文件资料管理的系统控制程序
文件资料控制程序
文件资料控制程序在当今的工作环境中，文件资料的有效管理和控制对于任何组织的高效运作都至关重要。
文件资料控制程序的建立旨在确保文件的准确性、完整性、可用性和安全性，以支持组织的决策制定、业务流程的顺利进行以及满足法规和合规性要求。
一、文件资料的分类首先，我们需要对文件资料进行明确的分类。
这可以根据文件的性质、用途、产生部门等因素来划分。
常见的分类包括管理类文件，如规章制度、工作流程等；技术类文件，如产品规格、设计图纸等；合同类文件，包含与供应商、客户等签订的各类合同；以及记录类文件，例如会议纪要、工作日报等。
二、文件的编制与审批在文件的编制过程中，应明确责任人和编制要求。
编制人员应具备相关的专业知识和经验，以确保文件内容的准确性和实用性。
文件编制完成后，必须经过严格的审批流程。
审批人员应根据其职责和权限，对文件的内容、格式、合规性等方面进行审查。
对于重要的文件，可能需要多个部门或层级的审批，以确保其符合组织的整体战略和利益。
三、文件的标识与编码为了便于文件的识别、检索和管理，需要对文件进行标识和编码。
标识可以包括文件的名称、版本号、生效日期等信息。
编码则可以采用一定的规则和体系，例如按照部门、文件类型、流水号等进行组合编码。
这样可以确保每个文件都有唯一的标识符，避免混淆和重复。
四、文件的发放与回收文件经过审批和编码后，需要按照规定的范围进行发放。
发放应确保接收人员能够及时获得有效的文件，并做好发放记录，包括接收部门、接收人员、发放日期等。
当文件需要更新或废止时，应及时回收旧版本的文件，以防止误用。
五、文件的存储与保管文件的存储应选择合适的介质和环境，以保证文件的安全和完整性。
对于纸质文件，应存放在干燥、通风、防火的文件柜中，并按照分类和编码进行有序排列。
对于电子文件，应建立专门的服务器或存储设备，并定期进行备份，防止数据丢失。
同时，要设定访问权限，确保只有授权人员能够查阅和修改文件。
六、文件的使用与查阅员工在使用文件时，应严格按照文件的规定执行。
文件与资料控制程序
1.目的对与质量体系有关的文件及资料的编制、审核、批准、接收、分发、更改、处理的控制，确保各相关场所使用有效版本的文件，并从分发和使用场所及时收回失效的文件以防误用。
2.范围适用于本公司质量体系有关的文件(一、二、三、四级文件)和资料（包括外来文件）的控制（不包括技术文件）。
3.职责3.1 质量部负责文件的审核、编号、发放、更改、废止及保存的管理;确保各部门使用的文件都得到审核与核准；确保各部门目前使用的文件均为最新版的文件；确保所有过期失效文件都及时销毁。
3.2 总经理负责批准一级文件（质量手册）、二级文件（程序文件）及各部门特殊之三级文件。
3.3管理者代表负责审核一、二级文件以及批准各部门之三级文件，各部门技术性文件以及图纸的管理由设计部、制造中心负责人根据《技术文件和资料控制程序》批准发布。
3.4各职能部门是文件和资料控制的配合实施部门，负责各自工作范围内的专用文件和资料收集、编制、使用和保管本部门的文件和资料。
4.名词解释4.1质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。
4.2 程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法，描述程序的文件称为程序文件。
4.3作业指导书：为求产品制造标准化，制定其内容作为制造(管理)之依据，定名为作业标准或作业规范，以作为工作人员作业时之依据。
4.4表单：用于记录生产、管理、服务等方面工作的资料格式。
4.5 受控文件：已纳入公司文件系统并盖有“受控文件”红色印章的文件为受控文件。
4.6非受控文件：质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。
分发以及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。
4.7 外来文件：取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图片、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。
