文件管理控制程序
文件管理控制程序
文件管理控制程序1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理与安全有效的运转。
该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。
2．职责：2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档与销毁等。
3．工作流程：3.1 文件分类：3.1.1通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件与外送文件。
A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。
如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等B.外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。
如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。
如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或者业务范围内使用的专门文件。
分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件与签价单与决算资料等。
A．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。
如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。
B．财务文件：即在公司会计工作中形成与使用的会计核算专业材料。
如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。
C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。
D．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。
如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。
E．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。
F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。
3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。
如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等3.2 总要求：3.2.1 文件处理务必做到及时、准确、安全。
3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性，提高文件管理的效率和质量，特制定本文件管理控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。
三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求，准确、清晰地起草文件，并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。
2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核，确保文件内容的合理性、准确性和完整性，符合部门的业务需求和公司的整体战略。
3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签，提出专业意见和建议。
4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作，确保文件的流通和使用符合规定。
5、公司管理层对重要文件进行最终审批，确保文件符合公司的发展方向和战略目标。
四、文件的分类1、按文件的性质分类（1）管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
（2）技术性文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等。
（3）记录性文件：包括各种表单、报告、台账等。
2、按文件的来源分类（1）内部文件：由公司内部自行编制的文件。
（2）外部文件：来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。
五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性，便于文件的检索和管理。
2、编号规则（1）管理性文件：以“GL”开头，后面接部门代码、文件序号和版本号。
（2）技术性文件：以“JS”开头，后面接产品代码、文件序号和版本号。
（3）记录性文件：以“JL”开头，后面接部门代码、记录序号和版本号。
