第五章 秘书工作的性质与宗旨

卢主任说：“信息变化极快，信息工作无 止境。这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金 沙，但不知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘 洗、去利用。稍一马虎，它就会从你眼皮底下溜 走。淘金，把小张引入了对信息工作的深层思索
❖ 从这件事中，你对信息工作有哪些启发？
案例启发
1．信息是领导者正确决策的重要依据。准确、及时、全 面的信息，是领导者作出正确决策的重要保证。反之 ，错误、片面、迟报的信息，可能会导致领导者作出 错误的决策，造成重大的损失。案例中的卢主任向厂 领导反映的有关信息，使厂领导作出了正确的决策， 为企业赢得了巨大的利润。由此可见，信息在领导决 策中的重要地位和作用。
潜隐性
秘书工作如草拟文稿、督查、协调等，其劳动成果和价值融于 领导行为和组织活动之中，一般不单独表现为秘书个人的劳动 成果。
潜隐性的表现
活动名义的假借性
活动过程的幕后性
劳动成果的潜在性
二、秘书工作的其他属性 政治性
其他属性
务实性
综合性
公务秘书政治性表现
任何国家的公务秘 书工作，都是属于 统治阶级，并为其 服务的。这是政治 性的集中表现。
任何工作都有被 动性，但是秘书 工作的被动性特 别强。
两种认识
把被动性用随机性替 代，以提高秘书工作 随机应变和主动工作 的主动性。但是随机 性含有“机会”的意 思，而被动性确是长 期存在的。
赋予性
“赋予性”按一般情况讲,是指秘书部门具有“不管部”的职能, 领导人通常把其他部门不管的事交给秘书部门去办或管, 从而使秘 书部门的职能出现延伸, 超越了基本的办事、办文、办会或办信等 范围。从理论上讲, 秘书部门本身既非决策机构, 也不是一般行政 机构, 而只是综合办事与信息加工的机构, 但如果领导赋予秘书部 门其他方面的某些职权、任务, 则秘书部门就其有了这些方面的职 能, 必须办好。
“我先说几条信息请领导们参考：一是我国粮食进 入市场后，粮价上调的趋势十分明显；二是国际上几个主 要粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食歉 收趋势已定；三是供应我厂工业粮食原料产量区今年都遭 到严重的水灾；第四，今年又是乡镇企业发展很快的一年 ，这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快 的食品和酿酒业，都将以粮食为原料。根据以上情况，我 预计，近期粮价必上涨，而且上涨幅度较大，可能每千克 上涨0.2至0.5元之间；我厂每年工业原料用粮10万吨， 按每千克原料用粮上涨0.3元计算，每吨将上涨300元， 10吨就是3000元，全年就是3千万!因此，我建议当务之 急是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞 争力，获得可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技 术改造；由于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点 可以更高些，最好能达到国际先进水平。这样，就为我们 的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础。……”
大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分 活跃。经过反复比较、分析、论证，厂领导最 后一致同意采纳卢主任的建议：先购进粮食原 料，再进行技术改造。
后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确 的，他的方案使企业获得了巨大的利润，整整多 赚了一个亿!
小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金 钱的说法一点不假!您是怎样获得这些信息的呢 ?”