管理体系文件控制程序
管理体系文件控制程序1目的确保对管理体系的有效运行起重要作用的所有场所，使用相应文件的有效版本。
2适用范围适用于公司与管理体系有关文件(含适当范围的外来文件)的控制。
3权责3.1 管理部负责公司所有文件资料的具体控制、监督和检查。
3.2 生产部负责所有技术性文件资料的具体控制、监督和检查。
3.3 各部门负责本部门使用文件资料的具体控制、监督和检查及其充分性和适宜性的评审、管理工作。
3.4 外来各种与质量体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，管理性文件由质量部负责管理。
技术性文件由总工程师负责管理。
3.5外来各种与环境及OHS体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，由生产部负责管理。
4工作程序4.1 工作流程图4.2 文件编制的申请与决定4.2.1管理类文件的制订，由管理部统一安排/规划，以确保文件的唯一性；4.2.2未经批准，各部门不得自行制订管理文件，“批准”，是指下列情况之一：1）现行文件中有规定，如本文件规定管理部协同生产、质量部制订《技术文件管理规定》；2）向管理部提出申请，并得到同意。
4.2.3管理部、协同生产部、质量部制订并实施《技术文件管理规定》。
A 各类计划为有时效限制的专用文件，其他文件均为通用文件。
B 作为标样的实物样件或照片等，也应视同文件进行控制。
C 文件“编、审、批”权限与其他专类管理文件不一致时，以专类管理文件为准。
4.4 文件编号4.4.1 管理文件编号方法A 管理手册编号：例：DC1-A/0 编号第一节“DC”为东瑞化工英文缩写（以下同），“1”表示一级文件，第二节“A”为版本号，版本的换次用英文字母依次更换标识。
0为版序号。
为修订序号。
B 程序文件编号：例：DC2-01001，第一节“DC”意义同上，“2”表示二级文件，“01001”为文件类别号与文件三位数序号。
C 作业文件编号：由IMS体系文件引用的作业文件（非化工文件系统）编号方法为：例：DC3-01001，第一节“DC”意义同上，“3”表示三级文件，“01001”从属程序文件的类号，依次标出文件三位数序号。
文件与资料控制程序心得
文件与资料控制程序心得文件与资料控制程序心得一、前言在现代企业中，文件与资料的管理是非常重要的一项工作。
良好的文件与资料控制程序可以有效地提高企业的生产效率和管理水平，减少不必要的损失和浪费。
本文将从以下几个方面对文件与资料控制程序进行探讨。
二、文件与资料控制程序的定义文件与资料控制程序是指为了确保企业内部各种文件和资料能够被及时、正确地处理和使用而采取的一系列管理活动。
三、文件与资料控制程序的重要性1. 提高工作效率：良好的文件与资料控制程序可以帮助员工及时获取所需信息，从而提高工作效率。
2. 降低成本：通过合理安排存储空间和建立合适的档案系统，可以避免因为过多或过少储存空间而造成不必要的成本支出。
3. 保护机密信息：合理使用密码保护等技术手段可以有效地保护机密信息不被泄露。
4. 遵守法律法规：良好的文件与资料控制程序可以确保企业在遵守相关法律法规方面不出现问题。
四、建立文件与资料控制程序的步骤1. 制定文件与资料控制政策：企业应该根据自身情况制定适合自己的文件与资料控制政策，明确管理目标和管理要求。
2. 设立档案室：档案室是文件与资料控制程序的重要组成部分，应该根据实际需要设立合适大小的档案室。
3. 建立档案系统：建立合适的档案系统可以帮助员工快速准确地找到所需文件和资料。
4. 建立安全保障机制：采取密码保护、备份等技术手段可以有效地保护机密信息不被泄露或丢失。
5. 建立使用规范：建立使用规范可以规范员工对于文件和资料的使用，避免不必要的损失和浪费。
五、文件与资料控制程序的实施1. 文件分类归档：按照一定标准将各种文件进行分类，并且在归档时进行编号、标识等操作，以便于后续查找和管理。
2. 文件检索服务：提供针对各类文献资源的检索服务，让用户能够快速获取所需信息。
3. 文件传输服务：为用户提供文件传输服务，让用户能够在不同的终端设备上进行文件传输和使用。
4. 文件备份服务：对于重要的机密信息，需要进行定期的备份操作，以便于防止信息丢失或泄露。
IATF16949文件与资料管理程序
