环保科技有限公司-程序文件汇编

环保科技有限公司

EM-Q&E

程序文件汇编

（EM－Q&E－4~8系列）

编制：

审核：

批准：

分发号：

2011-04-01发布 2011-04-01实施

环保科技有限公司发布

目录

文件控制程序 (3)

记录控制程序 (7)

管理评审控制程序 (9)

法律法规和其它要求获取、识别和更新程序 (12)

资源管理程序 (13)

能源综合利用管理程序 (15)

与顾客有关过程的控制程序 (17)

生产过程控制程序 (20)

产品设计和开发管理程序 (23)

采购控制程序 (27)

产品标识、可追溯性控制程序 (30)

监视和测量设备控制程序 (32)

信息交流管理程序 (34)

监视和测量控制程序 (36)

内部审核程序 (38)

不合格品和不符合控制程序 (41)

数据分析控制程序 (44)

改进、纠正和预防措施控制程序 (46)

环境因素识别、评价和更新控制程序 (48)

应急准备和响应程序 (51)

废弃物管理程序 (53)

合规性评价管理控制程序 (55)

1 目的

对公司范围内与质量管理体系和环境管理体系有关的文件进行有效控制，确保在各个部门、各个场所可获得相应文件的最新有效版本，防止作废文件的非预期使用。

2 范围

本程序适用于本公司所有与质量、环境管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。

3 职责

3.1 品质管理部负责本程序的组织实施。负责全公司范围内体系运行文件分类、发放、管理、归档及组织评审，负责本部门范围内的文件编制。

3.2 研发部负责技术性文件和生产作业文件的编制以及本部门的文件控制。其他部门负责本部门范围内文件的编制及本部门文件控制。

4 程序

4.1 文件分类

公司文件按文件阶层进行分类，如下所示：

一级文件—— QES手册，公司纲领性文件；

二级文件——程序文件，ISO9001/14001中规定的程序文件及公司定义的控制程序文件；

三级文件——作业文件，如作业指导书、操作规程、制度规范、法规标准等外来文件；

四级文件——记录，如数据报告、信息单、过程活动记录、各种记录表格、通知

4.2 文件的编号

4.2.1文件的编号按文件层次递进，易于查阅和检索。章节号由品质管理部统一规定，具有统一性标识。文件编号由公司代号、文件代号、章节号、顺序号等几部分组成。其中公司代号统一为EM，顺序号从001开始。

a） QES手册编号：

EM – QES（QES为本公司质量环境管理体系手册代号）。

b）程序文件编号：

顺序号

对应手册章节号

程序文件代号

公司代号

c）作业文件编号：

顺序号

文件代号

公司代号

表1 作业文件分类代码表

作业文件中企业产品标准编号为独立编号方法，按下面规定的方法进行编号：

Q / EM 000 - 0000

实施年份

顺序号

公司代号

企业标准代号

d）记录编号：

顺序号

对应手册章节号

记录代号

公司代号

4.2.2文件的版本号和修改状态号

版本号以A、B、C……字母表示

修改状态号以0、1、2、3、4……表示

例：版本号/修改状态：A/0，表示本文件的版本为第1版未修改过。

当文件更改或修订后要相应变动文件的版本号和修改状态号，以便于识别文件的现行状态，确保在使用处可获得相应有效版本。

4.2.3 部门代码及发文号

表2 部门代码及发文号表

4.3 文件的编制与批准

a）质量、环境管理体系手册《QES手册》由品质管理部经理主导编制，管理者代表审核，总经理批准；

b）程序文件职责主办部门进行编制，相关协办部门会签，由管理者代表负责审核，总经理批准；

c）技术性文件由相关技术人员编制，研发部负责人审核，总经理批准；

d）外来文件由各相关部门进行收集，由管理者代表审批其适用性；

e）其它类文件由各部门负责人审批批准，报品质管理部备案；

必要时对文件进行评审与更新，需经再次批准。文件评审由品质管理部负责组织，对现有体系文件须定期评审，每年内部审核时应对文件进行评审。

4.4文件的更改

4.4.1文件更改后，与更改文件相关的其他文件应同时进行更改，以保证文件的统一性和协调性。

4.4.2文件的更改，分为换页、插页和章节更改。

4.4.3 文件经多次更改，或文件需进行大幅度更改时，应进行换版，原版文件即时作废，换发新版本。

4.4.4 文件更改应由该文件的原审批部门进行审批，做相应修改，若由其他部门进行修改时，该部门应获得审批所需依据的背景文件资料。

4.4.5 文件更改应在《文件更改申请单》上记录文件修改内容，修改日期和更改原因、更改生效时间，同时做现行修订状态标识

4.4.6 作废文件要及时由品质管理部按原《文件发放／回收登记表》中登记发放的范围收回原版并记录，确保文件现行有效，并在作废文件上加盖“作废”印章，填写《文件销毁/留用登记表》，经主管领导批准后，统一销毁。需做资料保存的作废文件，加盖“作废保留”印章后方可留用。

4.5 文件的发放和领用

4.5.1 受控文件的发放要加盖“受控”印章，经批准后，按规定发放范围发放，确保体系运行的各个场所获得相应有效文件。

4.5.2 文件领用者在《文件发放／回收登记表》签字后，领取标有分发号的受控文件，并填写《文件收文登记表》。分发号见表2。

4.5.3 文件领用者的文件严重破损影响使用时，应向品质管理部申请办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，品质管理部将破损文件收回时，必须填写《文件销毁／留用登记表》。

4.5.4 当文件持有者的文件丢失后，应向品质管理部办理申请领用手续，但必须在领用申请中做出说明，品质管理部在补发文件时，应在补发文件的分发号后面加上“补”字样以示区别。

4.6 外来文件的控制

a）对外来文件由主管部门填写《外来文件适用性审批表》；

b）经审批适用的外来文件，由主管部门控制分发并填写《文件发放／回收登记表》；

c）对失效、过期的外来文件，主管部门要及时收回，按作废文件处理。

4.7 文件的管埋

品质管理部是公司文件管理的主管部门，负责手册、程序文件的发放、回收、更改控制，负责建立公司《受控文件清单》并对全公司的文件进行监督管理。

对于受控文件应定期公布受控文件清单，以识别现行使用文件的状态。凡属受控文件均由品质管理部统一备案存档（包括软盘、光盘、录相、录音带等）。

各部门应建立本部门的《受控文件清单》。

各部门间的文件移交填写《文件移交目录》。

本程序涉及的记录执行《记录控制程序》。

5 相关文件

《记录控制程序》

6 记录

《文件发放／回收登记表》

《文件收文登记表》

《文件更改申请表》

《文件销毁／留用登记表》

《受控文件清单》

《外来文件适用性审批表》