office办公软件使用技巧大全

办公软件使用技巧

1.同时保存所有打开的Word 文档

有时在同时编辑多个Word 文档时，每个文件要逐一保存，既费时

又费力，有没有简单的方法呢？在按下Shift 键的同时，单击“文件”

菜单，大家看，已经多出了“同时保存”和“同时关闭”命令，这可

就方便多了

2.巧妙设置文档保护

在用Word 2000/XP 打印一份文件时，忽然头儿有要事吩咐，要暂时离开一下，关闭文件吧，既费事又没必要，但又不想辛辛苦苦写的文件被别人破坏了。怎么办呢？执行“工具”菜单中的“保护文档” 命令，在弹出的窗口中选择“保护窗体” ，然后设上密码。怎么样，光标跑到了文件头，任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无法编辑了，不错吧。等回来时，执行“工具”菜单中的“解除文档保护”命令，一切又正常了。

3.编辑长文件更轻松

相信大家都有这样的经历：在使用Excel 、Word 编辑长文档时，有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾。但通过拖动滚动条来回移动非常麻烦，还会出错。其实只要将鼠标移动到滚动条上面的适当位置，发现鼠标指针变成双箭头，此时按住鼠标左键向下 1 朱实逸编辑页第 (4) 办公软件使用小技巧．

拖动，文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到文章开头

的内容，在下面编辑区找到需要粘贴的位置，这样你就可以复制内容了，而不必来回切换。这种方法特别适合复制相距很远且处数较多的内容。

4.给WPS 文档添加水印

先用作图软件（画笔工具等）制作一张色彩非常淡的图片（直接将

Word 的水印效果图“抓”下来也行），然后打开需要添加水印的WPS

文档，执行“格式T页面背景T设置”命令，打开“设置背景”对话框，切换到“图片”标签下，按“选择图片”按钮，选中刚才制作的图片，并进行适当设置后确定，就可以为文档设置上水印了。

5.在金山文字中快速打开“页面设置”

在用金山文字2002 处理文档时，一个最常用的操作就是设置页面。

先执行“视图T标尺T水平（垂直）标尺”命令，展开“水平（垂直）标尺”打开，然后用鼠标在水平（垂直）标尺上双击，即可快速打开“页

面设置”对话框，对页面进行设置了。

6.在Excel 中插入拼音

在我们使用Excel 时，常常会遇到十分孤僻的字，但加上拼音注释就能使人看得更明白。具体的方法是：选中想要加入拼音注释的表格，

打开Excel 的菜单栏中的“格式”菜单，选中“拼音信息 2 朱实逸编辑页第（4）办公软件使用小技巧．

/ 设置”项，在弹出的对话框中的“设置”和“字体”选项中，分别选择拼音的对齐方式和字体，最后选择“拼音信息”子菜单中的“编缉”，即可以在单元格中输入拼音了。要查看拼音，可通过“拼音信息”子菜单中的“显示和隐藏”项显示注释的拼音。

7.取消“自作聪明”的超级链接

当我们在Word 文件中键入网址或信箱的时候，Word 会自动为我们转换为超级链接，如果不小心在网址上按一下，就会启动IE 进入超级链接。但如果我们不需要这样的功能，就会觉得有些碍手碍脚了。

如何取消这种功能呢？在Word中单击“工具7自动更正选项”，单

击“键入时自动套用格式”选项，将“ Internet 及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“自动套用格式”选项，将

Internet 及网络路径替换为超级链接” 项目前的小钩取消。再单击

确定”。这样，以后再输入网址后，就不会转变为超级链接了。

8.巧设Word 启动后的默认文件夹

Word 启动后，默认打开的文件夹总是“我的文档” 。通过设置，我们可以自定义Word 启动后的默认文件夹，步骤如下：(1) 单击“工

具”菜单中“选项”命令，程序将会弹出“选项”的对话框；(2)在

对话框中，选择“文件位置”标签，同时选择“文档” ；(3)单击 3 朱实逸编辑页第 (4) 办公软件使用小技巧．

更改”按钮，打开“更改位置” 对话框，在“查找范围” 下拉框中，

选择你希望设置为默认文件夹的文件夹并单击“确定”按钮；(4)最

后单击“确定” 按钮，此后Word 的默认文件夹就是用户自己设定的文件夹。

9.在Word 中快速输入汉字偏旁部首

作为语文老师，在用Word 编制练习时，常常需要输入汉字的偏旁

部首。执行“插入T符号”命令，打开“符号”对话框，在“符号” 标签下，将字体选定为“标准字体”，“子集”选定为“CJK统一汉字”, 你就会发现下面的汉字是按偏旁部首排列的。每一类汉字都是以该类汉字的偏旁部首开始的，选中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首，

按“插入”按钮就行了。

10.改变WPS Office 2000 启动后的默认纸张和字号

1.进入WPS Office 2000，选择“文件宀页面设置”，将“纸张规

格”设置为16开或B5，并根据需要设置好纸张边距，回车确定。

2.字体字号可根据自己的写作习惯定义一下，比如“宋体、四号”。

3.选择“文件T存为模板”，在左面模板类型中选择“通用”型,

在右面“模板名”中输入模板名称，单击“确定”。然后退出WPS Office 。

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4.再次进入WPS Office ,选择“文件T新建”，单击“通用”模板, 单击你刚才输入的模板名称，单击对话框右下角的“设为默认模板”，单击“确定”，大功告成。这样，当你每次进入WPS Office 后，纸张就变为16开或B5、字体字号也变为你所需要的了。

11.将Word 表格巧妙转换为Excel 表格

先打开带表格的Word 文件，接着选中整个表格，先将光标放在表格的任一单元，在整个表格的左上角会出现一个带框的十字模样的标志。把光标移到上面再单击，整个表格的字会变黑表示全部选中，单击右键，在出现的菜单中选择“复制”；然后打开Excel，再单击右键, 在出现的菜单中选择“选择性粘

贴” ，在出现的对话框中有6项菜单可选，选择“文本”并确定就行了。12.巧存Word 文档中的图片

有时候收到朋友寄来的一篇图文并茂的Word 文档，想把文档里的所有图片全部保存到自己的电脑里，可以按照下面的方法来做：打开该文档，选择“文件”菜单下的“另存为Web 页”，指定一个新的文件名，按下“保存”按钮，你会发现在保存的目录下，多了一个和

Web 文件名一样的文件夹。打开该文件夹，你会惊喜地发现，Word

文档中的所有图片，都在这个目录里保存着。

13.在金山表格2002 中为数值自动添加单位

5 朱实逸编辑页第（4）办公软件使用小技巧．

在使用金山表格2002 时，因工作需要，笔者常常需要在输入的数字（如“2310 ”等）后面添加单位如“平方米”等。其实只要稍加设置一下，就可以让系统自动添加：选中相应的单元格（区域），打开“单

元格格式”对话框，在“格式”标签中，选中“格式类别” 下面的“数值扩展”选项，再在下面“格式编码”的方框中输入“尣平方米” 先后按“添加”和“确定”按钮退出。以后在上述单元格中输入数字，按下“ Enter ”键后，即可将数字后面自动加上所设置的单位。

14.PowerPoint 的特殊播放模式

在实际使用Powerpoint 演示文稿的过程中，往往需要与其他程序窗口的数据配合使用以增强演示效果。而用Powerpoint 演示文稿时，

般会处于全屏放映模式，在这种模式下，必须使用Alt+Tab 组合键或

Alt+Esc 键与其他窗口切换。其实我们可以这样操作：按住Alt