高职院校教学档案管理的信息化建设探讨

教 育 管 理
高 职 院 校 教 学 档 案 管 理 先 阐述 了教 学档 案 管理信 教学资料 日益丰 富 ， 因此 高职教 育必 须直 档案管 理 的标 准化 是 资 源 共享 的前 息化 建设 的 内涵。在此基 础上 ， 分析 了高 面 和解 决 教 学 档案 管 理这 个 大 难 题 。其 提 。高职院校的教学档案要 想实现资源共 职 院校教 学档案 管理 信 息化 建 设 的 必要 教学档案 数量 日益增 加 ， 种类 繁多 ， 同 享 ， 就必须加强标准化建设 ， 只有这样才能 性， 然 后 对其 信 息 化 建 设 现 状 进 行 了剖 析 ， 时教学档案 的利 用频率增多 、 范 围增 大、 深 提高其利用效率 。在教学档案标准化建设 并提 出 了 实现 教 学 档 案 管 理 信 息 化 建 设 的 度增强 ； 其二 ， 不 同用 户查阅档案的 目的不 的 过 程 中 ， 最 为关键 的是如 何对 档案 资料 途 径。 同。为 了满 足各种 用户 的不 同需要 ， 这 就 进行科学分类 ， 使分 类后 的教学 档案 资料 关键 词 ： 教 学档 案管 理 ； 信 息化 建设 ； 高 职 要求教学档 案 能提供 及 时、 快 速、 准确、 全 能 反 映 教 学 体 系 的 全 部 ， 包括教学研究 、 教 院校 面 的服务 。信息化技 术的应用为教学档案 学管理 、 理论教学和实践教学等 。 中图分类号 ： Ｇ４ ７ 文献标识码 ： Ａ 管理 的规范化 以及 利用的高效 、 准确 、 安全 ２ ．加强教学档案的数字化建设 文章 编 号 ： Ｃ Ｎ４ ３ —１ ０ ２ ７ ／ Ｆ （ ２ ０ １ ３ ） １ ０ —１ １ ５ 性提供 了可靠保 证 。 高职院校传统的教学档案 由于 以易损 ０１ ３ ． 教 学 档 案 充 分 利 用 的 需 要 坏的纸质材料为 主 ， 管 理 人 员 的 劳 动 强 度 作 者 ： 娄 底 职 业 技 术 学 院； 湖 南， 娄 教学档 案采用信 息化 管理 ， 档 案服 务 大 ， 管理成本高 ， 查阅效率低。教学档案的 底， ４ １ ７ ０ ０ ０ 形式不再局 限于传 统 的纸质 媒介 ， 通过 数 数字化电子版可节省物力 、 财力和人力 ， 而 字化 、 多媒体 等 生动形 象 的方式将 教学 档 且可随时复制、 永久保存 ， 能克服 纸质 档案 教学档 案管理信息化建设 的内涵 案资源提供 给使用 者 ， 同 时档案 资源 的检 单一 、 易损坏 的弊 端。教学档 案 的数字 化 档 案管理的信息化建设是 围绕档案资 索不受时空 限制 ， 用户 通过 网络就 可 以检 建设 是利用计算 机技术 ， 对 来源 和形式 不 源这个核 心 ， 采 用 纸 质 媒 介 方 式 和 电 子 文 索所需 的档案信息 。这有利 于拓宽服务 渠 同的教学 资料 比如视频 、 图片 、 文 字等采用 档方式对 其进行 保 管 ， 并 以网络技 术为 平 道 ， 提 高服务时 效 ， 获得更 多 的受众 ， 满 足 电子化存储 ， 达 到教 学档案 资源 的一体 化 台， 达到科学管理 、 合理利用档案资源 的 目 学校和社会群体对教 学档案信息的查阅需 管理 ， 使资源能畅通无阻的进行传递 ， 实现 的。高职 院校 教学档案信息化是校 园数 字 求 ， 实现 档案 资源的共享 资 源 共享 。 化建设 的基本 要求 。它是凭借 网络技术 手 ３ ．加强教学档案的安全化建设 三、 当 前 高 职 院 校 教 学 档 案 信 息 化 建 段， 对已经获取 的教学 档案资源进行处理 、 随着 教学 档案信 息化 的发展 ， 管理人 传输和应用 ， 实现教学 档案资源共享 ， 提 升 设 的 现 状 员必 须面临档 案信 息的安全 问题并 寻求其 其开发利用价值 。这是教学档案资源实 现 １ ． 教学档案管理缺 乏统 一标 准 解决方 案。一 方 面要 做好 档案 保密工 作 。 