岗位说明书编写规范

岗位说明书编写规范

岗位说明书编写规范

一、编写岗位说明书的一般原则

1、统一性

（1）统一模板：各部门统一使用人力资源部下发的岗位说明书模板；

（2）统一文件格式：统一使用Word97-2003格式；

（3）统一页面：每个岗位说明书都是两页，不允许“岗位职责”跨页的情况出现。如果填写过程中出现“岗位职责”跨页的情况，一是在“工作任务”不足12条的情况下删除后面的空行；二是对“工作任务”的条数以及表述过长的“工作任务”进行精简。

（4）统一字体、字号：所有需要填写的栏目均使用“楷体-GB2312”字体，字号为五号。

2、准确性

描述要准确，语言要精练，一岗一书，不应“千岗一面”，“一岗概全”。

3、实用性

任务明确好执行，责任明确好考核，权限明确好决策，资格明确好选人。

4、完整性

职责任务的完整，对于培养员工的成就感具有非常重要的意义。

二、编写内容说明

1、岗位名称：指对岗位的命名。

一般情况下，具有领导职能的岗位名称的命名方法为：部门名称+头衔。如，电解一车间主任、人力资源部部长（生产部门领导后缀一般是主任；职能部门领导后缀一般是部长）。管理部门、工程技术人员的岗位命名方法为：分工+岗位序列后缀。如总账会计、绩效管理员、工艺技术员等。生产人员与辅助人员可以直接按照本岗位的工作活动进行命名。如，电解工、铸造工等。

2、岗位代码：按照规定的岗位编码方法进行填写。（由人力资源部另行规定）

3、所属部门：是指本岗位属于哪个部门，如电解一车间。

4、岗位职数：是指某一部门内该岗位的定编人数。

5、直接上级：是指本岗位的直接上级岗位名称。请不要填写为人名。

6、直接下属人数：是指直接向本岗位报告工作完成情况的下级人数。

7、职责概述：明确本岗位的核心职能。尽可能用一句话概括，最多不宜超过3项。

8、岗位职责：是指该岗位所担负工作或责任，它是由一项或多项相互联系的任务的组成的。对岗位职责的描述一般控制在10项以内，最多不宜超过12项，最少不宜少于8项。不允许出现“岗位职责”跨页的情况。

在一个部门内，同类岗位原则上应该具有一样的职能，所以应该赋予同样的岗位职责，考虑到原来各车间在工作安排上有一些区别，建议通过本次工作对同类岗位加以规范、统一。所以，在一个部门内，同类岗位只需要提交一份统一的岗位说明书。

对于职责过多的情况，可以概括程度高一些，将类似的职责放在一条职责里表述，或者以“；”的形式在一条职责里分开表述；对于职责偏少的情况，可以概括程度低一些，甚至将一个主要职责分成2-3条职责详细表述。

撰写岗位职责最重要的原则是简洁、明了。最关键的是让每个人，即使是没见过这种工作的人，也可以看懂并知道做什么、如何做以及这样做的原因。为了实现这一要求，岗位职责描述的方法有以下这些：

（1）用主动性的功能动词描述职责和任务。

每句话都要用主动性的功能动词开头。例如：

管理：是指在工作活动中需要履行计划、用人、组织、协调、控制、预算等职能的岗位。

制定：按照决策程序，具有决定规章制度、政策起草及其审定、签发职责的岗位。

制订：按照决策程序，具有组织规章制度、政策起草职责的岗位。一般情况下，制订工作完成后需要他人审定并决定是否实施。

起草：具有编写相关组织规章制度职责的岗位。一般情况下，文件编写任务完成后，需要本岗位的主管进行修改和审定。机关业务管理人员在多数情况下的职责是起草政策、文件及规章制度。

