文件编码原则
文件编码原则和版本次管理办法
文件变更履历页1、目的：建立统一的文件编码和公司金蝶K3 系统各代号编码原则以及文件版本/次管理原则和方法，使各类文件的分类有一定的组织系统和规律。
2、适用范围：适用于本公司所有受控文件的编码,金蝶K3系统编码和版本/次管理。
3、定义无4、权责：各部门：负责按程序和本文件的要求对本部门拟定文件的编码。
文管：负责各部门文件编码原则的拟定和各部门文件编码的监督、确认。
5.作业内容：5.1一、二、三、四阶文件编码原则5.1.1体系类文件（如质量手册、程序文件、管理规定、制度、作业办法、工作说明、实施细则等）流水号(从001-999)文件别号体系代号普信达公司代号“PSD”备注：三阶文件在文件别号后，增加一个代码，区分SIP、SOP、作业办法、实施细则等，如：PSD-Q-03（A）-001 表示SIP。
5.1.2说明5.1.2.1管理体系代号:依据管理体系之不同，其代号亦不相同，目前本公司以“Q”代表质量管理体系，以“E”代表环境管理体系等。
5.1.2.2文件阶层代号：依据文件阶层赋予代号，一阶文件为“01”（手册Manual），二阶文件为“02”（程序Procedure），三阶文件为“03”（指导书Instruction），四阶文件为“04（表单）”。
5.1.3对于在表单印刷时即可编好管理流水号的（如：送货单号、采购申请单号、入库单号等），可依据表单印刷许可的特性确定编码方法。
5.1.3.1通常方法如下：X X X X X X X X流水号（从000001～999999）印刷时的年份号（如09）。
备注：金蝶K3系统中生成的表单以系统自动生成的流水码区分。
参照金蝶K3系统表单编号原则。
5.1.3.2申请印刷时要注意避免重号。
推荐头2位用印刷时的年份号开头，并且申请印刷时需根据已有表单的编号在申请单上注明新印表单的起始编号。
5.2文件版本/次的编码和管理5.2.1文件版本/次编码原则①版本:从A开始的整数②版次:从05.2.2版本/次的变更5.2.2.1文件内容修改，应在修订页内做相应的修改记录，并对封面进行版本/次的变更。
文件编制格式及编码规则1
A CFC 第一次发布版本状态修订编制人审核人批准人批准日期中核动力设备有限公司南京分公司文件编码文件名称：部门文件编制格式及编码规则管理规定文件类型文件分类技密级别所属专业发布单位质量管理部编制部门部门内部标识码适用范围质量管理部xxxxxxxx 中核动力设备有限公司南京分公司版权说明：此文件内容属中核动力设备有限公司南京分公司所有，未经同意不得引用、复制、借阅、发表。
目录1.目的 (4)2.适用范围 (4)3.参考文件 (4)4.程序管理 (4)5.职责 (4)5.1质量管理部 (4)5.2综合管理部 (5)5.3文件编制部门 (5)6.详细描述 (5)6.1文件的编制格式 (5)6.2文件编码规则 (10)6.3文件内部标识码编码规则 (10)7.附录 (10)1.目的为了便于文件的管理和控制，统一中核动力设备有限公司南京分公司（以下简称南京分公司）各部门文件格式、标识，规范化、标准化管理生产管理活动中的每份文件，特制定本规定。
2.适用范围本程序适用于南京分公司各部门产生的所有与生产活动有关的管理性、技术性文件（另有规定文件除外），包括但不限于部门制度、程序、规程、工艺技术文件等。
其它文件可参考使用。
3.参考文件1）Q/SQY·G08-0000-2012/A 《质量手册》2）QP/SQY.G08－3000－2012/A 《民用核安全机械设备制造质量保证大纲》3）Q/SQY·G08-401-2012/A 《文件控制管理程序》4.程序管理本程序由质量管理部编制、修订和解释，并具有以下签名：编制：编制人；审核：质量管理部负责人；批准：主管经理。
5.职责5.1质量管理部1）负责文件编制格式及编码的统一管理；2）负责文件符合性的审查；3）负责对文件编码进行准确性检查；4）负责范围内文件内部标识码流水号的管理。
5.2综合管理部1）负责文件格式的审查；2）负责文件的印制、装订、存档。
公司安全管理制度文件编码
公司安全管理制度文件编码公司安全管理制度是为了确保公司内部的工作环境安全，并保护员工、客户和公司的利益而制定的规范性文件。
本文对公司安全管理制度的文件编码进行了详细讲解，包括编码的目的、原则、规范和管理流程等。
1. 编码的目的公司安全管理制度文件编码的主要目的是为了便于管理和查阅文件。
通过统一的编码系统，可以方便地对文件进行分类、归档和检索，提高工作效率和管理水平。
此外，编码还可以确保公司文件的安全性和机密性，在外部泄露的情况下减小损失。
2. 编码原则在制定公司安全管理制度文件编码时，需要遵循以下原则：2.1 简洁性编码应该尽可能简洁易懂，避免过长或复杂的编码形式。
在编码规则中应该明确规定编码的长度、组成和字符集等要求，以减少误解和混淆。
2.2 可扩展性编码系统应具有一定的扩展性，以适应公司业务发展的需要。
当新增加新的安全管理制度文件时，应能灵活地在现有编码规则的基础上进行扩展，而无需重新编码现有文件。
2.3 唯一性每个文件的编码应该是唯一的，不同文件之间不能有重复的编码。
为了实现唯一性，可以采用分区域、分功能、分级别等方式对编码进行划分。
3. 编码规范公司安全管理制度文件编码的规范包括编码格式、编码规则和编码表等。
3.1 编码格式编码格式应该具有一定的统一性，以方便读者理解和使用。
常见的编码格式包括字母+数字、数字+字母等形式。
例如，S1、A01等。
3.2 编码规则编码规则是编码的基本准则和原则，具体包括编码长度、编码组成和编码顺序等。
