发票报销管理制度

发票报销管理制度

第一章总则

第一条为了加强发票报销管理，确保发票报销真实、合法、手续完备、及时，特制定本制度。

第二条本制度所指发票包括：费用类、材料类（包括饲草料、兽药、综合材料、工程物资）、固定资产类（包括低值易耗品）、其他农副(业)产品收购发票。

第三条本制度适用于公司各部门、各子(分）公司、各专业合作社(在建工程另行规定)。

第二章发票报销审批流程

第四条费用类发票审报流程：

第五条材料类、固定资产类发票审报流程：

第六条销售部门（含鲜奶吧销售部门）发票审报流程：（费用主要包括促销费、海报费、堆头费、专柜费、广告费、赞助费、折扣、返点等）

第七条总经理本人是经办人、费用达到规定限额等需要董事长审批的发票，需经过财务审核后再提交董事长审批。

第八条超过有关标准的发票，除事前有分管总监签字批准的批文外，其他项目财务在审核时直接核减后再报批报人批准。

第三章发票审报要件

第九条有经济合同的，发票及其附件所载的各项内容必须与经济合同的各项内容相符，即发票中公司名称、税号、地址、开户银行、账号、货物名称、计量单位、数量、单价、金额等与经济合同必须相符。

第十条材料类发票：所附缴库单、质检报告、供货合同（或协议）等相关资料必须齐全。同时核对发票因数量、价格、利用率不达标折扣等原因造成的差价，采购人员必须提供客户签字或盖章确认的折扣单，以便财务在入账时从往来款中直接扣除。

第十一条固定资产类（含低值易耗品）发票：缴库单、请购报告批文、资产管理部门质量验收报告、购货合同等相关资料必须齐全。质量保证金必须在货款中扣除到位。

第十二条其他农副(业)产品收购发票：对于由农业生产者直接提供的农副(业)产品，在报销发票时可由其本人出具个人身份证复印件、当地村委会或政府出具的自产自销证明，购入方可开具农副产品收购发票，否则由农业生产者申请当地税务局代开。

第十三条费用发票审批应具备的手续和要求：

（一）差旅费：按《差旅费管理制度》执行。公交车票单人连号不予报销，多人同行的连号票必须有当事人签字，发票方可批报入账。住宿费发票必须注明公司名称、时间、地点，同一部门多人出差，同时往返的住宿费，必须在同一张差旅费报销表中填报。同一部门执行不同任务，且不能同时往返的出差人员，中途在同一旅馆住宿的，应分别开具住宿费发票，分别报销；

（二）招待费：按《业务招待费管理制度》执行。单笔业务招待费（同天同一地点同一事项为单笔）同面值的定额发票必须连号，必须为同一单位出具的发票；

（三）通讯费：主要包括固定电话费、移动电话费、网络费，按公司标准统一报销：公司总部的固定电话、网络费由综合办信息化专员门统一核定与管理，每月15号前将上月电话变化情况、话费明细表及话费发票报送财务部，办理报销手续，并负责对话费异常的电话落实处理；无异地业务的部门不予开设长途业

务，特殊情况须经总经理审批。公司总部以外各牧场、鲜奶吧的固话、网络费等由使用部门负责人或统计员管理并负责办理报销手续，财务按照使用单位实际发生费用情况，分别计入各单位费用。

（四）市内交通费：市内交通费是指公司员工在张掖市（含五县一区）发生的交通费用。根据交通工具的不同，可以分为公交车费、出租车费和其他交通费用。出差期间发生的市内交通费在差旅费中报销。员工外出办理公务可以申请使用公司公用车辆或其他交通工具，一般不允许乘坐出租车。市内交通费，由员工填写《报销申请单》，注明时间、起止地点、工作事项等，按报销程序办理，每月报销一次。

（五）办公用品：办公用品含复印打印纸、笔、本、文件夹、计算器、胶水、电脑耗材、打印机耗材、一次性纸杯等办公文具和用品以及低值易耗品等，总公司职能部门原则上由总公司统一采购、报销并进行日常管理，报销时需附入库单和发票清单；各部门直接发生的费用应附说明，履行相关的审核、审批手续审批后方可报销。各牧场、各单位原则上自行采购、报销并进行日常管理，报销时需附入库单和发票清单。

（六）员工差旅费、招待费、通讯费、车辆费等费用严格限定在员工编制所在单位或财务部指定单位报销，执行该人员所在单位(部门)的报销标准，不得多头报销或在其他单位报销。

（七）费用报销时，经办人应提供完整、真实的原始凭证，经办人、部门负责人、财务总监、总经理应按照审批权限逐级在报销单上签字。以前有借款的应当首先冲减前期借款，原则上前清后报，任何人不得长期占用公司资金。

（八）复印件不得报销、虚假发票不能报销、超标准（无签字）不能报销、白条不能报销。

（九）因特殊原因未能取得业务对应发票需用其他发票替票的，必须书面说明替票原因、事项、金额并经分管总监签批方可报销。

第四章发票报销单据填写、粘贴要求

第十四条报销单填写要求：

(一)报销依据仅为报销申请单和差旅费报销单，其他单据无效。单据填写必须使用钢笔或签字笔。

(二)报销单要分报销项目明细分别填写清楚、内容完整，小写合计与大写相符，不得涂改。

第十五条报销发票的种类及要求：

(一)报销必须附真实、合法、有效的发票。

(二)税务部门统一印制或批准各行业印制的行业专用发票，印有“全国统一发票监制”章。

(三)行政、事业单位印制或被批准印制的行政、事业性单位统一收费收据，印有“财政局统一收费票据专用”章。

(四)铁路、民航、公交企业自制的票据。

(五)发票内容与发票的专业性质一致。

(六)发票必须盖有开票单位发票专用章。

(七)发票填写必须完整、准确：发票抬头为公司全称；日期、品名、数量、单位、金额、开票人填写完整，金额计算正确；若品名较多，不能在发票上一一填写，必须附有详细清单并加盖开票单位发票专用章。

第十六条票据粘贴要求：

(一)报销凭据应折叠成与《报销申请单》或《差旅费报销单》一样大小，并且按：①报销单（单据封面）②原始凭证（发票、入库单、采购清单的顺序）③其他（如说明等）的顺序从上向下粘贴。

(二)所有票据粘贴在报销单的背面，如票据较多另附同样大小纸张粘贴。粘贴时从左向右、按同一方向均匀粘贴在票据粘贴单上。

(三)发票粘贴时要注意，不能将票据上有关信息遮盖。如：票据的日期、品名、金额等。

(四)粘贴均使用胶水或固体胶，不得使用订书订、曲别针、大头针等金属物品或双面胶。

(五)发票需按费用类别、时间顺序粘贴，与报销申请单一一对应。

(六)对于粘贴填写不规范的报销单，财务人员可以拒绝受理，要求当事人粘贴填写规范后重新提交。

第五章相关人员责任

第十七条发票审报各环节人员的责任：

（一）经办人：对经办事项的真实性、发票的真实性、发票数据的正确性、报销标准负责，发现有弄虚作假行为或者其他过失导致公司损失的，要承担赔偿责任，情节严重的，报请公司另行处理；

（二）部门负责人：对取得发票的事项的真实性和执行的报销标准负责，对因故意或过失导致发票审核失误，给公司造成损失的，承担连带赔偿责任和管理失职责任，情节严重的，报请公司另行处理；

（三）分管总监：对分管部门、牧场取得发票的事项真实性和执行的报销标