对促进档案信息化建设的思考建议

说 ， 色就是 优势 ， 色馆 藏信 息 和特 色服 务 理 软件 集 功 能全 面 、 能 、 捷 、 效 等 优点 特 特 智 便 高 往 往是 赢得 用 户和创 造效 益与 价值 的关 键 所 于一身 ， 通信 息化 建设 管理 脉络 ， 高档 是疏 提 在 。 进行数 字化 建设 时 ， 在 要以用 户 的需求 为 案工作 质量 和效 率 的关键 环 节 ，在 很大 程度 导 向， 做到按 “ ” 需 数字 化 。 上 决定 着档 案信 息化建 设 的成败 。 ３促 进档 案 信息化 建设 的几 点建议 ３３ ．３从安 全 角度来 说 ， 良的档案 管理 － 优 ３ ． １档案 工作 人员 要树立 档案 信息 意识 软 件 自身 的安全设 置 ， 问授 权 、 户 安全 如访 用 档 案工作 人 员是 档案 信息 化建 设 的基本 级 别 、 码设 置等 功能模 块 ， 为 电子 文件 密 已成 力 量 ， 们 的能动 性事 关信 息 化建设 的成败 ， 管 理 、 用 的一道 坚实屏 障 ， 效地 确 保档 他 利 能有 只有 让档 案工作 人员 在思 想上 树 立档 案信 息 案信息 安全 。 的意识 ， 认识 到档 案信 息 化建 设 的重要 性 ， 档 ４ 对今 后开展 档案 信息 化建设 的展 望 案 工作 人 员 才 会 具 有 强 烈 的使 命 感 和 责 任 ４１总体 规划 ， ． 分步 实施 心， 才会 主 动关心 档案 信 息化 建设 事业 ， 真 认 档 案信 息化 在我 国是 一项 新 事物 ，目前 做 好信 息化 过程 中 的各项 工作 ，主动思 考社 并 没有 形成 一套较 完 整 的理论 ，没 有一 个档 会 文献 信息 系统 中各 种文 献信 息 的渗透 和 融 案 现代 化 、 息化 的指标 体系 。 信 我们 要科 学地 合 ，促使 档 案信 息化 建设 与其 他社 会信 息事 进行 档 案信 息化 建设首 先必 须 对其有 一 个基 业 相互 结合 ， 同发展 。 共 本 正确 地 的认识 ， 这样 才 能克服 盲 目性 ， 避免 ３ ． 高档案 信息 化水平 技术 ２提 在 资金 、 人力 、 和 时间 等方 面造 成不 必要 物力 ３ ． 备计 算机 、 务器 、 换器 、 由 的损失 。 ．１配 ２ 服 交 路 我们 要认 真分 析研究 ， 照上 级总体 按 器 、 描仪 等硬件 设备 。 扫 系统 软件 的开 发应用 目标和 阶段 要求 ， 调研 、 未来 的档案 着手 制定 或 完善 ，可通 过计 算 机系 统软 件 的操作 进 行 信息化建设 目标和发展规划，使档案信息化 信 息化 。 培 训及 推广 ，逐 步建立 同一平 台 为分 中心做 与院信 息化保 持 同步发 展 。 同时 ， 清醒 地认 要 ２档 案信息 化应 遵循 以下 三个原 则 好 前 期准 备工作 。 识 到档 案信 息化 不是 一蹴 而 就的 ，必须 制 定 ２１规 范性 原 则 ：制 定 和实 施 档 案工 作 ． ３ ． 案 中心 目录及全 文 的数字 化 。 ．２档 ２ 档 详 细 、 全 的实施 方案 ， 周 分批 分 阶段地 实现 。 标 准 和规 范 ， 档案 工作 现代 化 的需要 ， 提 案信 息 数 据输 入 是 目录 中心 的基 础 性工 作 ， 是 是 ４２突 出重点 ， ． 务求 实效 高 工作 质 量和效 率 的需 要 。实现馆 （ ） 档 对 各 职 能部 门每 年 移 交 的 大量 成 果 档 案 资 室 藏 当前档 案信 息化建 设 的重 点应 放在 电子 案信 息 化 ， 方 面可 以将 馆 （ ） 的档 案 通 料 ， 整 理 边输 入 ， 信 息 源 头抓 起 ， 立 统 文件 的管理 上 。 