Office办公软件使用方法和技巧Word篇

2007 office办公软件使用方法和技巧—word篇培训时间：2013年10月30日制作：张兴涛

插入：区域五中“插入”，点击这两个字可以实现插入和改写的替换，Word 中常用的是插入，改写往往是遇到的问题。这两个字的功能同键盘上的“Insert ”

Word 中的圆圈图标是个人使用习惯的设置，不详细介绍了。需要介绍的是，当你知道Word 中有某项功能，功能区没有显示该项命令可以在“Word 选项”→“自定义”中添加，添加以后显示在最上端。

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一、开始

“开始”包括“剪贴板”、“字体”、“样式”、“编辑”五个部分

1 剪贴板：剪贴板包括“剪切”（Ctrl+X）、“复制”（Ctrl+C）、“粘贴”（Ctrl+V）、“格式刷”（Ctrl+Shift+C）。在此标注的两个红方块旨在告诉大家这些地方是可以点开的。

选择性粘贴和剪贴板：

格式刷：单击刷一次，双击连续刷格式，键盘Esc或者再次单击格式刷结束连续刷格式。

2 编辑：编辑包括“查找”（Ctrl+F，Alt+E→E）、“替换”（Ctrl+H，Alt+E→F）、“选择”

查找、替换、定位：

在“替换窗口”打开的情况下，“查找下一处（F）”“替换（R）”其中的字母即为其对应的快捷键，针对大篇幅文档使用快捷键可以提高工作效率。

查找：m3（上标）、CO2（下标）、2cm （空格）

替换：的的→的、低温膨胀→新型膨胀、co →CO 、手动换行符（）→段落标记（）、段落标记（）段落标记（）

→段落标记（）

查找窗口打开以后有定“位功”能，定位能够快速跳至当前光标后面的特殊对象（编辑位置、标题、图、表、域、尾注、脚注、批注、节、页），定位功能不常用。

选择：全选（Ctrl+A ）、选择对象（不介绍）、选择相似格式的文本（常用于文档大纲正文格式固定以后对某一级别的段落格式、字体格式进行统一修改，量少也可以采用双击格式刷的方式）

3 字体、段落和样式

字体：风格、大小、颜色、B、I、U、删除线、上下标、大小写、突出显示、字符底纹、拼音指南、清除格式、字符边

框、带圈字符。

重点推荐：大小中的超大字体（选框中最大72），需要更大的字体怎么办？(500)

清除格式，常用于字体、段落不好掌控条件下，修改起来比较麻烦或者达不到目标。另一种方法txt。

带圈字符，①……⑩，大于10的？方框□中打钩√。

段落：对齐、行距、缩进、编号、底纹、排序、隐藏

重点推荐：对齐文档网格，双面打印时对齐到文档网格可以使纸张正反面字行对齐，美观。单面打印不对齐到文档网格

可以增加单页行数，节约纸张。有时候调整行距感觉行距没有变化，也是对齐到网格在作怪。 特殊格式中的首行缩进，悬挂缩进。 换行和分页中的孤行控制。

中文版式：

纵

横

混

排，双行

合一。

显示和隐藏：段落标记、制表符、空格、分隔符（Word 截图隐藏较为美观）

样式：样式是字体格式、段落格式和大纲级别的集成模块，设定完样式以后可以随时套用，也可以将当前的段落选定保存为快速样式。

二、插入

插入包括“页”、“表格”、“插图”、“链接”、“页眉和页脚”、“文本”、“符号”、“特殊符号”八个部分。

1 页

页包括封面、空白页、和分页三部分，其中仅封面是其特有的，给出了一些现成的封面布局。

空白页和分页是“页面布局”中的一项功能及其多次使用，后面详细讲解。

2 表格

插入表格数量较少可以直接在上面的方框中选定，数量较多则选插入表格（或在当前窗口打

开的情况下按“I”）.绘制表格不常用。

重点推荐“文本转换成表格”，适用范围包括从PDF、CAJ或某些网页复制过来内容正常表格

不在的情况，或者某些软件自动生成的对齐方式看上去像表格，实际上采用空格对其的方式。

电机功率筛物料水分原粒

>Φ3 ㎜>Φ2 ㎜>Φ1 ㎜>Φ0.5 ㎜

37KW 无玉米14% 38% 40% 12% 7% 3%

3 插图

插图包括图片、剪贴画、形状、SmartArt和图表

图片、剪贴画不讲了，SmartArt属于PPT，目前搞不定，图表Excel再讲。

重点要说的是形状：新建绘图画布。流程图可以直接在Word中绘制，也可以在绘图画布中绘制。

流程图直接在Word中绘制，第一是不好选择，只能一个框一条线的选；第二是不能识别页边距，可能跨页。所以强力推荐使用绘图画布，已经画好的流程图也可以直接转移到绘图画布中，全选、移动到框里就可以了。

4 链接

超链接：可以链接到网页、文件

书签：快速定位

交叉引用目前没搞定。

5 页眉和页脚：后面详解

6 文本：常用的就是文本框，其他的没用过。文本框有横排文本框和竖排文本框两种。

7 符号和特殊符号：特殊符号较为直观，找起来方便，但内容较少；符号内容较多找起来有点麻烦。公式后面详解。

三、页面布局

页面布局包括“主体”、“页面设置”、“稿纸”、“页面背景”、“段落”、“排列”六个部分。

主题、稿纸、页面背景不常用，不说了。段落与前面重复，排列是对图、线、框的布局设置后面详解。页面设置：页面设置包括文字方向、页边距、纸张方向、纸张大小、分栏、分隔符、行号和断字。

重点讲解分栏和分隔符。

四、引用

引用包括“目录”、“脚注”、“引文与书目”、“题注”、“索引”、“引文目录”、六个部分。

1 目录

生成目录的前提是设置大纲级别，在段落格式里可以设置大纲级别，但是在不同的电脑上打开容易乱，比较保险的方法是在“视图”→大纲视图里设置。设置完成以后就可以插入目录了。插入目录之前可以对目录的模板进行修改，设置字体格式、段落格式。