电子文件归档与电子档案管理

档案整理
前期
职责不同、利益不同 标准规范、技术方法不同
后期
办公自动化系统
信息环境下 各类业务系统
信息技术部门
◇ 工作脱节 ◇ 管理空白 ◇ 协调不力、沟通困难
信息环境下传统文档业务管理的变化
——— 传统机关档案室的业务工作
传统意义上的机关档案室 计算机辅助档案管理阶段
◇ 目录数据 ◇ 数字化副本
提供利用 数据存储 便捷工作
计算机辅助档案管理系统
◇ 管理对象不同 ◇ 主要功能不同 ◇ 技术水平不同
电子文件/管理系统（ERMS） 《电子文件管理系统通用功能需求》
信息环境下传统文档业务管理的变化
——— 电子文件/档案管理流程的规范化
网络环境
管理流程优化
各个部门协同
传统文档管理流程的简单模拟
◇ 各业务部门
◇ 综合性办公部门
电子文件是指可以经过归档成为电子档案的文件 电子文件归档后称电子档案
来自百度文库
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件&电子档案
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件管理的意义
第一，电子文件是处理公务的凭证和工具，加强电子文件管理是保障经济社会运行、 维护公民合法权益的内在要求 。
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件管理的意义
第二，电子文件是国家的核心信息资源，加强电子文件管理是开发利用信息资源、 保障国家信息安全的迫切需要。
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件管理的意义
第三，电子文件是历史文化的重要承载，加强电子文件管理是记录国家历史、传承 民族记忆的重要使命。
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件管理的目标
真实：电子文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后保持不变，与形成时一致。
第三阶段：持续发展阶段（2001-2005年）。电子政务背景下的电子档案管 理研究成为了一个新视点。电子公文相关研究被推向一个新高潮。开始关注于对解 决电子档案法律凭证价值和法律地位等问题的研究。然而研究成果的转化率不高， 尤其是与各实践部门互通不畅使得本阶段的研究和实践缺少较明显的进展。
第四阶段：理性思考阶段（2006年至今）。意识到我国电子档案管理思路、 制度体系以及方法体系存在的缺陷，国家对电子档案信息资源的掌控能力不足。理 性思考从国家层面和战略视角对电子档案管理全局性、基本性、长期性问题进行目 标定位、统筹规划和基本制度安排。
文件三要素
内容：文件所包含的表达作者意图的信息
结构：文件内容信息的组织方式和表达方式 背景：文件之间的相互关系、形成文件的业务活动、
文件的技术环境
支撑文件凭证价值的信息
理解电子文件与电子档案
——— 什么是电子文件？
《电子文件管理暂行办法》中的定义如下：“电子文件， 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中， 通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图 表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。”
电子文件元数据方案
当前电子文件归档与电子档案管理发展情况
——— 学科发展情况
1.理论支撑： 20世纪80、90年代，来源原则的“重新发现”，文件连续体理论的提出 2. 方案探索：1995年，澳大利亚启动“电子管理战略”（VERS）项目 3.标准指导：2001年，欧盟重要指导性文件《电子文件管理通用需求》（MoReq）问世 4.国际合作：1999年，加拿大电子文件真实性永久保障项目（InterPARES）启动 5.项目实践：2000年，美国NARA数字档案馆（ERA）开始建设
完整：每份电子文件的要素（即内容、背景和结构）没有缺损、没有被篡改和删除。 安全：电子文件在授权范围内使用，未发生泄密、丢失。 可用：电子文件可以被检索、读取和理解。
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件管理标准体系框架
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件管理标准体系框架
