项目监理机构文件资料管理要求

项目监理机构文件资料管理要求

一、监理资料管理的基本要求

1、总则

1.1为加强工程项目监理文件资料的收集、整理和归档工作，充分发挥工程监理文件资料在监理工作中的作用，特制定本办法。

1.2 工程监理文件资料工作遵循“集中统一、分级管理”的原则。

1.3 归档的工程监理文件资料应真实可靠、字迹清晰、手续齐全，不得使用易褪色的圆珠笔、铅笔、水彩笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写、绘制。

1.4 为保证监理文件资料的完整、分类有序，工程开工前项目总监（项目负责人）应与建设单位、施工单位就资料的分类、格式、份数达成一致意见。

1.5 项目开工前，项目监理机构应主动与当地档案部门、公司档案管理员进行联系，确保监理资料的组卷及归档符合有关规定和要求。

2、项目监理机构文件资料管理职责

2.1项目监理机构文件资料的管理由项目总监（项目负责人）负责，并指定专人（资料员）具

体实施。

2.2项目监理机构成立后，项目总监（项目负责人）应组织制定项目监理机构资料与信息管理

的职责分工，制定项目监理机构文件资料的收发和存放等管理制度。

2.3监理文件资料必须及时整理、真实完整、分类有序。在施工阶段，对施工单位的工程文件

的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。

2.4移交建设单位（城建档案馆）档案资料的套数、提交内容、提交时间，应按照现行《建设

工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）和本地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，及时移交建设单位，双方签字、盖章后，由建设单位收集和汇总。

2.5移交公司归档文件的整理由项目总监（项目负责人）负责，并指定专人（资料员）按公司

归档要求和实际情况进行竣工项目监理档案的制作和装订、移交工作，原则上工程竣工验收或监理合同停止后一个月内应完成。

3、对项目监理机构文件资料管理的要求

3.1 工程监理文件资料是项目监理实施过程中直接形成的、具有保存价值的各种形式的原始记录，项目监理机构进场后应立即开始文件资料的积累、整理、审查工作，并应与工程建设同步进行，监理合同停止或工程竣工，一个月内完成资料归档工作。

3.2 文件复印件应具备复印件的三要素：红章、原件存放处、复印人及复印时间；项目监理机构的各种签证单、检查验收单等文件资料，监理人员审核合格后3天内需交资料员归档。

3.3 所有监理文件资料经资料员统一收、发，送总监审阅，核发监理人员传阅后，由资料员按文件种类统一编号、登记、分类存放，具体按《项目监理机构文件资料编号分类表》执行：

3.3.1 项目监理机构现场资料分“大类”、“分类”、“小类”三级目录；

3.3.2 各“大类”、“分类”需做好文件目录；“小类”可根据实际情况考虑是否编制小类文件目录；

3.3.3 “小类”的文件编号应按自然数由小到大排列，并保留3位（如001、002…）；

3.3.4 文件资料的编号按如下方式：

“大类号．分类号．小类号—单位工程编号—专业或专项编号—文件编号”

其中，“单位工程编号”、“专业或专项编号”属于小类文件分目录编号，要求按自然数由小到大排列，并保留2位（如01、02…），小类文件分目录划分内容可根据实际情况自行确定；小类文件无分目录的，分目录编号一栏删除不填；小类文件有分目录、但监理项目不需要划分单位工程的，小类文件分目录中的“单位工程编号”一栏删除不填。

例如：

“B.4.1-005”代表B大类第4分类第1小类下的第5号文件；

“C.5.2-02-03-028”代表C大类第5分类第2小类第2个单位工程的第3个专业或专项的第28号文件；

“C.5.2-03-028”代表C大类第5分类第2小类的第3个专业或专项的第28号文件；

3.4 工程监理资料存放应标准化，资料一律使用A4纸，由资料员分类设文件夹，卷夹上贴标签，将编号后的文件对号入座，分门别类存放。

3.5 工程监理资料借阅应办理借阅手续，并按时归还。

工程竣工监理档案资料的归档、移交要求、4．

4.1 竣工监理档案资料的归档内容原则上包含《项目监理机构文件资料编号分类表》内6大类的所有内容。

4.2 项目竣工后由各项目监理机构总监（项目负责人）负责审阅本项目的竣工监理档案资料，审核无误后交管理部审核，审核通过后在档案管理员的指导下按公司要求进行装订。

4.3 归档资料应符合《工程监理档案资料管理办法》规定，移交公司时需填写《江苏外建竣工档案交付记录》。

4.4 编制竣工档案资料时，如不足A4纸的，应贴在A4纸上，大于A4纸的应叠成A4纸大小，装订时应统一使用《科技档案》封面、封底。

4.5 归档的档案资料需认真核对：资料复印件必须清晰、完整，文件种类、份数、页数应逐件核对，不得漏缺；卷内文件要排列有序，装订成册的资料应符合“下平右齐”的要求。

二、项目监理机构文件资料编号分类表

注：小类文件目录可按单位工程、专业类别划分，增加建立小类文件分目录。．