文件和资料控制程序
TS16949文件和资料控制程序
德信诚培训网文件和资料控制程序龟形图过程识别：过程 区分顾客导向过程管理过程支持过程过程关联图使用什么方式？ （材料/设备/装置） 资料室、档案柜、电脑、打印机、 纸张 资料员由谁进行？ （能力/技能/知识/培训）输入 要求是什么？ 待管理的文件 文件控制过程 过程名称输出 （要交付的是什么？） 文件、文件和资料登记 帐 、更改单、借阅登记 台账 、发放记录表；资 料销毁登记表如何做？ （方法/程序/技术） 文件和资料控制程序使用的关键准则是什么？ （测量/评估） 外来文件评审及时率更多免费资料下载请进：好好学习社区德信诚培训网文件和资料控制程序1 目的 确保公司所有内部文件、外部文件、图样与技术资料的准确性和统一性，使 公司所有与质量管理体系有关的文件、图样与技术资料的流通、应用、处理等得 到有效控制， 以控制与本质量管理体系要求有关的所有文件与资料，使所有持有 文件、 图样与技术资料的相关部门、 生产场所能及时获得有效的最新版本的文件、 图样与技术资料。
2 范围 本程序适用于本公司质量管理体系所涉及到的有关产品和原/辅材料的采 购、制造（包括设计/开发、样件生产、试生产、批量生产等） 、检验和试验及校 准、仓储、包装到交付各层段作业的所有文件、图样与技术资料和顾客、供应商 提供的相关文件、图样与技术资料及与国际/国家政府、安全和环保法规有关的 相关外部文件与资料的控制。
3 引用文件 QP-4.2-02 QP-7.1-01 4 术语和定义 体系管理文件：一层文件、二层文件、三层文件和四层文件为操作说明书、 检验标准/检验规程、操作标准/操作规程等。
一层文件：质量手册； 二层文件：程序文件； 三层文件：作业指导书（包括：操作说明书、检验标准/检验规程、操作标 准/操作规程、在过程中所需使用的工艺文件、工序卡片、图样与技术资料等） ； 技术文件： 指本公司内部编制的工程规范、 工程标准、 工作规范、 作业标准、 检查基准、图样、包装标准、工艺技术文件/顾客提供的图样、工程规范、工程 标准/技术标准、技术条件/协议、质量规范、检验规范、检验标准、电脑数据软 盘/软件、样品等和/或本公司与供应商签订的协议等。
文件与资料控制程序
1.目的对与质量体系有关的文件及资料的编制、审核、批准、接收、分发、更改、处理的控制，确保各相关场所使用有效版本的文件，并从分发和使用场所及时收回失效的文件以防误用。
2.范围适用于本公司质量体系有关的文件(一、二、三、四级文件)和资料（包括外来文件）的控制（不包括技术文件）。
3.职责3.1 质量部负责文件的审核、编号、发放、更改、废止及保存的管理;确保各部门使用的文件都得到审核与核准；确保各部门目前使用的文件均为最新版的文件；确保所有过期失效文件都及时销毁。
3.2 总经理负责批准一级文件（质量手册）、二级文件（程序文件）及各部门特殊之三级文件。
3.3管理者代表负责审核一、二级文件以及批准各部门之三级文件，各部门技术性文件以及图纸的管理由设计部、制造中心负责人根据《技术文件和资料控制程序》批准发布。
3.4各职能部门是文件和资料控制的配合实施部门，负责各自工作范围内的专用文件和资料收集、编制、使用和保管本部门的文件和资料。
4.名词解释4.1质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。
4.2 程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法，描述程序的文件称为程序文件。
4.3作业指导书：为求产品制造标准化，制定其内容作为制造(管理)之依据，定名为作业标准或作业规范，以作为工作人员作业时之依据。
4.4表单：用于记录生产、管理、服务等方面工作的资料格式。
4.5 受控文件：已纳入公司文件系统并盖有“受控文件”红色印章的文件为受控文件。
4.6非受控文件：质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。
分发以及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。
4.7 外来文件：取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图片、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。
GM(JM)-0201文件与资料控制程序
1.0目的:确保质量体系所使用之文件及资料处理迅速、正确发行，使应用程序得以控制，确保各相关部门能及时获得有效之最新版本文件。
