文件销毁的6个步骤
档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度（四篇）
档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度为了管理和保护档案的安全和使用，可以建立以下制度：1. 档案归档制度：明确规定哪些文件需要归档，归档时间和归档位置等。
归档时应按照一定的分类、编号和档案目录进行统一管理。
2. 档案保管制度：建立专门的档案保管室或柜，并实行密钥管理，限制档案的存取权限，确保档案的完整性和安全性。
3. 档案借阅制度：明确借阅人员及借阅事由，建立借阅登记制度，借阅期限和使用范围，并规定借阅后的保管责任和归还流程。
4. 档案保密制度：明确档案保密的级别、范围和标识，建立保密档案的专门管理措施，限制档案的查阅和复制权限，加强档案的保密工作。
5. 档案登记制度：在档案的建立、收集、整理、归档等环节，建立档案登记制度，包括档案目录、信息载体、档案状态、销毁记录等。
6. 档案销毁制度：建立档案销毁的程序和规定，明确什么时候销毁、销毁的方式和销毁的人员，确保档案的定期更新和销毁。
同时要注意合规处理，如公开文件的销毁需要严格遵守法律法规的规定。
档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度（二）本单位实行档案集中统一管理的原则，按档案法的有关规定，由各部门收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交档案室。
由档案人员负责____把关，分类排列，编制检索工具，妥善保管。
任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。
资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁必须遵循以下规定。
一、归档凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围。
1、归档时间。
各部门要按时收集、整理各类文件材料。
各业务部门在工作中形成的具有保存、利用价值的文字材料和声像资料，由兼职档案员收集好，统一归档。
文书档案应归档文件材料在每年底前收集齐全，整理归档完毕。
档案实行由项目主持人负责立卷提供资料，由相关业务人员归档的责任制。
设备档案、声像档案和实物档案随时归档。
销毁文件 标签 的方法
销毁文件标签的方法在日常工作中，我们常常需要对一些文件进行归档或者删除操作，而文件标签就是一个常用的工具，用来标记、分类和查找文件。
但是，在某些情况下，我们可能需要销毁某些文件的标签，比如文件包含敏感或者机密信息，需要保密等。
下面介绍几种销毁文件标签的方法：1. 删除标签最简单的方法就是直接删除标签。
在文件管理器中选中要删除标签的文件，右键点击菜单中的“属性”选项，然后在“详情”选项卡下找到“标签”栏，选中要删除的标签，点击“移除”按钮即可。
2. 修改标签如果不想直接删除标签，也可以尝试修改标签内容。
同样在“属性”选项中找到“标签”栏，选中要修改的标签，点击“编辑”按钮，对标签内容进行修改即可。
3. 批量删除标签如果需要批量删除文件的标签，可以先选中多个文件，右键点击菜单中的“属性”选项，然后在“详情”选项卡下找到“标签”栏，选中要删除的标签，点击“移除”按钮即可。
4. 使用专业工具对于一些特殊的文件，比如PDF文件、压缩文件等，使用专业的工具进行标签操作可能更加方便和高效。
比如，可以使用Adobe Acrobat Pro DC对PDF文件进行标签修改、删除等操作，或者使用WinZip等压缩软件进行标签操作。
注意事项：在销毁文件标签时，需要注意以下几点：1. 确保自己有足够的权限进行标签操作，否则可能会出现无法删除或修改的情况。
2. 在删除标签时，一定要确认文件本身不包含敏感或者机密信息，否则可能会泄露信息。
3. 在批量删除标签时，需要谨慎操作，避免误删除或者误修改标签。
总结：以上是销毁文件标签的几种方法，需要根据具体情况选择合适的方法进行操作，同时需要注意相关的注意事项。
保护机密信息是我们每个人的责任，希望大家在工作中时时刻刻保持高度警惕。
