、项目等进行分类归档。
五、档案管理和维护档案整理完成后，档案管理和维护是一个持续的过程。
这包括对档案的定期检查和更新、储存环境的维护和保护、制定并执行档案借阅和归还制度等。
定期进行档案维护可以保持文件的完整性和可用性。
六、数字化档案管理随着信息技术的不断发展，数字化档案管理成为了一个趋势。
档案整理要求及流程
档案整理要求及流程档案整理要求及流程是指对机构或个人的文件和档案进行整理、分类、整顿和归档的一种管理方法。
整理档案的目的是为了方便查阅和使用，保证档案的完整性和可持续性。
档案整理的要求包括：1.信息准确：确保档案中的信息准确无误，包括文档的命名、编号、日期和内容等信息的准确性。
2.分类清晰：根据档案的性质和用途，将档案进行分类，如按部门、按时间或按主题等分类。
3.整齐有序：确保档案的存放有序、整齐，不混乱，方便查阅。
4.安全可靠：保护档案的安全性，防止丢失、毁损或泄露。
5.规范统一：遵守统一的档案整理规范，设立统一的标识和命名规则，确保档案整理的一致性。
档案整理的流程可以分为以下几个步骤：1.准备工作：了解档案整理的目的和要求，制定整理计划，准备所需的工具和设备。
2.收集档案：收集需要整理的档案材料，包括纸质和电子档案。
3.分类归档：根据档案的性质和用途，将档案进行分类，设立统一的分类标识和命名规则。
4.整理整顿：检查档案的完整性和准确性，进行整理整顿，清除冗余和重复的文件。
5.编号归档：为每个档案文件进行编号，并按照规定的分类标识和命名规则进行归档。
6.存储保管：将归档好的档案文件进行存储和保管，保证档案的安全性和可持续性。
7.档案查阅和管理：建立档案查阅和管理制度，确保档案的可查阅性和使用性。
8.定期维护：定期对档案进行维护，包括清理档案、更新档案和转存档案等工作。
总之，档案整理要求和流程是为了保证档案的准确性、整齐性和安全性，方便查阅和使用。
通过规范的整理流程可以提高档案管理的效率和质量。
文件归档整理方法操作流程图
2、必须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有的可暂空）、页数、归档年度、保管期限、机构名称或代码（不分机构排列的不著）、件号将主题词录入；
4、文件题名一般要求照实抄录，不得随意改动。如文件没有题名或虽有题名但无法揭示出文件的实际内容和成份，应重新拟写。将重拟的题名附于原题名后，外加“[]”；
7、装盒
1、将完成上述流程的文件分保管期限放入盒暂存
分三种保管期限按件号顺序装盒
2、填写脊背上的项目
完整填写档案盒背上的项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构、起止件号
3、填写备考表
项目包括：盒内文件材料情况说明、整理人、检查人（由档案室填写）、整理时间
8、打印目录
分三种保管期限打印目录，一式三份
3、最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的先后排列
8、盖档号章
在文件上方空白处盖上档号章
1、档号章必须清晰、端正。左侧装订时最好盖在左上方；
2、把其中的全宗号、类别号、期限、年度、机构（每年归档文件只编永、长、短三条流水号者可不填机构代号）、件号（件号必须做到不重号、不空号）填好；
3、使用与单份文件归档方法相配套的新型档号章，其中的项目可一次完成。
5、盖档号章
在文件上方空白处盖上档号章
1、档号章必须端正、清晰；左侧装订时最好是盖在归档文件的左上方；
2、填写档号章中的项目：全宗号、类别号、期限、年度、机构、件号；
3、件号按文件处理时间的先后，分三种保管期限分别编制流水号。件号必须做到不重号、不空号；
4、使用与单份文件归档方法相配套的新型档号章，可将其中的项目一次完成。
2、目录一般按归档说明、永久、长期、短期的顺序排列，可一年一本、几年一本或一年几本，也可采用永久、长期短期分别装订；或永久、长期合订，短期单独装订，多年合编。
资料文件归档整理
资料文件归档整理
资料文件归档整理是指将各种类型的文件和信息按照特定的标准进行分类、整理、存储、检索和访问的过程。
目的是帮助组织和个人更有效地管理他们的信息，提高工作效率，并确保信息的保密性和安全性。
一、归档整理步骤
1．制定归档方案:确定归档范围、分类标准、命名规则、存储方式等。
2．收集资料:将所有需要归档的资料收集起来。
3．分类整理:按照制定的分类标准对资料进行分类。
4．装订和编号:将分类好的资料进行装订和编号。
5．编制目录:编制详细的资料目录。
6．归档存储:将整理好的资料按照目录进行归档存储。
二、归档整理方法
1．按主题分类:按照资料的主题或内容进行分类，例如按项目、部门、时间等分类。
2．按类型分类:按照资料的类型进行分类，例如按文件、图片、音视频等分类。
3．按时间分类:按照资料的创建时间或日期进行分类。
三、归档整理注意事项
1．统一标准:制定统一的归档标准，并严格执行。
2．完整齐全:确保归档资料完整齐全，不遗漏任何重要信息。