文件制修订记录1.目的：为保证本厂在质量管理体系运行中，所有质量活动场所使用有效版本的文件（包括适当范围的外来文件），以确保文件的正确性。
2.范围：适用于本厂质量管理体系有效运行的所有文件和资料的编号、编制、核准、发放、更改和归档等的控制。
3.权责3.1内部文件与资料之制订、废止与收发管制权责表：3.2外部文件资料,由各对口权责部门收集,经管理代表核准后由品质部进行收发管制.3.3文件审核过程中发现问题,如有手改现象,由审核人在手改处签名确认.4.定义：4.1一阶文件：质量手册：说明质量系统原则与管理重点之系统指导文件；4.2二阶文件：程序文件：供管理者控管跨部门作业流程之文件；4.3三阶文件：工作文件：规范作业者行为工作标准或指导书；4.4四阶文件：质量记录(各类表单)：用来记录执行结果之表格或报告书；4.5外来文件：特指与产品有关的国际、国家、行业标准以及客户的技术资料等。
5.工作程序：5.1文件的制订、修订、废止作业：5.1.1文件制订作业：5.1.1.1文件需要制订时,由需求部门填写『文件制订、修订、废止申请单』进行制订申请，管代表核准后，需求部门方可进行制订，品质部按文件编号原则对新文件进行编号。
5.1.2文件修订作业：5.1.2.1若文件不符合现实要求需修订时,由需求部门提出修订原因,填写『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，交原制订部门研议修订，修订内容填写于文件首页之“修改记录表”中；5.1.2.2修订后之文件经审核与核准后由品质部发行。
5.1.3文件废止作业：5.1.3.1文件不适宜须废止时,需由提出部门提出『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，由品质部执行废止作业，原编号列入管制，不得重复使用。
5.1.4文件制订、修订以及废止之作业流程按“文件管制流程图”（附件一）进行。
5.2文件的编号原则：5.2.1一、二阶文件之编号规则：XXX -- XX -- XXX5.2.3三阶文件之编号规则：XM – XX -- XX -- XXX 文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码部门简码5.2.4四阶文件编号规则：XXX -- XX -- XX -- XXX文件流水号001.002…部门代码文件类别代码工厂代码5.3工厂代码：工厂代码用大写英文字母“EVK”表示东莞市依维柯电子有限公司。
文件控制程序
文件控制程序文件控制程序是指用于管理计算机中存储的文件的软件程序。
它能够对文件进行创建、读取、写入、删除等操作，并能够确保文件在进行这些操作时的安全性和可靠性。
本文将介绍文件控制程序的基本概念、功能和应用。
文件控制程序的基本概念文件控制程序是计算机操作系统中非常重要的组成部分，它负责管理计算机系统中存储的所有文件。
文件控制程序能够跟踪文件的位置和状态，并处理所有与文件有关的操作。
文件控制程序还能够掌握文件如何储存、读取和写入数据的方法。
文件控制程序的主要功能文件控制程序的主要功能包括以下几个方面：文件的创建和删除文件控制程序能够创建新的文件并为其分配储存空间。
在创建文件时，用户需要指定文件的名称和类型，并为文件定义相关属性，如创建日期、修改日期等。
当需要删除文件时，文件控制程序会清除该文件的所有数据，并释放该文件的储存空间。
文件的打开和关闭文件控制程序能够打开已存在的文件，并为用户提供读写文件的接口。
当文件不再使用时，文件控制程序能够正常关闭该文件，以保存对文件的所有更改。
文件的读取和写入文件控制程序能够读取文件中的数据，并将其返回给用户程序。
用户程序能够使用这些数据来完成各种操作，如打印、展示和处理数据等。
文件控制程序也可以将用户提供的数据写入文件中。
文件的共享和保护文件控制程序能够控制不同用户对同一个文件的读写权限，以确保文件安全性和保护用户的数据。
用户需要获得文件控制程序的许可才能进行读取或写入操作。
文件的备份和恢复文件控制程序能够维护文件系统的完整性，并能够备份和恢复数据。
在意外事件发生时，文件控制程序能够恢复文件系统和储存数据。
文件控制程序的应用文件控制程序广泛应用于各种计算机系统中，例如个人电脑、服务器和移动设备。
