归档文件整理的基本方法步骤
整理档案的方法与步骤
整理档案的方法与步骤档案整理是指对文件、资料进行分类、整理、归档的过程，目的是为了方便查找和管理，提高工作效率。
下面将介绍一些整理档案的方法与步骤，希望能对大家有所帮助。
首先，整理档案的方法有很多种，但最重要的是要根据自己的实际情况和需求选择适合自己的方法。
以下是一些常用的整理档案方法：1. 分类整理法，按照文件的性质、用途、格式等特点进行分类，然后分门别类地整理归档。
这种方法适用于文件种类繁多、杂乱无章的情况。
2. 时间整理法，按照文件的时间顺序进行整理，将文件按照年、月、日的顺序排列，便于查找和追溯历史。
3. 功能整理法，按照文件的功能和用途进行整理，将同一类功能的文件放在一起，方便查找和使用。
4. 空间整理法，按照文件的空间位置进行整理，将文件按照不同的存放位置进行整理，便于管理和利用空间。
其次，整理档案的步骤也是非常重要的，下面将介绍一些整理档案的步骤：1. 清理，首先要对文件进行清理，将不需要的、过期的文件进行淘汰，只保留必要的文件，避免占用空间和增加管理成本。
2. 分类，根据文件的性质和用途进行分类，将文件进行归类，便于后续的整理和管理。
3. 标识，对每个文件进行标识，包括文件的名称、编号、分类等信息，便于查找和识别。
4. 整理，按照选择的整理方法进行整理，将文件整理归档，保持整齐、清晰。
5. 存储，选择合适的存储方式，将整理好的文件进行存储，保证安全和便捷。
最后，需要注意的是，整理档案是一个持续的过程，需要不断地进行更新和维护。
在日常工作中，要注意及时整理文件，避免文件的混乱和丢失。
另外，要定期对档案进行检查和整理，保证档案的完整性和准确性。
总之，整理档案是一项重要的工作，需要我们认真对待。
选择合适的整理方法和按照正确的步骤进行整理，可以提高工作效率，减少时间成本，帮助我们更好地管理和利用文件资料。
希望大家能够根据自己的实际情况，选择适合自己的整理方法和步骤，做好档案整理工作。
档案归档文件整理的基本方法
档案归档文件整理的基本方法
一、文件整理策略
1、严格按照档案管理程序来实施：要严格按照档案管理程序来实施，即从文件的形成、存放、使用和最终的销毁方面对档案进行综合管理，及
时对不需要的档案进行销毁，确保档案的安全。
2、定期对档案进行整理：定期对档案进行整理，通过对档案中材料
进行统一编号、索引，确保档案的顺序性和完整性。
3、根据档案的使用来划分存放区域：根据档案的使用来划分存放区域，将按区域进行分类存放，便于检索查找；
5、建立档案管理系统：利用电脑等新技术手段，建立档案管理系统，方便快捷的查阅、检索和存档归档等，可以有效节约查找档案的时间。
二、文件整理实施步骤
1、对档案进行调整：
①根据档案的使用情况，根据实际情况，对各档案目录进行调整，删除、新增一些与实际使用情况不符的档案，使档案内容与现实一致，以符
合使用者的需要。
②统一各档案内材料的编号，统一文件编号，对文件进行归类和分类，使档案的材料系统、一致。
简述归档文件的整理及其基本原则
简述归档文件的整理及其基本原则一、引言在日常工作和生活中，我们经常需要处理各种各样的文件和资料。
为了方便查找和使用，对这些文件进行归档整理是非常重要的。
本文将从归档文件的定义、目的以及基本原则等方面进行介绍。
二、归档文件的定义及目的归档文件是指将已经完成或不再需要频繁使用的文件进行整理、分类和存档的过程。
归档的目的主要有以下几点：1. 方便查找：通过将文件进行分类整理，可以提高文件的可查找性，节省查找文件的时间和精力。
2. 节省空间：归档文件可以将不常用的文件存放在较为隐蔽的地方，从而节省工作和生活空间。
3. 保护文件：通过归档文件，可以减少文件的丢失和损坏的风险，保护文件的完整性和可用性。
三、归档文件的基本原则在进行归档文件的整理时，需要遵循以下基本原则：1. 分类原则：将文件按照一定的规则进行分类，例如按照文件类型、主题、时间等进行分类，使得文件的整体结构清晰明了。
2. 标识原则：对每个归档文件进行标识，包括文件名、编号、日期等，以便于查找和识别。
3. 排序原则：对文件进行排序，可以按照字母顺序、时间顺序等进行排序，使得文件排列有序，方便查找。
4. 存储原则：选择适合归档文件存储的介质和方式，可以使用纸质档案、电子档案或者云存储等方式进行存储。
5. 定期清理原则：定期对归档文件进行清理，删除已经过期或不再需要的文件，以保持归档文件的整洁和实用性。
6. 保密原则：对于涉及敏感信息的文件，需要采取相应的保密措施，确保文件的安全性和保密性。
7. 审核原则：对归档文件进行定期的审核和评估，检查文件的完整性和准确性，并进行必要的修订和更新。
8. 知识共享原则：在归档文件的整理过程中，可以将一些有价值的文件和资料进行共享，以便于他人的使用和借鉴。
四、归档文件的整理步骤归档文件的整理可以按照以下步骤进行：1. 收集文件：将需要归档的文件进行收集，包括纸质文件、电子文件等。
2. 分类文件：按照一定的分类原则对文件进行分类，可以建立文件夹或者标签进行分类。
(档案管理)档案归档文件整理的基本方法
归档文件整理的基本方法一、装订1、件的区分件是指归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。
