文件与资料管理办法doc

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印信管理办法归属体系：鹏润投资（国美电器）有限公司经营管理手册――总办系统分册文件编号：鹏润－总办003 撰写单位：鹏润投资总裁办公室版本：第一版生效日期：2004年4月1日机密等级：□ 机密 ■ 一般合计页数： 12 正文页数：5 附件个数： 3 制度正文目录：目录页次 1、目的 1 2、范围 1 3、名词解释 1 4、职责 1 5、作业内容 1 6、注意事项 5 7、附件 5

总裁审批

管理研究室审核撰写人制度名称印信管理办法文件编号鹏润—总办003 1. 目的：为保证公司印信使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定本办法。 2. 范围： 2.1适用范围：鹏润投资各中心、各部门、各级子公司、各门店。 2.2发布范围：鹏润投资各中心、各部门、各级子公司、各门店。 3. 名词解释： 3.1公章：刻有公司名称的印章。用于公司对外行文，办理委托书、证明、银行开户等日常公务时使用； 3.2介绍信：是用来介绍联系接洽事宜的一种应用文体,具有介绍、证明的双重作用。用于办理公司公务或职员情况介绍时使用。 3.3对外印章：鹏润集团总部、国美等二级公司、国美分部的公司公章、人力资源部章、财务（结算）专用章、合同专用章、法人人名章，以及国美门店公章。 3.4内部专用章包括：经各级公司领导审批刻制的各中心、各部门、国美各门店印章及业务流程章等，仅限内部使用。 3.5印信：本规定中的印信范畴指对外印章、内部专用章、介绍信、证明信等。

4. 职责 4.1总部总裁办负责公司印信刻制、保管、使用的审核和管理。 4.2各分部总经办负责本分部印信的保管、使用和管理。 4.3 各级单位相应的授权人有印信使用的审批权。 5.作业内容： 5.1印章刻制 5.1.1印章刻制的规定 A、对外印章：由使用单位上报刻制申请后，报各级总办审核并逐级报至总部总裁办主任审批后，方可刻制。 B、内部专用章：由使用单位上报刻制申请后，报各级总办主任审批即可刻制。

公司文件收发管理办法

公司文件收发管理办法公司文件收发管理办法第一章总则第一条为了使公司文件处理达到规范化、制度化和电子化，提高办文质量和效率，保障文件的安全性，特制定本规定。

第二条本规定所述“文件”包括公司与外部往来及公司内部间往来的文件。

一、外部文件:(一) 政府主管部门和其它管理关系单位下发给公司的指示、决定、通知、批复，往来单位或个人(含业主、租户、意向客户等)送达给公司的通知和信函，法律文书等;(二) 公司向政府主管部门或其它管理关系单位发出的请示、报告和信函，以及向往来单位或个人发出的信函、通知、管理规定等。

二、内部文件:(一)公司内部上传下达、平级单位间联系的文件包括通告、通知、请示、批复、报告、计划、总结、决议、决定、会议记要、联系函等。

子公司上报公司领导和与公司各部门间往来的文件属于内部文件;(二)内部规章制度;(三)经济合同。

第三条本规定适用于总公司，子公司可参照本规定执行，并按实际拟定相应收发文管理细则。

第四条文件收发处理应遵循以下原则:一、高效简捷原则。

文件批转会签时应高效处理，在规定时间内会签完毕。

对于一般的内外文件(文件页数10页以内)，原则上采用OA 会签、批转，减环提效;重要机密文件或其他文件(10页以上或需要采取纸质的)采取纸质会签、批转。

1二、安全性原则。

办文窗口要做好收、发文和批转处理登记。

重要文件使用复印件流转处理，原件登记后送档案室保管。

文件处理完毕后，办文窗口将流转的纸质和电子文件连同文件处理表单一并交档案室存档。

三、时限性原则。

文件处理相关部门和人员应限时处理。

对于办毕时限内无法完成文件处理时，应在文件处理表单上说明，并及时通知办文窗口;对于外收文件，主办部门同时要在办文时限内先书面或口头予对方以简要回复，回复方式、时间、内容和对方联系人须在文件处理表单上注明。