2.0范围:适用于质量管理体系有关之质量手册、程序文件、作业标准、质量记录、其它相关文件及有关外来文件之控制。
3.0定义：文件类别区分：3.1质量手册：对质量体系全面的概略的描述。
3.2程序文件: 具体、详细地说明各项质量活动（如文件控制、内部审核、管理评审等）进行的方法、步骤的管理文件。
3.3作业标准：指导各项具体作业的作业指导书，工艺操作规程、检验规程、技术图纸等技术文件及其他制度、规定等。
3.4质量记录:生产记录、校验记录、检验记录（报告）、运行保养记录等。
3.5外来文件:客户提供之图样、标准，以及本公司程序文件或作业标准所依据并引用之有关国家或行业标准。
4.0 职责:4.1人事行政部文件管理人员负责文件之编号、分发、回收、销毁等综合管理。
4.2各单位负责相关文件之撰写、会审、使用和保管及增修申请。
5.0程序细则:5.1文件编号:5.1.1编号原则：各类文件顺序号：从01起依序编列文件类别代号：详见5.1.2公司代号5.1.2文件代号：5.1.2.1.质量手册：015.1.2.2.程序文件：025.1.2.3.作业标准：035.1.2.4.记录表单：04，(各种表单编号、版次及保存期限由文控统一确定）5.1.2.5外来文件:Ｗ-□□□序号，从001开始5.2版本/版次:5.2.1第一次制订之原版以A/0表示,A版第一次修订以A/1表示,第二次修订以 A/2表示，依此类推。
5.2.2为避免版次修订次数太多,影响文件之真实内容,凡版次经5次修订后, 原制订单位应变更版本,发行第B版、C版……5.3文件制订、修订、废止作业:5.3.1文件之制订作业：5.3.1.1制定部门指定专人完成提案后视需要召集相关单位会审,无异议后，送人事行政部文件管理人员依文件编号规则予以编号印刷,并依4.3之规定送相关主管审批发行。
文件与资料控制程序心得
文件与资料控制程序心得文件与资料控制程序心得一、前言在现代企业中，文件与资料的管理是非常重要的一项工作。
良好的文件与资料控制程序可以有效地提高企业的生产效率和管理水平，减少不必要的损失和浪费。
本文将从以下几个方面对文件与资料控制程序进行探讨。
二、文件与资料控制程序的定义文件与资料控制程序是指为了确保企业内部各种文件和资料能够被及时、正确地处理和使用而采取的一系列管理活动。
三、文件与资料控制程序的重要性1. 提高工作效率：良好的文件与资料控制程序可以帮助员工及时获取所需信息，从而提高工作效率。
2. 降低成本：通过合理安排存储空间和建立合适的档案系统，可以避免因为过多或过少储存空间而造成不必要的成本支出。
3. 保护机密信息：合理使用密码保护等技术手段可以有效地保护机密信息不被泄露。
4. 遵守法律法规：良好的文件与资料控制程序可以确保企业在遵守相关法律法规方面不出现问题。
四、建立文件与资料控制程序的步骤1. 制定文件与资料控制政策：企业应该根据自身情况制定适合自己的文件与资料控制政策，明确管理目标和管理要求。
2. 设立档案室：档案室是文件与资料控制程序的重要组成部分，应该根据实际需要设立合适大小的档案室。
3. 建立档案系统：建立合适的档案系统可以帮助员工快速准确地找到所需文件和资料。
4. 建立安全保障机制：采取密码保护、备份等技术手段可以有效地保护机密信息不被泄露或丢失。
5. 建立使用规范：建立使用规范可以规范员工对于文件和资料的使用，避免不必要的损失和浪费。
五、文件与资料控制程序的实施1. 文件分类归档：按照一定标准将各种文件进行分类，并且在归档时进行编号、标识等操作，以便于后续查找和管理。
2. 文件检索服务：提供针对各类文献资源的检索服务，让用户能够快速获取所需信息。
3. 文件传输服务：为用户提供文件传输服务，让用户能够在不同的终端设备上进行文件传输和使用。
4. 文件备份服务：对于重要的机密信息，需要进行定期的备份操作，以便于防止信息丢失或泄露。
文件与资料控制程序及流程图
3.2程序文件：展现品质/环境管理体系各项作业流程之文件；
3.3指导文件：使用或操作之说明书或各项材料之规格书；
3.4表单：执行相关工作时所使用之空白表格；
3.5受控文件：受更改、分发、回收控制，应随时保持最新有效版本的文件，盖有
「受控文件」章；
3.5作废文件：文件经过修订或废止，不是最新有效版本文件，盖有「作废」章。
5.2.3表单之保存作业：所有第一次制订之表格经有关部门主管核实后，发电子档给文控中心，直接由文控中心统一保管，收集于表单正本资料夹中。
5.3文件分发、回收作业