于文 书档案 、 一 室 藏 对 声像 档 案等通 边 从 建 过扫描 等技 术手 段转 化成 计算 机 可识 别和 处 的数 据格 式标 准 ，实施 纸质 档案 和数 字 档 用 性档 案信 息化 应用 系统 ，要 在引 进成 熟 软 理 的数 字 化信 息 ，另 一方 面可 以通 过 接收 电 案 “ 双套 制 ” 作模 式 ， 免重 复劳 动 ， 但 能 件 的基 础上 ，主要 做好 与 现有 办公 软件 的数 工 避 不 子 文件 进馆 ， 不管 是 通 过馆 （ ） 但 室 藏档 案 数 节约 人力 和财力 ，而 且也 会 大大 加快 了档 案 据接 口工作 。 字化 还是 接收 电子 文件 ，都应 该 坚持 规 范性 信 息 数字化 的进 程 。 ４３规范 流程 ， ＿ 强化 服务 原则 ， 制定 相应 的标 准 、 范和 法规 。 规 ３ ＿ 上 网信 息进 行密 级界 定 。 ．３对 ２ 首先 制 档 案信 息化 首要前 提 是档 案管 理工 作 自 ２２ 安全 性 原 则 ： 着 数 字 化 、 ． 随 网络 化 、 订 密 级标 准 ， 对室 藏档 案 按公 开 、 内部 、 密 、 身流程 的规 范化 。 秘 对于 不适应 、 符合 的坚决 不 信息化 建 设的 不断 深入 ，网络 的脆 弱 性 和潜 机 密进 行界 定 ；其次 对档 案信 息使 用 者进 行 予以整 改 。 引进 国际 、 内档案 管理 的先进 要 国 在 威胁 也 日益 显现 出来 。 因此 ， 我们必 须加 强 网上 身份验 证 ，对不 同身 份 的使用 者 提供 不 方 法 ， 照提 高 。同时 要转 变工 作理 念 ， 对 从传 网络 安全 技术 的研 究与 开 发 ，采 取有 力 的安 同 的信息 查询权 限 ， 障软件 系统 的安 全 。 统的 “ 以保 保管 ” 上升 到“ 服务 ” 的理 念 。明确 信 息 全策 略 ， 分保 证档 案信 息 的安全性 。 充 在保 证 ３ － 高档案 信息 管理 水平 ３提 资源关 键在 于利 用 ，否则 再好 的信 息化 技 术 档案信 息 的安 全性 方面 我们 可 以采取 ：物 理 信息技 术 的广泛 采用 和 电子 政务 的加 快 手段都 是 “ 设 ” 摆 。 安全 策略 ； 问控制 策 略 ；如 入 网访 问控 制 、 推进 ，使档 案基 础建 设 的重心 向档案 信息 化 访 （ 结 语 网络 的权 限控 制 、 目录级 安全 控制 、 性安 全 建 设 转变 。现今 ，在 计算 机管 理 渗透 的形 式 属 档 案信 息化 管理是 档 案工 作适 应社 会信 控制 、 网络 服务 器安 全控 制 、 网络 监测 和锁 定 下 ，计算 机 管理 软件 的应 用为 实 现档 案管 理 息化发 展 的必然 趋势 ，是 全 面提升 档 案工作 控制 、 网络 端 口和节 点 的安全 控制 、 防火墙 控 现代 化做 出了 巨大贡 献 。档案 部 门建 立 自己 为社会 服 务能力 的不 可缺 少 的手段 。但 是 档 制等 。 信 息加 密策 略 ； ） 网络安全 管 理策 略等 。 的局 域 网 ， 置计 算 机 、 盘 刻 录机 、 添 光 扫描 仪 案信 息化 是一个 艰苦 的 、 的过 程 ， 档 案 长期 对 ２ ＿ 益 性 原则 ：由于档 案 信 息 数字 化 等 ，在系统 开发 和档 案利 用 过程 中发 挥着 重 信息 化建设 应有 理性 的思 考 。档 案部 门应 以 ３效 建设 是一 项 巨大 的系统 工程 ，需 要投 人相 当 要作 用 。 档案 信息化 为契 机 ， 一 步加 强基 础 工作 ， 进 改 ３ ． 案 管理 软件 的对 象是 电子文 件 ， 革档 案工 作管理 体制 与运 行 机制 ，切 实把 档 ． １档 ３ 的 人力 、 力 、 力 ， 物 财 因此 必须 要 遵 守 效益 性 原则 ， 讲究信息化 作的效益， 要根据 自身的 通过 选取 合适 的档 案管 理软 件 ，不但 可 以达 案信 息化 建设 落在实 处 。 