公路工程竣工文件编制及管理要求

第一篇竣（交）工文件档案编制的基本要求

第一章竣（交）工文件档案编制的组织与职责

公路建设工程项目档案是指工程建设项目从规划、立项、勘察设计、施工到竣工验收全过程中形成的具有查考利用价值的应归档保存的各种载体的文件材料。参与公路建设项目的建设、设计、施工、监理等单位应将工程建设全部文件材料收集齐全，整理归入档案。

江门市交通局、公路局及江门市公路工程质量监督站负责监督、指导本市公路建设项目的竣工文件编制、归档工作，履行事前指导、中间检查、参与档案验收的职责。各参建单位须建立项目档案管理责任制，设置专业档案柜（箱、盒），配备专人负责项目文件资料的收集、整理和归档工作，保证项目资料的形成与建设同步进行。

建设单位（业主）在与参建各方签订承包合同时，应明确项目竣工文件的收集、整理、归档和移交责任。竣工文件按谁形成谁收集、整理的原则各自进行，设计、监理、施工单位必须立卷归档，最后由建设单位（业主）对各单位移交的全部案卷进行系统整理、排列及编号，编写本项目竣工文件编制情况的报告，办理档案的验收和移交工作。

监理单位（驻地监理办）不但要完成责任范围内监理文件档案的编制工作，而且要督促各施工单位竣工文件的编制工作，并对施工单位编制归档的资料进行审查签认。

施工阶段形成的文件资料，凡属总承包的，由承包单位进行汇总并负总责；各分包单位应各自完成分包部分的分包文件材料，向总包移交，由总包汇总并整理后向建设单位移交；凡属建设单位分别发包的，各承包单位负责各自文件材料的收集和整理，向建设单位移交，由建设单位进行汇总并负总责。

第二章竣（交）工文件档案案卷的构成与质量要求

第一节案卷的构成

案卷由案卷封面和卷脊、卷内目录、文件材料、卷内备考表构成。

一、案卷：由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保管单位。

二、卷内目录：登录案卷内文件题名并固定文件次序的表格，排列在卷内文件之前。

三、卷内备考表：说明卷内文件材料状况的记录单，排列在卷内文件之后。

四、档号：以字符形式富裕档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。由分类号、项目代号和案卷号组成。

竣工资料收集整理后应装入科技档案案卷盒内。

科技档案案卷卷皮采用卷盒、卷夹两种形式，卷盒、卷夹式样见图1，案卷封面见图2。卷盒的外表面规格为：305㎜×220㎜，厚度分别为10㎜、20㎜、30㎜、40㎜、50㎜、60㎜六种，卷夹的外表面规格为：305㎜×220㎜，厚度为20㎜。竣工资料根据归档文件厚度选用不同厚度的卷盒。

卷盒、封面、案卷脊背、卷内目录、卷内备考表应向省档案馆购买（部分江门市档案馆归档资料向档案馆购买）。案卷脊背标签与卷盒的长度和厚度相同，即305㎜×10（20、30、40、50、60）㎜，采用专用脊背纸制作，

