文件控制程序管理制度
文件控制程序管理制度
1目的对与质量体系和认证产品质量有关文件进行有效控制，确保相关场所的文件能使用有效版本，防止使用失效和作废文件，确保其文件处于受控状态，确保质量体系的有效运行和认证产品的一致性。
2范围本程序适用于“强制性认证产品工厂质量保证能力要求”所要求的文件和资料。
3职责3.1厂长负责《质量手册》的批准。
3.2质量负责人负责《质量手册》的审核及程序文件、《质量计划》的批准。
3.3办公室负责质量体系文件的控制。
3.4生产技术科负责技术文件的控制。
4程序4.1文件受控状态的分类4.1.1受控文件：指在质量管理体系运行中进行追踪管理（如更改、换版等）的文件，使用完毕后应予以回收保管。
4.1.2非受控文件：指在使用发放后，不进行追踪管理和回收的文件4.1.3受控文件应加盖“受控”字样章。
4.2文件的编写各类文件的编写由各有关部门负责，按本程序3的责任实施。
4.3文件的审批文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。
与质量管理体系有关的所有文件均应根据本程序3的规定进行审核、批准并签署人员姓名和审批日期。
4.4文件的发放4.4.1由办公室负责人指定一名文件管理员，负责全公司文件的发放等管理工作。
4.4.2文件管理员对需要使用发布的文件按本程序4.6进行标识编号并加盖相应标记印章，然后在“文件发放记录”上填写各栏目规定的内容，办理发放手续4.4.3对质量管理体系的运行具有关键作用的岗位，均能做到有关文件现行有效版本。
4.4.4因工作需要，对非本公司的部门或人员发放文件时，各种文件均应由管理者代表到相关部门按本程序4.4.2的规定办理发放领取手续，并由专人负责必要的追回（非受控状态的不予以追回）。
4.5文件的更改与换版文件需要更改与换版时，由提出文件更改部门的负责人或文件使用者填写“文件更改、换版控制单”并由相关负责人审批。
4.6文件编号4.6.1A （或B、C、D）” 表示A、B、C、D 四层文件。
4.6.2A层文件编号：A XX —XXI _ 同一文件发放册数按发放顺序排列_________ ^文件编号4.6.3B层次文件编号 B XX —XXI _____ ►同4.6.2-------- 相应手册条款号1.1.4C层次文件a）作业文件编号： C XX—X—XX____同4.6.2k同一条款多个文件按顺序排列___________ 相应条款号b）本公司其它文件编号： C.管XXX—XX_______同4.6.2k------------- 不同文件按顺序排列--------- 管理性文件（c）外来文件其一，有固定编号的产品标准，采用原编号，但应在原本上注明发放册数（XX）,按发放顺序排列。
文件控制管理制度
文件控制管理制度一、总则1.文件控制管理制度的目的是为了规范文件的管理，保障文件的安全性、完整性和便捷性。
2.文件控制管理制度适用于本单位的各级组织、部门和各类人员。
3.文件控制管理制度的依据是国家相关的法律法规和其他文件管理相关规定。
二、文件的创建1.文件应当按照规定的格式、内容和要求进行创建。
2.文件的创建应当注明文件的名称、编号、日期和页数等基本信息。
3.文件的创建必须经过合法授权和审批程序，未经授权和未经审批的文件不得生效和传递。
4.文件的创建人应当保证文件的真实性和准确性，并签署文件的负责人。
5.文件的创建应当归档处理，原件交由文件管理员，并制作备份存档。
三、文件的保存1.文件的保存应当在设定的文件库房或档案室进行，保证文件的安全性和可查找性。
2.文件应当按照文件的类别、编号和日期等进行分类和归档，建立健全的档案目录和检索系统。
