公众沟通-文书沟通

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刘云端先生，您好：
这是来自微软的信，继我们上周的 电话谈话后，我很高兴再邮给您一本 我公司的最新宣传册。
你曾表示过贵公司对安装新型计算
机软件感兴趣，我相信我们的服务符 合你的要求，会让您满意的。 期待您的回音，并期望很快能和您 会面。 此致 敬礼 比尔盖茨 2002年10月1日
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与其说你在训练写作技能，不如说你在培养正确的写作 习惯。
不要相信模式，除非是大家共同制定的文字沟通模式， 否则你会发现，这个模版本身就是沟通的阻碍。
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公众沟通---文书沟通
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学习目的
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公众沟通---文书沟通
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文字沟通分析
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文书沟通
技法概要
模拟训练
公众沟通---文书沟通
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如果你写不出来，你也别指望你能说得好！ 文字沟通并没有高深的理论，其难度在于，你需要不断 地训练自己，这一过程可能是漫长的。
通过对目前的期望的文字沟通效果，确认改善的领域 通过掌握有效的文字沟通技能，获取更好的效果。 培养和发展文字沟通技能
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文书沟通—文字沟通分析
T I 三个问题
信涵、备忘录、报告、提议、记录、 M
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一、文字沟通的类型？
和约、指示、议程、通知、规章、笔 记、计划、讨论文件
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这是因为……
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判别两封信的高下，并说明原因
文书沟通—文字沟通分析
刘云端先生，您好： 这是来自微软的信，继我 们上周的电话谈话后，我很 高兴再邮给您一本我公司的 最新宣传册。 你曾表示过贵公司对安装 新型计算机软件感兴趣，我 相信我们的服务符合你的要 求，会让您满意的。 期待您的回音，并期望很 快能和您会面。 此致 敬礼 比尔盖茨 2002年10月1日 只写了一页 暗示下一步应 采取的行动 表明积极的态 度 说明写信原因 知道此信发 给谁
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写信者不原 费神查明联 系人
亲爱的先生/女士： 我已经间接获悉您在寻找 一家公司为贵公司所有部门 安装新电脑。我确信作为一 个完全能令人放心的公司， 我公司定能被指派。不管我 们在贵公司业务方面经验有
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语意含糊
语法错误与 错别字
限，曾经为您服务过的人说
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否定 对要求的一种否定， 或者是一个坏消息。
开始以自然渐进的方式叙述，为受信人接受坏消息先行铺垫。 给出坏消息之前给出一些背景方面的信息，进行暗示，使之 有思想准备。 给出坏消息，要清楚、准确。不能使人产生误解。 用良好的祝愿结束，不要为坏消息做任何辩解。 开头对受信人应具有吸引力，要生动，使人产生兴趣。 表述事实，要求或建议。当这些与某种利益相关时，使受信 者屈从。 清楚地指示受信者如何去做，鼓励克服困难，尽快完成任务。
使用短句 强调最重要的
修改文书， 大胆删减
段落分明
总结和结论
检查细节，确认无误，
错别字
过长
尽量生动
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文书沟通—文字沟通分析
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练习 目标：判别两封信的高下，并说明原因（10分钟） 形式：团队讨论、形成理由、代表陈述。（3分钟）
亲爱的先生/女士：
我已经间接获悉您在寻找一家 公司为贵公司所有部门安装新电 脑。我确信作为一个完全能令人 放心的公司，我公司定能被指派。 不管我们在贵公司业务方面经验 有限，曾经为您服务过的人说我 们能胜任此项工作。我是个非常 热请的人，对于与您相会的可能 性，除非另行通知，我在周一、 周二和周五下午不能拜访你处，
我们能胜任此项工作。我是
个非常热请的人，对于与您 相会的可能性，除非另行通 知，我在周一、周二和周五 下午不能拜访你处，这是因
无关信息
文书过长
为……
表达不清，内容缺乏全面考虑， 错别字和标点错误，废话连篇。
பைடு நூலகம்
内容清晰，态度乐观，简明扼 要，切中要害，。
进入技法概要
文书沟通—技法概要
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写作
肯定、否定、指示
写完后重读
删减:无关信息、大幅度
修改文书，大胆删减
检查
注意错误：语法、拼写、描述 细节：标点、日期、称谓
检查细节，确认无误
进入三种类型
文书沟通—技法概要
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类型
肯定 同意某种请示，提供 一个机会，或者是一 些好消息。
写作方式
直截了当地给接受者好消息，使之高兴。 然后解释这个好消息，消除接收者可能产生的疑问。 用好祝愿来结束文书，使受信人知道，你在分享他的愉快。

解释事情

事后补遗
制定语气和修辞策略
写作过程
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要与不要 目的要明确 随意开始
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整理写作思路， 考虑文书内容
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一口气写完
信息要全面
行文要简短
写写停停
被动句 双重否定 长句 无关信息
写完后重读
进入环节要点
掌握写作过程中每个环节的要点 掌握三种文字类型的特点和写作方式
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重温写作过程
整理写作思路，考 虑文书内容
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准备 准备再 准备
目标:who,what,why
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提纲：结构、策略
整理：信息、需求
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一口气写完
二、有效文字沟通的特点？
A。传达必要的，精确的信息。 B。文字的表述对特定的情况应是恰 如其分的。
三、文字沟通首要重点？
进入明确目的
文书沟通—文字沟通分析
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明确目的------我想利用这份文书做什么？
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进入写作过程

传递信息

下达指示
指示 指示他人进行某项工 作，开展某些活动， 同意你的见解或提供 你的信息等。
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文书沟通—技法概要
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1．
写作准备阶段：
2．写作过程
文字沟通有三种主要类型： ① 肯定型 直接给出好的消息 解释好消息 用好的祝愿结束 ② 否定型 用"缓冲"式的自然叙述开头 在给出坏消息之前加以解释 告诉坏消息 如果可能，建议某些可能的选择 用好的祝愿结尾 ③ 指示型 以一种具有吸引受信人注意力的叙 述开始 表述建议或要求，及可能的利益 清楚地指示受信者应如何去做 鼓励克服困难，尽早完成工作。