数字化 、 规范 化 和现代 化 的重要 途径 。教 高职院校 的档案管理体 系中没 有教 学 教学 档案信 息 中有 的能够 向大 众公 开 、 被 学档案信 息化 主要包 含三 个 内容 ： 一 是保 档案这一板块 。由于学校对教学档案 的管 用户检索查 阅 ， 但 还有 些信 息是不 能公 开 存形式信息化 。应 用计 算机技术将应存档 理不够重视 ， 同时教学 档案资料来源广泛 ， 的。对于不能公开 的信息应采取相应 的保 的 教 学 文 件 以及 教 学 资 料 等 以 电子 文 档 的 种类 丰富 ， 造成教学档 案管理分散 ， 缺乏统 密措施 ； 另一方面要 避免损坏 、 丢失档案信 形式保存 。二 是管 理流程信息化 。采用档 标准 ， 重 复建档 现象 严重 。甚 至有 的档 息 的现象发生 ， 比如对计 算机设 备 系统进 案管理系统对 教 学档 案资料 进行 上传 、 分 案资料只以纸 质形式 存在 ， 没 有制 成 电子 行 日常维护 ， 防止黑 客攻 击和病毒入侵 ， 管 类、 编 目和 排 序 ， 将 其科 学 分 类 、 统一 编 号 ， 文本， 利用手段单一 ， 资源无法共享 ， 理人员对待档 案管理 要耐 心细致 ， 避 免 因 使档案管理工作规 范有序 。再是检索过程 ２ ．教学档案利用缺乏安全保 障 操作失误造成信息丢失等 。 信息化 。用户可 以通过 网络对所需要 的档 电脑 日常维护能力不强 。计算机系统 ４ ． 加强档案人才 队伍建设 案信息进行实 时、 准确 的查 阅和利用 等 。 可 能会 因为病毒 的攻 击而瘫 痪 ， 从 而破坏 为适应档案 信息化 时代 的要 求 ， 高职 电子档 案存储 目录结构 ， 丢失档 案信 息， 甚 院校可 以对档 案管理 人员 进行有 计划 、 二、 高职院校 教学档 案 管理 信息 化建 有 至会完全破 坏数据 ， 造 成 灾 难 性 的后 果 ， 教 针 对 性 的培 训 ， 设的必要性 提 升其专 业技术 水平 和业 学 档 案 资 源 的 利 用 缺 乏 有 效 的 安 全 措 施 为 务能力 ； 同时适 当引进对 档案管 理感 兴趣 １ ． 信息化 时代 的产物 依托 。 的计算机专业 的高材生 ， 通过培训 、 进修等 随着科技发 展 的 日益 迅速 ， 计 算 机技 ３ ． 教 学档案查 阅效率低下 方式尽快提高 其档案 管理业 务水 平 ， 从事 术、 网络技术 已全 面应 用 于社会 的各个 领 高 职院校教学档案管理大多数仍处存 档案信息化建设和管理工作 。 域， 对 于 高 职 院 校 而 言 是 尽 快 加 强 数 字 化 纸质媒介 和电子 版初 步结合 的 阶段 ， 用 户 校 园建 设 ， 其 中教 学档 案管 理信 息化 是数 检索 、 查阅档案 信息 之前必 须在 工作 时间 参 考 文 献 ： 字化校 园建设的一个重要组 成部 分 。教学 内去相应 的部 门办理手 续 ， 这种 传统 的服 Ｅ ｌ ｉ 吕滋建． 高校 教 学档 案管理信 息化建设 档 案管理信息化要求在传统 纸质档案的基 Ｊ ３ ． 中 国管理 信 息化 ， ２ ０ １ １ ， １ ４ 务模式 ， 使 教学档案的查阅受时空 限制 ， 效 的探 索与 实践 Ｅ 础上 ， 利用计 算机 网络技 术建 立 电子 版本 （ ６ ）： ３ ３ —３ ５ 率低下 ， 与高职教育 的发展不相适应 。 的档 案 资 料 ， 便 于 更 好 的 开 发 利 用 档 案 ［ ２ ］ 刘萍， 杨傻．高校 教 学档案 信 息化 管理 四、 高职院校 教学 档案 管理信 息化 建 分析［ 资 源。 Ｊ ］ ． 管理观察 ２ ０ ０ ９（ ６ ） ： １ ４ ９ —１ ５ ０ 设 的 途 径 ２ ．教学档案管理规 范化的需要 随着高职教育 的不 断发 展 ， 教 学管 理 （ 责任编辑 ： 柳 玉华） １ ． 加 强 教 学 档 案 的 标 准 化 建 设 体制发生 了深刻 变化 ， 与之相 适应 产生 的