六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。
2、文件起草的要求（1）文件内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。
（2）文件格式应规范，包括字体、字号、行距、页边距等。
（3）文件应具有可操作性，明确规定各项工作的流程、方法和要求。
文件管理控制程序文件(2024)
引言：文件管理控制程序文件是计算机操作系统中的重要组成部分，用于管理和控制计算机系统中的各类文件。
它起着连接用户和计算机硬件设备的桥梁作用，通过对文件的创建、删除、修改、查询等操作，提供了高效、有序的文件管理手段。
本文将从文件概述、文件管理原则、文件的创建与删除、文件的修改与查询、文件的共享与保护等五个大点详细阐述文件管理控制程序文件的相关内容。
概述：文件是计算机系统中存储数据的一个逻辑单元，它能够持久地保存用户的数据。
文件管理控制程序文件是操作系统提供的一种机制，用于管理和控制计算机系统中的各种文件。
文件管理控制程序文件通过提供统一的接口，使用户可以方便地对文件进行操作，包括文件的创建、删除、修改、查询等功能。
同时，它还具备文件的共享与保护等特性，保障了文件在多用户、多任务环境下的安全性和可靠性。
正文：一、文件管理原则1.透明性原则：用户对文件进行操作时不需要了解文件的具体存储细节，只需通过简单的接口完成操作，降低了用户的认知难度。
2.完整性原则：文件管理控制程序文件应保证文件的完整性，即文件存储的内容应与用户的期望一致，不发生数据丢失或损坏的情况。
3.可靠性原则：文件管理控制程序文件应具备较高的可靠性，能够在面对各类异常情况时保持稳定运行，不因发生错误而导致系统崩溃。
4.效率性原则：文件管理控制程序文件应具备高效的文件操作能力，能够迅速响应用户的操作请求，提供快速的文件访问速度。
5.安全性原则：文件管理控制程序文件应具备一定的安全机制，保障文件的共享与保护，防止未经授权的访问和意外修改。
二、文件的创建与删除1.文件的创建：a.指定文件名和文件类型：用户需要为新文件指定一个唯一的文件名，并确定文件类型，如文本文件、图像文件等。
b.确定文件存储位置：用户可以指定文件存储的路径和目录结构，也可以由系统自动分配一个合适的位置。
c.建立文件控制块：系统会为每个创建的文件分配一个文件控制块（FCB），用于记录文件的相关属性和位置信息。
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件文件管理控制程序文件是一种用于管理和控制计算机系统中文件的软件程序。
它提供了一种组织、存储和访问文件的方法，以确保数据的安全性和有效性。
文件管理控制程序文件的标准格式通常包括以下几个方面：1. 文件结构：文件管理控制程序文件通常由多个文件组成，每个文件都有其特定的结构和格式。
文件结构可以是顺序结构、索引结构、链式结构等。
不同的文件结构适用于不同的文件管理需求。
2. 文件命名规则：文件管理控制程序文件的命名规则是确保文件能够被准确识别和查找的重要因素。
命名规则可以包括文件名长度限制、文件名字符限制、文件名后缀等。
合理的文件命名规则可以提高文件管理的效率和可靠性。
3. 文件存储和组织：文件管理控制程序文件需要提供一种有效的文件存储和组织方式，以便快速定位和访问文件。
常见的文件存储和组织方式包括目录结构、文件夹结构、文件索引等。
这些方式可以根据文件的属性、类型、大小等进行分类和组织。
4. 文件访问权限控制：文件管理控制程序文件需要提供一种权限控制机制，以确保只有经过授权的用户可以访问和修改文件。
权限控制可以通过用户身份验证、访问控制列表、访问权限设置等方式实现。
这样可以保护文件的机密性和完整性。
5. 文件备份和恢复：文件管理控制程序文件应该提供文件备份和恢复功能，以确保文件数据的安全性和可靠性。
文件备份可以通过定期备份文件到备份介质，如硬盘、磁带等，来避免数据丢失。
文件恢复可以通过从备份介质中还原文件来恢复数据。
6. 文件共享和协作：文件管理控制程序文件应该提供文件共享和协作功能，以便多个用户可以同时访问和编辑同一个文件。
文件共享可以通过网络共享、云存储等方式实现。
文件协作可以通过版本控制、冲突解决等机制保证多人同时编辑文件的一致性。
7. 文件查询和检索：文件管理控制程序文件应该提供文件查询和检索功能，以便用户可以根据文件的属性、内容等进行快速查找和定位。
文件查询和检索可以通过关键字搜索、元数据过滤等方式实现。
文件管理控制程序
文件管理控制程序版本状态：A/0 编号：简洁规范实用下载即用文件管理控制程序1.目的确保公司质量、食品安全及其他管理文件和外来文件得到有效控制。
规范管理体系的编制、审批、编目、发放、存档、借阅、复制、管理、销毁工作，同时确保生产现场或相关现场使用现行文件的有效版本。
2.适用范围本程序适用于公司管理体系及适当范围的外来文件的控制。
3.术语3.1受控文件3.1. 1加盖红色“受控文件”字样的识别印章且有相关保持要求的文件，此类文件禁止私自复印，保证不丢失或非预期使用。
具有制定、修订及发放的可追溯性记录。
修订后须重新发放并记录。
文件失效或废止时，应交至体系专员处回收、销毁。
文件具有唯一的标志，并随时保持最新版本状态。
