组织协调的监理措施

第1章

组织协调的监理措施

在IT项目中成功，威胁最大的就是沟通的失败。监理机构的作用就是在业主单位和承建单位建立起一个有效协调机制，在项目建设的各个阶段采用协调措施和各种沟通技巧来促进项目建设目标的实现。沟通管理的目标是及时并适当地创建、收集、发送、储存和处理项目的信息，标准的项目沟通包含沟通计划、信息传递、实施情况报告、管理收尾共四个过程，由于信息系统建设的特殊性，监理机构在整个项目工作中开展协调就是联结、联合，调和信息化项目工程中所有的活动及力量。

国研监理在项目实施中负责协调本项目业主单位、协办单位、承建单位之间的工作关系，并协调解决项目建设过程中的各类纠纷。公司在项目协调工作上积累了丰富的组织协调经验：在国家气象局新一代雷达信息共享平台监理项目中，协助业主单位组织北京国家级中心和31个省级分中心的工作；在北京市最高人民法院运行监理项目中，我们协助业主组织协调全市三级22个法院、55个派出人民法庭的运维工作；在北京市公路养护管理与路政巡查子系统（二期工程）中，作为总监理单位，负责统一协调、管理3家分监理单位，以及包括市局、分局及设计单位、总集单位、软件开发单位、分局承建单位等相关数十个单位。

2.1组织协调的原则

2.1.1监理的沟通协调机制

监理机构与用户、承建单位之间要建立顺畅的沟通协调渠道，设立有效的工作接口，处理日常的信息交流、文件交流、召集会议等。

2.1.2监理主要沟通对象

业主单位：项目的业主单位或业主。

监理机构：北京国研信息工程监理咨询有限公司

承建单位：指本项目的各承建单位。

授权人：各方应指定在书面交换文件上上代表本方签字的授权人（可有一位或一位以上授权人）。授权人应是组织结构中规定的决策层或管理层人员。

联系人：各方应指定本方的联系人（可有一位或一位以上联系人）。通过联系人收发文件以及交换信息。

2.1.3协调措施

国研监理开展工作的沟通实现方式主要有：会议制度、汇报制度和其他辅助方式（如电话、传真、电子邮件、邮递、面谈等）。

会议制度：监理机构将会同项目管理小组建立会议制度，主要包括项目监理例会（如所有各方参与的周例会、月例会及监理项目小组内部例会等）、专题会议、阶段或里程碑监理总结会等。

周、月监理例会：由项目监理工程师或其代表在每周（或每月）的指定时间召集和主持，主要由业主单位、承建单位和监理机构的指定授权人参加，会议遵循主题明确、时间紧凑、结论明确的原则。监理机构确定会议的主题，并在会前通知各方。各方应进行充分的会前准备。如果会议取消或变更，应提前通知各参会人员。

专题会议：由项目监理工程师或其代表、专业监理工程师召集和主持，主要由各方相关专家参加。此种会议主要解决专题方面出现的问题或建议。应收集、征求各方对该专题的看法及相关的解决方案，并最终形成专题报告。

阶段或里程碑监理总结会：由项目监理工程师或其代表召集和主持，所有各方的决策层人员或者授权人、管理层及技术层人员都应参加。针对阶段或里程碑期间的项目状况、问题、变更等方面的总结，以及监理机构提出的建议，由各方进行充分讨论，总结经验和汲取教训。由监理机构提交会议总结报告，交由客户方授权人批准后，将要求各方对问题或建议采取行动措施并规定完成时限。如果会议延期，应提前通知各参会人员。

报告制度：监理机构应定期向客户方汇报信息系统建设进展情况、项目进行中出现的问题及其解决情况。

监理机构定期向客户方提交周（月）例会报告、专题报告、阶段或里程碑总结报告，由客户方授权人签署，发送给各方相关人员。

监理中其它沟通协调方式：

⏹监理交底会

⏹监理协调会

⏹专家论证会

⏹问题通报会

⏹阶段及最终验收会等。

2.2组织协调的工作内容

一般而言，在一个比较完整的组织协调体系中，应该包含以下四方面的内容：沟通计划编制、信息分发、绩效报告和管理收尾。

⏹沟通计划决定项目干系人的信息沟通需求：谁需要什么信息，什么时候

需要，怎样获得。

⏹信息发布使需要的信息及时发送给项目干系人。

⏹绩效报告收集和传播执行信息，包括状况报告、进度报告和预测。

⏹管理收尾是在项目或项目阶段在达到目标或因故终止后，需要进行收

尾，管理收尾包含项目结果文档的形成，包括项目记录收集、对符合最

终规范的保证、对项目的效果（成功或教训）进行的分析以及这些信息

的存档（以备将来利用）。

在项目监理工作中，组织协调的内容是较多，但是概括起来可分为人际关系的协调、组织关系的协调、配合关系的协调、供求关系的协调和约束关系的协调等。

（1）项目监理机构内部的人际关系、项目监理机构与相关单位之间的人际关系，协调的对象是人员之间在管理工作中的联系和矛盾。

（2）组织关系的协调对象主要是项目监理机构内部分工与协作的矛盾，因此必须从组织机构的设置，职责和权限的划分，工作的衔接和配合等方面进行协调。

（3）协助配合关系的协调包括与近外层关系的协作配合和项目监理机构内部各部门、上下级、各部门与现场监理人员之间的协作关系的协调。

（4）供求关系的协调主要是指项目实施工，人员、材料、设备、能源等方面内部需求平衡方面的协调，以及项目监理机构与供应商之间关系的协调，前者主要通过加强计划和调度来协调，后者则主要通过合同来协调。

（5）约束关系的协调主要包括法律、法规约束关系和合同约束关系的协调，协调的对象包括近外层关系和原外层关系。

国研监理认为：组织协调工作的重点应放在项目涉众的结合部上，在这些结合部上做好调和、联合工作，以使大家在实现工程建设项目的总体目标上做到步调一致。

2.3本项目组织协调的机制

2.3.1项目总体的组织协调机制

2.3.2需求分析及系统设计阶段协调工作

监理机构与业主单位、承建单位确定合适的协调形式和方法，例如监理例会和专题会议等，并在项目过程中执行；

监理机构协调业主单位调动适当的资源配合，承建单位完成工程设计前期的调查和分析工作；

监理机构应从客观、公正的角度对本项目设计阶段出现的变更提出客观的监理意见，协调业主单位、承建单位达成一致；

监理机构应对本阶段协调的结果进行记录并妥善管理。

2.3.3技术开发及实施阶段协调工作

监理机构与业主单位、承建单位共同建立实施阶段协调的沟通机制，如监理例会、专题会议等。工程例会一般应包括如下内容：