3.文件保存期限应当根据文件的性质和重要性进行规定，到期后应当及时处置处理。
4.文件保存期间应当做好防火、防潮、防鼠等工作，确保文件的完整性和可读性。
5.文件的保存必须经过文件管理员的管理和监督，未经授权和未经审批的文件不得随意移动和销毁。
四、文件的流转1.文件的流转应当严格按照规定的程序和路径进行，不得绕过程序和途径。
2.文件的流转必须经过合法授权和审批程序，未经授权和未经审批的文件不得传递和接收。
3.文件流转时必须保障文件的安全性和机密性，避免文件的遗失、泄露和篡改。
4.文件流转时必须清晰注明文件的传递时间、人员和单位，并要求接收单位进行签收确认。
5.文件流转过程中如有问题和疑问，应当及时沟通和解决，确保文件流转的准确性和及时性。
五、文件的销毁1.文件的销毁必须经过合法授权和程序，未经授权和未经审批的文件不得随意销毁。
2.文件的销毁应当按照文件类别、文件保存期限和相关规定进行，未到期的文件不得销毁。
3.文件的销毁应当由文件管理员进行，销毁时必须明确记录销毁的文件名称、数量和日期，并进行签字确认。
检测机构文件控制和管理程序
1. 目的:对公司所有与管理体系相关的文件进行控制，确保各相关场所人员均能得到现行有效受控版本。
2.范围:合用于本公司各类文件的编制、审批、发放、修改和管理等各环节的控制。
包括：质量手册、程序性文件、作业指导书、记录、报告、外来文件、档案类文件、计划类文件、网络文件等。
2.1 组织1.若是独立法人要求组织机构代码、营业执照、税务登记证(或者三证合一)；2.若是法人授权形式的检验检测机构, 应有: 法人单位及其法定代表人的授权书, 保证检测工作质量的声明和承诺；3.最高管理者的任命文件,关键人员的任命书,包括技术管理层人员或者技术负责人 ( 即管理者代表) 、质量主管、各部门负责人、监督员、内审员的任命文件；4.有关人员的授权书, 包括检测报告批准人、提出“意见和解释”者、负责分包者、特殊类型样品检测者、特殊设备操作者、检验检测机构公章使用保管员授权书；5.准予上岗任职书, 包括检测员、样品管理员、资料档案管理员、仪器设备及其计量检定管理员、电脑程序编制者以及安全健康环保管理员。
6.人员的任职、授权、任命的撤换、调整文件；检验检测机构的授权和其他资质证书。
2.2 管理体系1.质量手册各版本的正本。
2. 程叙文件目录及各版本的正本。
3.作业指导书目录及各版本的正本, 适合时可分为: 制样规程、检测细则、仪器设备操作规程。
4.规章制度、公章使用管理制度、检验收费制度、三废处理制度以及检验检测机构服务标准、员工守则、检测完成时限规定等。
5. 检验检测机构认可有关标准、准则有效版本6.质量记录、质量计划目录及各版本有效正本的空白样张。
2.3 文件控制1.受控文件发放 / 回收 /销毁记录；2.受控文件变更 /修改 / 增补记录；3.受控文件停用 /启用 / 替换记录；4.文件定期评审记录；5.磁盘、光盘目录；6.技术书刊、工具手册目录。
2.4 要求、标书和合同的评审1.常规例行的检验委托合同；2.大宗客户的长期持续委托总合同或者协议书, 及评审记录、合同、修改记录；3.特殊的 ( 新的、复杂的、重要的、先进的 ) 检验委托合同书, 及其评审记录, 与客户讨论的记录, 再评审记录, 以及合同修改记录、通知书；4.口头委托检验记录。
文件控制制度
文件控制制度1. 引言文件控制是组织内部信息管理的重要环节，它确保了文件的安全性、可追溯性以及便捷的访问。
本文件旨在规范我司的文件控制制度，以促进文件管理的规范化和高效化。
2. 目标本文件控制制度的目标如下:1. 确保文件的安全性：防止文件丢失、遭到损坏或被未经授权的人访问。
