秘书理论教材

秘书实务 导 论 教学目的： 1、了解学生对秘书学职业及秘书学课程的基本认识 2、消除认识误区，培养学习兴趣和树立专业信心。 3、 介绍这学期课程的大致安排和设想。 教学方法：采用问卷调查和讲述相结合的方法。

教学内容： 一、课堂初步调查： 1、你当初为何会选择秘书专业就读？ 2、 你将来想做秘书吗？ 如果不想，那想做什么工作？ 3、 你认为将来是否有可能做秘书？ 4、你对这门课程有什么认识？ 5、你希望在本门课程中学到哪些知识？ 二、当前社会上对秘书认识主要存在的几点误区 1、秘书要年轻漂亮 2、男生不当秘书 3、秘书专业不热门，以后工作不好找，又无发展前途 4、当秘书不过是当跟班，无需要专业学习 三、树立正确的认识观念 1、秘书工作是一门实践性很强的工作，有其特殊性，课堂的教学只能教授一些秘书需要掌握的基本知识、技能和作为一个秘书所应了解相关背景知识以及秘书所应遵循的职业操守等等。 2、 许多高校，还有高等教育自学考试都开设了秘书学课程。如今，还有各式各样的秘书资格证考试（例如剑桥秘书证书考试）等等，这些情况说明，在秘书这个行业中，还是有一些共同的规范需要掌握和遵守。 3、学秘书不一定就做秘书，做秘书的不都是学秘书出身。因此，我们在学习期间，一些基本的知识和规范学习非常重要，这对提高我们的素质非常重要。 4、秘书岗位是培养人才的地方 例1：公文救命（董桥《品位历程》） 秘书实务 例2：从秘书到国务院总理——温家宝 一些著名秘书的例子： 1、 微软的女秘书——妈妈级的露宝 2、上官婉儿 上官婉儿是唐高宗时宰相上官仪孙女。麟德元年（664），上官仪因替高宗起草将废武则天的诏书，被武后所杀，刚刚出生的上官婉儿与母亲郑氏同被配没掖廷。在掖廷为奴期间，在其母的精心培养下，上官婉儿熟读诗书，不仅能吟诗着文，而且明达吏事，聪敏异常。仪凤二年（677），上官婉儿曾被武则天召见宫中，当场命题，让其依题着文。上官婉儿文不加点，须臾而成，且文意通畅，词藻华丽，语言优美，真好像是夙构而成。武则天看后大悦，当即下令免其奴婢身分，让其掌管宫中诏命。她起先担任一些文书佐理工作，逐渐参与撰拟诏书、参决奏章，慢慢的，百官奏牍都由她先行过目，并加拟签，武则天只要在上面批一个字即可颁行天下。不久，上官婉儿又因违忤旨意，罪犯死刑，但武则天惜其文才而特予赦免，只是处以黥面而已。以后，上官婉儿遂精心伺奉，曲意迎合，更得武则天欢心。从圣历元年（698）开始，又让其处理百司奏表，参决政务，权势日盛。 作为一代女皇武则天的心腹，上官婉儿以才女著称。她不同于那些酷吏、宫廷武官和男宠，仅仅一时充当武则天镇压反对派的工具。也不同于那些治国能臣、忠勇将帅多是武则天政策的执行者。她是武则天的心腹笔杆，长期生活在武则天的身边。一面精心侍奉武则天，一面在宫中执掌制定命令，为武则天代笔草拟敕诏，活跃在政治舞台上。朝中文武大臣、宫内外官宦人等，无不对她另眼相看。 神龙元年（705），唐中宗复位以后，又令上官婉儿专掌起草诏令，深被信任，拜为昭容。 中共历史上的著名秘书： 1、杨尚昆：在延安时任八路军总部秘书长，1943年任中共中央组织委员会委员兼秘书。建国后担任中央办公厅主任，成为中共中央的大管家，毛泽东外出视察工作时，他都跟随，负责联系各省市的党政领导，安排毛泽东要办的事宜。 2、陆定一：部长，在延安时是毛泽东的政治秘书。 3、胡乔木：毛泽东的政治秘书。 4、 田家英：专职修《毛泽东选集》的秘书 秘书实务 秘书的个人道德修养在秘书职业生涯中尤其重要 秘书的工作性质决定他经常在领导身边，要紧跟领导的思路。