“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。
2、装订方法每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。
每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。
二、分类1、分类方法根据实际情况，我们选择以下分类方法保管期限－年度分类法这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。
主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。
如：长久：2001年、2002年、2003年……定期：2001年、2002年、2003年……2、编制分类方案分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。
（1）引言，提示分类方法。
如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。
（2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号（3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。
采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。
3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。
三、归档文件排列1、文件排列的含义，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。
归档文件整理流程
2、排列方法
❖ 在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、 重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文 件可集中排列。
同一事由内的归档文件排列：
❖ 同一事由内归档文件的排列，最简单的方法 是按文件形成时间先后顺序，日期在前的归 档文件排列在前，日期在后的文件排列在 后；或者按文件的重要程度排列，相对重要
❖ 保管期限：分为永久、30年、10年
❖ 件号：室编件号
❖ 选择项目： 机构（问题）
❖ 各单位档案部门可设置其他一些选择项目
3、盖章
❖ 归档章的项目： ❖ 全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件
号、馆编件号 ❖ 归档章格式 ❖ 长45mm,宽16mm，等分成6小块 ❖ 带*号为可选项
（全宗号）
第四步：归档文件编号
❖ 1、件号
❖ 室编件号： ❖ 归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序
号 ❖ 在分类方案的最低一级类目内，按文件的排列顺序
从“1”开始标注 ❖ 馆编件号（ 进档案馆后由档案馆统一编制）
2、编号项目
❖ 必备项目 ：
❖ 全宗号：档案馆对其接收范围内各立档单位所编制 的代号
❖ 年度：归档文件形成年度。采用公元纪年，以4位 阿拉伯数字表示，如2006
间 ❖ 同一年度同一机构的文件排在一起，便于查找
保管期限-年度-机构分类法（推荐使用）
❖ 适用于内部机构有变化但不复杂的立档单位 ❖ 先按保管期限分类 ❖ 在将每一保管期限的文件按年度分类 ❖ 再将每一年的文件按机构分 ❖ 适用于机构不复杂的立档单位 ❖ 便于向档案馆移交 ❖ 应预留空架
机构-年度-保管期限分类法：
❖ 先按年度分类 ❖ 再区分划入每一机构文件的保管期限
保管期限-年度分类法：
归档文件整理方法和步骤包括
归档文件整理方法和步骤包括咱来聊聊归档文件整理这档子事儿哈。
你想想，那一堆堆的文件，要是没个条理地放着，那不就跟那乱麻似的，找个啥都费劲得很呢！所以呀，归档文件整理可太重要啦。
先来说说整理方法吧。
咱得像个细心的管家一样，给每一份文件都找到它合适的“家”。
可以按照文件的类型来分呀，比如说合同放一块儿，报告放一块儿。
这就好比是把苹果和苹果放一起，橘子和橘子放一起，清清爽爽的，多好呀！然后呢，还可以按照时间顺序来整理。
就跟那日历似的，一年一年地排好，哪个时间段的文件一目了然。
你说要是找个去年的文件，那不是轻而易举嘛！再来讲讲步骤，这可不能马虎哟！第一步，得把文件都收集起来，可别落下啥重要的宝贝。
这就像是要做一顿丰盛的大餐，得先把食材都准备齐全咯。
接着呀，给文件分分类，该放哪儿放哪儿。
这就好像给不同的小动物找到它们的窝一样，得安排得妥妥当当的。
然后呢，给每个分类都做个标记。
这标记就像是给它们贴上标签，让你一下子就能找到它们。
比如说在文件夹上写上“合同大全”“报告集锦”啥的，多有意思呀！整理的过程中，可别着急忙慌的，得慢慢来。
就像绣花一样，得一针一线地仔细着。
要是马马虎虎的，回头找文件又得抓瞎啦。