3.2非受控文件未盖任何识别印章的文件。
发放时为最新版本，修订后无需做发放记录，且不需回收和销毁旧版本的文件。
3.3管理体系指用来表现公司管理体系的文件，它是管理体系存在的基础和证据，是规范全体人员行为，达到管理目标的依据。
管理体系包括但不限于：3.3.1 一阶文件：食品安全及质量管理手册。
1编制：审核：批准：执行日期：年月日文件管理控制程序版本状态：A/0 编号：简洁规范实用下载即用3.3.2 二阶文件：程序文件（前提方案、HACCP计划书、操作性前提方案）。
三阶文件：产品质量标准、检测技术规范、管理性文件等作业文件。
四阶文件：相关记录。
3.4外来文件指公司内使用的各类国家/国际标准、相关法律法规、客户标准文件以及与公司产品质量、食品安全相关的非公司内部制定的文件。
4.职责4.1文件审核批准权限食品安全及质量管理手册、程序文件由质量部汇编,质量部经理、生产总经理审核，管理者代表批准生效。
三级文件（作业指导类文件）由各部门编制，体系专员核对编号、版本及格式，质量部审核，编制部门主管批准生效。
岗位说明书由各部门自行审批，部门主管的由分管总经理审批。
外来文件由导入部门的主管审核，报体系专员处备案。
文件管理控制程序培训
重要性 提高工作效率，降低工作成本； 为组织决策提供可靠依据。
文件管理的目标与原则
目标 确保文件的完整性、准确性、可用性和安全性； 促进文件的有效利用和共享；
文件管理的目标与原则
• 降低文件管理成本，提高管理效率。
文件管理的目标与原则
系统性原则
对文件进行全面、系统的管理；
文件控制程序的操作流程
01
02
03
文件创建
用户根据实际需求创建新 文件，并填写文件的基本 信息和内容。
文件修改
用户对已存在的文件进行 编辑和修改，并提交修改 申请。
文件审核
指定人员对修改后的文件 进行审核，确保文件内容 符合相关要求和标准。
文件控制程序的操作流程
将批准后的文件发布到指定位置 ，供相关人员查阅和使用。
科学性原则
采用科学的方法和手段进行文件管理；
文件管理的目标与原则
规范性原则
制定和执行统一的文件管理规范 ；
保密性原则
确保文件的保密性，防止信息泄 露。
文件管理的历史与发展
古代
文件管理主要依赖手工记录和纸质文 档；
近代
随着计算机技术的发展，电子文档逐 渐取代纸质文档；
文件管理的历史与发展
• 现代：云计算、大数据等技术的出现，推动 文件管理向智能化、自动化方向发展。
移动化文件管理
移动设备的普及将推动文件管理向移动化发展，员工可随时随地访问 和管理文件。
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执行修改
根据评估结果，对文件进行相 应的修改，包括内容的增删改 、格式的调整等。
提交修改结果
将修改后的文件提交给相关人 员或部门，供其审查和使用。
质量管理体系文件：文件控制程序
文件控制程序1 目的为使与质量管理体系和产品有关文件的编制、修改、发放、废止等进行有效控制，并确保使用现场均能得到最新有效的版本，防止误用失效或作废的文件。
特制定并执行本程序。
2 范围本程序适用于公司所有与产品和质量管理体系有关的内部文件和外部文件。
包括以纸张（含照片）、电子媒体（硬盘、光盘等）、标准样品等形式存在的文件。
3 职责3.1行政部负责组织编制公司管理制度、文件的归口管理。
3.2品质部负责编制质量手册、组织编制程序文件等质量管理体系文件及监督管理。
3.3各职能部门负责编制对应的程序文件、部门的管理制度、专业技术与业务文件。
4 管理程序4.1 文件的分类4.1.1按质量管理体系管理性文件层次分为：a）第一层次：质量手册。
b）第二层次：程序文件。
c）第三层次：各部门的相关管理制度、作业指导书和技术文件等。
d）第四层次：表单、记录。
4.1.2按文件的控制状态分为：a) 受控：对文件的使用、修改、作废、换版进行跟踪管理。
b)非受控：对文件不进行跟踪管理。
4.1.3 按文件的来源分为：内部和外来文件。
对重要的外来文件应按照受控文件进行控制。
4.2 文件的编写与审批4.2.1质量手册由分管质量副总经理组织品质部编制，管理者代表审核，总经理批准；4.2.2程序文件由品质部组织对应部门负责编制，分管领导审核，管理者代表或总经理批准；4.2.3各部门的相关管理制度由各职能部门负责人编写，分管领导校对及审核，管理者代表批准；4.2.4各部门的作业指导书、技术文件以及对应的表单、记录等由各部门人员编写，部门负责人校对及审核，分管领导批准；4.2.5对相关文件中已规定编制、审批人的质量记录按文件规定进行审批。
4.3 文件的编号4.3.1除技术、标准、工艺文件、图样和合同外的，所有与产品质量和质量管理体系有关文件的编号规定如下：1) 质量手册2) 程序文件JUST C □□-□□□□发布年号程序文件序号程序文件缩写公司名称3) 质量记录序号文件年份部门编码质量记录缩写公司名称4) 管理文件JUST GL □- □□□□- □□序号文件年份部门编码管理文件缩写公司名部门编码说明：a) 技术、标准、工艺文件、合同的编码按国家或行业标准执行；b) 质量管理体系文件类型采用字母缩写的方式，即质量手册：QM；程序文件：C；质量记录：QR；管理文件：GL；江西佳时特精密机械有限责任公司缩写为：JUST；c) 文件的版本采用数字A、B、C……方式，修改状态采用数字0、1、2……表示，文件的版次用于质量手册、程序文件、管理文件；质量记录不实行版次控制，当文件更改涉及记录时应同时对质量记录的格式进行同步更改或换版。
