办公室主任会议上的讲话：谈谈办公室及其主任的问题

谈谈办公室及其主任的问题

根据记录整理

2012年3月23日

今天，德阳银行在这里召开全系统办公室主任会议，我认为很重要、很必要。因为办公室及其主任的职能职责决定了召开会议的重要和必要。虽然一个会议不能解决全部问题，但它是为了更好地解决问题而开的。以召开会议的形式推进工作，能够起到回顾总结、探索经验、交流思想、学习借鉴的作用，达到承前启后、开拓创新的目的。很幸运的是，能应邀列席这个会议，又一次与大家坐到了一起。据我了解，德阳银行上上下下都是好样的，无论董事长、监事长、行长还是经营班子全体成员，无论各部门负责人、分支行负责人还是全体员工，一直以来，都是抖擞精神，昂扬斗志，有活力、有朝气，状态可嘉，形象良好，无愧于一支奋发向上、登高远望、攀崖淌流、勇往直前的地方经营队伍，特别是办公室主任及其成员，多年来肩负重任，尽职尽责，任劳任怨，默默奉献，为推进德阳银行的发展作出了积极贡献，工作可圈可点，成绩可喜可贺。毫不掩饰地说，由于曾在德阳工作过，我一直关注德

阳银行的发展，对你们前进过程中每迈出的重要一步，都充满着赞赏，对你们所做的工作和取得的成绩，既萌发几多感慨，也沉浸几多欣慰，虽然作为局外人，但我仍然分享着你们的硕果和喜悦。我也曾经当过办公室主任，虽然是党政机关，但性质和职能一样，所做的工作大同小异，无非是对象不同而已。或多或少的经历，与你们的酸甜苦辣具有同感，对办公室的职能和办公室主任的职责有所体会和感悟。昨天张春生主任告诉我，你们董事长要我在会议上讲一讲，起初我还想推辞，觉得身份不合适，唯恐有不便之处。但今天我还是来了，原因很简单，那就是我对德阳银行这支队伍充满感情，对德阳银行的发展充满信心。既然来了，总还得多少说一说，鉴于这是个办公室工作会议，我就与大家交流交流关于办公室工作及其办公室主任的有关问题，但愿我们彼此之间都有收获。需得说明的是，交流的内容，实践居多，理论几乎属于空白，即使是实践体会也是肤浅之见，一孔之见，泛泛而谈，不必在意，仅供大家做些参考。

到底讲些什么，昨天晚上我七拼八凑罗列了十个问题，归结起来想讲二十个字的问题，那就是“明晰、弄清、把握、肩负、确立、提升、洞察、着力、处理、注重”。也许不那么准确、得体、严谨，但临时抱佛脚，我也只好献丑于诸位了。

要明晰一个定位：我认为，无论任何部门、任何单位，无论

是哪一级部门、哪一级单位，无论是行政机关、还是公司企业，办公室的定位，好比“门面+窗帘”。打开“门面”就意味着在办公、在营业。关上“门面”就意味着没有办公、没有营业；拉开“窗帘”就意味着面向世人，拉拢“窗帘”就意味着与世隔绝。这说明办公室的工作停不得，也说明办公室地位特殊、作用重要。纵观各行各业，可以说，办公室是“错综复杂”的部门，“千头万绪”的事务，“冠冕堂皇”的岗位，“鲜为人知”的工作。

要弄清两个概念：先谈谈办公室的概念。办公室也可以说是一个部门、一个企业的办公场地，在这个办公场地里，按功能分布着不同的办公地点。而办公室是众多职能划分的一个重要板块，是“单位”中的“部门”，或是“部门”中的“单位”，既是全面融入的组成部分，又是相对独立的职能板块。虽然每个分工板块都有办公室，每个人或几个人都有办公室，但这是办公场地的统称，换句话说，那是放办公桌的地方。作为众多办公地点当中的“办公室”，其基本概念就是“部门的神经系统、办公的核心部位”。所谓神经系统，就是在一个部门肩负着牵一发而动全身的职责。所谓核心部位，就是在一个部门中发挥承上启下、协调左右的作用。办公室既是一个单位的部门，同时在某些方面又代表单位行驶职权，比如以办公室的名义行文实质上就是代表单位行文，指示层次上的差异问题。我认为，作为办公室主任，就是承担“办公室”主要任务的工作人员，其基本概念就是“大内总管+跑堂师傅”。所谓大内总管，就是包罗万象、事无巨细、无处而不及，无

为而不治。所谓跑堂师傅，就是手不住、脚不停，巡回往复于各个环节之间。

要把握三个特性：无论党政机关还是企事业单位，办公室都具有综合性、规范性、从属性的特点。一是综合性。办公室作为综合办事机构，工作千头万绪。决策部署要通过办公室传达，多种信息要在办公室汇集，各方关系要由办公室协调，工作运行要靠办公室保障。必须通盘考虑、统筹照应，突出重点、有序推进，确保工作有效展开。办公室职能的核心是协调服务，而协调服务的关键在于参谋到位。所谓“参谋”，就是要参与谋划，特别是要先谋、善谋。所谓“到位”，就是思路要着眼全局，内容要围绕中心，建议要有理有据，对策要实在可行。只有这样，才能真正“参”在点子上、“谋”在关键处。办公室要把提高参谋水平作为重要取向，精力向这里集中，力量向这里倾斜，真正使办公室成为“参谋部”。办公室的工作面宽事杂，从管家理财到用水用电，从员工就餐到清洁卫生，从车辆管理到安全保卫，看似平常甚至琐碎，却都服务于中心、配合着全局。作为办公室主任，要悉心从全局工作来考虑每一个运行环节，从配合领导工作来看待每一项具体事务，力求缜密一些，细致一些，完美一些。二是规范性。一个单位的办公室，从办文办会到统筹协调，从文件收发到值班登记，从接待安排到后勤服务，每项工作都有明确的规定、严格的程序，具有很强的规范性。与此同时，办公室要适应中心工作的节奏和要求，又必须做到高效运行。但要注意，机械地规范可能影响效

率，片面强调效率又可能失之规范，决不能图省事、“下跳棋”。办公室的每一项工作涉及多个环节，某一个环节工作的延误，都会影响整体效率。因此，每个环节的工作都要达到一流标准，该履行的职责一定要负责把关，防止草率从事、“划圈”了事，更不能责任下推、矛盾上交。要强化时间和效率意识，分别轻重缓急，明确时限要求，加快工作节奏，快事快办、急事急办，防止“老病”复发、拖延误事，造成一般文件呈送领导都是“急件”、重要信息报送领导都是“旧闻”。三是从属性。办公室的主要职能是服务决策层，根据意图和需求开展工作，在内容、程序、时间、方式等方面都具有从属性和被动性。只有努力把握意图，自觉适应需求，才能在被动中争取主动。要注意把握时代变化的大趋势，注重从上级指示精神、重要会议以及政策文件中捕捉信息，对经济社会中带倾向性、苗头性的问题敏锐反应，不断增强工作的预见性。要善于长计划短安排，每年、每个阶段要抓什么工作，开什么会议，搞什么活动，年初都要有通盘考虑和常规安排。要注重从工作常态中把握定势，从变化中找到规律，进而对例行性、日常性工作制定操作规范。对各项工作要注重打足提前量，超前研究问题，预先制定方案，做到思之在前、谋之在先，防止“临时抱佛脚”、领导催着办。

要肩负四个职能：总体来讲，办公室的职能大同小异，无论是行政机关，还是企业公司，其办公室的职能概括起来是四句话十二个字，即“文会事、审督调、综牵传、补替通”。所谓文会事，