还有啊，别忘了定期检查检查。
就跟那车子要保养似的，文件归档也得时常看看有没有啥问题。
要是有新文件来了，及时加进去，别让它们“无家可归”呀。
归档文件整理说难也不难，只要咱用心，有耐心，那肯定能把这事儿干得漂漂亮亮的。
你想想，以后找文件就跟在自己家找东西一样顺手，那多爽呀！咱可不能让那些文件乱糟糟地堆着，得给它们一个整齐、舒适的“家”。
这样，我们工作起来也更有效率，不是吗？所以呀，大家都赶紧行动起来，好好整理自己的文件吧！让我们的工作环境变得井井有条，让我们的工作更加轻松愉快！难道不是吗？。
文书整理归档的程序
文书整理归档的程序
文书整理归档的程序一般包括以下步骤：
1.收集：将需要归档的文件进行收集，确保文件的完整性和准确性。
2.分类：根据文件的内容、形式、时间等因素进行分类，制定文件
编号和档案目录。
3.鉴定：对文件进行鉴定，确定其是否具有保存价值，以及保存期
限。
4.整理：对文件进行整理，包括对文件的编号、页码、装订、装盒
等处理，确保文件的完整性和可读性。
5.归档：将整理好的文件按照档案编号和目录进行归档，确保文件
的顺序和位置。
6.保管：对归档的文件进行保管，包括定期检查、备份、防火防盗
等措施，确保文件的安全和完整。
在文书整理归档过程中，需要注意以下几点：
●确保文件的完整性和准确性，避免漏收或错收文件。
●对文件进行分类和鉴定时，要遵循相关规定和标准，确保文件的
分类和保存期限的准确性。
●在整理和归档过程中，要注意保护文件的原始面貌和完整性，避
免损坏或丢失文件。
●在保管过程中，要采取有效的措施确保文件的安全和完整，防止
文件被盗窃或损坏。
资料文件归档整理
资料文件归档整理
资料文件归档整理是指将各种类型的文件和信息按照特定的标准进行分类、整理、存储、检索和访问的过程。
目的是帮助组织和个人更有效地管理他们的信息，提高工作效率，并确保信息的保密性和安全性。
一、归档整理步骤
1．制定归档方案:确定归档范围、分类标准、命名规则、存储方式等。
2．收集资料:将所有需要归档的资料收集起来。
3．分类整理:按照制定的分类标准对资料进行分类。
4．装订和编号:将分类好的资料进行装订和编号。
5．编制目录:编制详细的资料目录。
6．归档存储:将整理好的资料按照目录进行归档存储。
二、归档整理方法
1．按主题分类:按照资料的主题或内容进行分类，例如按项目、部门、时间等分类。
2．按类型分类:按照资料的类型进行分类，例如按文件、图片、音视频等分类。
3．按时间分类:按照资料的创建时间或日期进行分类。
三、归档整理注意事项
1．统一标准:制定统一的归档标准，并严格执行。
2．完整齐全:确保归档资料完整齐全，不遗漏任何重要信息。
3．准确规范:确保归档资料的准确性和规范性。
4．方便查找:确保归档资料方便查找和使用。
四、归档整理工具
1．文件柜:用于存储纸质资料。
2．档案盒:用于存储纸质资料。
3．扫描仪:用于将纸质资料扫描成电子文档。
4．电子文档管理系统:用于存储和管理电子文档。
归档文件整理的方法与步骤
归档文件整理的方法与步骤一、将文件材料收集齐全年底或第二年三月份之前把所有需要保存的文件材料收集齐全。
要保证应该保存的文件材料不残缺短少，特别是散放在股室或个人手中的要注意收集齐全集中管理。
二、分年度将收集齐全的文件材料进行划分年度，每个年度分别放在一起，要仔细确认，避免放混。
三、按归档范围与不归档范围挑除不归档文件材料（一）归档范围：凡是本机关在工作活动中形成的、经过办理完毕、具有查考价值的收发文件、传真、会议文件、内部文件（规章制度、统计报表等）、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿（附印本）以及编制的图册、簿册等都要归档。
(本标准适用于我区各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。
文件来源上看：1、本级机关制发的需归档的归档文件材料包括：①本级制发的红头文件②本单位形成的白头文件实际工作中存在的问题：缺会议记录、固定资产的审批、房产、机关财务预算、干部调动材料、单位职能材料等，这些材料容易分散在个人手中。
2、上级机关制发的需归档的文件材料包括：①上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料②上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料③上级机关制发的本单位领导人任免、机构设置、人员编制3、同级机关制发的需归档的文件材料包括：需要本机关贯彻执行或需要办理的关于重要业务问题的来函与本机关的复函等文件材料。
4、下级机关制发的需归档的文件材料包括：需要本机关办理的关于重要业务问题的请示、汇报与本机关的批复等文件材料。
（二）不归档范围一是上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，如任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，仅供工作参考的抄件等；（上级机关征求意见未定稿的文件。
