文件管理控制程序文件
文件控制程序范本

文件控制程序范本一、目的本文档旨在规定公司文件控制程序,以确保文件的完整性、准确性和一致性。
通过明确责任和流程,我们将确保所有文件都能得到妥善管理和使用,从而为公司提供稳定、可靠的信息来源。
二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制,包括但不限于行政管理文件、人力资源文件、财务文件、采购文件、销售文件等。
三、职责1、行政部门:负责文件的审核、批准、发放、存档和废止。
2、使用部门:负责文件的接收、使用、保管和保密。
3、监督部门:负责对文件控制程序进行监督,确保程序的执行。
四、程序1、文件编制:使用部门根据工作需要向行政部门提出编制文件的需求,并提交相关材料。
行政部门审核后,交由编制部门完成编制工作。
编制完成后,文件需经行政部门审核,最终由公司领导批准后生效。
2、文件发放:生效的文件由行政部门负责发放,需按照公司规定进行编号、盖章、登记,确保文件的合法性和唯一性。
各部门应按照规定的范围和数量领取文件,并妥善保管。
3、文件使用:各部门在使用过程中应遵守文件的使用规定,注意保护文件的完整性和保密性。
使用完毕后,应将文件及时归还行政部门或存档部门。
4、文件修改与更新:当文件需要修改或更新时,使用部门应向行政部门提出申请,经审核批准后由编制部门进行修改或更新。
修改或更新后的文件需重新审核、批准和发放。
5、文件废止:当文件不再适用或需要更新时,行政部门应宣布废止该文件,并通知各部门停止使用。
废止的文件需进行存档或销毁处理。
6、文件存档:所有生效的文件均需进行存档管理,以便日后查阅和使用。
行政部门应建立完善的存档制度,确保文件的完整性和安全性。
7、监督与检查:监督部门应对文件控制程序进行定期检查和评估,确保程序的执行和文件的合法性。
如发现违规行为,应及时纠正并追究相关责任。
五、附则1、本程序自发布之日起生效,如有未尽事宜由行政部门解释并制定补充规定。
2、本程序最终解释权归公司行政部门所有。
一、目的本文档旨在规定和描述公司文件控制程序,以确保文件的统一性、完整性和准确性,并促进公司内部信息交流和协同工作。
文件管理控制程序

文件管理控制程序1.目的及范围:建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序,确保公司文件得到及时准确的处理与安全有效的运转。
该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。
2.职责:2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督,并受理各部门有关文件延误的投诉;2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作,即收发、登记、传递、用印、立卷、归档与销毁等。
3.工作流程:3.1 文件分类:3.1.1通用文件:指公司在生产经营活动中普遍使用的文件,分为内部文件、外来文件与外送文件。
A. 内部文件:即公司制作的只在公司内部使用的文件。
如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等B.外来文件:即公司收到的由外单位制发的文件。
如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等C. 外送文件:即公司制作的对外发出的文件。
如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等3.1.2 专用文件:指只在公司一定工作部门或者业务范围内使用的专门文件。
分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件与签价单与决算资料等。
A.技术文件:即以图纸为核心的工程建设专用文件。
如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。
B.财务文件:即在公司会计工作中形成与使用的会计核算专业材料。
如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。