参考 文献 能力， 根据 馆 （ ） 基础 ， 析 用 户需 求 ， 室 藏 分 研 到科 学 、 效 管理 电子文 件 的 目的 ， 高 而且 电子 经过软件的整合和开发 ， ｆ 杨 公 之 ． 案信 息化 建 设 导论 【 】 １ 】 档 Ｍ． 北京 ： 中 究 馆（ ） 系还 要考 虑 馆 （ ） 档案 的 利 文件作为信息资源 ， 室 藏体 室 藏 ２ １． 用 率 。 择 数字 化的 内容要 “ 典” 主题要 与 既 是 电子文件 形成 单 位 的有益 积 累 ，又是经 国档 案 出版社 ，０ １ 选 经 ， 】 电子 ２ 社会利用“ 热点” 相结合 ， 把重要 的， 利用率较 济 社会 发展 过程 中 的一笔 巨大 的文化 财富 。 ｆ 徐 蕾． 政 务 背 景 下 档案 信 息 化 建设 的 ２０ （ ） 高 的档 案进 行数 字化 ，把 那些 利用 率 较高 且 ３３ “ 欲 善 其事 ， 先利 其 器 ”选 取 应 变叭 科教 文 汇 ，０ ６ ５ ． ．２ 工 ． 必 ， ３ 黄 马仁 浅议 利用 后能产 生 较大 经济效 益 和社会 效 益 的档 适合的档案管理软件是档案信息化建设工作 『］ 春 ， 杰． 电子 政 务环 境 下 的档 案 Ｊ 兰台世 界 ，０７２ ） １ ２ ０ （０ ． 信息化建设理念， 需要 信 息化建设 『． 案数 字化 ， 以带来 巨大 的效益 。 可 以根 据 付诸实施的重要媒介。 可 还 馆 （ ） 案 的特 色选 择这 些档 案进 行 数字 科学的档案管理软件作支撑 ，单纯以传统方 室 藏档 绝非 明智 之举 ， 案管 档 化 ， 独具 优势 的服 务 。 提供 因为从 某种 意义上 式 管理 大量 电子文 件 ，
对 促进 档பைடு நூலகம்案信 息化 建设 的思考建议 与 图档 书案
岳 伟 民
（ 吉林 市 产 品 质量 检 验 院 ， 吉林 吉林 １ ２０ ） ３ ０ ０
摘 要： 档案信 息化 建设 是不 可 阻挡 的趋 势 ， 看一 个 地 区和行 业档 案 管理 现代 化 的水 平 ， 主要 是 看其 档 案信 息化 的程 度 ， 文对档 案 本 信 息化 管理提 出几点 建议 。 关 键词 ： 档案信 息化 ； 议 建
中图分 类号 ： ７ Ｇ２ 文 献 标 识 码 ： Ａ
在 当前 迅猛 发展 的信 息社 会 下 ，档案 信 息化 和档 案信 息化建 设 已经成 为档 案 事业 应 对迅猛 发 展 的信息社 会 的必 然选 择 。从党 和 圉家 明确 提 出的“ 已信 息 化带 动工 业化 ” 的要 求 ， 国家 档案 局提 出 的“ 到 已档 案信 息 化促 进 档 案事 业 发展 的 目标 ” 要求 ， 案信 息 化和 档 档 案信息 化建 设 已经成 为档 案信 息服 务 社会 的 最 佳技 术手 段 和实 现途径 。传 统 的档 案实 体 管理 体制 已经 开始 彻底 改变 ，档 案信 息化 和 信息化 建 设势 在必行 。 １档案 信息 化建 设 的涵义 “ 档案 是历 史 的原 始记 录” 这 种 记 录就 ， 是一种 信 息 。但 是在 这里 我们 要弄 清 信息 化 中 的信 息不 仅 仅 限 于档 案 本 身 的记 录 信息 ， 它还包 括将 原 始信 息进行 处理 后 与社 会其 他 信息形 式 融合 形成 的更 广泛 的信 息 。可见 档 案信 息化 的 内 容就 有两 方 面 ： 一是 狭 义上 的 信息化 ， 是将 档案 自身 的 内容信 息化 ； 是 就 二 广 义 上的信 息化 ，就 是将 档案 信息 与 社会 政 治 、 济 文化等 方面 的信 息进 行融 合 处理 的 、 经