文件清理销毁管理制度
文件清理销毁管理制度一、总则为规范文件管理工作，加强文件清理销毁工作，保护机构信息安全，提高工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于机构内的一切文件及文件资料的管理、清理和销毁工作。
三、文件管理要求1、文件的分类机构所有文件应按照内容和性质进行分类，分为机密文件、秘密文件、普通文件三种。
机密文件：指对国家安全、国家利益或者公民合法权益具有重要影响的文件。
秘密文件：指对机构内部管理、工作等具有一定影响的文件。
普通文件：指对机构业务工作的日常开展有一定意义的文件。
2、文件的归档所有文件应按照文件分类的要求，及时整理归档，并建立相应的档案管理系统，做到分类存放，便于查阅和管理。
3、文件的保管所有文件应按照文件的分类和保密等级，存放在专门的文件柜或者资料室内，并建立相应的档案保管制度，做到严格遵守。
4、文件的流转文件的流转需严格依照文件管理制度进行，流转时需经过相应的审批程序，确保文件的安全性和完整性。
5、文件的备份重要文件应定期进行备份工作，建立相应的备份管理制度，确保文件的安全。
四、文件清理要求1、定期清理每年机构应组织对所有文件进行定期清理，清理过程中需要对文件进行复核、整理和归档，将不需要的文件进行及时销毁。
2、清理标准清理时，对文件的保密等级、保留期限等进行细致的检查和辨别，并按照相关规定对文件进行分类，确定文件的存留或者销毁。
3、清理程序清理程序需经过机构领导的审批，由专人负责具体的清理工作，并制定相应的清理计划和清理报告。
五、文件销毁要求1、销毁程序销毁程序需经过机构领导的批准，由专人负责具体的销毁工作，制定销毁计划并填写销毁报告。
2、销毁方式文件销毁方式主要有撕毁、粉碎和烧毁等，需要根据文件的性质和规定的销毁标准选择合适的方法进行销毁。
3、销毁记录机构需建立销毁记录档案，记录文件的销毁时间、地点、原因和方式等，并妥善保存相关资料，确保销毁工作的合法性和规范性。
六、责任分工1、机构领导负责审核文件清理销毁相关工作，对清理销毁工作进行监督和检查。
中国数据文件销毁标准
中国数据文件销毁标准
1. 文件销毁的程序和流程，文件销毁应当按照统一的程序和流程进行，包括文件的收集、存储、销毁等环节，确保整个销毁过程的安全和可追溯性。
2. 文件销毁的方式，文件销毁可以采用物理销毁和数字销毁两种方式。
物理销毁包括纸质文件的粉碎、烧毁等方式；数字销毁则包括数据的覆盖、清除、加密等方式，确保数据无法恢复。
3. 文件销毁的标准和要求，文件销毁应当符合国家相关标准和要求，确保销毁后的文件无法恢复，并且不会对环境造成污染。
4. 文件销毁的记录和报告，文件销毁后应当及时做好销毁记录和报告，包括销毁的时间、方式、数量等信息，以便日后的追溯和核查。
此外，根据《中华人民共和国个人信息保护法》等法律法规的要求，对个人信息的处理和保护也有着具体的规定，包括个人信息的收集、使用、存储、传输和销毁等环节，对于违反个人信息保护法的行为，将会面临相应的法律责任和处罚。
综上所述，中国数据文件销毁标准主要包括文件销毁的程序和
流程、销毁的方式、标准和要求，以及销毁后的记录和报告等方面，同时也需要遵守个人信息保护法等相关法律法规的规定。
文件修订、审核、批准、印制、分发、保管、撤消、收回和销毁管理
目的：加强GMP文件的管理，建立文件修订、审核、批准、印制、分发、保管、撤销、收回和销毁的程序。
范围：本厂涉及当归养血口服液的生产、质量管理范畴的全部技术标准、管理标准、工作标准。
责任人：各部门文件起草人、部门主管、部门部长、生产副厂长、副总经理、总经理。
内容：1文件修订：1.1文件的修订是指文件名称不变，文件内容变更。
1.2出现下列情况的文件必须修订：1.2.1国家法规变更；1.2.2国家药品标准变更，其它国家标准、行业标准和依据文件变更；1.2.3由于厂房、设施、设备的变更；1.2.4由于物料的变更，供应商的变更；1.2.4工艺、技术的变更；1.2.5公司组织机构或人员组成进行调整后；1.2.6实际操作人员，在工作中认为有必要修订时1.3除上述情况外，文件应每两年修订一次。
1.4文件修订后，文件编号不变，只变更版次。