3．准确规范:确保归档资料的准确性和规范性。
4．方便查找:确保归档资料方便查找和使用。
四、归档整理工具
1．文件柜:用于存储纸质资料。
2．档案盒:用于存储纸质资料。
3．扫描仪:用于将纸质资料扫描成电子文档。
4．电子文档管理系统:用于存储和管理电子文档。
归档文件整理流程和方法
归档文件整理流程和方法按照国家档案局行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）的规定，结合工作实际，我将归档文件整理工作总结为收集、组件、分类、排列、编页、编号、编目、装订、装盒、排架十步。
第一步：收集文件收集，即每年年初由档案员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室。
收集中应掌握的原则是：“以我为主，突出重点”，即重点收集反映本单位职能活动的文件材料和重大活动事件材料。
这部分文件材料分为对外发文和内部发文。
对外发文一般都有发文字号，这部分发文一定要收集齐全，另外根据省、市档案局的要求，必须实行二套制，也就是带底稿的文件收集一套（按保管期限划分），不带底稿的文件收集一套按字号排列（即二套也叫发文汇集）。
内部发文即未经登记编号的文件材料，主要包括：①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料；②上级机关批转、转发本单位的文件，以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本；③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料，以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料；④本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、专业会议等各种会议形成的会议记录、纪要、简报、领导讲话等文件材料还有领导班子民主生活会报告；⑤本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料；⑥本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料；⑦本单位领导干部个人重大事项情况报告、个人收入申报情况报告及领导班子及其成员的述职述廉报告；⑧本单位制定的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等材料，以及各种基础数字统计报表和分析材料；⑨本单位财产、档案交接凭证，以及本单位与外单位签订的各种合同、协议书等及政府部门在采购过程中所形成的与本单位有关的报告、标书、合同等；⑩本单位编印的简报、出版物（包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等）定稿、样本，以及新闻媒体（包括报社、电台、电视台、杂志社等）报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等。
文件归档流程
文件归档流程介绍文件归档是一个重要的管理活动，可以确保组织的文件安全、有序和易于访问。
本文档将介绍文件归档的基本流程和步骤。
流程文件归档的流程主要包括以下步骤：1. 准备文件：将需要归档的文件整理和分类。
确保文件完整并处于可读状态。
准备文件：将需要归档的文件整理和分类。
确保文件完整并处于可读状态。
2. 标记文件：为每个文件添加唯一的标识，如编号、日期或其他标签。
这将有助于之后的文件检索。
标记文件：为每个文件添加唯一的标识，如编号、日期或其他标签。
这将有助于之后的文件检索。
3. 选择存储介质：选择适合的存储介质，如硬盘、云存储或印刷纸质档案。
确保所选存储介质符合安全性和可访问性的要求。
选择存储介质：选择适合的存储介质，如硬盘、云存储或印刷纸质档案。
确保所选存储介质符合安全性和可访问性的要求。
4. 建立档案目录：创建一个完整的档案目录，包括文件的详细信息，如文件名称、标识、存储位置等。
可以按主题、日期或其他标准组织目录。
建立档案目录：创建一个完整的档案目录，包括文件的详细信息，如文件名称、标识、存储位置等。
可以按主题、日期或其他标准组织目录。
5. 存储文件：将文件按照档案目录的要求存储到合适的存储介质中。
确保存储的文件位置准确记录在档案目录中。
存储文件：将文件按照档案目录的要求存储到合适的存储介质中。
确保存储的文件位置准确记录在档案目录中。
6. 备份文件：为了文件的安全性，定期备份存储介质上的文件。
确保备份的文件能够恢复和访问。
备份文件：为了文件的安全性，定期备份存储介质上的文件。
确保备份的文件能够恢复和访问。
7. 访问与检索文件：建立一个便捷的访问与检索系统，以便快速找到需要的文件。
可以使用电子或纸质方式进行访问与检索。
访问与检索文件：建立一个便捷的访问与检索系统，以便快速找到需要的文件。
