标准编写的基本知识

标准编写的基本知识 - 1 - 标准编写的基本知识

一、基本要求 标准的编写应符合下列要求： 1）应符合国家的有关法律、法规、方针和政策； 2）管理方法先进、合理； 3）切实可行，适用性强； 4）本部门之间或与其它部门之间的规定要相互协调、统一，不能发生矛盾； 5）格式和表术规范化，内容的叙述正确无误，逻辑严谨，准确简明，不能模棱两可，使人产生误解。 二、标题 标题（管理标准的名称）是对管理标准内容的最精练的概括，它的命名要简练、确切、规范。 位于标题栏的下方中间，用2号字，加粗。（其它用宋体，四号字；正文表格中的字可用宋体，五号字） 三、目的与范围 目的：简要说明制定本管理标准的目的； 范围：如需要限定管理标准的使用范围，可用以下典型用语： “本标准适用于……，也适用于……。” “本标准不适用于……”。 四、引用标准 为了避免重复、繁锁，大大减少编写的工作量和标准的篇幅，同时避免因重复带来的损失，保证标准之间的协调一致，可在标准中提及某项标标准编写的基本知识 - 2 - 准的编号和名称，而不再提及其具体内容，这种方法叫做引用标准。 编写“引用标准”时，应掌握以下原则： 1）在编写标准时只作为参考资料的，不作为引用标准； 2）在编写标准的过程中已经将某标准的具体内容写到标准中去，则不再把该标准列到“引用标准”中去； 3）企业标准不但可以引用国家标准、行业标准、本地方标准、本企业标准以及有关法规、规范、规程，还可以直接引用国际标准、国外先进标准和国外先进企业标准，但应注意译文的正确性和权威性； 4）不能引用标准草案和内部发行的标准； 5）所引用标准必须是现行有效的标准； 6）所引用标准的编号、名称必须与被引用标准完全一致，不能简化、省略，标准名称不带书名号； 7）引用标准按先国内后国外、先上级后下级、先小号后大号的顺序排列。 例1 2. 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。在本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB/T 230－1991 金属洛氏硬度试验方法 GB/T 699－1988 优质碳素结构钢 技术条件 五、职责与权限 简要说明与本管理标准有关人员的职责和权限。 标准编写的基本知识 - 3 - 六、管理的内容与方法 在本部分编写管理标准的具体内容。 七、释义 对一些专有名词或技术用语作出解释。 八、附则 对本标准的相关内容作出解释。 九、标准的编写格式 A）标准层次的划分 1）部分（英文：Part；示例：* * * . 1） 部分就是系列标准中的分标准。因其应用较少，在此不做介绍。 2）章（英文：Clause；示例：3） 章是标准的基本划分单元，是标准的第一层次，章的编号用阿拉伯数字从1开始顺序编写。 章均应有标题，标题与编号之间空一个字的间隔，并独占一行。 例2 1. 目的与范围 … … … 2. 引用标准 … … … 3. 职责与权限 … … … 3）条（英文：Subclause；示例：3.1） 章以下有编号的层次都叫做“条”。章可以细分为第一层次的条；第一标准编写的基本知识 - 4 - 层次的条可以细分为第二层次的条；第二层次的条可细分为第三层次的条，依次类推。 条的编号也用阿拉伯数字表示（见例3）。 每一个第一层次的条最好给出标题。标题的位置与章相同。其它层次的条是否给出标题，可根据具体情况确定。但应注意，同一层次的条，有无标题应该一致。例如，4.1 有标题，那么4.2 、 4.3 都应有标题；但不应因4.1 有标题而要求5.1 、 5.2 也必须有标题。 如果条不设标题，则在其编号后空一个字的间隔，直接书写内容。 例3 4. 管理的内容与方法 4.1 审核时间及次数 4.1.1 常规的内部质量审核每半年进行一次（间隔不超过7个月）。 4.1.2 在下列情况下，增加内部质量审核次数： a）发生重大质量事故时； b）顾客有重大投诉时； c）第二、第三方审核前。 4.2 内部质量审核准备 4.2.1 管理者代表指定内部质量审核组长和内部质量审核员； 4.2.2 质量部编制《年度内部审核计划》； 4.2.3 内部质量审核人员要具有以下条件： 4）段（英文：Pragraph；示例：无编号） 段是章或条中不编号的层次。就是平时所说的自然段。 5）附录（英文：Annex；示例：A） 标准编写的基本知识 - 5 - 附录是标准层次的一种表现形式，它分为“标准的附录”和“提示的附录”两种不同的形式。因此次管理标准的编写中应用较少，故不做详细介绍。 6）篇（英文：Piece；示例：第一篇 35KV电压等级） 篇是标准的特殊层次，适用于内容较多、篇幅较长的标准的编写。 篇用中文数字编号，例如，第一篇、第二篇……。 篇是否设标题可根据具体情况而定，但有无标题各篇应一致。 篇的编号和标题之间空一字间隔，在版面上居中编排。 例4 4. 管理的内容与方法 第一篇 10KV电压等级 4.1 性能参数 4.2 技术要求 第二篇 60KV电压等级 4.3 性能参数 4.4 技术要求 7）列项说明 列项说明是一种叙述方法。有时，出于表达上的需要，对章或条的内容分行并列予以说明，这种方法叫列项说明。 在标准编写中，列项说明用破折号或英语小写字母加半圆括号引出，如a）、b）、c）。如果需进一步细化某项，还可用1）、2）、3）等（见例5）。 列项说明可用一个完整的句子开头，后加一冒号（见例6）；或用一个句子的前半部分开头，没有冒号，而由列项说明的各项使句子完整（见例7）。 标准编写的基本知识 - 6 - 例5