文件控制程序使得用户可以方便地管理和使用其所有储存的数据和文件。
在企业和组织中，文件控制程序可以协助员工进行工作任务，管理数据和共享文件。
在学校中，文件控制程序能够协助学生管理学习资料，完成作业和报告。
文件资料控制管理系统程序
1.目的对质量体系有关的文件，进行控制管理，确保有关场所使用的文件，均为有效版本。
2.范围适用于本公司与质量体系有关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。
3.相关文件无4.职责4.1总经理负责质量手册的批准和发布。
4.2管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布。
4.3各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核。
4.4各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计。
并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录。
4.5行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。
5.工作程序5.1行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施。
5.2文件控制的流程。
5.3文件的分类5.3.1质量手册---是本公司质量体系描述的纲领性文件。
5.3.2程序文件---是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法。
5.3.3其他管理性和技术性文件（第三层次文件）---如管理性的有：规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有：产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等。
5.3.4外来文件等---国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。
5.4文件的编写导则5.4.1本公司的各类文件都必须有：标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效。
文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单。
外来文件被采用必须要有提供部门领导的认可签名。
14页5.4.2质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，质量手册由管理者代表审核，总经理批准。
程序文件由相关部门经理审核、管理者代表批准。
5.4.3研发部门负责编写技术文件，包括产品标准、技术图样、工艺文件、采购、规范、检验和试验规范、工序控制大纲、工序操作规范、设备维护和操作规范等。
文件和资料控制程序
文件和资料控制程序1 目的对本公司质量管理体系文件和资料的形成、发放、保存进行有效控制，明确管理职责，确保体系运行过程中所使用文件的正确性、统一性和有效性。
2 范围适用于本公司质量管理体系中所有的内/外部文件和资料，包括系统文件、技术文件、表单记录、相关资料的管理和控制。
本程序规定的文件类型不包括公司制定的行政管理类文件（如规章制度、管理规定等），但这些文件可以参考本程序的要求进行管理和控制。
3 职责3.1技术科：对公司内所有受控文件发放、回收、销毁及原稿保存等事项负总责；3.2质检科：对公司内所有表单记录的收集、分类归档、销毁和保存等事项负总责；3.3各部门：负责各部门内部相关文件的编制、使用和管理，详见表1。
4 定义4.1 按管理方式按文件管理方式，可分为“受控文件”和“非受控文件”。
4.1.1受控文件：文件的编制、发放使用、修改、作废等都受到控制的文件，文件的持有者会随时收到该文件的更改信息。
受控文件应有名称、版本号、修改状态、受控标志等。
如：手册、程序文件、管理办法、制度、法规、标准、规范、作业指导书、图纸、流程图、工艺加工卡等。
4.1.2非受控文件：文件发放后不控制其使用、修改、作废、处置的文件，文件的持有者不会收到该文件的更改信息, 非受控文件应有名称、编号等标志。