C.人事资料:即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。
D.合同文件:即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。
如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。
E.签价单:即审计核算部在签价认价时专用的文件。
F.决算资料:即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。
3.1.3 记录:即公司各项质量活动留下的记录,是一种特殊类型的文件。
如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等3.2 总要求:3.2.1 文件处理务必做到及时、准确、安全。
3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。
文件和记录控制程序文件

文件和记录控制程序文件一、目的为了确保公司的各项活动和业务能够得到有效的记录和管理,保证文件和记录的准确性、完整性、可用性和保密性,特制定本文件和记录控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有与质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系等相关的文件和记录的控制。
三、职责分工1、综合管理部门负责制定、修订和发布本程序文件,并监督其执行情况。
2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准、发放、使用、保存和销毁等管理工作。
3、质量管理人员负责对质量管理体系相关的文件和记录进行审核和监督。
4、档案管理人员负责公司文件和记录的归档、保管和检索工作。
四、文件的分类1、管理性文件包括质量手册、程序文件、管理制度、工作流程等。
2、技术性文件包括产品标准、工艺文件、检验规范、操作规程等。
3、外来文件包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。
五、文件的编号和标识1、公司内部文件应按照统一的编号规则进行编号,确保文件的唯一性和可识别性。
2、文件的标识应包括文件名称、编号、版本号、生效日期等信息。
六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制应遵循相关的法律法规、标准和公司的实际需求,确保文件的内容准确、清晰、完整。
2、文件编制完成后,应由相关部门负责人进行审核,审核其内容的合理性、有效性和符合性。
3、经过审核的文件,应由公司授权的人员进行批准,批准后方可正式发布和使用。
七、文件的发放和回收1、经批准的文件应由综合管理部门按照规定的范围进行发放,确保相关人员能够及时获得有效的文件。
2、文件发放时应填写《文件发放登记表》,记录文件的发放情况。
3、当文件需要修订或作废时,应及时回收旧文件,并填写《文件回收登记表》。
八、文件的使用和保管1、使用者应妥善保管所使用的文件,不得随意涂改、损坏或丢失。
2、文件应存放在干燥、通风、安全的地方,便于查阅和使用。
九、文件的修订1、当文件的内容需要修订时,应由原编制部门提出修订申请,并填写《文件修订申请表》。
文件管理控制程序文件

文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性,提高文件管理的效率和质量,特制定本文件管理控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。
三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求,准确、清晰地起草文件,并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。
2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核,确保文件内容的合理性、准确性和完整性,符合部门的业务需求和公司的整体战略。
