Word排版笔记

Word排版笔记2008年05月05日星期一11:07Word排版笔记

1. 排版的基本原则是将内容与版式相分离，也就是将TeX排版的精神运用到Word 中，具体包括：

a) 所有文本的格式采用【格式】来生成，不要手工生成；

b) 在中文文档中不使用空格，一切间距用【格式】来控制；

c) 不要手工输入编号，包括图和表格的序号，在引用图和表格时一定要用【交叉引用】；

d) 将长文档的每章单独作为一个文件保存，这个文件中没有任何格式，所有格式在主控文档中定义；

2. “制表符”就是tab，可以通过点击标尺的下边来生成，可以水平拖动以改变位置，当向下拖动时就是删除该制表符，可以用选择多行文本，统一生成一个制表符的方法对齐多行文本；

3. 关于图、表序号：

a) 选中图后插入【题注】，需要引用该图时插入【交叉引用】，如果希望“图1”的两个字中间没有空格，可手工删除；

b) 自动更新问题：Ctrl+A然后F9即可（【更新域】快捷键F9）。

4. 关于主控文档和子文档

5. 关于文档保护：【工具－保护文档】

a) 将文档设为只读（不能作任何修改），只有在密码正确的情况下才能修改内容：勾选【编辑限制】，限制类型选为【未作任何更改（只读）】，然后【启动强制保护】即可；要修改时【工具－取消文档保护】，输入密码即可；

b) 只允许不知道密码的人添加批注：与上面相同，只是限制类型选为【批注】即可；

c) 允许修改内容，但修改的地方必须由作者确认后才能生效：与上面相同，只是限制类型选为【修订】即可；要接受修订内容，首先要取消文档保护，然后在【审阅】工具栏上点【接受所选修订】即可；

d) 文件开启密码和修改密码（不知道的话无法打开文件和修改文件）：【工具－选项－安全性】中设置；这个设置容易造成文档变成只读，无法修改，慎用！感觉【保护文档】功能比较可靠；

6. 关于参考文献的编写，基本有四种方法：

a) 将参考文献作为普通的编号项放在文末，每条参考文献手工输入，文中使用【交叉引用】来引用这些编号项，这种方法可以适应各种格式，操作也相对简单，当参考文献数量不大时（手工输入量不大，也不存在文档搜索等问题）是最好的解决方案；

b) 将参考文献作为尾注放在文末，这种方法操作很繁琐（例如要该尾注格式，去掉分隔线等等），而且有一定的限制，比如同时引用多处文献可能会出问题；

c) 使用EndNote软件管理参考文献（Word2007可以使用EndNote X），这种方法最专业，只需输入参考文献的各个信息项，EndNote负责所有其他工作，参考文献数据库可以作为单独的文件保存，可以搜索已有的文献等等许多管理功能，这种方法适用于有大量参考文献进行管理；

d) 使用Word2007自带的参考文献功能，位置在【引用－引文和书目】，具备基本的文档管理功能，但参考文献的样式不能自己定制，而且自带的格式不符合现有的参考文献格式（自动序号格式，但自带“著者－年代”格式），因此中文论文无法使用这种方法；

7. 加入批注时的作者名称可以在【工具－选项－用户信息】中修改；

8. 自动生成目录功能：Word默认将样式为【标题1】～【标题3】的文字生成目录，可以在【插入－引用－索引和目录－目录】中进行设置，例如如果将【标题4】也加入目录，可以将【显示级别】调高；每一级目录文字的字体、字号、大小等所有格式属性可以在【修改】按钮中进行更改；

9. Word的版本控制：【文件－版本】中可以为当前的文档保存一个版本，勾选【关闭时自动保存版本】可以在每次关闭文档后自动保存一个版本，该设置只对某一具体文件有效；

a) 如何比较不同版本的区别？

10. 如何利用一个已有的文档制作一个模版，例如论文模版、项目报告模版等？

11. 关于带序号公式的排版方法

a) Word2003中的排版方法

i. 建立一个“公式”格式，特点是数学公式居中对齐，自动编号，并居右对齐：

公式前、后各放置一个tab，后面是序号，也就是“tab 公式tab 序号”的形式，然后选中这个段落（整行），【格式－样式与格式】，在“所选文字的格式”下拉框中点“新建样式”，在名称中输入“我的公式”，【确定】即可，后面再输入公式，仍然是“tab 公式tab 序号”，然后将格式设置为“我的公式”即可；

ii. 公式序号的自动排序：将手写的公式序号删除，然后插入一个题注（不要先选中公式），标签名称设为【公式】，选中插入的这个题注，插入一个【书签】，【书签名】可以用中文，例如“Pn的值”，在需要引用这个公式的地方插入交叉引用，【引用类型】为“书签”，【引用内容】为“书签文字”即可。（用快捷键Ctrl+G可以方便地定位书签。）以后如果更改了公式的顺序，Ctrl+A然后F9即可（【更新域】快捷键F9）；

b) Word2007中的排版方法：安装MathType6.0后，会出现一个【MathType】选项卡，下面【Insert Equations】列中有一个【Right-numbered】专门用来插入带序号的公式，版式与上面word2003中的一样，但对需要引用的公式仍需手工添加书签，才能引用这些公式（交叉引用）；

12. 自动为章节编号：方法是修改内建样式【标题n】，使它们前面带上序号。

分别给第一、二层标题加上序号，调整第二层标题的【多级符号】，将其【级别】设置为2，这样Word就自动为下面层级的标题设置了相应的编号格式；

具体操作是：第二层标题上右键－项目符号和编号－多级符号－自定义，将【级别】选为【2】即可；

13. 图文混排的原则：图片全部采用嵌入式，居中，下面图名的序号用题注，居中；

14. 更改已有的一个样式并在所有应用该样式的地方生效：首先修改应用了该样式的一个实例，然后在样式上右键－【更新以匹配选择】即可。（【格式－样式与格式】可以调出样式工具栏。）

15. Word2007自带的公式编辑功能比较弱，比如有如下问题：

a) 数学公式不是斜体，需要手工转换为斜体；

b) 单行的数学公式与制表符不能同行，否则会被强制转化为行内公式，导致公式出现错误的字体（例如在分式中分子分母的字体会自动减小）；

16. 自动生成编号或者项目符号的方法

a) 自动生成编号：输入“1”（或者“1）”、“（1）”，全、半角均可）后按tab；

b) 自动项目符号：输入“*”后按空格；

c) 二级编号变成一级编号：连续两次回车；

d) 结束编号或者项目符号：连续回车直到编号消失；