2. 提供文件的可追溯性：确保能够追踪每个文件的来源、修改历史以及相关人员的操作。
3. 保证文件的便捷访问：使文件能够以快速、准确的方式被授权人员访问。
3. 文件控制流程3.1 文件分类根据文件的性质和用途，将文件分为以下几类:- 重要文件：包括合同、协议、报告等需要长期保存的文件。
- 一般文件：包括日常工作中生成的文件，例如会议纪要、邮件等。
- 临时文件：包括临时工作产生的文件，如草稿、备忘录等。
3.2 文件命名规范为了方便文件的管理与检索，制定以下文件命名规范:- 文件名应简明扼要地反映文件内容，并尽量避免使用特殊字符。
- 文件名应具有一定的层级结构，使用连字符或下划线进行分隔。
- 文件名中应包含文件创建日期或最后修改日期，以便于追溯。
3.3 文件存储与归档为了确保文件的安全性和可追溯性，制定以下文件存储与归档规范:- 重要文件应进行加密存储，并设置访问权限，仅授权人员可访问。
- 文件存储的服务器应设有定期备份机制，以防止数据丢失。
- 根据文件分类，制定合适的存档期限，超过期限的文件应及时归档。
3.4 文件访问与权限管理为了保证文件的便捷访问和安全性，制定以下文件访问与权限管理规范:- 对重要文件的访问权限进行严格控制，仅限授权人员可访问。
- 文件访问权限的授权应由上级主管或相关部门负责人审核和批准。
- 定期检查和更新文件访问权限，确保权限与员工变动保持同步。
4. 总结文件控制制度对于信息管理的规范化和高效化至关重要。
通过遵守本文件制度的规范，能够确保文件的安全性、可追溯性以及便捷的访问。
希望各部门和员工能够认真遵守和执行本制度，提升组织的信息管理水平，推动工作的高效开展。
文件与资料控制管理制度范本（2篇）
文件与资料控制管理制度范本序为了更好地管理和控制企业、机构及组织的文件与资料，确保其安全、有序、高效地保存和利用，充分发挥其在工作和决策中的作用，制定本文件与资料控制管理制度。
一、总则1.1 本制度是根据相关法律、法规及文件管理的要求制定的，适用于企业、机构及组织的所有文件和资料的管理与控制。
1.2 文件与资料包括纸质文件、电子文件、图像资料、录音录像资料以及其他形式的信息载体。
1.3 文件与资料的管理与控制是指对文件和资料的创建、收集、整理、传递、使用、保存、销毁等环节进行科学、规范和有效的管理过程。
1.4 文件与资料的管理与控制应坚持公平、公正、公开原则，保护机密、涉密、商业秘密及个人隐私。
1.5 文件与资料的管理与控制应遵守法律法规、规章制度和内部管理制度，保证信息的真实、准确、完整和及时性。
二、文件与资料的创建和管理2.1 文件和资料的创建应符合规定格式，确保表达准确、简明、具体和清晰。
2.2 文件和资料的标识、编号和命名应按照规定的标准和程序进行，以便于查找和识别。
2.3 文件和资料的内容应真实、客观、全面，不得有虚假、夸大、歧义和误导性的陈述。
2.4 文件和资料的分类和归档应按照统一的分类体系和程序进行，确保信息的整洁、有序和易于查找。
2.5 文件和资料的传递和流转应按照规定的手续和权限进行，遵守保密和信息安全的要求。
三、文件与资料的使用和共享3.1 文件和资料的使用应遵循工作需要和授权权限，不得超出职责和权限范围进行使用。
3.2 文件和资料的共享应遵守规定的共享渠道和授权程序，确保信息的安全和合规性。
3.3 文件和资料的查询和复制应通过正规的程序和渠道进行，不得任意篡改和删除信息。
3.4 文件和资料的披露和公开应根据相关规定和程序进行，不得泄露机密和涉密信息。
四、文件与资料的保存和销毁4.1 文件和资料的保存应按照规定的期限和方式进行，保证信息的完整性和安全性。
4.2 文件和资料的备份和恢复应定期进行，确保信息的可靠性和持久性。