a）… … 1）… … 2）… … 3）… … b）… … c）… … 例6 4.2 在下列情况下，增加内部质量审核的次数： a）发生重大质量事故时； b）顾客有重大投诉时； c）第二、第三方审核前。 例7 仪器中的振动可能产生于 ——转动部件的不平衡； ——仪器座的轻微变形； ——滚动轴承。 B）图和表的使用 1）图的使用 因图的使用在此次标准编写中应用较少，故不做详细介绍。 2）表的使用 表要有标题（表的编号和名称）、表头、表身和表注组成。表一般排在有关条文的附近，并与条文的内容相互应。若表较多，可集中排在条文之后。 标准编写的基本知识 - 7 - 除标准的附录中的表外，同一标准正文中的所有表，应当用阿拉伯数字从1开始连续编号，只有一个表也应编为“表1”。附录中的表应单独编号。表的编号应位于表的上方居中编排。 表是否设名称，应根据具体情况而定。但同一标准正文中的表，有无名称应当一致。表的名称位于表的编号之后，中间空一个字的间隔。 如果表的内容较多，需转到下页时，应在表的上方居中重复该表的编号，表示方法为“表1（续）”，最后一个续表的表示方法为“表1（完）”。续表中也必须有表头。 表头的设计应简洁明了。表头中各栏目使用的单位应符合《量和单位》国家标准的规定，并标注在该栏目名称的下方；若表中各栏目的单位都相同，应将其单位符移到表框外，放在表的右上角。 表中的数值应整齐划一、准确无误。数值在表中的编排应符合以下要求： a）位置居中； b)有效位数应一致； c)小数点前后超过4位数（不含4位）时，每3位数空半格； d)数值间有“～”、“／”符号时，应以这些符号为准对齐； e)表中相邻栏的数值相同时，一律写上数值，不得用“同上”、“同左”等字样； f)表中如果没有数值或其它内容可填，应一律用“－”表示，表中不能出现空格； g)表注（因不常用，故不做说明）。 C)公式的表达（略） D)数值的表达 标准编写的基本知识 - 8 - a)标准中的数值一般用阿拉伯数字书写，一律用正体印刷，当数值后带有计量单位符号或其它符号时，必须用阿拉伯数字书写。例如，“0.5mm”不能写作“零点五毫米”；“20％”不能写作“百分之二十”。 b)标准中若出现10以内的正整数，而其后不带计量单位符号或其它符号，可用中文数词一、二、三等书写。若等于或大于10，必须用阿拉伯数字书写。 例8 从15根钢管中抽… …，每根长5m。 c)有效位数的区分方法（略） d)标准中的数值要尽量用小数表示，避免用分数，纯小数的小数点前面定位用的“0”不能省略。如果一定要用分数，分数线一般用“／”表示，避免用“－”表示。 e)标准中偏差范围和量值范围的表达应注意以下几点: 1)偏差范围 例9 温度写作20℃±2℃或(20±2)℃,而不能写作20±2℃； 尺寸写作50mm±0.5mm或（50±0.5）mm，而不能写作50±0.5mm； 2）量值范围 例10 角度写作45°～50°或（45～50）°，而不能写作45～50°； 百分数写作5％～10％或（5～10）％，而不能写作5～10％。 E）量和单位符的使用（略） F)附录和注（略） G)技术用语的表述