）二是本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件（如：一般召开业务会议的临时通知；要求上报计划、总结、统计报表的通知（函），了解工作、接洽业务的介绍信等），一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；三是同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（如：某学校收到的有关农业生产、市场管理方面的文件。
归档文件的整理方法和步骤
归档文件的整理方法和步骤一、收集：1、翻箱倒柜，找出所有的文件材料。
2、走访、动员原任领导和办公室人员，移交其保存的文件材料。
3、收集的范围（1）本单位在工作、生产活动中形成的各种文件材料；（2）本单位未经收发文登记的管理性文件（俗称“帐外”文件），如各种会议记录、典型调查材料、重要函件往来、重要电话记录、外出人员参加工作会议带回来的文件和有关资料；（3）直属上级单位和其他单位针对本单位颁发的属于本单位主管业务并要执行的文件、下级单位呈报的与本单位职能活动有紧密联系的重要文件。
二、分年度：按文件制发的时间（落款时间）或文件内容针对的时间，把同一个年度的文件集中放在一起。
遇到没有标明时间的文件，要考证文件的时间。
遇到跨年度的计划，放在计划的第一年。
遇到跨年度的总结，放在总结的最后一年。
三、分级别：按来文或制发文件单位的级别，分别放好。
四、划分保管期限：1、永久：凡是反映单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。
2、定期30年：凡是反映单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料列为定期30年保管。
3、定期10年：凡是在较短时间内对本单位有参考利用价值的文件材料列为定期10年保管。
五、装订文件，编写页码：每份文件单独装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
要把原来的订书钉取掉，换用不锈钢订书钉，遇很厚的文件，或簿册类的文件材料，可以用装订线采取“三孔一线”方法装订。
每份文件单独编写页码，有字的页面都要编页号，下面的编右下角，背面有字的编左下角，要用碳素墨水，不能用蓝墨水和圆珠笔，更不能用铅笔。
六、填盖档号章：在每份文件首页右上端的空白位置加盖档号章并填写相关内容。
档号应填写全宗号、年度、件号、保管期限。
高：8mm﹢8mm 宽：15mm﹢15mm﹢15㎜七、录入目录、打印目录、填写备考表：（一）录入目录1、顺序号：也就是同一年度、同一保管期限的文件份号，即件号。
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归档文件整理的基本方法步骤
一、装订
1、件的区分
件是指归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。
“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。
2、装订方法
每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。
每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。
二、分类
1、分类方法
根据实际情况，我们选择以下分类方法
保管期限－年度分类法
这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。
主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。
如：
长久：2001年、2002年、2003年……
定期：2001年、2002年、2003年……
2、编制分类方案
分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。
（1）引言，提示分类方法。
如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。
（2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号
（3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。
采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。
3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。
三、归档文件排列
1、文件排列的含义，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。
2、排列原则，是在最低一级类目内件的排列。
所谓最低一级类目是指分类时所确定的类目体系中设置最低一级的类目，如按管期限－年度分类时，那么年度为最低一级类目。
3、排列方法：是文件形成的时间结合级别排列