可以使用电子或纸质方式进行访问与检索。
8. 定期维护：定期检查文件的完整性和可访问性。
如果有损坏或遗失的文件，及时做出修复或补充。
文件归档流程总结
文件归档流程总结文件归档是组织和管理文件的重要环节，它涉及到文件的整理、分类、存档和检索等方面。
一个高效的文件归档流程能够提高工作效率并保证文件的长期保存和随时查阅。
本文将对文件归档流程进行总结。
以下是文件归档流程的几个关键步骤：步骤一：文件整理首先，需要对需要归档的文件进行整理。
将文件按照一定的顺序排列，可以依据文件的类型、时间或任何其他合适的标准进行分类。
整理文件的过程中，需要注意文件的完整性和准确性。
步骤二：文件分类在整理好文件之后，需要对文件进行分类。
可以根据文件的内容、功能或者重要性等进行分类。
比如可以将文件分为行政文件、财务文件、人事文件等等。
分类的目的是为了方便日后的检索和管理。
步骤三：文件编目对每一个文件进行编目是文件归档流程中的重要环节。
编目包括为每个文件分配一个独特的编号，以及记录文件的基本信息，如标题、作者、日期等等。
编目的目的是为了建立一个清晰的档案目录，方便日后的查找和检索。
步骤四：文件存档在编目之后，需要将文件存档。
存档的方式可以是实体存档或者电子存档。
实体存档即将文件以纸质形式进行存储，可以使用文件夹、文件柜等设备进行存放。
电子存档则是将文件以电子形式进行存储，可以使用电脑、云存储等设备进行管理。
存档的目的是为了保证文件的安全和便捷的访问。
步骤五：文件检索一个高效的文件归档流程应该能够快速且准确地查找和检索文件。
当需要查找某个文件时，可以通过文件的编目号或者关键词进行检索。
在文件归档流程中，建立一个完善的检索系统是必不可少的。
步骤六：文件销毁文件归档流程还包括文件销毁的环节。
一些废旧或者过时的文件需要进行销毁，以便节约空间和资源。
文件销毁需要遵守相关的法规和规定，并确保文件内容的彻底销毁，不留下任何泄露的风险。
综上所述，文件归档流程是一个综合性的工作，需要从整理、分类、编目、存档、检索到销毁等多个环节进行操作。
一个高效的文件归档流程能够提高工作效率，保证文件的长期保存和随时查阅。
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纸质档案归档文件整理工作步骤根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，从2001年1月1日起，立档单位对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理。
为了确保归档档案的质量，规范我校归档文件的整理方法，现确定我校十大类档案均为以“件”为单位进行整理归档。
所谓“件”的概念，即：一个事由（问题）或一个项目的材料可视为一件。
一、归档文件在进行整理时，首先必须明确几种情况1、下列文件或文本在实体装订时，可作为一件：①正本与定稿作为一件；②法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；③正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件）；④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件；⑤原件与复印件或手抄件，应作为一件；⑥转发文件与被转发文件，应作为一件；⑦报表、名册、图表类文字材料按其原装订方式，一册（本）作为一件；⑧请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。
如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。
2、以“件”为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为：①正本在前，定稿在后；②正文在前，附件在后；③原件在前，复制件在后；④转发文在前，被转发文在后；⑤回复性文件在前，报请性文件在后；⑥结论性材料在前，依据性材料在后；⑦汉文本在前，少数民族文本在后；⑧不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；⑨文件处理单放在文件前面。
3、文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。
分年度时，一般来说就以文件签发日期（或落款日期）为准，据以判定文件所属年度。
取消原有的按针对年度归类的做法，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定按文件签发日期（或落款日期）判定文件所属年度。
4、跨年度形成的文件机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等，跨年度形成的文件，统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。
