如何做好上市公司董秘

一、中国董事会秘书制度设立的历史沿革

董事会秘书作为高管人员在中国公司设置,经历了从境外上市的外资股,到境内上市的外资股,再到境内上市的内资股的渐进过程。最初出现是深圳,1993年,深圳市人民代表大会制定的《深圳经济特区股份有限公司条例》专条规定,董事会设秘书,秘书负责董事会的日常事务,受董事会聘任,对董事会负责。

1994 年,国务院颁布了《国务院关于股份有限公司境外募集股份及上市的特别规定》,明确规定董事会秘书为公司高级管理人员。1994 年8月,国务院证券委员会和国家体改委发布了《到境外上市公司章程必备条款》,专章规定公司设董事会秘书,董事会秘书为公司高级管理人员,由董事会委任,主要职责是保管文件、向国家有关部门递交文件、保证股东名册妥善设立、确保有关人员及时得到有关记录和文件。

1996 年3月,上海市证券管理办公室、上海证券交易所发布了《关于 B 股上市公司设立董事会秘书的暂行规定》,要求 B 股公司必须设立董事会秘书,董秘为公司高管人员,明确提出任职条件和职权,旨在规范上市公司行为,提高董事会工作效率,保护投资者利益。1996 年8月,上海证券交易所发布了《上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法(试行》,明确所有获准上市的公司必须聘任董事会秘书,强调董事会秘书为高级管理人员,同时提出五条任职条件,九条职权范围,六条任免程序,以及三条法律责任,基本确认了董事会秘书制度的框架。

1997年 3 月,上海证券交易所、上海市证券管理办公室联合发布了《关于建立上市公司董事会秘书例会制度并进一步发挥董秘作用的通知》,强调建立董事会秘书例会制度,涉及董事会秘书的人选配备、工作条件及职责权限等方面,该通知对支持和推动董事会秘书工作,提升上市公司董事会秘书地位及促进上市公司规范化运作有重要意义。1997 年12月,中国证监会发布《上市公司章程指引》,专章列示“董事会秘书”条款,要求所有上市公司都必须配备董事会秘书,作为上市公司的“根本法”真正确立了董事会秘书在上市公司中的地位和作用。

2001年,深沪证券交易所修订的《股票上市规则》中都肯定董事会秘书为高管人员,并对董事会秘书任职资格、职责、任免作出更详尽的规定。

2004年,沪深证券交易所修订的新版《股票上市规则》中进一步强调了董事会秘书在上市公司中的高管资格和相关职责,增加了董秘职权范围的规定,董秘有权要求公司董事、监事和其他高级管理人员对其工作予配合与支持;新《规则》对董事会秘书任职资格提出更高的要求,并明确规定上市公司不得无故解聘董事会秘书,规范了公司在董事会秘书出现空

缺、不能履行职责等特殊情况下的应对措施。新《规则》表明,董事会秘书的任命并不只是公司内部的事情,董事会秘书成为投资者与上市公司沟通的重要桥梁。

2005年修订后的《公司法》第124条从法律意义上正式确定了董事会秘书的职责,同时规定了董事会秘书为上市公司高级管理人员。

二、上市公司董事会秘书的法律地位

新《公司法》出台之前,根据中国证监会、沪深证券交易所制定的有关规定,上市公司均应设立董事会秘书,董事会秘书属于公司组织机构的一部分,作为上市公司高级管理人员,负责处理董事会执行职权所产生的事务,但缺乏规范性,很多公司董事会秘书难有实质意义的高管地位。大型国有企业改制后的上市公司,董事会秘书的地位和收入大多与部门中层管理人员相当,很难发展为尽职的高管人员,更无法实现披露、协调及监管联络的治理职能。新《公司法》关于第四章“股份有限公司的设立和组织机构”第五节“上市公司组织机构的特别规定”中,第124条“上市公司设董事会秘书,负责公司股东大会和董事会的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理,办理信息披露事务等事宜”;第十三章“附则”规定“高级管理人员是指公司的经理、副经理、财务负责人、上市公司董事会秘书和公司章程规定的其他人员”。从法律意义上第一次确认了董秘的地位。