1.5文件修订程序：1.5.1符合1.2和1.3项中情况，由文件编制人提出，填写《文件修订表》；内容包括：文件名称、编号、版次、修订申请人、所属部门、申请时间、修订理由）,交编制部门部长批准，并在批准人日期栏签字。
1.5.2文件编制人依据批准的《文件修订表》中标明的修订内容进行起草修订文件。
1.5.3将修订的文件草稿签名后交直接负责人。
2文件的审核文件修订、审核、批准、印制、分发、保管、撤销、收回和销毁管理规程编号WJ-G-003 版次：01第 2 页共 4 页2.1文件起草或修订后，首先进行技术审核，技术审核范围的设定。
2.1.1副总经理负责部门职责、部门部长岗位职责、主管岗位职责和员工岗位职责的审核；2.1.2生产部部长负责相关生产文件的审核；2.1.3供应仓储科主管负责相关物料文件的审核；2.1.4工程设备科主管负责相关厂房设施和设备文件的审核；2.1.5质量管理部部长负责涉及人员培训、质量管理、文件管理、自检、用户投诉管理规程和不良反应文件的审核；参与相关生产、物料、厂房设施和设备文件的审核；2.1.6销售部部长负责销售管理规程的审核；2.1.7生产部部长负责工艺规程、批生产记录和岗位操作规程的审核；2.1.8质量管理部部长负责质量标准和检验操作规程的审核；2.1.9验证小组负责管理规程的审核；2.2起草或修订文件涉及两个部门或两个部门以上时，应组织涉及部门相关人员进行会审。
档案销毁规则
档案销毁规则1. 引言本规则旨在确保档案销毁过程的合法性、安全性和规范性，为保护机构和个人的信息安全提供指导。
2. 定义- 档案：指机构或个人在工作和生活中产生并需要保留的文件、资料和信息。
档案：指机构或个人在工作和生活中产生并需要保留的文件、资料和信息。
- 销毁：指采取合法、安全的方式对档案进行彻底销毁，保证其无法恢复。
销毁：指采取合法、安全的方式对档案进行彻底销毁，保证其无法恢复。
3. 档案销毁流程3.1 预备阶段在进行档案销毁之前，应进行必要的准备工作，包括：- 确定销毁范围：明确需要销毁的档案范围和类别。
- 制定销毁计划：制定具体的销毁时间表和流程安排。
- 确保合法性：核实销毁档案是否符合相关法律法规的规定。
3.2 销毁阶段根据销毁计划进行档案销毁，包括以下步骤：1. 档案准备：- 确认销毁档案的真实性和完整性。
- 整理档案，确保无误。
2. 销毁方式：- 物理销毁：采用专业的档案销毁设备进行物理破坏，如碎纸机、破碎机等。
- 数字销毁：对电子档案进行数据清除和覆盖，确保无法恢复。
3. 监督记录：- 记录销毁操作的时间、地点和人员。
- 监督人员应签字确认销毁过程的合法性和规范性。
4. 销毁证明：- 出具销毁证明，记录销毁的档案数量和类别。
- 销毁证明应由相关监管部门或专业机构签发。
3.3 延迟销毁情况在以下情况下，应暂时延迟档案销毁：- 档案涉及诉讼、调查或纠纷解决。
- 档案与业务、合同等有关的年限尚未届满。
4. 档案销毁责任档案销毁涉及以下责任方：- 所有相关工作人员应遵守销毁规则，确保档案销毁的安全性和规范性。
- 监督人员应监督销毁过程并签发销毁证明。
- 监管部门应加强对档案销毁活动的监督和管理。
5. 处罚措施对违反档案销毁规则的行为，将采取相应的处罚措施，包括但不限于：- 责令整改：要求相关单位或人员立即整改违规行为。
- 行政处罚：根据法律法规的规定，给予罚款、暂停业务等行政处罚。
- 相关法律诉讼：对严重违规行为追究刑事责任。
文件档案借阅、复制、誊抄、拍照及销毁工作流程
说明
借阅人
总经理
人事行政部
部门
阶段6
阶段1
阶段2
阶段3
阶段4
阶段5
开始
填写借阅/复制等申请
审核/批
审核/批
审批
登记借出
签字借阅整理归还检查签收
归档
结束
通过
机/绝密
未通过
秘密
通过
档案不完整/未按要求整理
1、机密、绝密文件需总经理审批通过方可借阅；
2、秘密文件/资料部门主管、人事行政部主管审批通过即可借阅。
3、借阅申请在钉钉上申请。
4、审批权限见附件1。
1、没登记，不可借阅。
2、借阅登记表见附件5。
1、归还时档案不完整，或未按要求整理者，责令整理完整后方可归还。
2、未如期归还者，下次不可借阅。
1、借阅表上填写已归还及归还情况。
2、借阅登记表见附件5。
文件分发、收回、销毁的几个案例