如：①跨年度的会议文件材料，统一归在闭幕年；②跨年度的案件形成的文件材料，统一归在结案年；③跨年度的请示与批复，统一归在批复年，原已分开归档的，应在各自归档文件目录备注栏内加以说明；④回顾纪念性文件，归入定稿或发表年；⑤法规性文件，归入公布的年度；⑥跨年度的计划归开始年；⑦跨年度的总结归最后一年，等等。
5、几份文件作为一件时，“件”的日期按照规定，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。
具体地说，①正本与定稿为一件，以正本为准；②正文与附件为一件，以正文为准；③转发文与被转发文为一件，以转发文为准；④来文与复文为一件，以复文为准；⑤多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信、学籍材料等）作为一件的，可标起止时间。
6、无落日期的文件要标注日期此类情况见于内部文件（也叫白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。
7、专门年度的分类方法如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学等，采用年度分类法时，对这部分工作中形成的文件，就按照专门年度进行分类。
如：2002-2003学年的计划归入起始年；2002-2003学年的教学工作总结归入办结年。
8、临时机构（如“三讲办”、“普查办”等），存在时间不长（即两年以内），文件材料又比较少，工作虽然跨年度，形成的文件可以不分年度，放在工作结束年度归档，如果每年文件数量较多，亦可分散在各个年度内归档。
9、保管期限的划分原则上参照国家教委1994年施行的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，制定出本单位档案保管期限表。
永久，凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关国家建设和历史研究有长远（即50年以上）利用价值的档案，定为永久保管。
它主要包括：(1) 本机关制定的属于政策规定性的文件；处理重要问题形成的文件材料；召开重要会议的文件材料；重要的请示、报告、总结、综合统计报表；机构演变、机关领导人任免等文件材料。
(2) 同本机关产生的重要文件有密切联系的上级和下级机关的重要文件，上级针对本机关所作的决定、批复、报告和调查研究材料。
(3) 本机关批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料。
长期，凡是反映本机关的一般工作活动，在较长时间内（即15—50年左右）对本机关工作有查考利用价值的文件，定为长期保管，它主要包括：(1) 本机关一般工作问题文件材料；一般会议的主要材料；人事管理工作形成的一般文件材料（如行政介绍信、工资关系等）。
(2) 直属上级机关下发的属于机关主管业务或非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务，并需要贯彻实行的一般性文件材料。
(3) 下级机关报送的年度工作总结、报告和统计报表等文件材料。
短期，凡是在较短时间内（如15年以内）对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。
它主要包括：(1) 本机关一般事务性的文件材料。
(2) 上级机关和同级机关颁发的非主管机关业务但需要参照执行的文件材料。
(3) 下级机关报送的一般性的文件材料。
10、根据本单位的保管期限表，对当年文件材料进行分类时应注意以下几点：(1) 原则上不要将不同保管期限的文件混在一起。
(2) 应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。
(3) 一个问题的文件，有保管期限不完全相同的情况，为了保持问题的完整性，可本着就高不就低的原则。
(4) 本机关转发上级的业务文件，没有提出具体意见的打印件作短期。
二、归档文件整理工作步骤第一步分类我校十大类档案中，党群、行政类档案按机构分类法，教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会类等按类目分类法。
我校原则上采用：年度——机构或项目——保管期限分类法机构分类法，是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件的分类，它主要针对党群、行政类档案。
模式：年度——机构——保管期限分类法示例：2003年，校长办公室，永久、长期、短期即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类，这种分类方法运用于内部机构不复杂的立档单位。
采用此种分类方法，在库房排架时，每年形成的档案按机构序列依次上架，不必预先留空，也避免了倒架，库房管理非常方便。
