个人成效与时间管理

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个人成效与时间管理
现在就系统化
·学习如何最有效地处理例行工作。 ·替工作项目排定时间。 ·若您是主管，安排与您重要的员工每星
期一对一的会议。 ·检查你可以使用的消除干扰的步骤，然
后付诸实行。
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个人成效与时间管理
建立以下系统:
1. 文件存档系统 2.电脑文件存档系统 (Email, 各类文件，网址等) 3.时间管理系统 (Time Management System) 4.个 人 资 讯 系 统 (Personal Information
个人成效与时间管理
•建立个人效率系统
1、现在做就是现在做 2、现在就系统化 3、现在就开始计划 4、后续追踪并持续完成 5、维修系统
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个人成效与时间管理
现在做就是现在做
·决定那些事该做，决定怎样去完成，考虑 授权。
·停止把同样的资料翻来覆去。 ·重新定义待办这个词。 ·停止拖延。 ·让果断成为你的工作习惯。
在你的工作进度表里，许多任务完成之后并不 因此消失。这些任务在一个工作年中常常周期 性地反覆出现。 例如：你也许会把某种产品 在每年的相同时间里瞄准特定的消费者。为了 把时间有规律性地分配给重复出现的任务，你 需要一个长期的规划作为你短期计划的补充。 例如：一幅带有彩色标记的挂图。利用明亮的 色彩标识出规律性的任务，这样你能够一眼就 看出工作是否繁忙，并能提前制订计划。
Not Important 不重要）
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Urgent(紧急） Not Urgent(不紧急）
•A
•B
•*危机 •*紧迫的问题 •*增进产量
•*预防 •*改进产能 •*建立人际关系 •*发掘新机会
•*有时间期限的计 •*休闲
划
•*与家人一起
•*适当的运动
•C
•D
•*不速之客
•*繁琐的工作
•*某些电话
· 发出 · 阅读: - 将短的文章一次读完以免累积
- 安排固定的阅读时间
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建立盒子系统
· 待办:
- 24 – 48 小时的短期问题 - 你试着处理但无法完成的工作(例如等待资料、
等待回电、有更重要的事插进来 - 不是因为拖延
· 归档
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现在的工作留在手边； Ÿ文 件 里 的 特 别 关 键 处 要 做 标 记 以 加 快
重读时的速度； Ÿ定期整理、存档、维修
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个人成效与时间管理
建立盒子系统（几天内、位于手臂范围之内）
·收进: - 当你一拿起来，便立即行动
- 如果有秘书，信伤应该过滤、放入分类的档案夹、依 照处理的先後次序排列
Ø 学习隨时隨地记录信息 Ø 利用构思记录卡整理信息 Ø 学会檢索、使用互联网搜寻器
▲转化成为知识:
Ø 应用
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个人创意系统
▲有效地发展自己的思想:
Ø 特意为考虑新的设想留出时间
Ø 再一次深入探讨自己的想法 Ø 使用不同思考方法 Ø 集体思考 Ø 随时随地发展创造力 Ø 使用音樂 Ø 休息 Ø 潜意识
A）重要或重要及紧迫（必须做MUST） B）紧迫但不重要（应该做SHOULD） C）既不重要也不紧迫，属日常性的工作（可 以做CAN）
• 请记住：紧迫≠优先
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建立每天任务清单
3、确定哪些任务优先处理，哪些任务授权 别人代办，而后按先后顺序排列。请人 代办的事应该尽快交出去。
归档文件
Ÿ建立一个档案系统； Ÿ将 较 难 归 类 的 文 件 系 统 放 入 一 个 档 案
夹中，贴上“其他”标签； Ÿ只把将来要参考的重要文件存档 Ÿ使用颜色存档系统
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避免中断工作
Ÿ阻止别人打断你的工作； Ÿ重新布置工作空间；
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确立人生的目标
▲清楚目标（10%）
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确立人生的目标
▲非常清楚目标（3%）
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人生管理
▲人生最重要的是确定最重要的是最重要 的！
*The most important thing in life is to find out what the most important thing is the most important thing!
•协调你的上级在工作安排 的先后顺序上存在的差异
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•要及时发现与同事在工 作先后顺序上的矛盾
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建立每天任务清单
4、选出你确定能在一天之内可以干完的工 作。把这三类任务合理安排在一整天。 把精神高度集中的时间段（致力于A类任 务）穿插在完成要求较低的B、C类任务 的时间段之间。
一、盖茨每秒赚250美元，即每天 赚2160万美元，一年赚78亿美元。
二、假如盖茨掉了1000美元，他 懒得去捡起来，因为他去捡要花4秒， 这一弯腰的时间，他已赚回1000美 元。
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假如你只有半年的生命，只容许你做十件 事，你会做什么？
1、 2、 3、 4、 5、 6、 7、 8、 9、 10、
应用现代科技
Ÿ每月一次清除电脑里的不需要的文件
Ÿ定期拷贝重要的文件
Ÿ建立一个有效的电子文件档案
Ÿ建立一个有效的收藏夹
Ø 行业网址
Ø专业团体网址
Ø 顾问公司
Ø大学
Ø 兴趣
Ø搜索器
Ø 著名出版商: 报章、杂誌、书
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2020/11/2
个人成效与时间管理
▲我们为什么要进行时间管 理？
▲我们如何进行时间管理？
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个人成效与时间管理
我们为什么要进行时间管理？
案例1：
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72岁寿命的人一生的时间分配
睡觉 工作 个人卫生 吃饭 在交通旅程中 排队 学习 开会 打电话 找东西 其他
Manager) 5.个 人 知 识 管 理 系 统 (Personal Knowledge
Management System) 6.制定个人学习计划 (Personal Learning Plan) 7.个人创意系统 (Personal Innovation System)
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个人成效与时间管理
•根据情况的变化和新信息的出
现，要对工作的优先顺序作出变
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更。
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后续追踪并持续完成
毅力 清除一叠纸的提醒系统，使用一本行事
笔记，将文件归档
使用你能计划整个星期的行事笔记系统 分派工作会倍增你的产能 使后续追踪和持续完成成为工作过程的
一部分
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个人成效与时间管理
21年 14年 7年 6年 6年 5年 4年 3年 2年 1年 3年
•您 达 至 人生成功 的时间仅 占人生的 五分之一 ！
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个人成效与时间管理
我们的时间值多少钱？
▲时间就是金钱！
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个人成效与时间管理
据新加坡《联合早报》2001年8月26日 报道，有人在网上想出几种方法， 形象地计算了全球首富、微软公司 创办人比尔·盖茨的财富。
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个人成效与时间管理
偷走你的时间的主要元凶:
▲授权不利 学会授权、应清楚哪些该授权、哪些不该 ▲日常琐事缠身 说不、授权、专注KRA
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确立人生的目标
▲没有目标（27%）
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确立人生的目标
▲模糊目标（60%）
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▲如何管理时间？
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•正确的动机
•正确的心态 •+
•正确的技巧
•好的时间管理
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偷走你的时间的主要元凶:
▲缺乏计划 改变心态，刻意安排时间做计划 ▲不分重点 把握重点、要事第一。选择机会 ▲过分承诺 学会说不。授权 ▲太多干扰 有选择性地接电话和来访
（你未拥有）
你想要 You want .