操作步骤：一是将文件按上下级（文件形成单位）分好，上级文排前，本级文排后，同一单位形成的文件按文件形成时间的先后顺序排列，形成日期在前的排列在前面，形成日期在后排在后面；二是会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。
四、编号
1、编号项目
编号项目分为必备项和选择项。
必备项包括全宗号、年度、保管期限和件号。
选择项主要指机构（问题）项。
（1）全宗号：是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代码。
用三位阿拉伯数字表示。
如：1号全宗表示为“001”。
（2）年度：指归档文件的形成年度。
应用四位阿拉伯数字表示。
2、加盖归档章
归档章位置一律盖在文件首页上端的空白位置，如首页无盖章的位置或重要文件要保持原面貌也可在文件首页纸页加盖归档章，一律使用蓝色印油盖章。
归档章填写，应使用碳素墨水或蓝黑墨水。
3、保管期限，指机关文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时，按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定文件的保管期限表。
一般分为为长久、定期两种。
4、件号，指文件的排列序号，分为室编件号、馆编件号。
室编件号应在不同期限、不同年度内分别编写流水号。
馆件编号，移交进馆时，按上面有关规定再确定。
机构（问题），只填机构（问题）名称，名称太长可填写简称，如机构名称可简称，问题可写成“党群”“行政”“业务”等。
五、编目
1、目录格式包括目录表头、目录表格形式、各项目在录目中的位置等。
总称为“归档文件目录”，项目包括：件号、责任者、文号、题目、日期、页数、备注等。
封面格式：设置全宗名称、年度、保管日期、机构（问题）等。
2、目录表填写方法与要求
（1）件号，按室件编写填号
（2）责任者，一般应使用全称或能用名称，联合发文的一般填写主办单位的（使用主办单位的文号）名称
（3）文号，只填写文件的序号。
有字的填写字号。
如“党字4”。
（4）题名，应照实填写。
如有副题名时正题名能够反映文件的内容，副题名一般无须抄录；有的题名不清时，应重新拟写或补充标题并在新拟或补充标题之外加“[]”号填写在目录中。
会议记录须重新拟题名时应写明会议时间和主要内容；正文不能反映副文的内容时，也可在正文题名后抄录附件题名，外加“（）”号。
（5）日期，应以8位阿拉伯数字，填写可分为上下两行。
（6）页数，计算页数以文件中有图文的页面为一页，空页不计，折叠的仍按一页计算；来文与复文、正文与底稿作为一件算应将构成该件的各文件页数相加为该文件的页数。
（7）备注，主要对密级、缺损、修改、补充、移交、销毁等情况需要说明的填写在备注上，如内容较多备注难以填写的时，可在备注栏中加“＊”将具体内容填入备考表中。
在填写时，应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等。
使用计算机管理的单位，可在使用档案管理软件生成并打印目录。
一般情况下印四套，其中两套装订成册，（一套档案室留用，一套准备移交）一套做为备份或放入全宗卷内，另一套放在档案盒内。
3、目录封面的填写与装订
归档文件目录封面的格式应与目录的编制方式一致，设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）等项目。
其中全宗名称应使用全称或通用简称填写，其他栏目根据目录编制成册的具体方式选择设置并填写。
装订。
装订顺序：外用硬封页，内有封页，再装订归档文件目录。
同一个期限的装订在一起，目录号统一一个流水号，每年沿续下去。
六、装盒
1、归档文件装盒
归档文件严格按照件号的先后顺序装入档案盒，应与归档文件目录中相应的条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应查到文件实体。
具体要求：一是不同年度形成年度的归档文件不应放入同一个盒内；二是不同保管期限的归档文件不应放同一档案盒内；即是同一类档案装不满时，也不要混装，而应采取用不同厚度的档案盒来解决。
2、档案盒封面、脊背的填写
档案盒封面应填写全称或规范化简称，填写时用油印式制作规范的印章（楷体小初）档案盒脊背项目包括：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号，各项填写要求如下：
全宗号，可用档案馆给定的全宗号，没有可暂时空着。
年度，填写盒内文件形成的年度，如“2001”
保管期限，填写盒内文件所属保管期限，填写长久、定期。
起止件号，填写盒内归档文件排列最前和最后的件号，件号之间用“－”连接。
盒号，档案盒顺序号，从2001年开始编，编到4位数后为一个断号，再另起号。
3、备考表的填写
备考表放在盒内所有文件之后，用于以盒内归档文件进行必要注释说明。
填写要求如下：盒内文件情况说明，对归档文件收集齐全程度、文件本身状况（如字迹模糊、缺损）、整理情况（如修改、补充、移出、销毁等），均应加以说明。
整理人：一般由整理人填写。
检查人：一般由负责检查人员填写。
日期：按归档文件整理完毕的日期填写。