5.3.1凡经颁布发行之文件由文控中心影印适当份数盖「受控文件」章，经文控编号后发行使用,并请使用部门文件管理人在《文件分发与回收记录表》分发记录栏中签收，文控中心建立“受控文件一览表”管理，文件正本反面盖「受控文件」章保存；
5.1.4文件生效日期依文件规定的生效日期为准，但规定的生效日期不可在文件发行日期之前，如文件无规定生效日期的依文件发行日期为生效日期。
5.1.5文件纲领：
品质手册、支持文件、表单依实际需求进行编写，程序文件原则上依下列项目内容编写：
1、目的
2、范围
3、定义
4、职责
5、程序
6、相关文件
7、相关表单
8、附件
6．相关文件
无
7．相关记录
7.1文件分发与回收记录
7.2受控文件一览表
7.3外来文件一览表
7.4文件申请单
7.5受控文件借阅登记表
8．附件
8.1相关印章
受控文件章作废文件章
外来文件章参考文件章
8.2文件控制流程图
文件控制流程图
文件和资料控制程序
文件和资料控制程序1 目的对本公司质量管理体系文件和资料的形成、发放、保存进行有效控制，明确管理职责，确保体系运行过程中所使用文件的正确性、统一性和有效性。
2 范围适用于本公司质量管理体系中所有的内/外部文件和资料，包括系统文件、技术文件、表单记录、相关资料的管理和控制。
本程序规定的文件类型不包括公司制定的行政管理类文件（如规章制度、管理规定等），但这些文件可以参考本程序的要求进行管理和控制。
3 职责3.1技术科：对公司内所有受控文件发放、回收、销毁及原稿保存等事项负总责；3.2质检科：对公司内所有表单记录的收集、分类归档、销毁和保存等事项负总责；3.3各部门：负责各部门内部相关文件的编制、使用和管理，详见表1。
4 定义4.1 按管理方式按文件管理方式，可分为“受控文件”和“非受控文件”。
4.1.1受控文件：文件的编制、发放使用、修改、作废等都受到控制的文件，文件的持有者会随时收到该文件的更改信息。
受控文件应有名称、版本号、修改状态、受控标志等。
如：手册、程序文件、管理办法、制度、法规、标准、规范、作业指导书、图纸、流程图、工艺加工卡等。
4.1.2非受控文件：文件发放后不控制其使用、修改、作废、处置的文件，文件的持有者不会收到该文件的更改信息, 非受控文件应有名称、编号等标志。
如：一般的计划、通知、日常记录表单（╳╳登记表、╳╳记录表等）、清单、宣传资料等。
4.2 按类型(内容或来源)按类型可分为“外来文件”、“系统文件”、“技术文件”、“表单记录”、“资料”等，见下表1。
表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理系统文件 方针、目标 总经理 高层管理 总经理质检科质检科 手册文件 质检科 高层管理 总经理程序文件 责任部门责任部门负责人总经理相关文件 责任部门责任部门负责人总经理技术文件 产品设计文件 技术科技术/质量负责人总经理技术科技术科 产品工艺文件 技术科技术/质量负责人总经理作业指导书 技术科生产/质量负责人总经理产品规范 技术科 技术负责人 总经理检验标准、规范 技术科生产/质量负责人总经理品质标准文件 质检科（采用）质检科负责人 / / 技术科表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理外来文件 客户提供设计文件技术科（采用）技术科负责人 / 供应商提供资料 供应科（采用）供应科负责人 / 法律/法规资料劳资财务科（采用）劳资财务科负责人/相关记录表单 责任部门 责任部门负责人/质检科质检科资料 责任部门 责任部门负责人/责任部门4.2.1外来文件：指取自外部的法规、规范或标准等，被本公司需要用来在质量管理体系运行中引用的文件。
文件资料控制程序
文件和资料控制程序1.目的对与质量体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用的文件均为有效版本。
2.适用范围适用于质量体系有关的文件和资料的控制，包括公司文件资料和部门文件资料的控制活动。
3.职责3.1质量手册和程序文件由总经理组织有关部门进行编写；3.2质量体系的支持性文件（规范）由相关部门编制，部门经理审核，总经理批准。
3.3质量记录模版和技术文件由各职能部门组织编制，各部门经理审核、批准。
3.4办公室负责质量体系文件发放、更改、回收和管理。
3.5办公室负责除顾客提供的技术文件之外的外来文件的收集、保存和借阅。
3.6各职能部门负责顾客提供的技术文件的管理，负责本部门质量记录和技术文件的发放、更改、回收和管理。