•Forget
•Opportunity
It.Not
a （机会）
roblem.(忘掉
)
你不想要 You don’t Want.
•Problem （ •Forget
问题）
It.Not
a
roblem.(忘掉
)
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Important 重要
个人资讯系统
Ø电活、传真、Email、地址: 私人、公司、顾客 Ø名片 Ø约会时间 Ø交通资料 Ø出差资料: Ø世界时间 Ø货币转换
困難:如何将纸張、电腦、手提电話、PDA的资料
同步
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个人知识管理系统
▲资料收集:
Ø决定收集什么资料: Ø 学习计划 Ø 关键词语
▲资料整理、存档:
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计划一年的工作：(产生宏观时问 使用感觉)
▲在一幅带有彩色标记的挂图上列出所有的 常规任务。如下图所示。用不同颜色表 示不同的任务。这样可以让你看到是否 有任务发生冲突，从而可以重新安排。
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关注KRA(Key Result Area )
维修系统
Ø 定期维修: Ø 文件存档系统,电脑文件存档系统,个人
资讯系统 Ø 定期回顾檢讨: Ø 人生短期及长期目标 Ø 时间管理狀况 Ø 个人知识管理 Ø 个人学习计划
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一些办公室时间管理技巧
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整理办公室
Ÿ留心告示贴式的便条，小心丢失； Ÿ写 字 桌 上 没 有 用 的 东 西 清 理 走 ， 只 把
•*某些电话
•*某些信件与报告 •*某些信件
•*必要而不重要的 •*浪费时间的事
会议
•*有趣的活动
•*看消闲杂志 个人成效与时间管理
操之在我
受制于人 ●我已无能为力 ●我就是这样一个人 ●他使我怒不可遏 ●他们不会接受的 ●我被迫…… ●我不能 ●我必须 ●如果……
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操之在我 ●试试看有没有其他可能 ●我可以选择不同的作风 ●我可以控制自己的情绪 ●我可以想出有效的表达方式 ●我能选择恰当的回应 ●我选择 ●我情愿 ●我打算……
筛选信息
▲写字桌上只留重要的读物 ▲合理设置IE主页
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使用电话
Ÿ选择打电话时的时间 Ÿ结束电话的暗示 Ÿ告诉别人什么时候打电话给你最好
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阅读和写作
Ÿ在你必须阅读的报告上划出关键的句子 Ÿ学会阅读报纸的标题及速读
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制定个人学习计划
Ø 人生目标 Ø 职业生涯规划 Ø 个人SWOT分析 Ø 培养终生学习态度 Ø 学习快速阅读 Ø 学习使用电腦及使用高科技产品
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现在就开始计划
计划你的一生:
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编制工作进度表:
▲制订长期计划
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确立人生目标
#明确自己的人生使命 #设计自己的人生目标（人际、情感、心灵、
财政、康体、思想等）
1、10个长期的目标（5年、10年） 2、10个短期的目标（1年、5年）
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You have owned.
You don’t own.
(你已拥有）
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偷走你的时间的主要元凶:
▲会议太多 避免闲聊、设定议程、设定时间 ▲太多来访 主动拜访对方 ▲拖延 停止拖延、学习果断 ▲办公室太混亂 马上收拾
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偷走你的时间的主要元凶:
▲电腦文件存档混亂 马上收拾、整理 ▲总是要处理危机 计划 ▲太多的阅读与文件资料 学习速读。使用坐交通的时间
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计划你的每个月:
▲计划你的每个月: Ø 把年度目标进行分解转为每个月的工 作重点
▲计划你的每个星期: Ø 对每周的时间进行整体的规划
▲计划你的每一天: Ø 每天早晨第一件事: 写出6项今天要 完成的工作
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建立每天任务清单
1、写下当天工作任务清单 2、将工作任务分为三类（ABC法则）
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思想决定行动， 行动决定习惯， 习惯决定品德， 品德决定命运！
——俗语
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现在就系统化
·更聪明的工作: 既要增加效率也要增加 效果（产能）。
·分析你的时间使用状况。 ·不要让低价值的工作或资讯进入你的系统。
花最少的时间在例行工作上，再继续做 高价值的工作。