Excel 财务应用 分类汇总

Excel 财务应用分类汇总

在财务管理中，分类汇总在对财务报表进行处理与计算完毕后，进行的一项分类统计。在汇总之前应对将工作表中的数据进行分类操作，即对数据进行排序，再按照类别对数据进行汇总分析。对于一个工作表中的数据，如果能在适当的位置加入分类汇总后的统计数据，将使数据内容更加清晰、易懂。

1．创建分类汇总

排序是分类汇总前首先应做的工作，它可以将具有相同属性的一些数据集中在一起，从而使分类汇总结果更明显。

对需要进行分类汇总的数据按照某一个字段进行排序，如可按“推荐院校”字段进行降序排序，如图1-75所示。

单击

图1-75 降序排序

然后，选择【数据】选项卡，在【分级显示】组中，单击【分类汇总】按钮，弹出【分类汇总】对话框，如图1-76所示。

单击

图1-76 【分类汇总】对话框

其中，在【分类汇总】对话框中，包含的各选项功能如下：

●分类字段

单击【分类字段】下拉按钮，选择所需字段作为分类汇总的依据。

●汇总方式

在【汇总方式】下拉列表中，选择所需的统计函数。主要包含求和、平均值、最大值、计数等多种函数。

●选定汇总项

在【选定汇总项】栏，选择需要对其汇总计算的字段前面的复选框，即可完成相应的分类汇总。

●替换当前分类汇总

进行下一次分类汇总时，若启用该复选框，则替换上一次的汇总结果；若禁用该复选框，则保留上一次的汇总结果，并进行此次汇总。

●每组数据分页

每一组数据显示在不同页上。

汇总结果显示在数据下方

指定摘要行位于明细数据行上方还是下方。如位于明细数据行上方，则禁用该复选框；若位于下方，则启用该复选框。

例如，在【分类汇总】对话框中，设置【分类字段】为“推荐院校”；【汇总方式】为“平均值”；【选定汇总项】为“英语成绩”和“总分”，如图1-77所示。

图1-77 分类汇总结果

2．嵌套分类汇总

嵌套分类汇总即在进行分类汇总之后，在原有汇总结果的基础上，再次进行汇总分析，从而实现对数据进行进一步的细化。本节主要介绍嵌套分类汇总的具体操作方法及使用技巧。

例如，在【分类汇总】对话框的【分类字段】下拉列表中，选择要进行分类汇总的项（如选择“推荐院校”项）。在【汇总方式】下拉列表中，选择【求和】函数；并在【选定汇总项】下拉列表中，选择进行汇总的数值的列，例如选择“专业基础1成绩”和“专业基础2成绩”项。

进行首次汇总后，可以再次单击【分类汇总】按钮。在【分类汇总】对话框中，设置在

【汇总方式】下拉列表中，选择【求和】函数；并禁用【替换当前分类汇总】复选框，单击

【确定】按钮，即可得到如图1-78所示的嵌套分类汇总结果。

图1-78 嵌套汇总后的结果

提 示 要删除创建的分类汇总，首先选择包含分类汇总的单元格，重新打开【分类汇总】

对话框，然后单击【全部删除】按钮即可。

3．显示或隐藏汇总的细节数据

进行分类汇总之后，在工作表的左侧自动显示一些分级显示按钮。若需要控制数据的显示或隐藏，可以单击分级显示符号上的相应级别按钮。

例如，单击左侧分的隐藏分级按钮，则会隐藏汇总项，如图1-79所示。 嵌套汇

总结果

设置

分类汇总结果

设置

图1-79 隐藏汇总项

其中，在汇总表中，包含以下几个按钮，其名称和功能，如表1-6所示。

表1-6 汇总按钮名称和功能表

按钮

显示细节按钮隐藏细节按钮1

2

3

4

级别条

汇总级别

单击按钮将隐藏汇总单击按钮将展开汇总

级别条