第二章职责第五条行政人事部为公司文件的管理部门，并设立办文窗口主办文件的流传工作。

主要职责是:接收处理外单位来文、公司各部门和各子公司呈报公司领导的各类文件，按程序上报或分转处理;一、按公司领导批示，分转文件至相关单位传阅或阅办;二、跟踪文件的传阅和阅办过程，及时检查、督促文件中所承载事项的办理;三、指导、检查、监督各部门和子公司文件管理工作，定期对各公司办文窗口及部门文件管理员进行培训。

文件管理办法

责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。
B草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。
C文稿拟就后,拟稿人应附发文稿纸首页（协议合同类应填附合同协议会签单）详细写明文件
标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。
2审核
A发文部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否
8.6传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，
也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
8.7阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借
阅手续，以防止丢失泄密。
9.附则
9.1文件处理必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全；必须严格执行有
B本公司外出人员开会、培训带回的文件及资料应及时分别送部门或人资进行登记编号保管，
未经批准，不得个人保存。
C收到的文件应按本办法编写收文编号，并逐项登记文件标题、份数、制发部门、日期、密
级、内容概要等项内容。
6.3.3审核
A各部门凡收到需要办理的正式文件，均需由部门负责人进行审核。审核重点是：是否应
4.2文件审核
公司文件由人资负责人审核，部门文件由发文部门负责人审核。
4.3文件签发
公司文件由总经理签发；部门文件由发文部门负责人依据文件内容确定是否须报总经理签发。
4.4文件格式
4.4.1文件编号统一采用人资拟定的各部门编号规则编号：HX-部门名拼音第一个字母—数字
编号（如技术部第3份文件：HX－GS-003）
8.文件传递规定
8.1阅批文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交还人资。阅批文件一般不得超过2天，

工程文件资料归档管理办法

工程文件资料归档管理办法（暂行）第一条依据水电站工程竣工档案编制应遵循《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182-8)、《建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28—2002）、《水电工程达标投产考核办法》(原国家电力公司2001年版）、《关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定》(建发施字[182]50号）.第二条职责工程项目监理、施工等单位应分别按照各自的职责范围完成工程文件资料的编制整理工作,在规定时间内，各施工单位向工程监理单位提交归档资料，由工程监理单位审核.工程监理单位审核后向各工程项目的业主管理机构移交,并由各工程项目的业主管理机构存档.第三条收集范围凡是反映与水电站工程有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体文件、材料（图纸、照片、录音、录像、磁盘、光盘等），都应收集齐全,归入工程建设项目成套档案。

资料收集范围见附件一.第四条文件材料质量要求4。

1文字材料用A4（70g以上）幅面纸打印，纸质优良,线条、字迹清楚；图样清晰,图标整洁，签认手续完备.4。

2需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。

4。

3复印、打印文件及照片的字迹、红条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。

4。

4声像文件应保证载体的有效性。

4.5长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘.第五条竣工文件的编制5.1竣工文件编制要求5.1。

1标段工程施工及调试完成后,施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制标段工程竣工文件。

5.1。

2竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核.5。

1。

3 根据附件一及建设项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件;文件数量未满足合同规定份数的,应按要求复制补齐.5。

1。

4对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。

5。

文件管理办法

文件管理办法第一节总则第一条为了加强机施文件处理工作科学化、制度化、规范化，切实提高文件处理效率和文件质量，结合公司实际，特制定本制度。

第二条公司文件由综合部统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。

综合部指定专职人员负责收文和发文管理工作。

收发文人员必须根据有关文件资料，如实填写收文登记表和发文登记表。

行综合部必须按照准确、及时、安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。

第二节发文办理第三条总体要求公文发文遵循“谁主办、谁拟稿、谁负责”的基本原则，由拟稿部门严格按照党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）拟制。

拟稿人是第一责任人，对公文的内容和形式全权负责，对公文质量承担主要责任；拟稿部门的负责人对公文质量负直接领导责任，应当严把公文的政治关、政策关；公司综合部核稿人员对公文质量负审核责任，对公文内容和格式进行检查并提出修改意见。