3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签,提出专业意见和建议。
4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作,确保文件的流通和使用符合规定。
5、公司管理层对重要文件进行最终审批,确保文件符合公司的发展方向和战略目标。
四、文件的分类1、按文件的性质分类(1)管理性文件:包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
(2)技术性文件:包括产品标准、工艺文件、检验规范等。
(3)记录性文件:包括各种表单、报告、台账等。
2、按文件的来源分类(1)内部文件:由公司内部自行编制的文件。
(2)外部文件:来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。
五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性,便于文件的检索和管理。
2、编号规则(1)管理性文件:以“GL”开头,后面接部门代码、文件序号和版本号。
(2)技术性文件:以“JS”开头,后面接产品代码、文件序号和版本号。
(3)记录性文件:以“JL”开头,后面接部门代码、记录序号和版本号。
六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。
2、文件起草的要求(1)文件内容应准确、清晰、完整,语言简洁明了,避免使用模糊、含混的词汇。
(2)文件格式应规范,包括字体、字号、行距、页边距等。
(3)文件应具有可操作性,明确规定各项工作的流程、方法和要求。
质量体系文件控制程序文件

质量体系文件控制程序文件一、目的本程序文件旨在建立一套有效的质量体系文件控制流程,确保公司的质量体系文件得到准确、完整、及时的制定、审核、批准、发布、使用、更新、回收和销毁,以保证质量体系的有效运行和持续改进。
二、适用范围本程序适用于公司质量体系文件的全过程管理,包括质量手册、程序文件、作业指导书、记录表格等。
三、职责分工1、质量部负责制定和修订本程序文件,并监督其执行。
2、各部门负责本部门质量体系文件的编制、审核和使用管理。
3、管理者代表负责质量体系文件的批准发布。
四、文件分类1、质量手册:是公司质量体系的最高层次文件,描述了质量方针、目标、组织结构、职责和质量体系的总体要求。
2、程序文件:是质量手册的支持性文件,规定了质量活动的流程和控制要求。
3、作业指导书:是对程序文件的进一步细化和补充,为具体的操作提供详细的指导。
4、记录表格:用于记录质量活动的结果和证据。
五、文件编号1、质量体系文件采用统一的编号规则,以便识别和管理。
2、编号应包含文件类型、部门代码、流水号等信息。
六、文件编写1、文件编写应遵循相关的法律法规、标准和公司的实际情况。
2、编写人员应具备相应的专业知识和经验。
3、编写格式应统一规范,包括字体、字号、行距等。
七、文件审核1、质量体系文件编写完成后,应由相关部门负责人进行审核。
2、审核内容包括文件的符合性、有效性和可操作性。
八、文件批准1、审核通过的文件,由管理者代表批准发布。
2、批准后的文件应加盖“受控”印章,并注明批准日期和版本号。
九、文件发布1、质量部负责将批准后的文件发放到相关部门和人员。
2、发放应建立发放记录,确保文件的可追溯性。
十、文件使用1、使用者应妥善保管文件,不得随意涂改、损坏或丢失。
2、应按照文件的规定进行操作和记录。
十一、文件更新1、当公司的质量体系发生变化、法律法规和标准更新、发现文件存在错误或不适用时,应及时进行文件更新。
2、更新文件应按照原文件的审批程序进行审批和发布。
文件管理控制程序文件

文件管理控制程序文件文件管理控制程序文件是一种用于管理和控制计算机系统中文件的软件程序。
它提供了一种组织、存储和访问文件的方法,以确保数据的安全性和有效性。
文件管理控制程序文件的标准格式通常包括以下几个方面:1. 文件结构:文件管理控制程序文件通常由多个文件组成,每个文件都有其特定的结构和格式。
文件结构可以是顺序结构、索引结构、链式结构等。
不同的文件结构适用于不同的文件管理需求。
2. 文件命名规则:文件管理控制程序文件的命名规则是确保文件能够被准确识别和查找的重要因素。
