《文件和资料控制程序》(2020年九月整理).doc

1.目的

为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。

2.适用范围

适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。

3.定义

3.1文件分类：

3.1.1红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。3.1.2一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。

3.1.3二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。

3.1.3三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。

（D）：检验标准、产品规范。

3.1.4四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。

3.1.5临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。

3.1.6外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。

3.2文件分为受控文件及非受控文件：

3.2.1受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来

文件、记录表单类文件等。

3.2.2非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。

4.工作职责

4.1文件的审查、批准权限为：

4.2文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。

4.3文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件及记录的正确、完整及安全性。

5.工作程序图：

6.程序说明

体系文件的制定（编号、内容框架、格式要求）、发布应严格控制，禁止无编号、内容不全、格式不按要求制定的非受控文件在工作现场使用。 6.1文件制定的要求：

6.1.1A 类文件：公司章程按工商行政管理局的相关条文制定、体系手册按最新的QEO 体系标准要求制定。

文件和资料制定及管理实施图流程图

责任部门

相关记录

文件编写/识别

文件审核/会签文件批准

文件登记

文件发布/签收

文件回收

文件变更

文件存档

编写人

审核人

批准人

文控中心

文控中心各部门

文控中心

《受控文件一览表》《外来文件清单》《记录一览表》《文件领用记录表》

《文件废止清单》

文控中心

6.1.2红头文件：

⑴文件编号说明：由公司名简称、年份、流水顺序号组成；

编号举例：银农科技（

⑵格式要求：（样式如附件1）

①文件排头：（公司标志）公司名称，黑体，红色、一号字体，居中；

②文件名称：宋体，黑色，小二号字体，居中；

③文件正文：宋体，黑色，四号或五号字体（根据内容选择字号）；

④文件落款/日期：字体与字号与正文一致，居右下方；

6.1.3B类程序文件：

⑴部门编号说明：

⑵文件编号说明：由部门编号、文件类型、流水顺序号组成

编号举例：06B001

⑶格式要求：（样式参照本程序文件）

①文件须含审批、会签及修订记录；

②正文标题格式为：宋体、四号、加粗字体，要求包含内容有（1.目的、2.适用范围、3.定义、4.工作职责、5.工作程序图、6.程序说明、7.相关文件、8.记录表单）；正文格式为：仿宋、四号字体；

③序列号设置为：

a一级：如1、2、3、……；

b二级：如1.1、1.2、……2.1、2.2、……；

c三级：如1.1.1、1.1.2、……2.1.1、2.1.2……；

d四级：如⑴、⑵、⑶、⑷……；

e五级：如①、②、③、④……；

f六级：如a、b、c、d……；

6.1.4C、D类文件：文件排版及要求参照B类文件，文件结构应为：

⑴规章制度类：文件内容应包含[1、目的，2、适用范围，3、定义，4、工作职责，

5、相关规定，

6、记录表单，

7、附件（若有）]；

⑵设备操作规程：文件内容应包含（1、目的，2、适用范围，3、技术参数，4、操作步骤，5、注意事项，6、维护与保养）；

⑶作业指导书类：

①SOP类：文件内容应包含（1、基本信息，2、使用物料，3、图片说明，4、作

业步骤，5、作业说明，6、安全技术要求）；

②规范类：文件内容应包含（1、目的，2、适用范围，3、工作职责，4、作业指导，5、注意事项，6、记录表单）；

⑷检验标准类：文件内容应包含[1、目的，2、适用范围，3、检验工具/物料特性，

4、检验标准/指标控制，

5、检验方法/抽样规则，

6、其他（包装、标志、运输、贮存等），

7、记录表单（若有）]；

⑸产品规范类：文件内容应包含[1、目的，2、适用范围，3、定义，4、规范要求，

5、检验方法，

6、判断规则，

7、其他（若有）]。

6.1.5E类临时性文件：

⑴公司各类通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件采用06B001-1《内部业务信息联络单》发出，如涉及内容需要保存1年以上的文件，需原件交往文控中心留存；

⑵文件编号由文件类别、年份、部门编号、流水顺序号组成

编号举例：E2017（06）001

6.1.6F类外来文件：

⑴外来文件一律由文控专员收文，登记06B001-2《外来文件清单》后报行政经理或以上领导审批处理；涉及机密的文件（如：产品研发、财务、董事会、股东会等机密文件）由相应部门负责人收文并处理；

⑵文件编号说明：由文件类别、年份、部门编号、流水顺序号组成