校对人由拟稿部门指定，在公文正式印发前对文字、标点等错漏进行最后校核。

第四条适用范围（一）以机施名义制发的各类正式公文；（二）不编发文字号，但需以公司名义制发的各类书面材料。

第五条发文程序（一）拟稿部门拟制公文经部门负责人、分管领导审改把关后，才能启动发文审签程序。

送签时必须规范使用发文稿纸，详细填写各项内容，主送、抄送单位明确。

（二）审签流程：部门拟稿并填写发文稿纸（详见附表1）→部门负责人审核签字→呈分管领导会签→综合部人员核稿→综合部负责人复核签字→综合部分管领导复核签字→呈总经理签发→综合部制文→拟稿部门校核文稿→行政办公室用印→部门分发并归档留存。

第六条公文起草（一）文稿内容要符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，准确完整体现发文意图；要从实际出发，深入调研，充分论证，实事求是分析问题，广泛征求意见建议，提出切实可行的政策措施和办法。

（二）按照“短、实、新”的文风要求，严格控制公文篇幅。

第一条公文审核（一）拟制公文在交由公司总经理签发前，必须提交综合部核稿。

涉密文件、档案管理办法

XXX集团公司涉密文件、档案管理办法目录涉密文件管理办法 (3)第一章总则 (3)第二章密级范围及确认 (3)第三章涉密文件的管理 (4)第四章附则 (6)档案管理办法 (6)第一章总则 (6)第二章职责 (7)第三章归档管理 (9)第四章档案使用 (10)第五章档案销毁 (11)第六章附则 (11)涉密文件管理办法第一章总则第一条目的为提高公司内控管理水平，加强各类文件的保密性，防止公司生产经营等各类信息的泄密和流失，特制订本办法。

第二条定义及范围涉密文件是指与公司一切经营活动有关的，公司不允许对外公布和扩散的文件，包括但不限于：各种往来文件、函件、文档、报告、报表、纪要、目录、清单、合同、协议、图纸等。

第二章密级范围及确认第三条涉密文件的密级划分为秘密、机密和绝密三级，具体规定参见《XXX股份有限公司保密制度》（xx发〔XXX〕XX号）。

第四条密级的确认涉密文件由拟制人根据文件密级不同，提交不同级别的领导进行密级确认，并填写涉密文件密级确认表（见附件1），在确认之前不得将文件内容透露给与确认密级无关的人。

密级确认的具体权限为：1. 绝密文件与机密文件由单位主管领导确认，经总经理审批后方可定级；2. 秘密文件由单位负责人确认，经单位主管领导审批后方可定级；3. 经相关领导确认为非涉密的文件则定为普通级，按一般文件管理即可。

第五条密级标识密级确认后，涉密文件均需标注密级标记，加盖相应标识：绝密文件在其文件每一页的右上角加盖“绝密”专用印章；机密文件在其文件每一页的右上角加盖“机密”专用印章；秘密文件在其文件首页的右上角加盖“秘密”专用印章。

第三章涉密文件的管理第六条涉密文件的保存1. 公司所有涉密文件的右上角均需标注密级标记，加盖对应的密级印章。

2. 公司所有密级文件，均由专人保管，专柜存放。

3. 公司涉密文件管理人员对所保管的密级文件资料不得擅自复印、摘抄或传播，不得向无关人员泄露；不得在普通电话、电子邮件和私人通信中暴露涉密文件机密。

文件管理办法范文(优秀模板5套)

文件管理办法范文（优秀模板5套）文件管理办法范文第1篇为加强鼓楼区委办公室涉密文件、资料的管理，规范相关工作程序，根据《中华人民共和国保密法》(以下简称《保密法》)及有关保密工作规定，制定本制度。