卢主任的发言结束后，会场一片寂静。 领导们有的拿出计算器仔细地算着；有的掏出 钢笔，在本子上写着；还有的托着腮在沉思 ……
过了一会儿，厂长的发言打破了寂静： “卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我 同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。摆 在我们面前的问题，是先搞基本建设和技术改 造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效 益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。 请大家对这两个方案再议一议。”
提法
助手作用、参谋作用、提供信息作用、枢纽作用、 协调作用等等，都是从某一角度起着辅助性作用。
工作
领导是决策和管理的主体，是决策人和发号施令 者，秘书工作的是辅助主体工作，贯彻执行领导 的意图决定。
权力
秘书有参谋权、建议权，但无决定权、决策权。
区别
不仅起着辅助作用，而且在其管辖的范围内有着自 己的决策和管理权。
综合协调作用
综合与协调，贯穿于秘书工作的各个方面，不 属于某项秘书工作的专门职责。
综合主要是指信息的综合。
协调的概念：从管理学角度看，协调是指管理者从系 统整体利益出发，运用各种手段，正确妥善的处理系 统之间、人们之间的各种关系，为实现系统目标而共 同奋斗的一种管理职能。
秘书协调就是秘书协助领导，在其职责范围内或经 授权，调整改善组织之间、工作之间、人际之间的 关系，促使各项活动趋向同步化和和谐化，以实现 共同目标的过程。
误解
人身依附 工作依附
在工作上我是主动的， 你们是被动的。
——毛泽东
被动性
秘书工作是为满足 领导工作活动的需 要而产生和展开的 ，是受领导活动的 制约和支配的。
秘书部门需要处理 的许多日常事务工 作，往往预先估计 不到，只能随机应 变，来了什么文件 就处理什么文件， 遇到什么事或者领 导叫办什么事就去 办理什么事。
——江泽 民
督促检查的任务
1
以中央和各级的重大决策和重要部署为重点，组 织督促检查
2
对领导批示与交办事项进行重点检查
3
抓住社会反映较多、群众反映强烈的问题，主动 查办
督促检查的意义
（1）督查工作是顺利实现决策目标的重要保证； （2）督查工作是验证决策方案正确与否的重要途径； （3）督查工作是完善和调整决策的重要方法； （4）督查工作是改进领导机关作风的重要措施。
第五章 秘书工作的性 质与宗旨
性质与宗旨
要认识一个事物，必 须认识事物的性质，尤 其是其本质属性。对于 秘书工作来说，其本质 属性便是辅助性。
第一节 秘书工作的性质
一、秘书工作的本质属性 秘书工作的本质属性是辅助性，即近身、直接、
综合辅助领导决策和管理，秘书工作的价值也就 在于辅助领导正确决策与有效管理。
区别
秘书工作的辅助性：
秘书有参谋权 、建议权，但 无决定权、决 策权。
辅助性
近身直接辅 助领导
领导就是中心 ——围核性
领导工作具有全面性， 秘书综合辅助领导。
区别
辅助性：从旁帮 助，协助。
辅佐性：多指政 治上的辅助、帮 助，一般指帮助 国家领导人。
因此，辅助性更能说明秘书的本质属性。
潜隐性
从属性
秘书工作的综合性
秘书工作的内容 纷繁复杂，且 涉及到本机关 的全部工作。
秘书部门处于 机关的枢纽地 位，担负着沟 通上下、联系 左右之责。
必须对各方面 情况进行综合， 才能有效地为 领导者提供帮 助和服务。
务实性
秘书工作绝大多数都是具体的事务工作，如收发文件、起草文 件、打印校对、接听电话、迎来送往、布置会场、派车买票、 安排食宿等等，虽然很琐碎、很繁杂，但都需要秘书人员一件 一件地去办。有人说秘书工作 “上管天文地理，下管鸡毛蒜 皮”，这两句俏皮话也说明了秘书工作具有务实性的特点。
4、信息是秘书发挥参谋咨询作用的有效途径。秘书发挥参 谋咨询作用的方法和途径是多种多样的，而利用信息则是 秘书发挥参谋作用的最有效途径。本案例中，卢主任就是 利用自己所掌握的信息向领导提出参谋建议的成功范例。 作为一个优秀的秘书人员，一定要善于利用信息达到参谋 的目的。
信息调研的意义
1、调研是做好秘书工作的基础，当好参谋助手的各项工作均 离不开调研。 2、调研是发挥秘书参谋助手的基本途径。领导的任务之一即 是“出主意”，即决策。要辅助领导决策就必须及时向领导提 供准确、全面的情况和建设性的意见。 3、调研是提高能力的好方法。调研是秘书向群众学习，向社 会学习，向领导学习，认识世界，改造世界，提升能力的好方 法。是情商和智商全面提高的有效途径。 4、调研为领导在某方面决策和管理工作提供准确的信息和第 一手材料，保证领导正确地决策和指导工作。听取收集并综合 处理基层各方面的意见，为领导“拾遗补阙”。 5、秘书做调查研究，可以全面了解和掌握基层情况。 6、秘书做调查研究可以及时了解和掌握市场动向，为领导提 供市场信息为领导和上级机关所贯彻的各项政策方针提供反馈 信息，保证下一步工作的开展。
信息调研的方法
