文件管理流程

1、目的

对本公司所有文件进行控制，确保各部门所使用的文件均为有效版本。

2、范围

适用于本公司所有文件的控制。

3、职责

3.1 行政部为文件控制的归口管理部门，负责公司文件、国家法律法规、技术标准的标识、发放、归档管理。

3.2 总经理负责各项流程、标准、操作规范、技术工艺、制度等文件的批准、发布及修改的审批；

3.3 生产厂长负责工艺文件、产品标准、检验规范、操作规程等作业指导文件的审核；

3.4 各职能部门负责本部门文件(含外来文件)的实施、管理控制，保证只能使用有效文件。

4、文件的分类及定义：

4.1 受控文件：需要对文件的编制、审核、批准、分发、更改、回收等进行控制的文件，其封面文档有红色“受控”标识。对需更改的受控文件更改后应对原文件进行收回，作销毁处理或加盖“作废”标识。

4.2 非受控文件：非受控文件不再使用时,该类文件其封面或页面上无“受控”印章标识，文件更改不必通知文件持有者。

4.3 流程文件：指导员工如何进行和完成工作内容的文件。（如：采购管理流程、文件管理流程、不合格品管理流程等涉及多个部门的流程性文件。）

4.4 外来文件：指来源于公司外部的与公司有关的文件。（如：法律、法规、标准、行业规范、客户要求等。）

4.5 作业指导文件：要求、说明、规范、工艺或产品标准、指南等详细说明特定作业是如何有效运作的文件。（如：各工序的操作规程和各工序的作业指导书。）

4.6 其它管理制度：制度、规定、岗位说明书等。

5、工作流程：

5.1文件的分类及编号

流程性文件：分类编号: LT/LC；

记录、表格：分类编号: LT/JB；

作业指导文件：分类编号: LT/ZD；

标准类文件：分类编号: LT/BZ；

其它类（管理制度）：分类编号：LT/QT；

公司红头文件按照年度及顺序号进行编号；

外来文件依据外来自有编号存档。

5.2 部门代号（受控号）：

A－龙腾公司 A0－董事长 A1－总经理 A3－安委会；

B－营销中心 B0－营销部 B1－客服部；

C－行政中心 C0－行政部 C1－人力资源部；

D－技术中心 D0－技术部 D1－质保部；

E－采购部；

F－财务部；

G－生产中心 G1－生产车间 G2－仓库。

5.3 文件的编写和审批：

（1）公司规划由总经理提出，行政部起草，高层管理例会审核，董事长批准。

（2）各类流程、标准、工艺、规程、方法、制度由文件所属部门编写，部门最高领导审核，总经理批准。

（3）各部门内部文件由各部门负责编写，部门主管审核，部门最高领导批准。

（4）外来文件由行政部负责发放，对于个人的信件、信函不留存档，其它文件（如：法律、法规、标准、行业规范、客户要求等文件）由行政部确定发放范围，并加印受控章、标识部门编号后予以发放至对应部门。

（5）公司所有文件（除部门内部的非受控文件外）必须由行政部统一发放、归档管理。

5.4 文件的编号、登记、标识和编目：

5.4.1 编号规定：

流程性文件：

LT / LC □□□-□□□□

年号

顺序号

流程文件

企业代号

记录、表格：

LT / JL □□-□□□

顺序号

部门代码

记录、表格

企业代号

作业指导文件：

LT / ZD □□- □□- □□□□

年号

顺序号

部门代码

作业指导书、检验规范

企业代号标准类文件：

LT / BZ □□- □□- □□□□

年号

顺序号

部门代码

标准类文件

企业代号

其它类（管理制度）文件：

LT / QT □□- □□- □□□□

年号

顺序号

部门代码

其它类文件

企业代号

外来文件按其原编号或名称作为分类编号。 公司红头文件编号：

德龙字

[□□□□]第□□□号文件

5.4.2 发放和登记：

文件和资料正本由行政部存档,•有关副本应严格按文件要求发放范围和数量，填写《文件发放登记表》，复印后发放至相关部门,相关部门收到文件后在《文件发放登记表》上签字。受控文件由相关部门确定发放范围，由行政部统一发放。

记录、表格类文件由表格使用部门负责存档和保管，受控的表格文件必须将文件样本、编号和名称报行政部，由行政部负责编制公司所有受控表格文件的目录，将表格样本进行存档，并每月对各部门的保存情况进行检查。

各部门的受控文件必须附有受控文件目录表。 5.4.3标识：

文件分为“受控”和“非受控”两类。 a ）受控文件的标识

流程类文件、作业指导类文件、标准类文件、记录、表格、订单、合同、客户档案为受控文件，其它管理制度根据其内容，涉及公司机密信息的设为受控文件，一般性制度可为非受控文件。受控文件由行政部负责加盖红色“受控”印章（记录、表格、订单、合同、客户档案为便于管理可不加盖受控印章，但使用部门必须确保文件的安全，防止泄密），每份文件均标注部门代号。发放到各个部门的受控文件严禁丢失，文件作废后要及时配合行政部收回。 b) 非受控文件不加盖标识章。

5.4.4 所有受控的内部文件、外来标准、法律法规，必须编制《受控文件目录表》。 5.5 文件的作废、回收和处理：

作废的文件由起草部门填写《文件作废申请表》，经总经理批准后，由行政部按原发放范围收回后加盖“作废” 印章，进行统一销毁，销毁时，必须由2人以上人员共同销毁，监销人员必须在《文件销毁记录表》上签字。如需作资料保留的,加盖“作废留存” 印章后进行分类存档。作废留存文件由行政部负责存档，并附《作废留存文件目录》。

5.6 持有受控文件的人员, 因工作调动或其它原因离开原工作岗位,•应将受控文件交回本部门。

5.7 文件的修改：

顺序号 年代号