质量管理体系文件：文件控制程序
文件控制程序1 目的为使与质量管理体系和产品有关文件的编制、修改、发放、废止等进行有效控制，并确保使用现场均能得到最新有效的版本，防止误用失效或作废的文件。
特制定并执行本程序。
2 范围本程序适用于公司所有与产品和质量管理体系有关的内部文件和外部文件。
包括以纸张（含照片）、电子媒体（硬盘、光盘等）、标准样品等形式存在的文件。
3 职责3.1行政部负责组织编制公司管理制度、文件的归口管理。
3.2品质部负责编制质量手册、组织编制程序文件等质量管理体系文件及监督管理。
3.3各职能部门负责编制对应的程序文件、部门的管理制度、专业技术与业务文件。
4 管理程序4.1 文件的分类4.1.1按质量管理体系管理性文件层次分为：a）第一层次：质量手册。
b）第二层次：程序文件。
c）第三层次：各部门的相关管理制度、作业指导书和技术文件等。
d）第四层次：表单、记录。
4.1.2按文件的控制状态分为：a) 受控：对文件的使用、修改、作废、换版进行跟踪管理。
b)非受控：对文件不进行跟踪管理。
4.1.3 按文件的来源分为：内部和外来文件。
对重要的外来文件应按照受控文件进行控制。
4.2 文件的编写与审批4.2.1质量手册由分管质量副总经理组织品质部编制，管理者代表审核，总经理批准；4.2.2程序文件由品质部组织对应部门负责编制，分管领导审核，管理者代表或总经理批准；4.2.3各部门的相关管理制度由各职能部门负责人编写，分管领导校对及审核，管理者代表批准；4.2.4各部门的作业指导书、技术文件以及对应的表单、记录等由各部门人员编写，部门负责人校对及审核，分管领导批准；4.2.5对相关文件中已规定编制、审批人的质量记录按文件规定进行审批。
4.3 文件的编号4.3.1除技术、标准、工艺文件、图样和合同外的，所有与产品质量和质量管理体系有关文件的编号规定如下：1) 质量手册2) 程序文件JUST C □□-□□□□发布年号程序文件序号程序文件缩写公司名称3) 质量记录序号文件年份部门编码质量记录缩写公司名称4) 管理文件JUST GL □- □□□□- □□序号文件年份部门编码管理文件缩写公司名部门编码说明：a) 技术、标准、工艺文件、合同的编码按国家或行业标准执行；b) 质量管理体系文件类型采用字母缩写的方式，即质量手册：QM；程序文件：C；质量记录：QR；管理文件：GL；江西佳时特精密机械有限责任公司缩写为：JUST；c) 文件的版本采用数字A、B、C……方式，修改状态采用数字0、1、2……表示，文件的版次用于质量手册、程序文件、管理文件；质量记录不实行版次控制，当文件更改涉及记录时应同时对质量记录的格式进行同步更改或换版。
文件控制管理制度程序
文件控制管理制度程序第一章总则第一条为规范文件的创建、使用、传阅、保存和销毁等管理活动，提高工作效率，确保信息安全，健全文件管理制度，制定本制度。
第二条本制度适用于全单位内各类文件的管理工作。
第三条文件指各类文字、图表、图纸、档案资料及其他载体上的文字、符号、声音、图形等。
第四条文件管理应遵循准确、规范、及时、方便、完整的原则。
第五条对文件的管理机构和人员应保密，严格控制获取文件的权限。
第六条高度重视文件管理工作，提高文件管理能力，有效地防范、识别、处置文件中存在的安全风险。
第二章文件的创建和登记第七条单位各部门要按照职责分工，合理确定文件的创建人员。
第八条创建文件应遵循准确、规范、完整的原则，确保内容清晰明了。
第九条所有文件应由制定人签署日期，并向文件管理机构提交。
第十条文件管理机构应对文件进行登记，包括文件名称、创建人员、日期、编号等信息。
第十一条文件管理机构应根据文件的次序编号进行统一管理。
