公文写作基本知识讲稿

公文写作基本知识讲稿

一、公文的含义及种类

公文是国家机关和其它社会组织在行使职权和实施管理的过程中，形成的具有法定效用的与规范格式的文件材料。国家机关公文（包括电报，下同）是行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的

内，具有国家法律所赋予的权威性和约束力。公文一经制发，有关的受文机关和人员就必须严肃认真地对待，这就保证了它的执行效能。

、一定范围和使用时间。一份公文对应某一方面的工作、发给一定的受文对象，这就限定了公文的空间范围，超出该范围，公文便失去其效能。此外，公文的效能还受一定时间的限制。公文皆为解决现实问题而制发，一般要求限期传达执行，紧急公文更强调

了它的现实执行性。公文总是在规定的空间范围内和时间效力范围内生效，一旦工作完成了，问题解决了，或新的有关公文制发出来了，原公文的效用也结束了。

、规范性的文体形式。公文是一种高度程式化的应用文体。公文在长期实践中形成了独特的写作格式和一套制发规范，并用国家法规予以规定，任何机关都不得另搞一套，各行其是。公文的规范化对提高行政机关工作效率、推动文书工作现代化有着重要的作用。

文审批、答复、决定；下级依据下发的公文开展工作。离开了公文，工作便失去了依据，必然各行其是。上级的决策是否正确，下级情况反映是否属实，公文是最好的凭证。工作开展后，评价其效绩，也要以公文为检查凭据。

、沟通信息，联系公务。各机关在公务活动中，用公文与上下左右的机关进行联系，相互告知情况、交换情报、交流思想、接洽工作、协调工作。随着公文在其间的往复

运行，整个机关系统由此联成一体，使各项工作能高效率、有秩序地开展起来。

、宣传教育，统一思想。公文不仅要传达决策意图、布置任务，还要解释原因、说明情况，让人们知道为什么要这样做，从思想上弄清问题，提高认识。充分发挥公文的宣传教育作用，可以使广大干部、群众明确目标，统一思想，以积极的态度对待工作，提高工作的自觉性。

、秘密等级、紧急程度，应视文件内容需要从上至下依次标注在文件名称的左上角。秘密等级依次分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种；紧急程度分为“急件”、“特急件“。机密、绝密文件应标注份号。

、政府令的文头由套红印刷的“×政府令”和编号组成。政府令的编号为“第×号”。

（二）公文的正文部分一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关等。

、标题。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称、内容提要和文种三部分组成。公文标题的作用，一是提示内容、点明主题，使人一目了然；二是给公文定名，标题就该公文的名称，便于收文机关登记管理，便于查找询问。公文标题位于横隔线之下居中位置。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号，不能以引用文件字号代替内容提要。

、主送机关。指收受、办理文件的单位。俗称“抬头”。除“公告”、“通告”

、成文日期。是以领导人签发的日期为准。经会议批准的文件，以会议通过的日期为准，电报以发出日期为准，几个机关联合发文的，以最后一个领导人签发的日期为准。成文日期使用公元纪年，用汉字书写。成文日期的位置一般在发文机关的下面。成文日期是文件生效和查阅的重要依据，要求准确、完备、具体，不能忽视。

、印章。印章是发文机关表示对公文负责并标志公文生效的凭证。公文除会议纪要外，都应加盖印章。联合上报的非规章性文件，可由主办单位加盖印章。联合下发的公

文，联合发文机关都应加盖印章。印章一般盖在成文日期之处，上边沿不压正文，下边沿骑年盖月。

、附件。公文如有附件，附件名称注在正文之后，文件落款之前，如有两个以上附件应注明附件的顺序。附件与主件订在一起发送，如不能订在一起，应在附件首页左上角注明主件的发文字号和附件的顺序号。

、抄送机关。即指除主送机关以外需要了解该公文内容的有关机关。在实际工作

份）”。

主题词、抄送栏、印发机关与印发日期栏、印制份数之间分别加横线分开。

公文从左至右横写横排。公文纸一般用ａ型，左侧装订。“公告”、“通告”用纸大小，视实际需要确定。

四、公文的行文规则及注意事项

（一）各级国家行政机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。按行政隶属关系报送政府审批的请示，可由政府批复，也可由政府授权其办公厅（室）或主管部门答复。政府部门报请政府批转执行的公文，可由政府批转，也可由政府授权其办公厅（室）转发，还可冠“经政府同意”由部门下达。

（二）凡属政府各部门职权范围内的事项，需要行文的，一律以部门名义直接行文。下级政府需要解决的问题，属上一级政府职能部门权限范围内的，可直接向上一级政

（七）请示一般只写一个主送机关，并一律送交受文机关的办公厅（室）统一办理，不得直接送领导个人，也不得抄送下级机关。

（八）受双重领导的机关上报公文，根据公文内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责处理、答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应同时抄送该下级机关的另一上级机关。

（九）国家行政机关的公文，不得向党委机关作批示、交任务，如内容涉及党的工作，与同级党委机关联合行文。

（十）对上级行政机关的来文，如无具体贯彻意见，可原文翻印下发，也可以以收文的形式下发，不另重复行文。已在各类会议上印发的领导人的讲话、会议纪要，不再另行发文。经批准在报刊上全文发表的文件，视为正式文件依照执行，不另行文。在报刊上发布的行政规章，由发文机关印制少量文本，供存档备查。

人名、地名、数字、引文应准确无误。日期应写具体年月日。

除成文日期、部分结构层次序数和惯用语、缩略语、具有修饰色彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，其它数字用阿拉伯数字书写。公文一律使用法定计量单位。

引用公文要先引标题，后引发文字号。

公文使用规范简化字，不得使用异体字、不规范简化字和已经简化了的繁体字。使用简称应先使用全称，并注明简称。

.核稿。公文的核稿，作为公文制作中的重要环节，要求公文核稿人员以高度负责的态度，对文稿从内容、文种、格式到会签手续等方面严格衡量，逐字逐句审核，严格把关，杜绝不准确、不规范的文件印发。

定。

误。

的公文为主，根据公文形成的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、立卷，完整地反映本机关的主要工作情况，以便于查找和利用。联合办理的公文，原件由主办单位立卷归档，其它单位保存复制件。作为正式文件使用的公文复制件，应加盖复制机关的证明章，并视同正式文件管理。整理完备的案卷，应按有关规定，定期向档案部门移交，个人不得保存应归档公文、文稿等材料。