一、收文制度接收国家秘密文件、资料，密件包装应当由办公室保密人员拆封。

同时应单独设薄登记，接收人员应及时履行清点、登记、编号、签收等手续。

二、发文制度分发国家秘密文件、资料，必须严格按照规定的范围发放，不得擅自扩大范围。

发文人员应履行登记、编号、签收手续，并严格分发范围，遵守相关规定;签收时必须逐件清点、核对。

传递涉密文件、资料应当通过保密员进行，文件应包装密封，严格按规定登记签收。

三、制作(打印)制度制作国家秘密文件、资料，应当按照《保密法》规定，履行定密程序，标明密级和保密期限，注明发放范围及制作数量，绝密级、机密级的应当编排顺序号。

使用计算机制作秘密文件、资料的，该计算机不能与公共信息网络联接。

密件应当在内部文印室印刷，严格按照批准的数量制作，不得多制、私留。

四、阅读(传阅)制度涉密文件、资料须按规定范围传达、阅读，不得擅自扩大范围，也不得向无关人员泄露文件内容。

传阅涉密文件，由办公室保密员负责专夹专阅，并填写“传阅单”，记载夹内密件份数、编号和阅读时间等，阅后签字并主动退回，不得横传，对急办的文件，保密员要及时催办。

涉密文件应在办公室或机要室阅读，绝密级文件应当即阅即批即退，并有保密员在场。

五、借阅制度阅读和使用涉密文件、资料应当在符合保密要求的办公场所进行，确需在办公场所外阅读和使用的，要履行严格的借阅记录手续。

借阅人对文件负有安全和保密的责任，自觉做到按期归还，再用再借，严禁将涉密文件资料带回家或带到其他公共场所。

保密员对借出的文件应按时限要求及时追回。

密级文件资料，未经密级确定机关、单位或者上级机关批准，禁止复制、复印、摘抄、汇编。

如复印、摘抄、汇编机密级和秘密级文件，必须经批准并履行审批手续，同时不得改变其密级、保密期限和知悉范围，并视同原件管理。

文书档案管理办法(新)

文书档案管理办法第一章总则第一条为了加强xxx档案工作的业务建设，逐步实现xxx文书档案工作规范化，不断提高科学管理水平，有效地为xxx积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《归档文件整理细则》（DA/T22-2000）和xxx实际情况，档案工作要“全面、及时、真实、规范、考核、保密”的重要指示，特制定本办法。

第二条文书档案是指xxx各部门在各种社会活动中形成的对xxx具有保存价值的各种文字形式的历史记录。

文书档案包括党群管理类档案、行政管理类档案、经营管理类档案、生产技术管理类档案。

第三条档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整和安全。

第二章文书档案管理机构及其职责第四条xxx行政中心主管整个xxx的文书档案工作，对xxx的文书档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导。

第三章文书档案的收集第五条凡是反映xxx工作活动、具有查考利用价值的重要文书类文件材料都是xxx归档材料的范围。

主要有：一、xxx召开的重要会议资料、在重大活动形成的重要指示等材料；二、xxx党委、工会在工作中形成的重要文件材料；三、xxx颁布的各种正式文件；四、xxx及内部职能活动中形成的工作计划、总结、报告；五、xxx业务活动和科学技术管理的专业文件材料；六、xxx检查下级部门汇总的统计报表和统计分析资料；七、下级单位报送的重要文件材料和备案材料；八、xxx成立、合并、撤销、更名、启用印章及人员编制等文件材料；九、xxx制定的工作条例、章程、制度等文件材料；十、xxx大事记及反映xxx重要活动的简报；十一、xxx人事任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、纪律检查及职工录用、转正、定级、调资、退职、退休等工作文件材料；十二、党工团组织介绍信及存根；十三、xxx编印的简报等刊物定稿、样本；十四、xxx与有关单位签订的各种合同、协议书等资料；十五、与同级单位和非隶属单位颁布的需要执行和协商的重要文件材料；十六、其它对xxx有保存价值的文件材料。

监理档案归档、资料管理办法

施工监理档案、资料归档管理规定第一章总则第一条依据国家档案法、国家建设工程文件归档整理规范标准（GB/T50328-2001），为了规范公司施工监理档案管理工作，结合本公司工作实际，对公司档案管理办法中基本建设类档案进行修订，制定本规定。

第二条施工监理资料分类施工监理资料分为按档案保管和资料管理两类，按工程类别存档期限分为30年、8年、3年。

（一）按档案管理存档期限为30年的工程。

（1）施工技术要求高，施工难度大、结构复杂的大型公共建筑、列入监理计划单体投资额在5000万元以上（含5000万元）的工程。

（2）涉及高温、高压、易燃、易爆的化工、采气及桥梁且投资额在1000万元以上（含1000万元）的工程。

（3）列入国家、集团公司、地市级以上且投资额在1000万元以上（含1000万元）的重点工程。

（4）每年11月份由工程管理处将本处室拟归档的监理工程填入《监理工程归档类别清单》中，报公司监理档案、资料审查领导小组审查确认归档类别和保存期限，形成公司《监理工程归档类别清单》，由工程管理处、综合办公室按照公司《监理工程归档类别清单》及时组织存档和接收。