第十二条文件的创建、修改、废止等操作必须经过文件管理机构审查。
第十三条文件的修改应在原文件上标注修改日期和修改内容，并重新提交文件管理机构审查。
第十四条所有文件的存储必须符合保密要求，确保安全性。
第十五条文件的登记、存储应按文件的保密级别分类管理。
第十六条文件管理机构应及时更新、归档旧文件，保存一定期限后，根据规定销毁无用文件。
第三章文件的传阅和使用第十七条文件管理机构应根据文件的保密级别，控制获取文件的权限。
第十八条获取文件的人员必须提供相关身份证明。
第十九条获取文件的人员必须签署保密承诺书。
第二十条文件传阅时必须记录传阅人员、传阅日期等信息。
第二十一条文件传阅后，应及时归还文件，并签署交接单。
第二十二条文电件传阅时必须使用安全通道，确保信息安全。
第二十三条文件应按规定使用，严禁私自篡改、外传、泄漏。
第二十四条获取文件的人员应根据使用情况及时反馈，以便文件管理机构改进。
第四章文件的保存和销毁第二十五条文件管理机构应建立文件保存目录，确保文件的安全。
知识产权管理体系管理制度文件及控制程序
知识产权管理体系管理制度文件及控制程序 - 知识产权管理体系管理制度文件及控制程序1. 引言1.1 目的本文件旨在建立和维护知识产权管理体系，确保公司的知识产权能够得到有效的保护和管理。
1.2 范围本文件适合于所有与公司相关的知识产权，包括但不限于专利、商标、版权和商业秘密。
1.3 定义在本文件中，以下术语的定义为：(1) 知识产权：包括专利、商标、版权、商业秘密等的概念；(2) 知识产权管理体系：指对知识产权保护与管理所采取的一系列组织、流程和控制措施。
2. 知识产权管理体系的框架2.1 高层承诺(1) 公司的高级管理层将致力于保护和管理知识产权，制定相应的政策和目标。
(2) 高级管理层将为知识产权管理体系提供必要的资源，并对其有效性进行评估和改进。
2.2 组织结构(1) 知识产权管理部门将负责协调和执行知识产权管理体系；(2) 知识产权管理委员会将负责监督和审查知识产权管理体系的运行情况。
2.3 目标与指标(1) 确定和制定知识产权管理体系的目标和指标；(2) 目标和指标应与公司的战略目标和业务需求相一致。
3. 知识产权管理流程3.1 知识产权审查(1) 在产品研发过程中对新技术和发明进行评估和保护；(2) 对商标和版权进行注册和维护。
3.2 知识产权保护(1) 确保公司的知识产权得到适当的保护，采取必要的法律手段进行维权；(2) 对未经许可的知识产权使用行为进行监测，及时采取相应措施。
3.3 知识产权管理(1) 确定和管理知识产权的所有权和使用权；(2) 确保公司内部员工对知识产权的保密和合规要求的了解和遵守。
4. 知识产权管理的控制措施4.1 文件控制(1) 确定和维护相关的知识产权管理文件，包括政策、流程和指南；(2) 对文件进行版本控制和变更管理。
4.2 记录控制(1) 对知识产权相关的记录进行管理和存档；(2) 确保记录的保密性、完整性和可追溯性。
4.3 培训和意识提升(1) 开展相关的培训和教育活动，提高员工对知识产权的意识和理解；(2) 定期进行知识产权相关的沟通和宣传活动。
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编制、审批权限、发放范围有效更改权限处置
文件标识手续版本手续、标识保留
1目的对与质量体系和认证产品质量有关文件进行有效控制，确保相关场所的文件能使用有效版本，防止使用失效和作废文件，确保其文件处于受控状态，确保质量体系的有效运行和认证产品的一致性。
2范围本程序适用于“强制性认证产品工厂质量保证能力要求”所要求的文件和资料。