如：一般的计划、通知、日常记录表单（╳╳登记表、╳╳记录表等）、清单、宣传资料等。
4.2 按类型(内容或来源)按类型可分为“外来文件”、“系统文件”、“技术文件”、“表单记录”、“资料”等，见下表1。
表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理系统文件 方针、目标 总经理 高层管理 总经理质检科质检科 手册文件 质检科 高层管理 总经理程序文件 责任部门责任部门负责人总经理相关文件 责任部门责任部门负责人总经理技术文件 产品设计文件 技术科技术/质量负责人总经理技术科技术科 产品工艺文件 技术科技术/质量负责人总经理作业指导书 技术科生产/质量负责人总经理产品规范 技术科 技术负责人 总经理检验标准、规范 技术科生产/质量负责人总经理品质标准文件 质检科（采用）质检科负责人 / / 技术科表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理外来文件 客户提供设计文件技术科（采用）技术科负责人 / 供应商提供资料 供应科（采用）供应科负责人 / 法律/法规资料劳资财务科（采用）劳资财务科负责人/相关记录表单 责任部门 责任部门负责人/质检科质检科资料 责任部门 责任部门负责人/责任部门4.2.1外来文件：指取自外部的法规、规范或标准等，被本公司需要用来在质量管理体系运行中引用的文件。
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文件管理控制程序
文件修订履历
目录
1目的 (4)
2适用范围 (4)
3职责 (4)
4术语和定义 (4)
4.1文件编写 (5)
4.2文件审批 (5)
4.3文件发放 (5)
4.4文件检查 (6)
4.5文件更改 (6)
4.6文件作废 (6)
5内容 (7)
5.1文件编码 (7)
5.2文件版本 (7)
5.3文件格式 (8)
6附则 (8)
7附录 (9)
附录 1 ISMS 文件清单 (9)
附录 2 文件更改记录 (12)
附录 3 文件签阅表 (14)
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文件管理控制程序
1目的
对信息安全管理体系文件的编制、审批、发放、检查、更改、废除等过程实施控制，保持体系运行各环节相关文件的有效性。
2适用范围
适用于XXXX的文件的编写、审批、颁发、版本升级以及失效文件的回收、留用和报废处理过程。
3职责
1、所有信息安全管理体系文件由信息安全管理委员会负责控制。
2、程序文件和记录文件由使用部门进行调用。
3、各部门负责管理本部门体系运行相关文件。
4术语和定义
1、单位内部文件：由单位内部（包括单位级、各部门和各项目组）编写、审批、颁发、版本更新和做失效处理的文件。
2、外来文件：来自于单位外部的文件，包括：
国家或行业的法令、法规；
从客户处正式收到的需求文件、设计书、开发规范和行业标准等；
设计所需的手册、技术资料或由合作伙伴提供的与单位业务相关的文件等。
3、受控文件：按照已批准的颁发范围颁发的文件。
这些文件需要按照文件的编写、审批、标识、颁发、版本更新等过程管理规定进行控制和管理。
4、参考文件：为了研修、市场或者商务合作的需要，发放给颁发范围以外的人的文
件。
在版本更新时，通常不会通知这些文件的使用者。
5、失效文件：文件版本更新后不再使用的旧版文件。
6、废止文件：由于单位规章、规定的变更和调整而被废弃不用的文件。
7、基线化：基线是文档的一个稳定版本。
它是进一步开发的基础。
之后执行管理体系时将按照基线化的文档规定进行，如果文档需要变动，通过评审后需要重新基线，后续执行按照新的基线进行。
8、记录：日常工作中由于业务、行政、管理产生的包含某种结果或其他输出的文档。
记录是各种活动发生过的证据，可以是纸质形式，也可以是电子形式，例如：审计报告，信息安全事件报告，会议纪要等。
4.1文件编写
所有信息安全管理体系文件由信息安全部或信息安全工作小组组织编写。
4.2文件审批
1、信息安全管理策略由信息安全管理委员会负责审批。
2、程序文件和记录文件经各部门负责人认可后，由信息安全工作小组组长进行审核，最终递交至信息安全管理委员会进行审批，并由单位行政部进行发布。