（二）按资料保存，保存期限为8年的工程。

（1）采用新材料、新技术、新工艺，新设备的单体投资在1000万元以上的工程。

（2）施工技术要求高，施工难度大、结构复杂的大型公共建筑、列入监理计划（单体投资额在5000万元以下）的工程。

（3）投资额在1000万元以下且涉及高温、高压、易燃、易爆的化工、采气及桥梁的工程。

（4）投资额在1000万元以下且列入国家、集团公司、地市级以上的重点工程。

（三）按资料保存，保存期限为3年的工程。

（1）油田道路、住宅小区综合整治、老区改造及其他维修改造项目工程。

（2）未列入1、2项规定的其他项目工程。

第二章归档要求第三条归档内容及范围要求（一）尚未存档的所有监理工程资料归档严格执行《大庆仟环工程管理服务有限公司施工监理档案资料归档管理规定》，旁站记录与平行检查记录附在对应的报验单后面，具体内容见附件1、2。

办公室文档管理办法(优秀模板3套)

办公室文档管理办法（优秀模板3套）办公室文档管理办法第1篇1、上下班须严格按照作息时间执行，不迟到、早退;2、上班考勤实行实时签到制度，到前台按手纹，每月考勤情况以手纹考勤表为准;3、工作期间不得窜岗、闲聊、玩网络游戏、网络聊天、利用公司电話打私人电話、吃食物、听音乐等与工作无关的事情;4、上班及下班前10分钟自行打扫所在办公区域内卫生，保持整洁、干净的工作环境;5、下班时须关好门窗及设备电源，防止安全事故发生;6、上班佩带工作卡，保持良好的工作态度和风貌;7、外出办事向领导报备并说明去向，擅自离开工作岗位30分钟，则视为旷工处理;8、特殊私事要向领导请假，待领导批准方可离开单位，否则视为旷工处理;9、当日工作须在下班前结束，否则严格按照绩效考核制度执行;10、有到访客户，须积极主动接待做好相关记录，并填写好《到访登记表》及《面谈登记表》;11、服从上级领导的安排和指示，不得工作怠慢;12、积极参与学习业务相关知识和技巧的培训，并做好培训总结上交上级领导;6月22日行政部办公室文档管理办法第2篇为完善公司的办公管理机制，建立规范化的办公管理，提高办公管理水平和工作效率，使公司各项工作有章可循、照章办事，特制订本制度。

一、日常管理制度1、严格遵守办公纪律，按时到岗，坚持岗位责任制，因事离开办公室半小时以上，需向部门经理招呼;部门经理不在，中途离开不汇报或迟到、早退半小时以上作事假处理。

2、办公时间保持安静，不串室、聊天、闲谈说笑或做影响于他人办公的事。

不看以工作无关的书籍。

3、办公时，要有认真钻研探讨，相互切磋琢磨的严谨庄重的气氛。

4、办公室布置整洁、美观，桌椅、工具以及办公用品摆放整齐。

办公桌上经常清理，保持整洁。

5、进办公室、会议室等，要注意仪表端庄、衣着整洁、坐姿端正，夏天不穿背心、田径短裤和拖鞋，举止文明，礼貌用语，同事间互相尊重，团结协作。

6、所有人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。

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文件編號文件名稱文件與資料管制程序制定日期 2003-6-25 頁數 YD04201 修定日期

1．目的： 1.1. 確保品質系統所用文件與資料的正確性和有效性. 1.2. 使文件與資料之編號、核發、變更、歸檔、保存及報廢有所依循. 2. 範圍: 本廠所有與品質系統相關的文件與資料. 3. 權責: 3.1. 文控中心負責管制性文件資料這管制. 3.2. 工程課負責技術文件及資料之變更作業. 3.3. 各收文部門負責文件資料副本之歸檔與儲存. 4. 參考資料: 無 5. 作業內容: 5.1. 文件體系關聯圖(品質文件架構): 品質手冊(一階文件)

