ERP物料编码原则

ERP物料编码原则

ERP系统的实施，涉及到很多的基础数据，包括零件、物料、设备、工具等硬件，也包括设计图纸、工艺规程等各种文档资料。如何管理这些数据呢，这就涉及到对数据进行编码了。一说到编码，大家首先想到的就是个人身份证，它唯一且能很方便的让人记忆和查询。编码就是物料的唯一身份证。

编码的主要用途是帮助用户进行检索，实现快速选择或输入，它是ERP系统最基础的内容，其编制是否公道，直接关系到ERP项目能否成功。编制编码时，必须满足以下特性要求：

1、唯一性：一物一码，绝不能出现一物多码，或多物一码的情况。

2、规则性：编码应当是按照一定的编码原则编制出来的，并配合描述进行规范。

一说到规则，就有人想到这是一个绝对的标准，比如XX-XXXX-XXXX，这些X是必填数据。这种想法不可取。在实际运用上，一个企业针对不同物料会有不同的编码规则，所以通常是几个规则并存。

通用的规则为“大类+中类+小类+流水号”，再加上描述一些参数，如零件规格。在查询时，选择大类后，在描述中输入规规（加上一个通配符%），就可以最大限度的满足用户查询的需要。就像图书馆，都是按大类、中类、小类逐步检索书籍的。比如要查询一本小说《倚天屠龙记》，先后按照文学(大类)、小说(中类)、武侠(小类)，再输入“*倚天”就能找到对应的书架。这大大的减少了我们检索的范围，进步检索的效率。

企业还会针对零件容易成系列化的物料，如标准件，单独设置一个较为简洁的规则：“大类+中类+流水号”。

3、可使用性：编码的长度应在6-20之间，不宜过长，否则不易识别记忆。

在物料编码中，不要想把全部信息都纳进其中。一般来说，编码时只要考虑物料的大中小类即可，如此的话，12位已经足够使用。若把物料的颜色、尺寸、供给商、加工工艺等信息都包括进往的话，20位都不够的，反而增加记忆难度。同时，限定这些信息之后，反而不能变更了。

比如，有的编码限定供应商供应材料、塑料制品、标准件等，那么一个供应商现目前供应标准件，如果以后它还能提供质量更好、价格更低的材料，就只能重新添加一个编码了。

再如，有的编码将员工设定为经理部（编码为JLB0001），如果以后调入销售部，那这个编码就作废了。

4、可读性（可检索性）：物料编码不一定要求一看就知道是哪种物料，但应当做到一看到物料就能够识别出它属于哪一个大类、小类的物料。同时，应避免使用“i、O、Z”等容易与数字混淆的字母编码。

物料编码应尽量使用字母+数字的混编模式，单一的数字或是单一的字母都容易让人糊涂。

比如有些公司喜欢用数字来进行编码。如用10表示零件，20表示包装材料。在零件（10）之后又用10表示一个小分类钢制品，最后用01表示两位流水码。这个零件的编码就是101001。这个编码，无论谁都难以接受，也比较难理解，特别是刚到公司的新员工，记不住这么多材料、这么多分类，也就会影响其工

作效率。当然如果全部采用机器处理流程，那就无所谓了，比如采用POS机的超市员工。

5、通用性：同一编码原则应能涵盖大多数物料，新增加的品种也能够适应。请尽量不要将似是而非的信息写入编码，比如颜色、1#、2#、大、小、长、短等信息。

建议尽量采用通用编码，比如身份证号码所用的全国行政区域编码、长途电话区号。比如供应商、客户，这一类代码就可以输入电话区号，比如“GYS010-001”表示北京市的供应商，序号码001。

建议尽量不要采用中英文结合的编码方式，要么全部采用英文（外资企业），要么全部采用拼音简称或单字母表示。比如部门编码，如果用英文表示，经理部（Mange）和生产部（Manufacture）都可以是M，外贸部（Trading）和技术部（Technician）都可以是T、财务部（Accounting）和广告部（Advertising）都可以是A。建议按照不排名顺序表示：A~Z分别表示财务部、经理部、销售部、技术部、生产部、采购部、广告部、资产部等。

建议尽量不要采用具有常规意义的字符，比如Kg字符，大家常用来代表公斤这个单位。

6、可扩展性：编码原则的制定应能考虑公司5-10年内物料的变化趋势，并且要对不同的情况留有一定的余地。

建议各类的编号采用数字甚至多位数，比如X1-XX12-XXX123-1234，1234就是可扩展的零部件。

建议尽量不要使用自动编码，更不要全部采用数字的自动编码。特别是企业

零部件分解层级较多、数量巨大时，前两级（大类+小类）、三级（大类+中类+小类）之后都将归为同一个类别，反而不容易检索和归类。2Bizbox系统的自动编码就只有两级层级，很多差异较大的零件都归在了同一类中。同时，企业上ERP前进行数据库初始化时，大家为了追赶进度，反而容易漏掉或重复零部件。

建议不要将供应商信息或加工性质（外委或自制、铸造或锻压）等信息加入编码，也许以后会调整供应商，或是改变生产模式（外委变成了自制生产）、生产工艺（铸造改为了锻压工艺）。

7、效率性：编码原则不仅要考虑使用者是否可以较容易地解读，方便记忆和识别，还应当考虑是否有助于提高日常操作的效率。

编码时，位数越少越好，能够7位解决的，就不要用8位，只要能满足扩展性要求。别看只差一位数字，要知道一个用户天天需要用到的物料编码都是数以百计甚至几千次的使用率。累积下来，一天一个月可以节省很多时间。

建议尽量不要采用中英文结合的编码方式，这样将影响键盘的输入效率，频繁切换中英文输入法很耽误时间。

建议尽量不要采用特殊符号的编码方式，比如加Shift键才能输入的“.”、“_”、“&”等，比如转换输入法才能输入的日文俄文“セ”、“ハ”、“Л”、“Ш”，它们不但影响键盘输入效率，也容易忽略、混淆。如果能用“-”（不用加Shift键就能输入），就不要用“.”、“_”。

建议为不同种类的物料设置不同的编码长度。企业在设置物料编码规则时，可以为不同的物料设置不同的长度，没有必要为了统一而把一些无用的编码加进其中。如企业某种物料的编码至少要11码，而有的物料只需要9码，而企业为了追求统一，把这种物料的编码增加到11码，这是没有必要的。