命名规则可以包括文件名长度限制、文件名字符限制、文件名后缀等。
合理的文件命名规则可以提高文件管理的效率和可靠性。
3. 文件存储和组织:文件管理控制程序文件需要提供一种有效的文件存储和组织方式,以便快速定位和访问文件。
常见的文件存储和组织方式包括目录结构、文件夹结构、文件索引等。
这些方式可以根据文件的属性、类型、大小等进行分类和组织。
4. 文件访问权限控制:文件管理控制程序文件需要提供一种权限控制机制,以确保只有经过授权的用户可以访问和修改文件。
权限控制可以通过用户身份验证、访问控制列表、访问权限设置等方式实现。
这样可以保护文件的机密性和完整性。
5. 文件备份和恢复:文件管理控制程序文件应该提供文件备份和恢复功能,以确保文件数据的安全性和可靠性。
文件备份可以通过定期备份文件到备份介质,如硬盘、磁带等,来避免数据丢失。
文件恢复可以通过从备份介质中还原文件来恢复数据。
6. 文件共享和协作:文件管理控制程序文件应该提供文件共享和协作功能,以便多个用户可以同时访问和编辑同一个文件。
文件共享可以通过网络共享、云存储等方式实现。
文件协作可以通过版本控制、冲突解决等机制保证多人同时编辑文件的一致性。
7. 文件查询和检索:文件管理控制程序文件应该提供文件查询和检索功能,以便用户可以根据文件的属性、内容等进行快速查找和定位。
文件查询和检索可以通过关键字搜索、元数据过滤等方式实现。
质量管理体系文件:文件控制程序

文件控制程序1 目的为使与质量管理体系和产品有关文件的编制、修改、发放、废止等进行有效控制,并确保使用现场均能得到最新有效的版本,防止误用失效或作废的文件。
特制定并执行本程序。
2 范围本程序适用于公司所有与产品和质量管理体系有关的内部文件和外部文件。
包括以纸张(含照片)、电子媒体(硬盘、光盘等)、标准样品等形式存在的文件。
3 职责3.1行政部负责组织编制公司管理制度、文件的归口管理。
3.2品质部负责编制质量手册、组织编制程序文件等质量管理体系文件及监督管理。
3.3各职能部门负责编制对应的程序文件、部门的管理制度、专业技术与业务文件。
4 管理程序4.1 文件的分类4.1.1按质量管理体系管理性文件层次分为:a)第一层次:质量手册。
b)第二层次:程序文件。
c)第三层次:各部门的相关管理制度、作业指导书和技术文件等。
d)第四层次:表单、记录。
4.1.2按文件的控制状态分为:a) 受控:对文件的使用、修改、作废、换版进行跟踪管理。
b)非受控:对文件不进行跟踪管理。
4.1.3 按文件的来源分为:内部和外来文件。
对重要的外来文件应按照受控文件进行控制。
4.2 文件的编写与审批4.2.1质量手册由分管质量副总经理组织品质部编制,管理者代表审核,总经理批准;4.2.2程序文件由品质部组织对应部门负责编制,分管领导审核,管理者代表或总经理批准;4.2.3各部门的相关管理制度由各职能部门负责人编写,分管领导校对及审核,管理者代表批准;4.2.4各部门的作业指导书、技术文件以及对应的表单、记录等由各部门人员编写,部门负责人校对及审核,分管领导批准;4.2.5对相关文件中已规定编制、审批人的质量记录按文件规定进行审批。
4.3 文件的编号4.3.1除技术、标准、工艺文件、图样和合同外的,所有与产品质量和质量管理体系有关文件的编号规定如下:1) 质量手册2) 程序文件JUST C □□-□□□□发布年号程序文件序号程序文件缩写公司名称3) 质量记录序号文件年份部门编码质量记录缩写公司名称4) 管理文件JUST GL □- □□□□- □□序号文件年份部门编码管理文件缩写公司名部门编码说明:a) 技术、标准、工艺文件、合同的编码按国家或行业标准执行;b) 质量管理体系文件类型采用字母缩写的方式,即质量手册:QM;程序文件:C;质量记录:QR;管理文件:GL;江西佳时特精密机械有限责任公司缩写为:JUST;c) 文件的版本采用数字A、B、C……方式,修改状态采用数字0、1、2……表示,文件的版次用于质量手册、程序文件、管理文件;质量记录不实行版次控制,当文件更改涉及记录时应同时对质量记录的格式进行同步更改或换版。
文件控制管理制度程序

文件控制管理制度程序第一章总则第一条为规范文件的创建、使用、传阅、保存和销毁等管理活动,提高工作效率,确保信息安全,健全文件管理制度,制定本制度。