管理辦法(二階文件) 指導書(三階文件) 表單、記錄(四階文件) 5.2. 文件與資料之編號: 5.2.1. 品系統文件之編號規則如下:

公司碼部 ISO 9000 四階段流 (統一門 20項之其之其中水爲Y 碼中一項一項號 5.2.1.1. 部門代碼

A-人事課； C-生管理； D-文控； E-工程課； F-財務課； G-總經理； M-製造課； O-品保； P-採購； Q-品管課； S-業務課； W-倉管課； B-貿易課； T-生技課；

標準分類：手冊管理辦法指導書表單與記錄億輝電子廠文件編號文件名稱文件與資料管制程序制定日期 2003-6-25 頁數 YD04201 修定日期

5.2.2. 技術資料之編號依據技術編號之規定進行。 5.2.3. 外部文件與資料的編號:能歸入5.2.1.或5.2.2.依據規定編定,否則,視具體情況而定. 5.3. 文件與資料之核發: 5.3.1. 文件與資料發行前必頇已具備經授權單位核准通過:品質手冊由品管制定,管理代表審核,總經理室核准;管制程序由部門主管制定和審核,管理代表核准;指導書、表單與記錄依實際需要制定,由部門主管審核或核准,必要時頇經上級主管核准.然後由制定部門送交文控中心分發,並由文控中心制定品质系統文件一覽表. 5.3.2. 文控中心根據需要數量制定文件分發一覽表,經管理代表核准通過後,再依據其制定文件分發控制表,經部門主管核准通過後,讓各收文件部門簽收. 5.3.3. 通過文控中心發行之文件與資料以蓋章作識別,蓋章之原則如下: 5.3.3.1. 管制章:文控中心針對需要管制之文件與資料制定管制性文件資料一覽表,分發這部分文件與資料時,必頇於副本加蓋“管制章”,表示隨時需追溯其變更. 5.3.3.2. 核發章:對未列入管制之文件資料分發時加蓋“核發章”. 5.3.3.3. 非管制章:管制性文件與資料拷貝出廠時頇加蓋“非管制章”,表示不需對其行追溯. 5.3.3.4. 作廢章:文件與資料失效時,需加蓋“作廢”方可予以保存. 5.3.3.5. 參考章:文件與資料之目前形式尚不爲正式,但其又屬有效時,使用單位使用時加蓋“參考”. 5.3.3.6. HAND OUT 章:承認書、BOM表分發時，必頇先於封面加蓋“EAEM DCC HAND OUT”後才可複印。 5.3.3.7. 日期章:文件與資料加蓋上述印章之同時,必頇加蓋當時之日期,以利後續之追溯. 5.3.4. 所有屬於管制性之文件與資料皆禁止私自複印進行使用. 5.3.5. 文控中心分發之管制性文件資料之副本還需編定管制本編號,表示該份副本爲其中第幾份,以利後續之追溯. 5.3.6. 文控中心針對管制性且需追蹤後續變更之文件與資料於分發完畢後,登錄文件/資料總覽表.

標準分類：手冊管理辦法指導書表單與記錄億輝電子廠文件编号文件名称文件与资料管制程序制定日期 2003-6-26 页数 YD04201 修定日期 5.3.7. 各收文部門收到副本文件資料時,頇對其進行分類整理歸檔,並登錄目錄,且頇保持副本之整潔與完整性. 5.3.8. 無版次之文件與資料,以發行日期作最新狀態之識別. 5.4. 文件與資料之變更: 5.4.1. 文件之變更程式:文件需要變更時,必頇事先由文件原始制定部門填寫文件變更修改申請/通知單,經原始核准單位核准通過後,方可修定出新版全部內容或部分頁次. 5.4.2. 資料之變更程式:技術資料之變更由工程課依據技術資料之相應變更通知進行;BOM表之變更由工程課依據工程變更進行修定相應資料，文控中心依據工程變更核對其變更之正確性；其他資料之變更由各收文部門依據相應變更通知進行變更。 5.4.3. 文控中心分發修定後的文件與資料,同初次制定時之分發程式相同,但必頇以舊換新,且於舊版文件分發控制表登錄回收記錄(包含回收人、回收日期).分發完畢後,必頇變更文件/資料總覽表. 5.4.4. 文控中心將收回之失效副本文件資料隔離，然後填寫文件/資料報廢清單，經部門主管審核，管理代表核准通過後，方可銷毀副本。並將正本蓋“作廢章”並標注作廢之日期，然後在保存期內予以分類儲存，超過保存期予以報廢處理。 5.4.5. 文件與資料變更之升版:每次小部分變更,升0.1版;文件有大幅度變更時,經管理代表簽核後升0.1版;資料部分有規定之依相應規定執行. 5.4.6. 所有經文控中心變更之文件與資料皆需加蓋印章“CORRECTION”，並加注日期。

