行政部工作职责及管理规定完整版

行政部工作职责及管理

规定

标准化管理处编码[BBX968T-XBB8968-NNJ668-MM9N]

行政部工作职责及管理办法

目的加强公司总部办公管理，提高办公效率，降低办公成本

原则办公管理贯彻“规范、效率、效益”的理念

规范以制度规范办公管理

效率有助于提高整体工作效率

效益减少资源耗费，降低成本

1. 基本行为规范 1

2. 办公环境管理 2

3. 顾客接待管理 2

4. 电话及邮件管理 3

5. 办公用品及设备管理 4

6.日常事务管理 5

7. 时间管理 6

8. 报刊、书籍管理 6

9. 印章管理 7

10. 钥匙管理 7

11. 用车制度 8

12. 会议管理 8

13. 档案管理 9

1. 基本行为规范

部门各员工要发扬团体精神,加强理解与沟通,在工作与生活中相互支持与合作,对同事的合理请求,在力所能及的范围里,应尽可能提供帮助;

公司内与同事相遇应点头行礼表示致意

上班时间不得随意闲逛,串岗,聊天,不得讨论与公司业务无关的其他事情;

不得在办公室大声喧哗,两个员工互相讨论时，可放低声音;三个或三个以上员工讨论问题时,须到会议室进行讨论,以免影响其他员工的工作;

在日常工作中,做到"对事不对人",而非"对人不对事"

走通道、走廊时要放轻脚步，不能一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让，不能抢行。

办公区域内禁止吸烟，吸烟须到指定地点。

2. 办公环境管理

行政部卫生管理的范围为公司办公大厅、会议室、更衣室、花盆、鱼缸及走廊、门窗等处的卫生。

行政人员看到大厅地上有污渍应立即指示保洁员处理干净，当保洁员不在时，应亲自处理。确保公司的卫生、整洁。

每天的值日生在下班后应将办公大厅的桌面擦拭干净，处理干净烟灰缸和垃圾桶内垃圾；并最后将抹布洗净挂好，扫把、拖把放置妥当。

注意安全用电：电线、电器残旧不符合规范的，应及时更换；严禁擅自私接电源和使用额外电器，不准在办公场所使用电炉。

下班后要关好公司所有门窗，关闭电源。

空调管理：

每天早上来公司后应立即打开办公区域空调，下班后离开公司前应检查关闭所有空调。

会议室、更衣室等无人处应将空调关闭。午饭时，可将微波炉处两个空调打开换气，午饭用毕也应立即关闭。

中午午休，大部分员工离开公司时，可关闭部分空调，然后打开窗户透气。下午上班后将窗户关闭。

注重办公场所的清洁,使用过的纸张,废物不得随意乱扔.每位员工负责清理并保持个人办公区域的干净整洁,井然有序;

3. 顾客接待管理

公司来客由前台接待负责。接待人员应热情大方，遵守员工文明礼仪规范，维护公司形象和利益；并根据来访意图正确及时引导来客与领导会见。

接待人员必须仪表端庄、整洁。具体要求是：

头发：职员头发要经常清洗，保持清洁，男性职员头发不宜太长。

指甲：指甲不能太长，应经常注意修剪。涂指甲油要尽量用淡色。

口腔：保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。

化妆：应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水

接待环境应该清洁、整齐、明亮、美观，无异味。

接待环境包括前台、沙发区、走廊等处。

办公桌上的文件、文具、电话等物品应摆放整齐。不常用的东西和私人用品，应放置在抽屉中。

茶叶、杯具要准备齐全。客人走后，应及时清洗茶具和烟灰缸，并重新摆放好。

接待区的报纸应定期更新。

接待来访者的工作程序：

要时刻注意公司大门，发现有客人朝门口走来，应站立面带微笑迎接来访者，为公司树立良好的形象。

了解客人的来访缘由，并及时联系被访人。如果被访人临时不在或有事，应立即请其入座，款待茶水，递送报纸以派遣时间，或者轻松的与之交谈，使之感到不被冷淡。如果实在无法接待客人，应立即向对方说明情况，应主动请对方留言并尽快将留言传达给被访人。。

客人离开时，应礼貌送客。对于重要的客人，应送至电梯处并为客人按电梯按钮。

接待人员要留一份公司内部电话簿；并按一定规律分类归档访客名片。应记住常来的客人，看到对方应及时喊出姓氏。

向客人递交物件时，如递文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上去，如是钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接着；至于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己。

如遇有客人进入隔断区应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内都应保证有人接待。

4. 电话及邮件管理[/

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＜电话管理＞

电话来时，听到铃响，至少在第二声铃响前取下话筒。如果耽搁了一小会，拿起电话后，要先向对方真诚致歉。说话应稍慢而清晰，同时面带微笑。

通话时先问候，并自报公司、部门。对方讲述时要留心听，并记下要点。未听清时，及时告诉对方，结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话筒。

对不指名的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接听人。

暂时离座时,同部门或邻座同事请主动接听来电并作好电话记录。

打电话时简明扼要，抓住关键，并尽可能降低音量。

行政人员应训练自己的听辨能力，当老客户打来电话时，应能立即使用合适的称谓问候对方。

若无特殊理由,上班时间内尽量避免拔打私人电话,禁止长时间拔打私人电话.

与工作无关的来电应尽快结束通话，或告知对方另约时间通电话。

如果此时不便谈话，应直言相告，或者稍后再回电话，并说明回电话的准确时间。

正在与客人交谈时接来电，应先向客人致歉并尽快结束通话。

接听客户的投诉和抱怨电话切忌不可争辩和随意承诺，而应先致歉意然后再通过相关手续解决问题。

＜邮件管理＞

公司收发的所有邮件都应登记在册，并注明详细时间。

对于一些重要的,保密的,紧急的文件可用特快专递寄发,对于一些不紧急的邮件则用挂号,平信或普通包裹寄发。

寄往相同地址的特快邮件请放在同一信封一起寄出,以免发生不必要的开支。

公司寄发的邮件均为公司往来文件或单据, 切勿在公司邮件中加入私人邮件;

对于重要的信件，在转送至收信人前最好复印一份保存，以备查询。

5. 办公用品及设备管理