4.工作程序4.1受控文件的分类4.1.1本公司受控文件包括：（1）质量体系文件：质量手册、程序文件、规范和其它质量文件；（2）技术文件：项目实施过程中产生的技术性文件；（3）外来技术文件：项目实施过程中所依据的资料。
4.1.2办公室负责质量体系文件的管理；各职能部门负责技术文件的管理；受控质量体系文件必须由办公室在其封面或首页加盖“受控”印章；其他受控文件用【受控文件清单】的形式进行控制。
4.1.3受控文件的编号受控文件的编号参见《文件编号规则》。
4.2文件的编写4.2.1质量手册、程序文件由总经理组织本公司各部门编写；质量体系的支持性文件（规范）由相关部门编写。
4.2.2各职能部门负责组织编写本公司产品所使用的技术文件。
4.3文件的审批4.3.1质量手册由总经理审核、批准；程序文件及支持性文件（规范）由相关部门编制，部门经理审核（如文件编制人为部门经理，则由管理者代表审核），总经理批准。
4.3.2技术文件拟定者对技术文件的准确性、可靠性、安全性、完整性、经济性等方面负责。
4.3.3技术文件由各职能部门经理审核批准并对技术文件的正确性、技术要求的合理性、完整性、齐套性、协调性、形式格式以及贯彻标准法定计量单位使用的正确性等负责；并对技术文件完整性、齐套性、协调性以及形式格式负责。
文件与资料控制程序
文件与资料控制程序编号：ZB-QESP-011、目的对管理体系所要求的文件予以控制，确保在使用处可获得适用文件的有关版本，防止使用失效或作废的文件。
2、适用范围适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关文件的控制。
3、职责3.1人力行政部为本程序主管部门，负责公司行政文件管理、管理手册、程序文件修改、发放的管理控制。
负责归档文件的管理。
3.2工程部负责技术文件，包括适用标准规范的管理。
3.3工程部负责环境和职业健康安全相关文件，包括适用法律法规和其他要求的管理3.4 各部门负责相关文件的编制、及本部门使用文件的保管。
4、内容与要求4.1文件的分类（1）按文件类别分：见《管理手册》3.3.3；（2）按文件来源分：内部文件、外来文件；（3）按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。
4.2文件编号4.2.1文件的编码（1）管理手册的编号ZB-QESM-1XX-XXXXXXXXXXXXXXX有限公司的缩写QESM—质量环境职业健康安全管理手册的英文缩写；1.0—版本号，1.0版。
（2）程序文件的编号例：ZB-ZB-QESP-02ZB-ZB-QESP-02—第二个程序文件；1.0—版本号，1.0版。
（3）三层次文件（国家/行业/地方标准延用原有编号）：ZB-WI—XXWI—三层次文件名称中的关键词的拼音缩写。
XX－按顺序编号4.3 文件编制和审批（1）《管理手册》由管理者代表组织有关部门或人员编制并审核，总经理批准；（2）作业指导性文件，由各职能部门组织编制，部门负责人审核，管理者代表批准；（3）行政管理性文件，由各职能部门按管理职责编制，主管领导和人力行政部负责人审核，总经理批准。
4.4 文件发放及控制（1）管理体系文件（手册、程序文件），由人力行政部发放。
发放时标注分发号、受控状态；（2）作业指导文件、各部门编制的专业管理性文件由各部门发放，发放时标注分发号、受控状态；行政管理文件由人力行政部发放；（3）文件发放部门填写“文件发放记录”。
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文件和资料控制程序(总11页)-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1-CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除1.目的为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。
2.适用范围适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。
3.定义3.1文件分类：3.1.1红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。
3.1.2一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。
3.1.3二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。