文件分发、收回、销毁的几个案例从网上汇总了一些文件管理规程中分发、收回、销毁的几个管理程序，希望可以起到借鉴的作用，大家也可以发表自己更好的管理程序。
1. 案例一(1) QA文件管理员接到已注明生效日期的文件，根据需要复印文件，保证复印件与原件内容清晰，在文件复印件上加盖“分发标识”，原件归档。
（有的企业为了更好的区分文件的原件，使用特殊颜色的纸作为原件，如浅蓝色纸，也有的是使用带有颜色的笔（蓝色中性笔）进行签字，也有的在原件上盖有不同颜色的原件章）(2) 复印件上的“分发标识”应考虑分发编号，如某一份文件需要分发5份，分别是质量部生产部、车间和实验室，则对这5个部门分别编号，如01是质量部，以后现场如果看到01编号的文件，可以确认是分发给质量部的文件，避免文件的混淆和丢失。
(3) 文件管理员将有分发标识的文件登记于“文件复制及分发记录表”分发至各部门，部门接受人员接收后进行签字。
(4) 文件的分发工作应在文件生效日期前完成，确保各文件使用者在文件生效时有新版文件。
(5) 复审撤销文件：文件定期复审确认需要撤销或废除的文件，由QA文件管理员进行撤销文件收集整理，撤销的文件由文件管理员填写相应记录登记收回和销毁情况。
(6) 版本更新的旧版文件：新版文件生效时，部门文件管理员交回旧版文件，QA 文件管理填写相应记录登记文件收回和销毁情况。
(7) 对于收回文件不完整时，文件管理员应详细登记所缺文件的复印编号，文件使用者书面报告QA，阐明文件丢失原因，保证一经找到立即交QA销毁。
若现场发现，必严处。
(8) 文件收回后，除原件留档外，其余文件全部销毁，收回的文件进行销毁，应当填写文件收回、销毁记录。
(9) 完成时限：对于文件的收回与销毁应当规定必要的时间限制，确保文件被有效和全部收回，必要文件进行销毁，一般应在3个工作日完成。
1. 案例二(1) 由质量管理部门将审核批准的文件按需复印，并记录复印份数。
经批准的文件复印件，应于文件每一页加盖“受控文件”红章，并与文件第一页加盖“部门编号-部门发放流水号”红章。
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文件销毁的6个步骤
文件销毁是一项非常重要的任务，尤其对于个人和企业来说。
在处理敏感信息时，正确地销毁文件可以保护个人隐私和企业机密，防止泄露和滥用。
下面将介绍文件销毁的六个重要步骤。
第一步：制定销毁计划
在开始销毁文件之前，制定一个详细的销毁计划非常重要。
首先，确定需要销毁的文件类型和数量。
其次，确定销毁的时间表和频率。
最后，确定销毁的方法和工具，如使用纸张碎片机、磁带磁化器或数据擦除软件。
第二步：分类和标记文件
在销毁文件之前，对文件进行分类和标记是必要的。
将文件按照重要性和机密性进行分类，例如个人身份证明、银行账单、合同文件等。
然后，使用标签或符号将文件标记为“待销毁”或“保留”。
这可以帮助确保正确地销毁敏感文件，同时保留需要保留的文件。
第三步：选择合适的销毁方法
根据文件的类型和机密性，选择合适的销毁方法。
对于纸质文件，可以使用纸张碎片机将其剪成小块，确保无法还原。
对于电子文件，可以使用数据擦除软件将其彻底删除，或者使用物理销毁设备破坏存储介质。
第四步：确保安全的销毁过程
在执行销毁过程时，确保安全是非常重要的。
如果使用纸张碎片机，应将其放置在安全的地方，并确保只有授权人员可以访问。
对于电子文件，确保使用可靠的数据擦除软件，并在销毁后确认文件已被完全删除。
第五步：记录销毁过程
为了确保文件销毁的追踪和透明度，记录销毁过程是必要的。
记录包括销毁文件的日期、时间和数量，以及执行销毁的人员。
这可以帮助解决任何可能出现的问题，并提供法律和合规性方面的证据。
第六步：妥善处理废弃物
销毁文件后，废弃物的处理也是需要注意的。
对于纸质文件，收集碎片并进行安全的废物处理，以防止他人获取其中的信息。
对于电子文件，确保存储介质被妥善处理，例如通过物理销毁或交给专业的电子废物处理公司。
文件销毁是一项重要的任务，需要经过详细的计划和正确的执行。
制定销毁计划、分类和标记文件、选择合适的销毁方法、确保安全的销毁过程、记录销毁过程和妥善处理废弃物是文件销毁的六个关键步骤。
只有正确地执行这些步骤，才能确保文件的安全销毁，保护个人隐私和企业机密不被泄露。