资料员岗位职责 1

资料员岗位职责

一、本职描述

负责招标文件、竣工资料的的编写和制作的一个流程及配合项目上的工作。

二、岗位职责及工作内容及注意事项

1、招标文件的制作

当购买标书后，作为投标标书文件制作人，应该立即阅读招标文件，一般阅读两次，第一次是简单的了解投标文件所需内容，如：

1).企业相关证书、复印件还是电子档等；

2).投标文件是分内容分别装钉还是统一装为一册，以及正本和副本的数量；对投标文件装钉的要求如何；开标一览表（报价单）是否单独封装；

3).把招标文件条理性的分为商务部分和技术部分，商务部分交给相关商务人员阅读，技术部分交给相关技术人员阅读，以确定是否满足，不满足时使用什么样的对策；

4).阅读“投标文件的要求”一章，了解一下是否有特殊的要求，或者有没有目前难做到的要求，立即想对策；

以上内容了解了以后，可以立即进行分工，把事务性的事情先安排下去（如果是一个人完成所有事情的话，先按条理记录相关内容，以备忘），然后，仔细阅读各个章节，看是否有预料之外的要求出现，本次阅读过程中一定要细致，遇到特殊的需求时一定要记录好，以便后续安排。

此时，投标文件的情况已经基本了解，可以计算一下离交投标文件的时间，合理安排人员进行投标文件制作。注意：一定要按照招标文件的要求，按时递交投标文件，迟到一分钟都不会受理的，任何招标都如此。

注意：凡是遇到文件中有疑问的地方，一定要与招标方核实清楚，最好有书面的文档作支撑。

2、正式开始制作投标文件的实施步骤及注意事项：

1).把对投标文件的制作（封装）要求的列表拷贝到一个新的doc文档，开始制作投标文件，这个拷贝的目的是为了不会遗漏要求的内容；

2).根据文件要求，列好所有要求的内容的大纲，该大纲即成为本投标文件的目录，同时在适当的位置（一般在最前面）插入目录，该目录是自动目录，建议使用自动目录，以便以后修改内容时方便更新；

3).一般投标文件都有比较固定的格式、顺序要求，直接按照要求编写就可以了。一般的顺序如下：

目录

投标函

联合投标协议（如果是多家企业组合以联合体投标）

法定代表人授权函

开标一览表（报价单，有可能是单独封装）

投标企业基本情况（包括:企业简介/营业执照/国家有关部门颁发的证书/企业荣誉/相关项目经历等）

商务指标响应情况（有可能商务、技术分开封装）

投标产品介绍（简介、说明书等）

投标产品技术响应情况

附件

所有内容都以电子文档形式进行编排，以便修改和排版。

内容编写完成后，紧接着就是装钉投标文件了，装钉之前，一定要做好充分的准备，以免到时候不能按照预先计划的时间进行，准备工作大致包括：

投标文件的打印，建议所有的正本都使用彩色打印，打印好之后，把响应的内容递交法定代表人签字；

正本的签字和盖章，这个地方记住四条：一是有独立公司名称的地方要盖章；二、营业执照要盖公章和“与原件一致”章；三是该签名的地方一定要签名；四是所有的盖章和签名,如果你不清楚的话，就盖一个。

包装类型确定：用文件袋还是牛皮纸等；

必要的工具：公章、剪刀、胶水等；

检查所有的正本是否都完整，是否都签字、盖章；

如果以上都没有问题，就可以到装门的标书制作的图文社进行装钉了。

装钉的过程一定要注意

按照招标文件要求，保证正本的数量和副本的数量，正本封面一定要注明“正本”，副本封面一定要注明“副本”；

单本装订好以后，一定要在正本、副本封面上盖公章，然后按照要求进行封装，封装要密封好，不可拆卸，封装好之后在密封口处粘贴封条，并加盖公章。

3、竣工资料的制作

1）竣工验收资料和文件是工程项目竣工验收的重要依据，从施工开始就应完整地积累和保管，竣工验收时应经编目建档，编制时，需要以下几个部分的资料工程说明合同文档项目实施文档项目验收文档项目总结项目维护方案。

2）编制说明中要有以下几点:

工程说明简要说明工程的基本情况

合同文档（项目的招标和施工单位确定的证明文件）如：招标文件、投标文件、中标通知书、合同

项目实施文档（项目施工过程的记录和证明资料）如：进度计划、施工组织设计、点位确认表、施工图纸（如果有设计单位提供则根据设计图纸按工程实际情况绘制）、开工报告6、材料、设备进场检验、合格证、检测报告、设备签收单、安装点位清单、隐蔽工程检验记录（附隐蔽工程现场照片）、安装工程检验记录、线材计算稿、效果图（项目完工的整体效果照片）、决算单、完工报告

项目验收文档（项目验收过程的记录和证明）如：工程竣工验收单（由业主、设计单位、监理、施工单位确认签字盖章）、竣工初验报告、试运行报告

项目总结（根据实际情况编写）

项目维护方案（根据招标文件、业主、项目的需求编写）

3、目验收文档制作的几个要点

1).隐蔽工程的记录：隐蔽工程的照、图纸；是证明隐蔽工程的施工工程量、质量的重要文件。

2).竣工图纸的制作由施工方绘制的由甲方认可的竣工图纸，可以用作与审计单位沟通工程量的标准，所以如何制作竣工图纸合适的增加工程量，是由施工人员在施工过程中仔细对施工各个关键点观察，能在图纸上点位增加工程量的，在平时施工过程中就积累，然后画入竣工图中。3).材料的合格证与检测报告施工材料在通过业务签收开箱检查后就把设备的合格证统一收集管理。

4、在项目实施过程中需要第三方检测的工程项目

1).应及早与检测单位沟通，如智能化项目检测，混凝土检测，钢结构检测等;

2).检测单位的资质（按招标文件这个是必备的;

3).甲方对具体检测单位无指定，并可以由施工方推荐的，那么寻找容易过关的检测单位;

4).检测时间尽量安排及早。