文件签批管理规定

文件签批管理规定

为了控制文件签批的数量，提高签批效率和质量，特对文件签批的种类、签批流程、注意事项进行规范。

一、定义

1、文件是指下级向上级请示的各类申请、报告、情况说明，需要各级领导签批的文书、财务单据、行政人事单据。

2、此处签批仅指公司总经理及以上级别领导对各项申请内容意见的签署。

二、分类

1、呈文资格主体分为以下几类：

1）XX广告有限公司；

2）XX文化传播有限公司；

3）XX印务有限公司；

4）XXX报社；

5）各代理公司。

2、收文后内转单的分类：

1）文化传播有限公司、印务有限公司及报社的收文并入一类，统一使用以“报社”为排头的审批表（见附件1、2、3）；

2)广告有限公司及各代理公司的收文并入一类，统一使用以“广告公司”为排头的审批表（见附件4、5、6）。

3)各类申请或者报告使用“××××（申请报告审批表）”，各类文件和协议使用“××××（文件协议审批表）”，以公司或报社等名义发放的各项规章制度和通知，必须使用“××××（发文审批表）”。

3、表格的管理部门分类：

申请报告审批表、文件协议审批表、发文审批表、用印审批表及相关行政人事表格由行政部领取，合同审批表、佣金审批表、佣金付款单等表格在流程管理部领取，财务相关表格在财务管理部领取。

4、文件性质的分类：

1）财务类文件：请款单、报销单、佣金审批表、佣金付款单、工资收入证明、有关广告款项的申请等；

2）业务类：串换合同、正常业务合同、折扣优惠申请、代理公司申请等；

3)人事类：假务事宜、转正、任命、晋升、增减编制等；

4）行政类：采购申请、公司制度、规范、通知、公文文书等；

三、责任与权利

1、广告有限公司综合管理部作为各项文件签批的接收管理部门。

2、综合管理部设行政文秘负责文件的接收、呈递、流转、催办；行政文秘有权利对递交的所有文件进行审阅，并对不符合审批规定，有明显疏漏的报告等有权要求递交人进行调整和修改，对于调整后仍然不符合规定的可以退回处理；

3、行政主管和主任分别负责职责内文件的存档管理工作，行政主管负责行政发文、费用采购审批类文件的存档，主任负责除行政主管保管以外的所有文件。

4、综合管理部主任要加强对递交文件的催办、检查和监督，行政文秘每天向主任汇报一次当日文件接收处理情况，并对当日发现自己不能解决的疑难问题及时汇报进行商讨。

5、管理中心总监对签批文件负有监督责任，定期对文件签批情况进行抽查，及对已经签批完的文件执行情况进行检查。

6、行政文秘对递交的文件拖拉不及时处理、丢失审批件，行政主管和主任没有尽到保管责任存档文件的，将追究有关责任人责任。

7、行政文秘和主任要严格控制签批文件数量，做到量适中，公文是完成公务的一个重要工具，但审批件过多会妨害文件的现实效用，所以在接收和审阅递交文件时，对能够进行合并处理的文件进行合并处理，对不需要或不能审批的文件一律不予接收，减少因签批文件耗费领导过多的工作精力。

四、接收流程

1、文化传播有限公司、印务有限公司的文件签批流转由行政人员负责，在公司总经理签署完毕以后需要片区事业局领导签署的，统一递交至广告有限公司行政文秘处。

2、广告有限公司内部签批文件，原则上递交人必须先签批完部门主管、分管领导、相关部门后才可转给行政文秘，由行政文秘负责签批剩下的流程；合同审批表、佣金审批表、佣金付款单由流程管理部负责接收签批后负责转交行政文秘。

3、各递交人在转交待批文件时，必须先由行政秘书审阅合格后，递交人在附件10《文件接收分发记录表》上登记递交日期、递交人、文件名称后，签批件方可进入签批流程，行政秘书开始跟踪并记录各项签批情况。

4、除费用报销单以外的所有审批文件、附件均须加盖审批件蓝章、页数章，如有需要加盖公章的合同、协议或者不能加盖审批件蓝章的文件，递交人应当提供该件的复印件。

4、行政文秘在接收各类文件以后，对其进行分类，除费用报销单以外的文件均需进行编号便于统计和查找，编号格式“年月日—序号”（以2008年9月18日接收的第五份文件为例，其编号应该为20080918—5）；每份加盖了审批件蓝章的文件，必须加盖页数章，编号为“共X页第X页”；中途如有加页或换页的，需另行加盖加页章或换页章，编号为“加页年月日时”、“换页年月日时”。

五、签批流程

1、各项文件的签批流程详见附件7、附件8、附件9。

2、原则上必须按签批流程图逐级签批，不得跳级审批；如遇急件，前一级签批人请假不在岗，可先电话请示，并把相关意见告知下一级签批人，由下一级签批人签批，前一级签批人返回后须进行补签。

2、对需要签批办理的文件，行政文秘要积极主动的办理，紧急事项，及时呈递；一般情况下，签批时间为1天，最长不超过2天；特殊情况，不能按时办结的，应将延期办理的文件和处理意见及时告知递交人。

3、在签批过程中，因递交人方面的原因签批文件被领导退回时，必须及时通知递交人并调整后重新返回签批流程。

4、签批完毕后，出现领导批复意见不一致的情况时，行政秘书必须把该文件逐级返回给领导审阅；

六、分发流程

1、行政秘书在所有的签批程序完毕后，分类别复印整理后通知递交人及时领取；文化传播有限公司、印务有限公司、广告有限公司的可以直接以审批件复印的方式分发，而各代理公司及提供给外部的文件必须重新制作成函的格式盖章后进行分发。

2、文化传播有限公司的文件通知行政人员前来领取；印务有限公司的文件

以传真方式通知；广告有限公司签批文件，只口头通知递交人，相关签批件须转交给部门负责人，需要向其他部门提供该文件的，行政秘书只负责将该文件转交给该部分负责人，由负责人再行复印分发。

3、各代理公司递交的文件，由行政秘书制作公文函后口头通知，领取人在审批件上签字，行政秘书将相关文件的复印件下发公司内部。

4、高层领导的文件分发工作，由行政秘书完成；集团领导签批的文件，必须复印告知公司总经理、管理中心总监、集团总裁。

5、制作的公文函须复印一份，一同并入审批件原件进行存档。

七、存档及借阅

1、行政文秘在分发流程结束后，应将此文件的审批原件递交给综合管理部主任、行政主管进行存档。

2、因工作需要借阅审批件进行查阅或者复印的，需要办理借阅手续备注说明。

八、其他

1、此规定为暂行规定，如与公司其他规定相冲突的，由领导协商后决定。

2、由综合管理部负责解释。

九、附件