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5.5.技术资料之明细为：技术资料名称编号编定方法内容说明作用

工程变更 (ECN)

E- PE 流水序号详诉BOM某项材料变更内容反映工程变更，工厂

资料也随之变更

技术资料名称编号编定方法内容说明作用电子线路图 C- 机种代号版本序号产品设计原理，反映产产品特性技术员研讨，维修依据

LAYOUT稿 L- 机种代号版本序号 PCB布线图协力厂商制作，品管检定PCB依据

机构图 ME- 机种代号版本序号机构材料图解协力厂商开模，制作，品管检定依据

美工稿 PK- 机种代号版本序号产品美工包装材料印刷内容，包装方式协力厂商制作，品管检定依据

作业指导书机种代号+作业步骤+工位号

制造作业流程排定 1．制造用于安排作业 2．IPQC制程检验依据

承认书记

E-EE 电子材料流水号 1．电子零件材料规格 2.PCB LAYOUT资料3.协力厂商测试报告 4.采购下订购单依据 1．协力厂商制作材料依据 2．品管IQC检定材料标准依据 3．采购寻找第二协力厂商来源资料 4．采购下订购单依据

E-ME 机构材料流水号 1．机构图面 2．样品

E-PK 包装材料流水号 1．包装资料印刷稿 2．样品

標準分類：手冊管理辦法指導書表單與記錄億輝電子廠文件編號文件名稱文件與資料管制程序制定日期 2003-6-26 頁數 YD04201 修定日期 5.6. 電腦文件資料之管制： 5.6.1. 文控中心負責督導電腦文件資料之存儲及電腦周邊設備之控管. 5.6.2. 電腦系統之密碼設定權爲文控中心,修改權爲文控中心(或使用自已) 5.6.3. 所有電腦操作人員必頇經考核合格後,方可上機操作. 5.6.4. 文控中心對系統資料每日作備份,以確保系統之完整性. 5.6.5. 各使用者必頇建立相應目錄,以方便檢索. 5.7. 外部文件與資料之管制: 5.7.1. 外部文件資料一覽表所列之文件與資料,從外部進入本廠,文件中心分類別登錄於外部文件資料登記表. 5.7.2. 外部文件資料與本廠所需管制之文件與資料爲同一類時,亦遵循本廠之規定運行. 5.7.3. 蓋章:若爲外部標準,則加蓋“外部標準”章;否則,蓋“外部資料章”. 5.7.4. 外部文件資料的編號依五位元數連續編寫,在發行時,必頇經文控部門主管審核,管理代表核准方可分發. 6. 附件: 6.1. 品質系統文件一覽表(YD04401)

6.2. 文件/資料總覽表(YD04402) 6.3. 文件分發控制表(YD04403) 6.4. 文件變更修改申請/通知單(YD04404) 6.5. 文件/資料報廢清單(YD04405) 6.6. 管制性文件資料一覽表(YD04406) 6.7. 文件分發一覽表(YD04407) 6.8. 外部文件與資料一覽表(YD04408) 6.9. 外部文件資料登記表(YD04409) 标准分類：手冊管理辦法指導書表單與記錄億輝電子廠文件編號文件名稱文件與資料管制程序制定日期 2003-6-24 頁數 YD04401 修定日期

億輝電子廠品質系統文件一覽表年月日 NO:

品質手冊管理辦法指導書表單、記錄

標準分類：手冊管理辦法指導書表單與記錄億輝電子廠文件編號文件名稱文件與資料管制程序制定日期 2003-6-24 頁數 YD04402 修定日期

億輝電子廠文件/資料總覽表文件類別：年月日 NO: 序號文件編號文件名稱版

本