文件整理与归档方法

各位朋友 下午好！
浅谈文件整理与归档的方法
——兼谈档案保管 利用 电子档案
吴士健
2014· 06· 08
口 文件整理与归档的方法 ／ 导语
口 讨论、研究本题的主要依据 ■ 国家档案局2000年12月6日发布的《归档文件整理规则》。 ■2004年国家档案局 国家经贸委 国家计委发布的《企业档案管理规定》 ■2004年国家档案局 国务院国有资产监督管理委员会发布《国有企业文 件材料归档办法》 ■ 国家档案局2006年12月18日公布并施行的《机关文件材料归档范围和
文书和信息材料的统称。
DA· Gs
二、档案的类型
文书档案 档
案
的 类
科技档案
性
专门档案
电子档案
口档案工作概述 ／ 档案类型 · 1 ·
二、档案的类型与划分
（一）文书档案
■
文书档案是指由党政机关、企事业单位，社会团体，以及其他 社会组织等，在实施管理和社会实践活动中形成的文件转化而 成的档案材料。例如：
■ 归档类目是单位档案室和文书处理部门，
■ 根据本单位工作活动和文件材料的形成规律，
■ 对新一年度可能形成的文件材料，按照归档的要求和方法 ■ 预先拟制或修订的下一年度归档文件的类目表，又称归档条 款、归档计划。
DA·GZ
口 归整步骤和方法／ 编制类目 . 2 . 二、编制归档类目
（二）归档类目表的结构和内容
■也就是说，文件归整工作上承文书处理下启档案管理，是档案工作的前
提和基础。 ■对确保档案的完整、系统、安全、有效，便于存储、保管和利用具有至 关重要作用。 ■本题以国家档案局发布实施的《归档文件整理规则》为依据，重点讨论
下面几个问题：
DA ·Gs
口 本节讨论内容
确定档案保管期限 编制归档文件类目 归档文件整理的相关概念 文书整理与归档的步骤和方法
■
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，办理完毕
的，有价值的，作为历史记录保存起来的，以备查考或作为凭
证的文字、图表、声像等文书和信息材料的统称。
■
这个定义表达了四个方面的内容：
DA· Gs
口 档案工作概述 ／ 档案概念 · 2 ·
1、档案是直接源于社会实践活动的原始记录，其行为主体是机关、组
的档案，一般都应明确“标时”例如30年、10年等（例见下表）。
口 档案工作概述 ／保管期限 · 2 ·
档案保管期限表样式—1
××集团公司档案保管期限表
归 档 范 围 保管期限
序号 1
本企业设立、变更、解散过程文件材料 本企业筹办和设立的申请文件材料、政府相关部门批准 设立本企业的相关文件材料 永久
■ 国家档案局1987年12月4日颁布的 《机关档案保管期限的规定》将档案 保管期限分为永久、长期、短期三种。长期保管期限为16至50年；短期 保管期限为1至15年。 ■ 国家档案局2006年12月18日公布并施行的《机关文件材料归档范围和文
书档案保管期阴规定》将档案保管期限界定为永久、定期两种，定期 一般
织或个人。
2、档案是由文书等信息转化而来的，没有文书，也就没有档案。因此 说;“文书是档案的前身，档案是文书的归宿；今天的档案就是昨天 的文书，今天的文书就是明天的档案”； 3、文书转化为档案的条件：
■
办理完毕的；
有查考和利用价值的； 按照一定的规律整理和保存起来的。
■
■
4、档案是以备查考或作为凭证的文字、图表、声像等
1.1
1.2
本企业设立登记相关证照、证照变更登记文件材料
永久
1.3
本企业章程送审稿、批准稿及正式文本
永久
1.4
企业合并、分立、改制、上市、破产、解散或其他变更 公司形式等过程中形成的文件材料
永久
口 档案工作概述 ／保管期限 · 3 ·
××集团公司档案保管期限表
序号 2 归 档 范 围
续页
保管期限
本企业董事会、监事会、股东会构成及变更等方面的文 件材料 本企业董事会、监事会、股东会构成及变更文件材料， 发起人协议 永久
DA· Gs
口 档案工作概述 ／ 档案类型 · 4 ·
（四）电子档案
■电子档案是指
■利用计算机技术形成的， ■以代码形式存储于特定介质上的档案， ■电子档案又称机读档案或数字档案。 ■就载体而言，电子档案的存在形式可运用于各种类型的档案；同时在
内容上，极具有包容性，它可以容纳各种类型档案的各类信息。
三、档案的性质和作用
口 档案工作概述 ／ 性质作用 · 1 ·
三、档案的性质和作用
■
档案的性质可以表现在多方面，但其最本质的属性是原始记录性。
■
档案是党和国家宝贵的历史文化财富，是国家科学文化事业的组成
部分。
■
档案的作用主要表现在三个方面：
1、查考依据作用。 2、历史凭证作用。 3、现实工作和科学研究的基础作用。
上级党组织召开的党务工作会议的通知、纪要、报告、
决议等文件
2 3 4 5 公司党委会和常委会的会议记录、纪要 永久