三、上市公司董事会秘书的任职资格与任免程序

证券类法规对董事会秘书任职资格和任免程序的规定不断深入和细化,1997年《上市公司章程指引》规定董事会秘书应当具有必备的专业知识和经验,经专业培训合格,由董事长提名,董事会委任,公司董事或者其他高级管理人员可以兼任公司董事会秘书,董事会解聘董事会秘书应当具有充足理由。

在此之前,1996年8月上海证券交易所发布的《上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法》还对董事会秘书任职的年龄和学历作了具体规定。1999年4月,中国证券监督管理委员会发布《境外上市公司董事会秘书工作指引》也具体规定董事会秘书应具有大学专科以上学历,具有3年以上从事金融或财务审计、工商管理或法律等方面的工作经历等。

2004年深沪证券交易所修订的新版《股票上市规则》明确董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识,具有良好的职业道德和个人品德,强调拥有董事会秘书资格证书,董事会应在董事会秘书空缺期间指定一名董事或高级管理人员代行董事会秘书职责,不得无故解聘董事会秘书。这说明上市公司董事会秘书的任免已不再仅是公司内部事务,对空缺应急机制的规定,标明董事会秘书作为上市公司必设机构的重要地位。

由此可以看出董秘与其他高管的三点不同:

1、任命:由董事长提名,董事会委任,这一点和公司总经理的任命是一样的,而不同于其他高管(其他高管都是总经理提名;

2、董事会闭会期间,相关事务由董秘负责;

3、董秘的任职需要资格的认定,遭到解聘可以申诉,辞职需要向社会公告,在一定程度说明董秘不仅仅是上市公司内部一员,他具有一定的社会性。

四、董秘的处境——风险相伴、弱势群体

在研究上市公司董事会秘书的作用之前,我们需要对董秘的处境做粗略分析,结合他们的行为方式,我们可以推测董秘为完成职责所面临的难题和渡过难关需要的素质。

在人们的印象中,董秘不需承担盈利任务,只需按时完成信息披露、不出差错即可;只有年报披露期间和有融资任务期间比较忙,其它时间可以自由支配;有充分的时间和条件接触资本市场最新动态,提前了解有利或不利的各项信息;自身拥有监管部门和中介机构的许多资源……总而言之,董秘的工作是非常理想的。

实际情况如何呢?董秘的职业风险不可忽视。在“伊利事件”中,随伊利股份原董事长郑俊怀等人一起被刑事拘留的还有原董秘张显著,张显著并不是第一个被刑拘的上市公司董秘,相信也不是最后一个。据Wind资讯数据统计,自国内股票市场产生以来,共有192家上市公司(包括已退市公司因违规受到过交易所处罚,有265位董秘可能因为公司违规而受到处罚甚至因此而被调整或撤换,其中在交易所公开披露的处分措施中明确提及对董秘处分措施的有18家,并且这18位董秘在处分之后无一例外地被撤换。无从得知这些受到过处分或被撤换的董秘中,有多少是“不得已而为之”的被动违规,多少是“心甘情愿”的主动违规。但是,董秘的职业风险由此可见一斑。特别是随着监管部门对上市公司监管力度的加大,当违规、造假上市公司的暴露问题的时候,董秘无法逃脱被调查和质疑。

既然上市公司董秘是公司治理结构中非常关键的一个环节,他的工作体现了上市公司与非上市公司在规范运作方面的主要区别,那么他们为什么不向公司董事会和管理层传达规范运作要求,并督促执行呢?原先在于董秘是上市公司管理层中的弱势群体。

我国《公司法》在修订前中没有董秘的职位定位的规定,是造成董秘的风险较大的直接原因。虽然深沪交易所的上市规则明确了董秘在上市公司中的高管地位,但没有强制性规定条款,董秘的高管地位没有从资格认定、任免程序等方面得以落实,也没有具体措施来防范董秘的职业道德风险。由于制度的缺陷导致董秘这一岗位存在“先天不足”。中国证券市场上确实出现过董事会秘书实质控制上市公司的情