什么是文件管理控制程序？
文件控制程序1 目的确保管理体系有关文件的充分性和适宜性，确保各相关场所使用的文件为现行文件的有效版本。
2 范围本程序适用于与本公司管理体系有关的文件的控制。
3 职责3.1总经理负责批准发布公司的方针、目标和指标，管理手册。
3.2管理者代表负责组织相关部门进行手册的编写与修改；负责管理手册的审核；负责程序文件、主要管理文件的批准。
3.3企管科负责体系文件的归口管理。
3.4各部门负责本部门相关文件的管理。
4 程序4.1文件的分类及控制4.1.1管理体系文件分为三层：第一层：管理手册（包括公司的方针、目标、指标）；第二层：程序文件；第三层：包括各部门为使管理体系正常运转所制定的部门管理制度、应急预案、工作标准、岗位职责、操作规程、各种记录、表格、报告、清单、方案、计划等与公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件。
4.1.2体系文件由企管科归口管理，各部门建立本部门的受控文件清单。
4.1.3外来与管理体系有关的文件统一由相关导入部门审核，管理者代表批准，由企管科编目、存档、发布实施；相关导入部门负责文件的跟踪，当文件换版时，确保使用的文件是有效版本。
4.2文件的编号4.2.1管理手册编号编号规则：公司代号-管理手册代号-年号版本号/修改次数；公司代号：AAAA；管理手册代号： SC；年号：2008；版本号：A、B、C……等；修改次数：第几次修改（见4.4.1）。
例如： AAAA-SC-2008 A/0 表示AAAA有限公司管理手册2008年第A版，第0次修改。
4.2.2程序文件编号编号规则：公司代号-程序文件代号-序号版本/修改次数公司代号： AAAA；程序文件代号：CX；序号：该要素的第几个程序文件；版本号：A、B、C……等；修改次数：第几次修改。
例如： AAAA-CX-01 A/0：表示AAAA有限公司管理体系的第1个程序文件，第A 版,第0次修改。
4.2.3第三层文件编号规则：部门简称—年号-序号版本/修改次数部门简称：表示由该部门组织编制，具体见4.2.6；年号：表示该文件下发年号；序号：表示该部门的第几个文件；版本号：A、B、C……等；修改次数：第几次修改。
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文件管理控制程序 Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT
1目的
为了规范品质体系文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。
2适用范围
质量体系文件的编制、管制方法。
供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。
其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准等）。
确保对质量体系策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。
3定义注释
受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。
非受控文件：不直接影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。
体系文件：。
内容。
4职责
总经理或董事长：批准工厂的质量方针/目标、质量手册、程序文件。
管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。
各职能部门：负责编写相应的程序文件及作业指导书，及时签收和保存受控文件，并将已失效的受控文件退回综合办。
综合办：负责本工厂受控文件的整体控制，即受控文件的打印、分发、原版文件的保存等。
5文件格式及文字要求
公司所有体系文件必需加页眉，格式如下。
四级表单可不加页眉但必须加
文件字体：公司所有文件一律为宋体黑色字，文件名称为二号字，正文内容序号题目为粗体四号字，正文内容为四号字，表单内容可根据需要采用四号或五号字。
文件文件签批格式，在文件末页按以下方式
编制：审核：批准：
日期：日期：日期：
6作业程序
编码原则：
公司名称
文件级别
部门类别
流水号
注释：
部门类别：总经理∕管理者代表GM；行政人事部：HR；财务部FD；生产部
PM；销售部SD；品质部QC；技术部TD；采购部
PD；仓库STD。
文件级别：一级文件01；二级文件02；三级文件03；四级文件04；五级05 流水号：字母+001～999，各部门应对本部门的文件进行分类识别，对记录表单的流水码进行识别、汇总,汇编成《记录清单》
各部门文件编号应按以上要求执行，不得有重复或误用的情形。
外来文件的编码以外单位编码为准。
以此类推
受控文件控制的一般要求
文件和相关表单的版本号用一位大写字母表示，文件首版为A/0版，当修订时，版本升为A/1～A/9、B/0～B/9、C/1～C/9、…版，以此类推.
