公文主题词标引方法
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(二)主题词的选定 1、规范化原则
必须选用《公文主题词表》中的正式主题词。
2、专指性原则 3、组配标引原则 4、上位主题词标引原则及自由次标引原则
1、规范化标引原则
例:“党的建设”即为正式主题词 “乱收费、乱摊派、乱罚款”为非正 式主题词,应查找适用正式主题词,标 引为“三乱”。
2、专指性标引原则 例:“经济体制改革”标引时不能上 位或下位选择
4、上位主题词标引原则 没有相对应正式主题词,又无法 组配标引时选择上位标引,以泛指 概念主题词进行标引,范围广、较 为笼统,专指性有一定的误差
例:“麻醉药管理”标引为“医药卫生管 理”
5、自由词标引原则
使用未经过规范化处理的自然语词进行标 引。在无专指对应、无组配、无适当上 位正式主题词时,选择自然语词中简洁、 准确、使用率较高的词为主题词。 注:词前添加 上位主题词 词后加 “△”
二、为何对公文进行主题标引
是信息化社会对公文处理工作的要求。 能够提高公文处理工作效率,从而更好 为领导和决策服务。 有利于促进公文处理工作规范化。
85年开始标引主题词,96年出台《中国共产党机关 公文处理条例》,为主题词标引提供了依据。
三、标引规则
(一)基本要求 1、客观性 2、准确性 3、针对性 4、全面性 5、一致性
概念交叉即内涵不同,外延相同 青年科学家
青 科 年 学 家
党员女教师
妇 女
党员 教 师
概念限定组配:具有概念限定 关系的主题词之间的组配。
一个主题词对另一个主题词进行时间、空 间、形式、范围的限定
例:“纪念设施管理”
“纪念设施”限定了“管理”的范围。 标引为:“纪念设施” “管理” “少数民族干部选拔”标引为:“少数民 族干部” “干部选拔” 注:标引时候优先选择交叉,后选择限定
例:“法轮功”标引为:“邪教” “法 轮功△” “处理” “法轮 功△” “禽流感”标引为:“防治” “禽 流感△” 注:标识性词、单位、地区、人名、规范 化文献公文,主题词后不加“△”。
三、主题词的位置、数量、排列
位于抄送机关上方,公文无抄送机关时, 直接标引在正文末页尾部。 一般应在10个以内。 按照主题、地区名称、组织机构名称、 年代、人物名称、文种的顺序排列。
用《公文主题词Leabharlann Baidu》中与其概念相对应 的、单个的、专指性较强的正式主题词 进行标引。
3、组配标引原则
例:若《词表》中无反映公文主题概念的 单个专指性主题词,应选择与概念关系 密切的两个或两个以上正式主题词进行 组配标引。 “妇女代表”为“妇女”和“代表”组配, 标引时中间空一个字的距离
概念交叉组配:具有概念交叉关系 的同级主题词之间的组配。
公文主题词标引方法
省委办公厅第二秘书处副处长 谢二民
一、主题词和词法
(一)主题词亦称“叙词”,是主题 的“名”,是从自然语言中优选出 来的,经过规范化处理,具有组配 功能,显示语间语义关系的词或词 组,用于文献的主题标引和检索。
(二)主题词法亦称“叙词法”, 指以主题词为基本要素,并把主 题词作为标识符号,对文献进行 标引、检索的方法
一般不出现标点符号,若《词表》中有 的标点符号要带上,如:“9·13”事件。 主题词间要空出一个字的距离。
四、标引程序
(一)公文主题的分析 1、公文审读 2、分析公文主题类型 3、确定标引方式
概括、重点、全面的原则。
4、提炼主题概念
(二)概念转换 提炼——查《词表》——转换 例:“文书处理”标引为:“公文处理” “电脑”标引为:计算机
(三)结果审核 主题词标引是否准确、恰当、规范。 认真审读 客观分析 科学标引 严格审核
五、《公文主题词表》及体系 结构
范畴表、字顺表、附表 1993年出版,1998年修订再版