第二条本制度适用于全单位内各类文件的管理工作。
第三条文件指各类文字、图表、图纸、档案资料及其他载体上的文字、符号、声音、图形等。
第四条文件管理应遵循准确、规范、及时、方便、完整的原则。
第五条对文件的管理机构和人员应保密,严格控制获取文件的权限。
第六条高度重视文件管理工作,提高文件管理能力,有效地防范、识别、处置文件中存在的安全风险。
第二章文件的创建和登记第七条单位各部门要按照职责分工,合理确定文件的创建人员。
第八条创建文件应遵循准确、规范、完整的原则,确保内容清晰明了。
第九条所有文件应由制定人签署日期,并向文件管理机构提交。
第十条文件管理机构应对文件进行登记,包括文件名称、创建人员、日期、编号等信息。
第十一条文件管理机构应根据文件的次序编号进行统一管理。
第十二条文件的创建、修改、废止等操作必须经过文件管理机构审查。
第十三条文件的修改应在原文件上标注修改日期和修改内容,并重新提交文件管理机构审查。
第十四条所有文件的存储必须符合保密要求,确保安全性。
第十五条文件的登记、存储应按文件的保密级别分类管理。
第十六条文件管理机构应及时更新、归档旧文件,保存一定期限后,根据规定销毁无用文件。
第三章文件的传阅和使用第十七条文件管理机构应根据文件的保密级别,控制获取文件的权限。
第十八条获取文件的人员必须提供相关身份证明。
第十九条获取文件的人员必须签署保密承诺书。
第二十条文件传阅时必须记录传阅人员、传阅日期等信息。
第二十一条文件传阅后,应及时归还文件,并签署交接单。
第二十二条文电件传阅时必须使用安全通道,确保信息安全。
第二十三条文件应按规定使用,严禁私自篡改、外传、泄漏。
第二十四条获取文件的人员应根据使用情况及时反馈,以便文件管理机构改进。
第四章文件的保存和销毁第二十五条文件管理机构应建立文件保存目录,确保文件的安全。
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文件管理控制程序
文件修订履历
目录
1目的 (4)
2适用范围 (4)
3职责 (4)
4术语和定义 (4)
4.1文件编写 (5)
4.2文件审批 (5)
4.3文件发放 (5)
4.4文件检查 (5)
4.5文件更改 (5)
4.6文件作废 (5)
5内容 (6)
5.1文件编码 (6)
5.2文件版本 (6)
5.3文件格式 (7)
6附则 (7)
7附录 (8)
附录 1 ISMS 文件清单 (8)
附录 2 文件更改记录 (11)
附录 3 文件签阅表 (13)
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文件管理控制程序
1目的
对信息安全管理体系文件的编制、审批、发放、检查、更改、废除等过程实施控制,保持体系运行各环节相关文件的有效性。
2适用范围
适用于XXXX的文件的编写、审批、颁发、版本升级以及失效文件的回收、留用和报废处理过程。
3职责
1、所有信息安全管理体系文件由信息安全管理委员会负责控制。
2、程序文件和记录文件由使用部门进行调用。
3、各部门负责管理本部门体系运行相关文件。
4术语和定义
1、单位内部文件:由单位内部(包括单位级、各部门和各项目组)编写、审批、颁发、版本更新和做失效处理的文件。
2、外来文件:来自于单位外部的文件,包括:
➢国家或行业的法令、法规;
➢从客户处正式收到的需求文件、设计书、开发规范和行业标准等;
➢设计所需的手册、技术资料或由合作伙伴提供的与单位业务相关的文件等。
3、受控文件:按照已批准的颁发范围颁发的文件。
这些文件需要按照文件的编写、审批、标识、颁发、版本更新等过程管理规定进行控制和管理。
4、参考文件:为了研修、市场或者商务合作的需要,发放给颁发范围以外的人的文件。
在版本更新时,通常不会通知这些文件的使用者。
5、失效文件:文件版本更新后不再使用的旧版文件。
6、废止文件:由于单位规章、规定的变更和调整而被废弃不用的文件。
7、基线化:基线是文档的一个稳定版本。
它是进一步开发的基础。
之后执行管理体系时将按照基线化的文档规定进行,如果文档需要变动,通过评审后需要重新基线,后续执行按照新的基线进行。
8、记录:日常工作中由于业务、行政、管理产生的包含某种结果或其他输出的文档。
记录是各种活动发生过的证据,可以是纸质形式,也可以是电子形式,例如:审计报告,信息安全事件报告,会议纪要等。