同一类受控文件要求采用标准格式，以便于制定、保存。
受控文件必须有编制人、审核人、批准人签名后方可发出，且编制、审核与批准不可为同一人。
受控文件如有生效日期以生效日期为准，否则，以最后审批日期为生效日期。
《质量手册》及《程序文件》均由相关部门负责人会审。
文件制定/修改/废止作业
制定：需制定文件的部门依据文件编写要求来制定文件，并经相关负责人员批准后执行。
修改/废止：文件需修改或废止时，由提出人员填写《文件制订/修订/废止申请单》，经原制订部门主管审查及相应的负责人员批准后交综合办执行，对影响技术状态的文件修改按《产品图样技术文件更改导则》执行。
质量手册和程序文件修改后，须将修改的内容和相关资料记录在《文件修订记录表》中。
文件分发与回收
文件制定/修改后，综合办依文件编写原则对文件进行编号和制定版本号，并在《文件总览表》、《表单总览表》中登录或修改，以控
制文件的最新状态
受控文件分发要求：
(a)质量手册的发放以质量手册控制为准；
(b)《程序文件》发放至工厂各职能部门；
(c)各部门所制定的三级文件，发至本部门，其它部门若需要再申请。
外来文件由与之关联的部门人员审查后，交综合办登录于《外来文件一览表》中予以控制。
综合办按受控文件分发要求，复印所需份数加盖“受控文件”章后分发给相关部门。
在文件分发过程中，综合办还须收回原有的旧版文件，并应在《文件分发/回收记录表》中签收。
对收回的旧版文件或作废文件，须予以销毁或盖上“作废章”，对于作废文件正本，保留时应盖上“作废章”。
综合办应每季度视需要重新发出《文件总览表》，以供各使用部门核对最新版本。
文件的保存
体系文件以书面的形式出现，储存于电脑中的文件不予以执行，仅作备份。
文件的增补
任何人不得私自复印受控文件，如需更多的副本，应填写《文件/图纸/技术资料申请单》，交部门主管/管理者代表批准后，由综合办予以
补发，补发控制按正式发行执行。
文件的借阅控制
文件借阅人对所借文件负有妥善保管的责任，不得拆卷、涂改或损坏，并做到及时归还。
非工作需要借阅质量体系文件与外来文件，保存部门有权拒绝.
当工厂外界人士需调阅本厂文件与外来文件时应呈管理代表批准同意方可. 外来文件的管制
各部门需要通过相关的渠道收集与本产品或业务相关的外来文件，并对这些外来文件进行明确的标识和理解。
如：
(a)销售部获取供方与客户方面的文件，包括供货合同、产品说明书、报价表、检验报告单及客户订单，技术图纸等.
(b)品管部应获取与产品品质相关的法律、法规、行业标准等。
(c)其它相关的部门应收集与本部门业务相关的各项外来文件。
外来文件的标识与管理
(a)为方便使用与取阅应将外来文件进行明确的标识，分类摆放。
(b)所有的外来文件必须填写于“外来文件一览表”中，以便查
阅。
(c)从外部获取的外来文件，应根据其性质和变更的特点，由管理
代表督导进行定期(半年或一年/一次)向外来文件的所属单位
追询其版本状况，以便能及时更新或作废。
质量记录的控制按《质量记录控制程序》执行。
7相关文件
《质量记录控制程序》
《文件总览表》
《文件∕图纸∕技术资料申请单》
《文件分发∕回收记录表》
《文件修订记录表》
《外来文件记录表》
《文件制订∕修订∕废止申请单》
8、附件
文件印章：受控文件章、外来文件章、非受控文件章、作废文件章编制：审核：批准：
日期：日期：日期：。