如图3所示，案卷脊背格式也可直接印在案卷盒脊背上，但各参编单位应统一。

卷内目录、卷内备考表格为：297㎜×210㎜，图4、5所示。

公路工程科技文件材料分为四级类目，除大类号以英文字母冠以外，其余均以阿拉伯数字代表。负责组卷的单位只填一、二级属类，其它内容由相应的的归档单位填写。

档号形式例如：

GL5〃1〃XX〃X－XX

“GL5”：GL为一级类目（公路），5为二级类目（公路工程）；

“·”及“－”：类别符号或层次的区别符号；

“1”：三级类目（道路）；

“XX”：四级类目（建设项目代号）；

“X”：五级类目（文件材料的五大类文件）；

“XX”：案卷顺序号。

例：国道325线鹤山段施工文件表示为 GL5·1·G325·HS·4－XX

说明：第一级至第三级类目固定不变，第四级类目为单项工程项目代号，国道与高速公路项目代号可用国家交通部分配的项目的数字编号，省级公路可用省交通管理部门规划的数字编号，其他项目可用地方交通管理部门分配的数字编号，例如某国道项目为325，它的项目编号可采用G325。建设起止点由起点拼音第一个字母和终点拼音第一个字母组成，中间加“〃‛（例如，江门至中山段高速公路，则表示为JM·ZS）；五级类目按单项工程竣工文件形成的先后分为五大类：综合文件、决算和审计文件、监理资料、施工资料和科研、新技术资料，分别用1、2、3、4、5表示。

表1 公路建设项目文件材料归档范围和保管期限表

注：1、参建单位形成的文件如需保存由各自单位复制归档;

2、综合档案馆接收项目档案，应以特色项目为主，需接收时，应事先指定项目，接收范围按本表执行;

3、交通部档案馆接收范围待交通部确定后另行通知。

第二节编制案卷的基本格式

一、编写案卷页号

1、案卷内文件资料均以有书写内容的页面编写页码。

2、页码的位置：单面书写的文件材料，在右下角编写页码；双面书写的文件材料，正面的在右下角，背面的在左下角编写页码。

3、卷内目录、备考表不编页码。

4、案卷的页码为小流水号，每个案卷均由1开始编页码。

5、页码统一用页码机打印。

二、案卷盒封面的编写

1、案卷盒封面：采用案卷外封面形式和案卷内封面两种形式，外封面粘贴在卷盒的正表面，填写‚案卷题名、立卷单位、起止日期‛内容时，用黑体字打印在专用的封面纸上，贴在对名的位置。式样见图2所示，内封面排列在卷内目录之前。

2、题名：案卷盒题名应简明、准确，揭示卷内文件材料的内容，应限制在50个字内。每一案卷盒题名均写‚xxx工程‛，题名示例如下：

示例一：管理性文件

xxxx工程项目建议书及批复

示例二：项目技术文件

项目名称+起讫桩号（公路）+单位（分部、分项）工程名称+文件名称

3、立卷单位：指项目文件材料组卷的部门或项目负责部门。

4、起止日期：指项目文件材料形成的起止日期。

5、保管期限：填写其划定的保管期限（附表1）。

6、密级：按交通主管部门的有关保密规定填写（一般情况可不填写）。

7、档号：填写档案分类号和案卷顺序号（移交前可用铅笔填写）；

8、档案馆号：由接收单位填写（暂不填写）。

三、案卷盒脊背项目的编制

案卷盒脊背的项目有：档号、案卷题名、类别，如图3所示。

脊背‚案卷题名‛与案卷盒封面相同，用黑体字自右向左竖写，首行空两字；桩号打印，要求‚字头向右，躺着打‛。

脊背内容用专用脊背纸统一打印，再贴在背背对应的位置。贴纸要求比脊背宽度窄2mm。

四、卷内目录的编制

1、序号：用阿拉伯数字从1开始依次标注。

2、文件编号：填写文件文号或图样的图号，没有则空着。

3、责任者：填写文件形成的部门或主要责任者。

4、文件题名：

（1）、按文件标题拟写。

（2）、标题以‚会议纪要‛、‚通知‛等出现的，应重新拟写一个符合文件材料内容的标题，外加‚［］‛号。

（3）、每件文件材料的标题，在书写时要顶格，一横格内书写两行。

（4）、文件题目要完整地书写在卷内目录内。

5、日期：填写文件形成的时间（可省略‚年、月、日‛字样，如用‚2004-3-25‛式样表示）。

6、页号：填写每份文件首页的页号，最终件注起止号。如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数，并在备考表中注明合计页数。

7、备注：留作说明用（如有与文件内容相关的特殊载体档案，可在此标注具体载体的档号）。