3、进行文件审批时，需填写《文件签阅表》（见附录 3）。
4.3文件发放
1、体系文件发放范围为文件适用部门。
2、所有信息安全管理体系文件由单位行政部负责发放到各部门所属人员。
3、体系文件需以书面或电子格式发放，并由接收部门负责人在《ISMS 文件清单》（见附录 1）上签字或电子方式确认。
4、如果有协议要求，可对外提供有关信息安全管理体系文件，但需先经信息安全
管理委员会批准后再发放。
5、ISMS文件均为受控文件，受控期为1年。
6、发放文件时需及时更新《ISMS文件清单》（见附录 1）。
4.4文件检查
1、每隔6个月，各部门负责人需对文件适用性进行确认，如发现不适用情况则转入文件更改程序。
2、从文件生效日算起，如1年内没做过修改，则需做文件审批。
4.5文件更改
1、由文件更改发起部门提出申请。
2、由信息安全工作小组进行审核并负责组织更改。
3、填写《文件更改记录》（见附录 2）。
4、相关文件需及时更换，更换时将原文件作废并加盖作废章，并填写《ISMS
文件清单》（见附录 1）。
4.6文件作废
1、更改后的原文件和不再适用的文件为作废文件，由各部门负责人收回并
加盖作废章，由行政部保留一份作废文件，并填写《ISMS 文件清单》见附录 1）。
2、其余同一版本文件需进行销毁，并填写《ISMS 文件清单》（见附录 1）。
4.7文件执行
1、各部门负责人负责在本部门内部落实体系文件的规定要求及操作程序。
2、需保证作业人员能得到有效文件。
3、运行期间禁止对体系文件进行随意扩散。
4、在有效时限内，需对运行期间产生的各记录文件进行妥善保管。
5内容
5.1文件编码
1、文件的编码方式如下：
XXXXX--- YYYYY ------**----------**
单位简称文件目录级别部门编号
2、体系文件包括方针策略文件、程序文件、规定或规范文件，各类文件级别码如下：
1 级文件--------------总方针政策文件
2 级文件--------------程序文件
3 级文件--------------规定、规范文件
4 级文件--------------记录表单
3、ISMS 文档编号的阿拉伯数字编号自从小到大的顺序组成。
4、文件编码实例：
XXXX-YYYY-1-ZZ
表示XXXX信息安全部发布的一级YYYY程序文件。
5.2文件版本
1、文件经过修改后需更换版本。
使用 1、
2、
3、4…表示文件的版本，用0、1、2、3…表示修改的次数。
如：1--表示第一版；2--表示第二版；3--表示第三版…
0--未经过修改；1—修改过第一次；2—修改过第二次…以此类推。
则2.1 表示第二版本修改过一次的文件。
2、文件的每次修改，以修改次数来表示，当文件的大部分需修改或修改过了许多次时则需要换文件的版本。
5.3文件格式
1、信息安全策略、程序文件、规定或规范应有首页和正文，首页包括文件名称、文件编码、文件版本号、发布日期等内容。
2、当体系文件以电子文件发放时，由信息安全工作小组建立专用目录并设置权限，只有信息安全工作小组有修改权限，其余接收部门只有只读权限而无改写权限。
6附则
1.本制度由IT中心、信息安全部负责制定、修订和解释。
2.本制度自发布之日起实施。
7附录
附录 1 ISMS 文件清单
实用标准文案
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编号：
文件编码 文件名称 版本 生效日期 受控期 发放部门 发放日期 回收日期 销毁日期
文档发布人/联 系电话
接收确认人
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附录 2 文件更改记录编号：
管理制度文件页数
附录 3 文件签阅表
编号：
表单编号:表单版本：V01.00表单序号:
文件名称XXXX考勤与假期
10形成日期2013.01.05
签阅范围行政部、人力资源部、财务部、内控部、常务副总经理
相关说明
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第 4 页
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