同时，可将一个年度同一机构形成的文件，按保管期限的不同，依次排列在一起，更便于实体查阅。
此方法特别适用于推行部门整理归档的单位。
采用机构分类法能最好地保持全宗内文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌。
同时，由于每个机构都承担某些方面的职能和任务，按机构分类在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案。
特别是对于现行机关，在文件由各机构分工整理（即原来推行的文书处理部门立卷）的情况下，每个机构向档案馆移交的归档文件，就自然构成一类，使全宗内分类体系的设计大大简化。
1、采用机构分类，一般来说，有一个机构就设置一个，机构名称就是类名。
采用机构分类法，原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。
有些文件是由几个机构共同处理的，如何归类须视其具体情况而定，如：①有主办者的一般归入主办机构；②以机关名义发出的文件，则归入有关机构类中；③业务部门起草，以机关办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草发文的机构内。
2、机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。
有时临时机构与该立档单位某一内部机构合并办公，并以该机构为常设机构，那么形成的文件应归入内部机构类中；如果临时机构涉及两个以上的内部机构，则应根据其主要职能以及形成的文件内容、数量多少等，由这些机构协商后确定分类方法。
3、各职能机构下又设机构的，一般应选择职能机构进行分类；业务独立性强、职能重要的，也可选择职能机构的下设机构进行分类。
类目分类法，是根据各业务主管机构产生的不同类别、不同项目的归档文件的分类，它主要针对教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会类档案。
模式：年度——类目——保管期限示例：a、2003年，教学类研究生教育中的学位，永、长、短b、2003年，基建类第18项工程，永、长、短即先将归档文件按年度分类，每个年度下按类目（即类别或项目）分类，再在类别或项目下面按保管期限分类。
第二步装订归档文件材料修整完毕，需要用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，以防文件丢失，便于归档后保管和利用。
1、装订前，对破损的文件进行修复以延长其寿命。
修复主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件，进行修补和托裱。
2、复制字迹模糊或易退变的文件。
目前，一般采用复印的方式进行复制。
比如传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。
复印时，墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印。
3、对某些特殊超大的纸张（报表、基建图纸等）需要加以折叠，折叠的操作要求比较简单，但要注意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。
取齐右边和下沿。
此外，文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。
凡8K纸张的统计报表、新生录取审批表等，可以不折叠，装订后直接装盒。
4、去除易锈蚀的金属物。
如订书钉、曲别针等。
但对于15年以内的短期文件可以不拆钉。
5、装订时，正本在前，定稿在后，来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后，再将“件”内各页按一定的方式对齐，便于日后翻阅利用。
一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；采用线装的，对齐右边和下沿。
为了尽量降低成本，简便装订方式，全省推荐使用精制塑料螺钉装订。
红色装订永久保存的档案，黄色装订长期保存的档案，绿色装订短期保存的档案。
从材质的安全和经济角度考虑，对较厚的文档可采用线装法（三孔一线）。
另外，5页以内的文件可采用胶水粘贴。
第三步排列归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。
《规则》中规定：“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。
这里的“最低一级类目”，是指分类时所确定的类目体系中设在最低的一级类目，例如按照“年度——机构——保管期限”分类，“机构”即为最低一级类目。
而按“年度——类目——保管期限”分类，“类目”则为最低一级类目。
事由（即问题）可根据范围的大小来确定。