1. GB/T 29194-2012《电子文件管理系统通用功能要求》 2. GB/T 31913-2015《文书类电子文件形成办理系统通用功能要求》 3. GB/T 31914-2015《电子文件管理系统建设指南》 4. GB/T 33190-2016《电子文件存储与交换格式版式文档》 5. GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》 6. DA/T 46-2009《文书类电子文件元数据方案》 7. DA/T 47-2009《版式电子文件长期保存格式需求》 8. DA/T 48-2009《基于XML 的电子文件封装规范》 9. DA/T 49-2012《文书类电子文件长期保存格式规范》
证明电子文 件具有凭证 价值的工具
有助于保障 电子文件准 确性、完整 性、可用性
理解电子文件与电子档案
各类元数据标准
———什么是电子文件元数据标准？
传统的目录数据 数据结构、格式、支撑软硬件环境的数据 描述电子文件产生背景、形成过程的数据
档案管理视角下的 电子文件元数据
形成 整理归档 封装转换 移交迁移
当前电子文件归档与电子档案管理发展情况
——— 近期我国电子文件管理的主要任务
◇ 提升电子文件管理能力 ◇ 加强电子文件资源管理 ◇ 规范业务电子文件管理 ◇ 促进凭证电子文件规范应用 ◇ 加强电子文件管理支撑
完善体制机制 健全制度规范 制定标准规范 加大宣传教育力度
强化电子文件安全保护 促进电子文件共享利用 推进电子文件归档保存
具有原生性 具有归档价值
应业务需要、 在业务活动中产生
办公自动化系统产生的电子公文 计算机辅助设计产生的CAD文件 网上购物产生的电子订单
理解电子文件与电子档案
——— 什么是电子档案？
《电子档案移交与接收办法》所称电子档案，是指”机关、团体、企事业单位和其 他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。“
当前电子文件归档与电子档案管理发展情况
——— 国内管理发展历程
第一阶段：起步阶段（1984-1995年）。有少量电子文件方面的译文见诸报 刊。说明那时国内对学术动态较敏感的学者已经从西方发达国家的研究中发现电子 文件这种新的文件形式对档案管理工作和档案学研究的挑战和冲击。
第二阶段：发展阶段（1996-2000年）。关注到电子文件这一新事物对档案 管理的影响，同时也意识到应对信息技术发展的滞后和不足。这期间，基本构建了 一个较为全面的研究体系，奠定了我国电子档案管理研究的概念基础和理论雏形。 尚未摆脱纸质文件管理所产生的依赖，忽视了电子档案管理的整体性研究。
规范党政机关电子文件管理 促进公共服务电子化办理 加强生产经营数字化管理
推进电子证照使用管理 规范电子交易凭证管理
加强理论和应用技术研究 完善技术产品体系 提升电子文件应用服务
信息环境下传统文档业务管理的变化
——— 分段式、分散式管理体制
生成
综合性办公部门 业务部门
归档
永久保存 销毁
档案部门
文件处理
理解电子文件与电子档案
——— 什么是电子文件的元数据？
国家标准《信息与文献 文件管理 第1部分：通则》 （GB/T26162.1－2010/ISO15489－1：2001）的定义：” 在文件管理领域，元数据是指描述文件内容、结构、背景以 及管理过程的信息。“
电子文件元数据 的描述对象
电子文件内容、结构、背景 电子文件管理过程
办结 积累
拟稿办文
保管期限鉴定 分类
规范命名
办公自动化系统
数据采集
齐全完整 一一对应 格式解密
整理 归档
同步审定 补充著录 文件排序 编制档号 规范命名
封装 转换
数据检测 格式转换 信息封装 规则命名
管理 利用
档案 移交
备份迁移
ERMS
电子档案规范化管理模式
——— 系统平台实施方案
1.办公自动化系统尚未完善，档案管理系统应用成熟
电子文件信息的处理和管控
◇ 档案部门 —— 对整个电子文件流程监控
梳理流程
功能需求
◇ 信息技术部门 管理控制
电子文件/档案管理系统
办公自动化系统 各类业务系统 电子文件/电子档案管理功能
电子档案规范化管理模式
——— 电子文件的逻辑流转过程
收文登记
收文扫描
文件著录
文件扫描
检索、统计、打印
借阅利用
收文 发文
电子文件归档与电子档案管理
理解电子文件与电子档案 当前电子文件归档与电子档案管理发展情况 信息环境下文档业务管理的变化 电子档案规范化管理模式
理解电子文件与电子档案
——— 什么是电子文件？
国际标准ISO15489－1：2001《信息与文献 文件管理 第1部分：通则》（已被采 纳为国家标准GB/T26162.1－2010）指出：”文件“是指”机构或个人在履行其法定 义务或开展业务活动过程中形成、接收并维护的作为凭证和具有查考作用的信息。“
档案部门积极介入前端控制
2.办公自动化系统较为完善，档案管理系统应用成熟
重点关注ERMS的规划设计
3.实现了“文档一体化”
重点关注电子文件管理流程的规范化
电子档案规范化管理模式
——— 元数据的系统管理
默认值
电子档案规范化管理模式
——— 元数据的系统管理
系统操作