他们公事为领导分忧，私事为领导解愁，天长日久，无形中与领导建立了一种特殊的关系。作为秘书，不但要服务领导的工作，完成起草讲话稿之类的正常文字工作，还要服务领导的生活。领导出行要为领导安排车，领导在外还要安排领导的住，领导办公室要每天打扫卫生，等等。 反例：河北第一秘——李真 简单介绍国外专家的相关观点： 1、在国外，秘书工作早已被划分到行政管理的范围之内。 2、英国伦敦工商会考试局负责行政管理方面的主考官Shirley—Taylor女士的看法：秘书的工作职能将涉及项目管理、计算机软件应用、组织会议和出差、外部网和内部网的通信，文件信息整理，办公室管理等各个方面。她认为，在21世纪，秘书需要有以下5方面的能力：多元化才能、组织能力、沟通能力、获取新知识的能力以及团队合作的能力。 3、剑桥秘书证书考试要求。 剑桥秘书证书考试是教育部考试中心和英国剑桥大学考试委员会(UCLES)合作在我国实施的社会化职业证书考试项目，为各行业提供规范的、国际标准的现代秘书培训体系，是办公室管理及秘书从业人员的培训、考试系统。“剑桥秘书证书考试”的推出，旨在提高从事各行各业学员的秘书实际操作能力，同时加强学员对秘书理论知识的理解。这项考试将使学员更深入地了解各种秘书技能，同时掌握各种工作环境下、不同层次秘书工作需要掌握的各种手段。 剑桥秘书证书考试既适合准备走上工作岗位的学生也适合在职的工作人员。剑桥秘书证书考试能够帮助学生充分理解现代办公环境，又能培养学生在各自的工作环境中使用某一具体技能的能力。 剑桥秘书证书考试三个级别框架的设置是为了满足不同工作能力层次的要求。这些级别要求考生在特定的时间段内呈现出的熟练度和精确度逐级上升。考试的设计力求反应不同办公室环境中的个体可能面对的职责。这在选修模块的设置和能力要求的难度程度上都有体现。 剑桥秘书证书考试一级和二级的每个模块需要大约35个小时的课堂学习时间附加一定的独立自学的时间。剑桥秘书证书考试三级的每个模块需要大约50 秘书实务 个小时的课堂学习时间。但上述时间仅作为参考，具体还要取决于学生已有的知识与经验的储备、学习环境和教学方法等。 三个级别都是必修模块加选修模块的结构设置。必修模块包含了任何办公环境中高效、成功工作所要求的中心技能，如：文字处理、沟通和任务管理。选修模块既包括传统秘书技能，如：速记，同时也包括飞速发展的商业环境所要求的现代技能，如：客户服务、组织会议和活动的能力。 三个级别的三个核心模块和一个选修模块(速记)是按照传统方式进行的，即在规定的时间内完成答卷上的题目。这些考试的命题工作由剑桥大学考试委员会负责，要求考生在严格的考场环境中展示自己的知识和能力。剩余选修模块的考试则通过作业考核的形式进行。作业考核的指导提纲也由剑桥大学考试委员会负责提供，提纲中知识和技能的使用会考虑考生所处的当地具体状况。 四、本学期大致安排 1、本学期的讲授以教材的内容为主，但不一定完全按照教材的内容和体例。请同学作好笔记。 2、有不少内容是案例分析，希望同学开拓思维，培养积极的思考习惯，并注意观察生活现实。 3、有部分实训内容（办文、办会）。

