行政部门综合办公自动化系统设计方案(经典)

综合办公自动化系统

设

计

方

案

深圳市博安达软件开发有限公司

二〇一三年一月

目录

第一章概述 (4)

1.1建设目标 ......................................................................... 错误!未定义书签。第二章总体设计方案 . (5)

2.1总体框架设计 (5)

第三章综合办公自动化系统 (7)

3.1公共事务 (7)

3.1.1公文管理 (7)

3.1.2会议管理 (9)

3.1.3车辆管理 (10)

3.1.4移动办公？............................................................ 错误!未定义书签。

3.1.5领导日程管理 (10)

3.1.6公用通讯录 (10)

3.2个人办公 (11)

3.2.1邮件管理 (11)

3.2.2待办事宜 (11)

3.2.3催办和督办 (11)

3.2.4个人办公助理 (12)

3.2.5行政事务管理 (13)

3.2.6个人文件柜管理 (15)

3.3工作交流 (15)

3.3.1内部交流 (15)

3.3.2文档管理 (16)

3.3.3通用审批 (17)

3.3.4档案管理功能 (17)

3.3.5电子印章功能 (19)

3.3.6电子公文交换功能 (19)

3.4系统管理 (20)

3.4.1数据移植和上载 (20)

3.4.2工作流管理 (20)

3.4.3权限管理 (20)

3.4.4系统管理 (20)

第四章投资估算 (22)

第一章概述

1.1系统简述

综合办公系统实现了公文流转、审核、签批等行政事物的流程化处理、文档一体化管理、增强了局内办公人员协同工作的能力，创造了良好的办公手段和环境，提高了办事效率和水平，实现了行政办公工作的全覆盖。整个系统功能分为四大部分：公共事物部分、工作交流部分、个人办公部分、系统管理等大部分。

1.2设计原则

➢具有统一用户管理和单点登录认证体系，建立信息集成平台，实现资源信息的共享，为领导提供决策参考和依据。

➢实现公文流转、签批、审批等行政事情的流程化处理，充会发挥辅助办公系统的应用能力，促进管理电子化。规范化，达到了无纸化办公的目

地，整合组织内部的信息流，实现了文档的一体化管理。

➢强大的工作流引擎系统、实现可视化的工作流定制、灵活的表单模板设计及公文办理过程的可视化浏览。

➢以增强局内办公人员的协同工作能力，创造了良好的办公手段和环境，提高了办事效率和水平为目标。

➢变革传统的办公方式，扩大办公区域，支持移动办公的功能。

1.3建设目标

综合办公自动化系统是环境信息化建设的重要组成部分，系统是采用现代网络及信息技术，在整合环保部门现有的办公系统平台功能基础上，建设一套符合国家有关规定和标准、符合环保部门自身业务特点的综合办公自动化系统。通过使用先进的信息技术，实现部门内行政工作流程化定制与管理，减轻工作人员的工作强度，减少工作人员的无效工作，提高工作人员的工作效率，提高行政工作的成效。

第二章总体规划

2.1总体框架设计

2.2系统功能

综合办公自动化系统要求在机关及下属单位之间实现办公信息交互和共享，实现内部办公事务流程化处理，流程实现可视化定制和管理。系统主要包括公共事务，个人办公，工作交流，系统管理四大部分。

通过该系统主要应该起到如下作用：

➢提高工作效率：不用拿着各种文件、申请、单据在各科室跑来跑去，等

候审批、签发、盖章，这些都可在网络上进行。

➢规范单位管理：把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序，比如：公文会签、计划日志等工作流程审批都可在网上进行。

➢使决策变得迅速科学：高层决策不再是在不了解情况、缺乏数据的环境下主管决策，而是以数据和真相为依据做出的科学决策。

➢提高内部凝聚力：科员与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥科员的智慧和积极性提供了舞台。

综合办公自动化系统在环保机关、下属单位之间实现办公信息交互和共享，实现内部办公事务流程化处理，流程实现可视化定制和管理。

第三章综合办公自动化系统

3.1公共事务

公共事务管理部分主要包括公文管理，会议管理，车辆管理，移动办公，领导日程管理，公用通讯录等这些功能主要面向各个部门及下属单位职员使用。

3.1.1公文管理

公文管理包括收文、发文、领导交办事项、办文统计、公文归档、公文查询等功能，其中：

➢发文

公文管理中的发文流程是根据公文管理的有关规定在系统管理中事先设定的，在必要的时候，可由系统管理员进行调整。在公文管理系统中，用户选定发文类型时，实际上就已经确定了公文的流程。用户必须严格按照规则办文。

发文管理通过计算机和网络完成发文的拟稿、传递、审批、编号、盖章、催办等，实现发文的电子审批流程，提供对发文审批流程的可视化监控、有效的查询统计功能。

发文主要功能有：

✧根据公文的种类，灵活定制各种发文的文件格式，同时支持通用的流

行软件Microsoft Word格式或WPS格式，完全可以满足各种格式公

文的需求；

✧采用“一键式”的Word或WPS正文编辑方式，大大简化用户操作步

骤；

✧根据发文类型，可以自动选择文件模版，自动生成文件标题等；

✧根据公文的类别，按照预先定义好的“文号”生成方式自动添加分配

文号；

✧根据发文流程，灵活控制公文的传递流向；

✧根据发文的不同环节，系统自动进行不同操作和不同权限的控制；