项目文档管理流程

相关文档

1.AMT项目实施文档标准

项目资料库

目的

按照本项目的实施范围和总体策略，将建立集中管理的项目资料

库，便于各类实施文档的更新、审阅、批准和发布管理。同时将在

项目开始的初期，快速建立企业信息门户作为项目组进行沟通和文

档发布的交互平台，本文档中确定的资料库分类及其他相关的流程

都将作为此信息平台建立的需求标准之一。

项目资料库由以下要素构成：

1.主目录

2.目录

3.子目录

4.主页

5.标题

资料库结构及分类

主目录与本实施项目有关的所有文档及其他相关资料将统一存放

在“分销信息系统资料库”主目录内。

目录根据实施项目的范围和总体策略，将按照各个分项目对目

录进行分类：

1-项目管理文档

2-财务管理系统实施文档

3-人力资源管理系统实施文档

4-项目设计管理系统实施文档

5-项目施工管理系统实施文档

6-办公与企业信息门户系统实施文档

7-集成与技术开发文档

子目录按照AMT实施方法论(AIM)和项目管理方法论(PJM)，建

立以下分类子目录：

项目管理文档目录下：

1-总体实施计划及管理标准

2-每周工作计划

3-每周项目进度报告

4-变更报告

5-问题报告

6-风险和争议报告

7-阶段确认报告

8-备忘录及会议纪要

9-质量检查和审计报告

10-文档发布通知

11-文档模板

12-其他文档及参考资料

分别在财务管理系统、人力资源管理系统、项目设计管理

系统、项目施工管理系统和办公及企业信息门户系统目录

下：

1-流程重组

2-需求报告

3-解决方案

4-系统设置

5-数据转换

6-系统测试

7-用户培训

8-上线运行及维护

9-其他

集成与技术开发目录下：

主页以下的文档同时要求以主页的方式存放：

总体实施计划及管理标准

每周工作计划

每周项目进度报告

阶段确认报告

文档发布通知

备忘录及会议纪要

重大的变更报告、风险报告及问题报告

其他需要跨项目小组或职能部门协调的报告或文档标题以下的文档同时要求以标题的方式存放：

文档模板

质量检查和审计报告

主要的培训教材

其他需要发布的参考资料等

文档控制流程

目的

本控制流程明确项目文档的编写、分发和更新流

程，并适用于所有项目文档的编写和收发过程。

流程说明

1. 新建项目文档

所有文档的复核、审批、更新均需遵照以下的程序和标准。按照AMT实施方法论和项目管理方法论以及项目工作计划和交付成果清单，采用本项目特定的文档模板创建项目文档，并：

分配文档的版本号和文档编码，参见文档版本标准和文档编码标准。

在文档控制的修改记录栏记录文档更新的所有记录。

在审阅栏中，将需要审阅本文档的人员填列出。

在分发栏中，将本文档所有的分发对象分别填列，包括项目资料库。

创建文档概述，表明此文档的阅读对象、目的以及工作关联等。编写实施文档。

2. 文档复核、修改

所有文档在分发前必须通过项目管理计划中指定人员的复核和审阅。本项目中各类文档的审阅级别请参见附表，并遵照以下的流程和标准：

由文档编写人或项目小组组长按照文档审阅级别填列审阅人。

将文档分发给相关的审阅人，并将拷贝件存放在项目资料库。

由审阅人审阅后提出意见并书面通知文档编写人或项目小组组长。若需要，由指定人员对文档进行修改更新。

按照文档级别，获得最终的审批（审批可以通过会议纪要或电子邮件的方式）但电子审批件需要并会同该文档一并保存于项目资料库。

正式发布文档，定期通过文档发布通知项目组及所有的相关人员。

3. 对已经批准的文档更新

对所有的经过最终审批发布的文档需要进行修改的，必须按照项目管理计划中的变更流程进行方能进行文档的修改和更新，未通过变更报告并获得批准的修改将视为无效。