4.1文件编写
所有信息安全管理体系文件由信息安全部或信息安全工作小组组织编写。
4.2文件审批
1、信息安全管理策略由信息安全管理委员会负责审批。
2、程序文件和记录文件经各部门负责人认可后,由信息安全工作小组组长进行审核,最终递交至信息安全管理委员会进行审批,并由单位行政部进行发布。
3、进行文件审批时,需填写《文件签阅表》(见附录3)。
4.3文件发放
1、体系文件发放范围为文件适用部门。
2、所有信息安全管理体系文件由单位行政部负责发放到各部门所属人员。
3、体系文件需以书面或电子格式发放,并由接收部门负责人在《ISMS文件清单》(见附录1)上签字或电子方式确认。
4、如果有协议要求,可对外提供有关信息安全管理体系文件,但需先经信息安全管理委员会批准后再发放。
5、ISMS文件均为受控文件,受控期为1年。
6、发放文件时需及时更新《ISMS文件清单》(见附录1)。
4.4文件检查
1、每隔6个月,各部门负责人需对文件适用性进行确认,如发现不适用情况则转入文件更改程序。
2、从文件生效日算起,如1年内没做过修改,则需做文件审批。
4.5文件更改
1、由文件更改发起部门提出申请。
2、由信息安全工作小组进行审核并负责组织更改。
3、填写《文件更改记录》(见附录2)。
4、相关文件需及时更换,更换时将原文件作废并加盖作废章,并填写《ISMS
文件清单》(见附录1)。
4.6文件作废
1、更改后的原文件和不再适用的文件为作废文件,由各部门负责人收回并
加盖作废章,由行政部保留一份作废文件,并填写《ISMS文件清单》见附录1)。
2、其余同一版本文件需进行销毁,并填写《ISMS文件清单》(见附录1)。
4.7文件执行
1、各部门负责人负责在本部门内部落实体系文件的规定要求及操作程序。
2、需保证作业人员能得到有效文件。
3、运行期间禁止对体系文件进行随意扩散。
4、在有效时限内,需对运行期间产生的各记录文件进行妥善保管。
5内容
5.1文件编码
1、文件的编码方式如下:
XXXXX --- YYYYY ------**----------**
单位简称文件目录级别部门编号
2、体系文件包括方针策略文件、程序文件、规定或规范文件,各类文件级别码如下:
➢1级文件--------------总方针政策文件
➢2级文件--------------程序文件
➢3级文件--------------规定、规范文件
➢4级文件--------------记录表单
3、ISMS文档编号的阿拉伯数字编号自从小到大的顺序组成。
4、文件编码实例:
XXXX-YYYY-1-ZZ
表示XXXX信息安全部发布的一级YYYY程序文件。
5.2文件版本
1、文件经过修改后需更换版本。
使用1、
2、
3、4…表示文件的版本,用0、1、2、3…表示修改的次数。
如:1--表示第一版;2--表示第二版;3--表示第三版…
0--未经过修改;1—修改过第一次;2—修改过第二次…以此类推。
则2.1表示第二版本修改过一次的文件。
2、文件的每次修改,以修改次数来表示,当文件的大部分需修改或修改过了许多次
时则需要换文件的版本。
5.3文件格式
1、信息安全策略、程序文件、规定或规范应有首页和正文,首页包括文件名称、文件编码、文件版本号、发布日期等内容。
2、当体系文件以电子文件发放时,由信息安全工作小组建立专用目录并设置权限,只有信息安全工作小组有修改权限,其余接收部门只有只读权限而无改写权限。
6附则
1.本制度由IT中心、信息安全部负责制定、修订和解释。
2.本制度自发布之日起实施。
7附录
附录 1 ISMS 文件清单
编号:
文档发布人/联
文件编码文件名称版本生效日期受控期发放部门发放日期回收日期销毁日期
接收确认人
系电话
word版整理
word版整理
附录 2 文件更改记录编号:
管理制度文件页数
附录 3 文件签阅表
编号:
表单编号:表单版本:V01.00表单序号:
文件名称XXXX考勤与假期
10形成日期2013.01.05
签阅范围行政部、人力资源部、财务部、内控部、常务副总经理
相关说明
签阅意见
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签阅人签阅日期签阅意见
第4页
签阅人签阅日期备注
范文范例指导参考word版整理。