3.1.3三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。
（D）：检验标准、产品规范。
3.1.4四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。
3.1.5临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。
3.1.6外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。
3.2 文件分为受控文件及非受控文件：3.2.1 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会签。
包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等。
3.2.2 非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。
4.工作职责4.1 文件的审查、批准权限为：4.2文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。
4.3文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件及记录的正确、完整及安全性。
5.工作程序图：6.程序说明体系文件的制定（编号、内容框架、格式要求）、发布应严格控制，禁止无编号、内容不全、格式不按要求制定的非受控文件在工作现场使用。
6.1 文件制定的要求：6.1.1 A 类文件：公司章程按工商行政管理局的相关条文制定、体系手册按最新的QEO 体系标准要求制定。
6.1.2 红头文件：文件和资料制定及管理实施图流程图责任部门相关记录文件编写/识别文件审核/会签文件批准文件登记编写人审核人批准人文控中心《受控文件一览表》⑴文件编号说明：由公司名简称、年份、流水顺序号组成；编号举例：银农科技（⑵格式要求：（样式如附件1）①文件排头：（公司标志）公司名称，黑体，红色、一号字体，居中；②文件名称：宋体，黑色，小二号字体，居中；③文件正文：宋体，黑色，四号或五号字体（根据内容选择字号）；④文件落款/日期：字体与字号与正文一致，居右下方；6.1.3 B类程序文件：⑴部门编号说明：⑵文件编号说明：由部门编号、文件类型、流水顺序号组成编号举例：06 B 001⑶格式要求：（样式参照本程序文件）①文件须含审批、会签及修订记录；②正文标题格式为：宋体、四号、加粗字体，要求包含内容有（1.目的、2.适用范围、3.定义、4.工作职责、5.工作程序图、6.程序说明、7.相关文件、8.记录表单）；正文格式为：仿宋、四号字体；③序列号设置为：a一级：如1、2、3、……；b二级：如1.1、1.2、……2.1、2.2、……；d四级：如⑴、⑵、⑶、⑷……；e五级：如①、②、③、④……；f 六级：如a、b、c、d……；6.1.4 C、D类文件：文件排版及要求参照B类文件，文件结构应为：⑴规章制度类：文件内容应包含[1、目的，2、适用范围，3、定义，4、工作职责，5、相关规定，6、记录表单，7、附件（若有）]；⑵设备操作规程：文件内容应包含（1、目的，2、适用范围， 3、技术参数，4、操作步骤，5、注意事项，6、维护与保养）；⑶作业指导书类：①SOP类：文件内容应包含（1、基本信息，2、使用物料，3、图片说明， 4、作业步骤，5、作业说明，6、安全技术要求）；②规范类：文件内容应包含（1、目的，2、适用范围，3、工作职责，4、作业指导，5、注意事项，6、记录表单）；⑷检验标准类：文件内容应包含[1、目的，2、适用范围， 3、检验工具/物料特性，4、检验标准/指标控制，5、检验方法/抽样规则，6、其他（包装、标志、运输、贮存等），7、记录表单（若有）]；⑸产品规范类：文件内容应包含[1、目的，2、适用范围，3、定义，4、规范要求，5、检验方法，6、判断规则，7、其他（若有）]。
6.1.5 E类临时性文件：⑴公司各类通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件采用06B001-1《内部业务信息联络单》发出，如涉及内容需要保存1年以上的文件，需原件交往文控中心留存；⑵文件编号由文件类别、年份、部门编号、流水顺序号组成编号举例：6.1.6 F类外来文件：⑴外来文件一律由文控专员收文，登记06B001-2 《外来文件清单》后报行政经理或以上领导审批处理；涉及机密的文件（如：产品研发、财务、董事会、股东会等机密文件）由相应部门负责人收文并处理；⑵文件编号说明：由文件类别、年份、部门编号、流水顺序号组成编号举例：流水顺序号⑴记录的格式：记录原则上采用表格方式（特殊情况除外），各部门根据程序文件和作业指导书编制所需要的质量、环境、职业健康安全记录表格,同类记录表格的格式应统一。