组织：组织的过程是对工作任务进行分配、协调的过程。组织一般须具备领导者或管理者的职责岗位或具有物质资源或人力资源配置职权的岗位。

实施：是指在工作过程中具有执行计划任务以实现工作目标的岗位。一般

而言，非领导岗位的多数工作属于实施的性质。如，实施培训计划、实施管理目标等。

在撰写岗位职责时，请直接用功能性动词，尽量避免使用“负责”、“协助”等动词。为了便于岗位说明书的编写，我们将决策决策层、管理层及专业执行层的常用动词附后，供岗位说明书编写人员参考。（参见附件一）（2）使用专业术语

尽可能避免含义模糊的术语，用一些可以明确表达工作步骤的术语组成短语。措辞要求专业、准确，不能过于口语化；类似于遵守国家法律、劳动纪律等原则性、一般性要求，这是对一个合格公民或劳动者得基本要求，不能算作岗位职责；类似于安排卫生值日、积极参加文体活动等，与工作关联程度不高的日常活动，也不能算作岗位职责。

（3）尽可能从数量上进行描述

如上例中，每岗8小时，1天24小时不间断。

（4）注意任务排序

注意岗位职责的排序，其中最简单的方法是按时间顺序；或者按照该岗位职责的重要性排序；或者按产品制作过程排序，以便以一种逻辑的、可以理解的方式描述该岗位的职责。

9、考核要点：在明确界定工作职责的基础上，对如何衡量每项职责的完成情况的规定。例如，工作满意度、生产产量、安全事故等。

10、工作关系：分为纵向关系和横向关系；纵向关系是指：在本部门内部上、下级之间的工作关系；横向关系是指在业务上与本部门同事之间、其他部门之间以及与外部政府、组织等等之间的工作关系。

11、沟通关系：沟通技巧由三方面来决定：沟通的性质、范围、频率。

沟通的范围：指沟通过程中所涉及的人员范围。是企业内部的沟通还是企业的外部沟通。

沟通的频率：指本岗位所开展的该类沟通是经常发生的还是偶尔发生的。涉及频率的选项有以下三项：偶尔、时常、天天。

12、工作权限：对相关工作的决策权、否决权、监督权、建议权等；对人事的任免权、考核权、奖惩权等；领导职务对一定限额内资金的处理权。

13、任职资格：是指胜任本岗位工作需要具备的基本条件，是对某一特定岗位来说的，不是针对目前在岗人员来说的，不能人为的拔高条件，也不能故意降低要求。包括以下几个方面

（1）教育背景：是指对任职者必须具备的专业以及学历要求。学历一般包括：初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士。如：机械制造专业本科以上学历；会计专业大专以上学历；本科以上学历无专业要求。

（2）资格证书：是指对任职者的专业技术职称、特种作业资格证书的要求。

（3）年龄要求：根据各岗位的实际情况，确定年龄要求。

（4）工作经验：进入本岗位工作所要求具备的工作经验。一般分为三种情况，一种是进入本岗位工作时，需要具备其他岗位的工作经验；二是进入本岗位工作时应该具备的本岗位低一级的岗位工作经验；第三种情况是本岗位不需要具备工作经验，但需经过上岗培训。

（5）技能要求：指经过反复训练才能够掌握并可以运用于完成岗位职责任务或者达成岗位目标的技巧和方法。如计算能力、沟通能力、解决问题的能力、计算机操作能力、外语应用能力等。

（6）其它要求：如果该岗位对于员工有其它方面的要求，请列示。

14、工作条件：包括以下方面

（1）工作场所：办公室、生产车间、室外作业等等。

（2）工作时间：根据实际情况填写工作的作业方式，例如：常白班、常夜班、四班三倒、三班三倒等等。

（3）环境状况：是否接触有毒、有害物质，比如氟化物、高温、辐射、粉尘、强磁场等；如：在办公室工作一般填写：不接触有毒、有害物质，具有较舒适的工作环境。

（4）危险性：是指工作具有多大的危险性，请根据实际情况进行选择。（见