1、实地观察法 2、个别访谈法：正式访谈和随机访谈 3、座谈调查法 4、问卷调查法：封闭式问卷和开放式问卷 5、通信调查法：电话或邮件 6、网络调查法
督促检查作用
督促检查工作是领导决策是否能贯彻落实的必要 保证，也是秘书为领导政务服务的重点之一。
决策的制定和实施方案的部署 ，事情还只是进行到一半，还 有更重要的一半就是确保决策 部署的贯彻落实。为此督促检 查工作十分必要。
秘书工作区别于其 他工作在于它辅助 领导决策与管理， 辅助领导贯彻党的 方针政策和国家的 法律法令，事关大 政方针与人民的利 益，政策性很强。 政策性是政治性的 重要表现。
秘书部门是各级领 导机关的核心要害 部门，秘书工作具 有一定的机密性， 机密性也是政治性 的一种表现。
非公务秘书政治性表现
辅助其上司模范地服从党和政府的领导，把为民间上 司服务同为建设有中国特色的社会主义总目标结合起 来，切不可认为自己的工作与政治无关。
党的根本宗 旨
“三服务” 的实质
为本级领 导服务
“三服务” 的核心
“三服务
为人民服 务
”
宗旨
为各部门 服务
“四个转变”的内容
▪从收发传递信 息，转变为综 合处理信息。
▪从被动服务 ，转变为力争 主动服务。
一
二
三
四
▪从偏重办文办 事，转变为既 办文办事，有 出谋献策。
▪从单凭老经 验办事，转 变为实行科 学化管理。
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第二节 秘书工作的宗旨与重心
一、秘书工作的形势
时代
领导层
变化形势
科技
领导层的变化
领导 素养 的变 化
另一 变化
时代发展和形势的变化
科学技术的变化
秘书工作要处理好六对矛盾的对立统一关系
纵向与横向的关系
继承与创新的关系
对上与对下的关系
对立统一
务虚与实务的关系
政务与事务的关系
被动与主动的关系
二、秘书工作的宗旨
“四个转变”的意义
秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化 管理的方向发展。
“四个转变”的精神实质，是突出了秘书部门工作的 参谋作用，过去的侧重点是“反对秘书专政”，不强 调发挥参谋作用。
三、秘书作用的重点
保证正常 运转作用
综合协调 作用
信息调研 作用
督促检查 作用
信息调研作用
调研即调查研究，是指人们在社会实践中，对客观的 实际情况进行了解和分析研究，以认识其本质和发展 规律的一种自觉的行动。 信息调研即对信息的调查研究。 信息调研作为秘书的工作内容之一，是指秘书为领导 决策和指导工作提供真实信息和准确依据的工作。
2．信息具有重要的价值。从本案例可以看出，正确运用 信息，可以为企业带来可观的经济效益。从这个意义 上说，信息就是金钱。秘书人员一定要充分认识信息 工作的巨大价值，肩负起信息工作者的重任，努力做 好信息工作，为本组织创造良好的经济效益。
3、信息是一种重要的资源，需要秘书人员努力开发。案例 中的卢主任就是一位善于“淘金”、开发信息资源的高手 。秘书人员平时就要养成收集信息的习惯，并能从零散信 息中发现带规律性的东西，从表面信息中发现本质性的东 西，从已知信息中推导出未知的东西，从而开发出信息的 重要价值，实现信息的最大增值。
信息工作是领导工作的基础，也是秘书工作的基础性工作。
案例分析——沙里淘金
小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书 ，虽然他早就听人说过信息是资源，是财富，但究 竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感 到说不清。在一次领导办公会上，办公室卢主任让 小张做记录，他才对信息工作有了切身的理解。会 上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企 业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点 投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副厂长 都表示支持。当厂长正要拍板决断时，卢主任说他 想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。领 导们的目光一起转向了他。
四种附属特性
赋予性
被动性
从属性
秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是 围绕领导工作而开展的，领导工作涉及到哪里， 秘书工作的范围就必须延伸到哪里。
秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图 和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、 自行其是；
秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些 会议，与领导者共同研究各种有关问题，但 秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。