关于启用印章的通知

关于启用印章的通知.
尊敬的全体员工：
根据公司管理整改要求，为了加强对公司相关文件的管理和保密工作，同时规范文件的发放和使用流程，特决定在公司各级文件上启用印章制度。

现将有关事项通知如下：
一、印章种类
公司将启用五种印章，包括公司公章、法定代表人签章、财务专用章、合同专用章和文件专用章。

每个印章都具备特定的使用权限和范围，请员工在使用时务必严格遵守规定。

二、印章管理
1. 公章、法定代表人签章和财务专用章由公司管理部门统一保管，不得私自携带和使用。

2. 合同专用章由合同管理部门负责保管和使用，只能用于签订公司合同和变更合同的相关手续。

在使用时，必须事先与管理部门确认并填写相关使用申请表格。

3. 文件专用章由各部门自行保管和使用，只能用于公司文件的复印件或正本上。

在使用时，部门负责人需事先明确使用事由，并在文件上加盖印章，并及时存档备查。

三、印章使用要求
1. 严格按照使用权限和范围正确使用印章，不得擅自使用他人的印章。

2. 单位文件及合同必须在经过核实无误后方可盖章，以确保文件的准确性和合法性。

3. 对于印章的开封、封存、使用等操作，必须由专人负责，并且应注意相关操作要求，确保印章的安全和完整。

4. 对于印章的使用情况，公司将进行定期核查，并对违规操作者进行相应的批评教育和追责处理。

希望全体员工能够认真遵守印章使用制度，并加强对印章的管理和保管工作，以确保公司文件的合法性和保密性。

同时，也希望各部门能够密切配合，加强沟通和协作，确保印章使用流程的顺畅和规范。

感谢各位员工的配合和支持！
公司管理部
日期：XXX年XX月XX日四、印章使用的注意事项
1. 印章使用必须符合相关法律法规和公司制度，严禁私自盖章、伪造盖章和乱用盖章。

所有使用印章的行为必须有明确的事由和授权依据。

2. 公章是公司的象征和重要标识，只有公司授权的事项才能使
用公章，如重要合同、授权文件、法律文件等。

公章的使用人必须具备相应的职务和权限，确保每次使用都经过合法授权和会签。

3. 法定代表人签章仅限于法定代表人本人使用，用于重要文件的签署。

签署文件前，务必核实文件内容的真实性和合法性，并保留好签署文件的原件。

4. 财务专用章主要用于公司财务相关文件的盖章，比如报销单、财务凭证等。

只有财务部门授权的人员才能使用财务专用章，并需遵守相关财务流程和规定。

5. 合同专用章仅限于合同管理部门使用，用于签订合同或变更合同的盖章。

在使用合同专用章前，必须核对合同文本的准确性，并确保合同双方已明确同意合同内容。

6. 文件专用章用于公司文件的复印件或正本上，使用者需明确使用事由，并在文件上加盖印章并及时存档备查。

使用后，务必保管好文件，防止泄露或损坏。

7. 所有印章均不得外借，避免印章被他人盗用或滥用。

尤其是公章、法定代表人签章和财务专用章，需在没有使用时妥善保管在公司指定的保险柜或专用箱中。

8. 每个印章使用前都应进行严格检查，包括印章的完整性、印章图案的清晰度以及印章墨水的干湿程度等。

如果发现任何问题或异常情况，应立即报告给公司管理部门。

9. 对于印章的开封、封存、使用等操作，必须由专人负责，并且应注意相关操作要求，确保印章的安全和完整。

尤其是涉及到公章的使用，应加强保密措施，避免信息泄露。

10. 对于印章的使用情况，公司将进行定期核查，并对违规操作者进行相应的批评教育和追责处理。

对于严重违规行为，公司将保留进一步追究法律责任的权利。

五、印章管理和监督
为确保印章的有效使用和管理，公司将采取以下措施：
1. 设立印章管理部门，负责印章的统一保管、领用、归还和监督。

2. 对各部门印章使用进行登记，明确责任人和使用范围，并定期核查使用情况。

3. 加强内部培训，提高员工对印章使用规定的认识和理解，增强安全意识和保密意识。

4. 定期检查印章的状态和使用记录，对于异常情况和问题，及时进行整改和上报。

5. 建立健全制度，完善印章管理的流程和规定，并对重要文件和合同的盖章进行审批和备案。

六、工作要求
为确保印章制度的顺利实施，我们有以下工作要求：
1、全体员工要认真学习公司印章制度的相关政策和规定，清楚了解各种印章的使用权限和范围。

2、执行公司相关政策和规定，严格按照印章使用流程操作，确保印章的安全和合规使用。

3、积极配合公司印章管理部门的工作，主动提供印章使用信息并参与相关培训和检查。

4、如发现印章的问题或异常情况，应及时报告公司印章管理部门，以便及时处理和解决。

通过全体员工共同努力，我们相信公司印章制度的实施将有效提升公司的管理水平和信息安全程度。

希望大家能积极配合，确保公司文件的准确性、合法性和保密性。

祝愿公司的发展蒸蒸日上！
感谢大家的支持与合作！
公司管理部
日期：XXX年XX月XX日。