公司党员代表大会的通知、报告、换届选举结果、决议、 永久 纪要 上级党组织对本公司领导任免的通知、决议等文件 公司党委关于表彰先进的通知、决定、公司党委及个人 受上级表彰的通知、申请材料 永久 永久
一、确定档案保管期限
口 档案工作概述 ／保管期限 · 1 · 一、确定档案保管期限
■为了准确划分档案价值，各单位都应根据国家档案保管期限的规定，
结合本单位实际，制定本单位的《档案保管期限表》。 ■ 保管期限的划分是档案鉴定工作的主要任务；是衡量价值鉴定质量 准确与否的主要标准，是确定本单位归档范围和保管期限的依据。 ■《档案保管期限表》一般有三种形式：一是四项表格式，即标题、 序号、条款名称、保管期限；二是五项表格式，即标题、序号、条 款名称、保管期限、附注、说明；三是文稿式。对于“定期”保管

DA· Gs
四、档案工作的基本内容
口 档案工作概述 ／基本内容 · 1 · 五、档案工作的主要内容
■
档案工作的内容主要有六项，即档案的收集、整理、鉴定、保管、统 计和提供利用。
■
这六项工作通常也称为“六个环节”，“六项业务”或“六项任务”。
档案工作的六项内容相互衔接，互为作用，相为因果，是统一的有机
■
■
DA·Gs
口 档案工作概述 ／具体要求 · 2 · 六、档案工作的基本原则和要求 （二）档案工作的具体要求
■
完整，指档案收集要完整，没有疏漏；
■ 安全，指保证档案物质安全和内容安全；
■ 有效，即能够有效地利用，充分发挥档案的作用。
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六、档案保管期限
口 档案工作概述 ／保管期限 · 1 · 六、档案的保管期限
顺序号
条
款
名
称
保管期限
附注
说 明
1
××××××××××××××
××
××
××
1.1
××××××××××××××
××
××
××
1.2
××××××××××××××
××
××
××
二、编制归档类目
口 归整步骤和方法／ 编制类目 . 1 . 口 编制归档类目，即编制或修订新一年度文件归档计划
（一）归档类目的含义
4
5
本企业半年、季度、月份等计划、总结、统计文件材料
本企业、所属控股企业的经营目标责任书、业绩考核评
10年
30年
价文件材料
口 归整步骤和方法／ 编制类目 . 4 .
归档类目表格式 类号：3 条款号 1 2 3 4 5 ××公司200×年文件归档目表 类目名称：经营管理（XZ） 条 款 名 称 保管 期限 永久 永久 30年 永久 10年 责任 单位
1、类号。档案类别的编号。 2、类目名称。即文件的类名。 3、条款号。即类目的顺序号。 4、条款名称。一般为文件标题。
5、保管期限。根据文件档案保管期限表确定。
6、责任部门。即文件材料的形成部门或 负责整理归档的部门。 如下表：
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口 归整步骤和方法／ 编制类目 . 3 .
归档类目表格式 类号：1 条款号 1 条 ××公司200×年文件归档目表 类目名称：党群工作（DQ） 款 名 称 保管 期限 30年 党 委 办 公 室 责任 部门
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档案类型
文书档案
科技档案
专门档案
电子档案
业务档案
基 建 档 案
科 研 档 案 等
设 备 档 案
产 品 档 案
人 事 档 案 专 利 档 案
会 计 档 案 教 学 档 案
工 商 档 案 书 稿 档 案
税 务 档 案 艺 术 档 案
声 像 档 案
新 闻 档 案
等
司 法 档 案
审 计 档 案
口 归整步骤和方法／ 编制类目 . 4 .
归档类目表格式 类号：2 条款号 1 2 3 条 ××公司200×年文件归档目表 类目名称：行政管理类（XZ） 款 名 称 保管 期限 30年 永久 永久 综 合 办 公 室 责任 单位
上级针对本公司行政管理的综合性文件 本企业中长期规划、纲要、重要的经营决策文件材料 本企业年度计划、任务目标、总结、统计文件材料
■
“二度”：温度14—20℃；相对湿度50%—65。
■
“八防”：防火、防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防光。 “三分开”：库房、阅览室、办公室三分开。
■
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第二节 文件整理与归档
口 文件整理与归档 ／ 导语 · 1 ·
■文件整理与归档是文书处理工作的最后一个环节，也是档案工作的第一 个重要关口。
分为30年、10年。
■ 国家档案局2012年12月17日发布《企业文件材料归档范围和档案保管期