设计表单样式时，由部门经理审批后交文控中心检查并登记06B001-3《记录一览表》中；⑵记录的填写：①按记录项目逐项填写，不得缺项；某些项目不需填写时，用“/”明示；②填写记录时，需使用签字笔/圆珠笔，不可使用铅笔；填写字迹要清晰、整齐，能准确识别；③记录的内容要完整、齐全，提供的数据、资料要准确，语言要简练；填写人员对记录的真实性、完整性负责；④各项管理记录和各种报告要及时填写，不得后补、伪造；⑤记录一经填写完成，原则上不允许任何人涂改，以保持其原始性。
如是笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性，同时修改人必须在修改处旁边签名，或经原审批人在修改处旁边签名后才能生效，凡私自涂、贴、刮等方式改动的记录一律无效；⑶记录的修改：记录表单在运行过程中，如需要更改表格结构或内容的，须重新提交给部门经理审批，并交文控中心办理文件授控手续后方可使用；⑷记录编号说明：由标准文件编号、本文件内的表格流水顺序号组成（如有外部标准表格，则可采取外购形式，无需编号）；表格编号举例：记录表单流水号⑸记录存档：按规定期限保存记录，记录使用及管理按《档案管理规定》执行。
6.1.8 文件版本/版次规定：⑴版本号：用一位英文大写字母表示,初次发行为A.变更后依次为B、C、D……Z；版次号(或修订号):用一位阿拉伯数字表示,初次发行为0，变更后依次为1、2、3……9；⑵文件第一次制定时的原文为A/0，A为版本号，0为版次（修订）号；文件修订时,当修订内容不超过原文件内容的1/3时,变更版次(修订)号,依次为1、2、3……9;当版次(修订)号超过9、或文件修订内容超过原文件内容的1/3时、或文件有重大或原则性修改时,变更版本号,依次为B、C、D……Z,同时版次(修订)号恢复为0；⑶记录表单的版本/版次修订规定同上。
6.1.9文件的制定及修订：当文件新制定或修订时，由文件归属部门按4.1的文件审批权限办理签批手续，如有需要其他部门会审的，经本部门分管领导审核，并授意邮件方式发给相关人员会审，会审无异议的，方可交文控中心办理文件发布手续。
6.2文件的发布及发放：有文件的发布手续，由文控专员办理（包含：检查排版、手签原稿扫描上传系统共享盘、发布通知、纸档文件入档保存，并登记06B001-4《受控文件一览表》。
）6.2.2文件发放的范围：⑴管理手册：发放至董事会、总经办、各部门经理；⑵程序文件：发放至总经办、各部门经理；⑶三级文件：发放至文件使用部门经理/主管；6.2.3文件发放手续：⑴文件电子档以只读方式上传管理系统共享盘中，开放全员查阅的权限。
（索取发放范围之外的文件，须经文件制定部门经理同意后由文控专员办理手续）。
⑵发放纸质版文件时，由文控专员打印并加盖“受控文件”印章后发放，同时登记06B001-5《文件领用记录表》。
6.3文件的定期评审：公司在每次内审时,由各部门分管领导组织相关人员对本部门现行文件进行全面评审,当发现文件有不适合时,应予以修订或作废。
6.4文件的作废：⑴文件评审确定为无效文件时，由部门经理向文控中心索取原文件，部门分管领导在纸档文件上手签作废说明后交回文控中心，由文控中心回收已发出去的所有受控文件及删除共享盘中的电子档。
⑵文件修改后，新版本文件发布之时，原版本文件同时废止，废止的旧版纸质文件与电子版文件统一由文控专员回收。
⑶所有作废的文件，原稿移转至“废止文件专用档案夹”，并编制06B001-6《文件废止清单》，废止文件要求保存1份原件并加盖“作废”印章，保存期不低于1年。
7.相关文件7.1《BG/T 19001-2008质量管理体系要求》。
7.2《GB/T 24001-2004环境管理体系要求及使用指南》。
7.3《GB/T 28001-2011职业健康安全管理体系要求》。
8.记录表单8.1 06B001-1《内部业务信息联络单》。
8.2 06B001-2《外来文件清单》。
8.3 06B001-3《记录一览表》。
8.4 06B001-4《受控文件一览表》。
8.5 06B001-5《文件领用记录》。
8.6 06B001-6《文件废止清单》。
附件1：红头文件样式06B001-2/B1 外来文件清单06B001-5/B1 文件领用记录表06B001-6/B1 文件废止清单制定/日期：审核/日期：审批/日期：会签记录：。