第一章 秘书的基础知识与基本理论 第一节 秘书学概述 教学目的：了解秘书学的产生及发展过程 教学内容： 1、现代秘书学的产生 2、秘书学的研究对象 3、秘书学的学科体系与特征 一、现代秘书学的产生 秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史，但秘书学作为一门科学，是80年代以后才在我国兴起，大致经历了以下几个阶段。 1、现代秘书事业迅速发展和现代秘书概念初步形成的阶段。 2、秘书职业化阶段。 秘书实务 3、秘书教育与秘书理论研究蓬勃发展的阶段。 4、秘书学形成的阶段。 80年代初出现秘书学理论研究的热潮，主要标志： （一）秘书教育大发展 初步形成了我国多层次，多渠道，多形式的秘书人才培养的网络。 （二）秘书工作组织的成立 从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。 （三）秘书刊物的出版发行 中共中央办公厅《秘书工作》 上海大学：《秘书》 （四）秘书专著的陆续出版 詹银才：《涉外秘书》 二、秘书学的研究对象 关于秘书学的研究对象，至今大致有以下几种说法 1、“秘书工作”说：“以秘书工作为研究对象，是研究秘书工作的产生、发展、特点、任务、原则和方法的巧新科学。 2、“辅助管理说”：概括地说，秘书学是研究如何进行辅助性管理活动的一门科学。 3、“对象多元说”：概括说，秘书学以秘书、秘书机构和秘书工作和研究对象。 4、秘书活动说：即学科对象，应为秘书活动 所谓活动，就是秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行为 秘书活动的基本要素： 秘书人员——主体 秘书工作——客体，是载体要素。秘书活动只有依托和通过秘书工作，才能显示出自身的存在价值。 秘书方法——中介要素，包括思维方法、学习方法、工作方法、处世方法。 领导意图——潜在要素，是秘书活动的准绳和尺度。衡量某项秘书活动是否有效，往往视其能否如实而创造性地贯彻领导意图。 秘书实务 秘书环境——外在因素，包括秘书活动的地域环境、人文环境、组织环境、办事环境；机构内部环境、组织内部环境、组织外部环境。 三、秘书学的学科体系与特征 （一）秘书学学科体系 （二）秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科。 其学科特征体现在： 1、知识的综合性 2、理论的应用性 3、学科的群体性 知识的综合性：秘书学是一门综合性，实践性很强的新兴学科。它与管理学、 领导科学、文书学、档案学、写作学、信息学、公共关系等学科有着密切的关系。 1、秘书与管理学关系 两者的关系是密切，因此把它说成管理学的分支不无道理。 ①秘书学的产生与发展，正是当代管理学科的发展需要。 ②秘书部门是管理大系统的一个子系统，秘书工作是管理工作的一个组成部分，秘书为领导工作服务的过程，实际上是协助管理实施管理的过程。 ③秘书工作的核心是辅助管理，提高管理效率和管理水平服务，这是它的出发点，也是它的归宿。 2、秘书与领导学关系 秘书工作是为领导工作服务的，秘书工作是领导工作的扩展，伸延和辅垫。在秘书学领域中，要融入领导科学的理论和原则。秘书工作实践必须遵从的秘书工作，实际也要符合领导工作对秘书综合辅助客观要求的规律。 3、秘书学和应用写作的关系。 4、信息学属自然科学范畴，是研究信息的发生，获得传输存贮，加工处理，分类、识别，利用一般原理和方法的学科。信息工作是秘书工作的组成部分，信息理论技术有力推动办公室自动化。 理论的应用性：秘书学是应用性学科，其表现是：（1）秘书学的理论知识，直接来源于生动的秘书实践，以及由此而产生的秘书活动经验；（2）秘书学的理论知识，直接受到秘书实践的检验，或证实，或修正，或补充；（3）秘书学的理论知识，直接指导秘书实践，并具有普遍意义。