3职责
3.1厂长负责《质量手册》的批准。
3.2质量负责人负责《质量手册》的审核及程序文件、《质量计划》的批准。
3.3办公室负责质量体系文件的控制。
3.4生产技术科负责技术文件的控制。
4程序
4.1文件受控状态的分类
4.1.1受控文件：指在质量管理体系运行中进行追踪管理（如更改、换版等）的文件，使用完毕后应予以回收保管。
4.4文件的发放
4.4.1由办公室负责人指定一名文件管理员，负责全公司文件的发放等管理工作。
4.4.2文件管理员对需要使用发布的文件按本程序4.6进行标识编号并加盖相应标记印章，然后在“文件发放记录”上填写各栏目规定的内容，办理发放手续
4.4.3对质量管理体系的运行具有关键作用的岗位，均能做到有关文件现行有效版本。
4.7.3对出于法律和（或）保留信息的需要而保存的作废文件保留1~2份，加盖“作废”单标记，单独存放。其它均采用适当方式进行销毁，并在“文件和记录销毁处理申请（控制）记录”上，注明处理销毁方法、留存份数、销毁日期,当利用纸张背面时，原文件应盖“作废”章。
4.8外来文件控制按本程序4.4发放，4.6编号，作废文件按本程序4.7执行。
b）本公司其它文件编号：C.管XXX—XX
同4.6.2
不同文件按顺序排列
管理性文件(c)外来文件其一，有固定编号的产品标准，采用原编号，但应在原本上注明发放册数（XX），按发放顺序排列。其二，其他外来文件按以下规则编号编号：C.外XXX —XX同一文件发放册数按发放顺序排列外来文件不同文件按顺序排列
4.1.2非受控文件：指在使用发放后，不进行追踪管理和回收的文件
4.1.3受控文件应加盖“受控”字样章。
4.2文件的编写各类文件的编写由各有关部门负责，按本程序3的责任实施。
4.3文件的审批文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。与质量管理体系有关的所有文件均应根据本程序3的规定进行审核、批准并签署人员姓名和审批日期。
4.6.5D层次文件（记录）
编号：D XX— XX不同一时，文件作废：a)经更改或换版被新的文件取代时；b)针对专项活动而制定的文件使用结束时；c)由于本公司的产品结构调整或质量管理体系改进而失去意义时。
4.7.2各部门使用的文件作废时由文件管理员负责收回，填写“文件和记录作废销毁处理记录”。
4.6文件编号
4.6.1 A（或B、C、D）”表示A、B、C、D四层文件。
4.6.2A层文件编号：A XX —XX
同一文件发放册数按发放顺序排列文件编号
4.6.3B层次文件编号B XX—XX同4.6.2相应手册条款号
4.6.4C层次文件a）作业文件编号：C XX—X—XX同4.6.2同一条款多个文件按顺序排列相应条款号
4.4.4因工作需要，对非本公司的部门或人员发放文件时，各种文件均应由管理者代表到相关部门按本程序4.4.2的规定办理发放领取手续，并由专人负责必要的追回(非受控状态的不予以追回)。
4.5文件的更改与换版文件需要更改与换版时，由提出文件更改部门的负责人或文件使用者填写“文件更改、换版控制单”并由相关负责人审批。
6.记录a) D 4.2.2-1《文件发放/回收记录》
b)D 4.2.2-2《文件更改，换版控制单》c）D 4.2.2—3《文件和记录作废销毁、处理记录》
4.9文件的保管
4.9.1确保文件保持清晰，各种文字、软盘等应留有备份，存放环境应防潮、防虫蛀。
4.9.2已被确定为有效最新版本的受控文件，均应有控制清单，A、B级文件控制见《质量手册及控制控制程序》“目录”，C级文件见《作业指导书清单》，D级文件见《记录控制清单及保存期限》。
5相关文件
a) C 4.2.2《作业指导书清单》