例如，编码长度可以是两位或三位数字，编码组成可以包括字母和数字，编码顺序可以按照时间顺序或功能分类进行排序。
3.3 编码表编码表是一个记录编码与文件名称对应关系的表格，用于快速查阅和识别文件编码。
编码表中应包括文件编码、文件名称、文件描述等字段，以便于对文件进行准确的识别和分类。
4. 管理流程公司安全管理制度文件编码的管理流程包括编码申请、编码分配、编码确认和编码变更等环节。
程序文件与编码原则
程序文件与编码原则
Company Document number：WUUT-WUUY-WBBGB-BWYTT-1982GT
修订履历记录
版本文件编号制/修内容生效日期制/修部门拟订PG-001 程序文件编号编码原则总经理室陈建东
审核栏（打×为是）：
总经理室签名/日期___________财务部签名/日期___________
项目部签名/日期___________商务部签名/日期___________采购部签名/日期___________安全部签名/日期___________
编制：审核：批准：
文件分发部门(需要则打√):
（）总经理室（）财务部（）商务部
（）项目部（）安全部（）采购部
1.目的：
有效管理公司内部文件及记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转.
2.适用范围：。
编码编号规则
编码编号规则编码编号规则是指为了方便管理和组织，对各种资源、文件、物品等进行唯一标识的方式和规则。
不同的组织和行业可能有不同的编码编号规则，但一般都遵循一定的原则和准则。
一、编码编号规则的目的和意义编码编号规则的目的在于标识和辨识不同的资源，方便快速找到和使用相关信息。
其意义主要包括以下几个方面：1. 提高管理效率：通过编码编号，可以对资源进行分类、归档，便于组织和管理，减少混乱和错误。
2. 优化工作流程：编码编号可以加快查找和检索速度，提高工作效率，节省时间和人力成本。
3. 方便资源追踪：通过编码编号，可以追踪各种资源的使用情况和流向，便于管理和维护。
4. 加强安全控制：编码编号可以用于权限管理和安全控制，确保资源的合法使用和保护。
二、编码编号规则的常见原则和准则1. 唯一性原则：编码编号必须是唯一的，以避免冲突和混淆。
一般可以使用数字、字母、符号等组合方式，确保编码的唯一性。
2. 逻辑性原则：编码编号应该有一定的逻辑结构，使其能够反映资源的分类和层次关系。
例如，可以根据不同的属性、类型、地区等进行编码分类。
3. 简洁性原则：编码编号应该简洁明了，易于记忆和使用。
过长或过复杂的编码会增加管理的难度，降低工作效率。
4. 可扩展性原则：编码编号应该具有一定的扩展性，以适应后续资源的增加和变动。
可以采用预留位或通配符的方式，方便后续添加和调整编码。
5. 一致性原则：编码编号应该保持一致性，避免同一类资源或同一组织内使用不同的编码规则。
一致的编码规则有助于沟通、协作和共享资源。
三、编码编号规则的实践案例1. 图书编号：图书馆常用的图书编号一般由数字和字母组成，可以表示图书的类别、主题、出版社等信息。
2. 产品编码：企业对产品进行编码编号，可以按照产品的分类、系列、规格等属性进行编码，便于库存管理和销售。
3. 文件编号：办公室对文件进行编码编号，可以根据文件的类型、内容、发布日期等进行编码，以便查找和归档。
文件资料分类及编码规则
审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。
二、范围适用于文件分类与编码管理。
三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。
2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。
四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。
主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。
1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。
包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。
c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。
d）工厂主文件。
1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。
1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。
2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。
流程编码原则
文件、流程编码原则
XX —XX —XX —XX
第一层第二层第三层第四层
大类内容涉及的部门或项目内容流水号
第一层：大类——（01-99）
第二层：内容涉及的部门或者具体大项目——（01-99 & 字母+0) 注：1.当内容既涉及部门又涉及项目时，项目优先；2.当内容是跨部门流程时，第二层选择部门字母代号，例如跨部门流程涉及研发部，品质部，市场部，还有工程部，则编码为04-RQME
第三层：具体内容的分类，不同的分类用流水号
第四层：同一小类不同内容的流水号。
建议:1.由于流程在第二级已按照部门或者项目分类，第三级对不同的流程直接用流水码编码即可。
对流程的内容再次进行分类意义不大，难度却不小，哪怕进行了分类，该类下的流程很少，导致第四级没有意义。
2.跨部门流程在内容涉及部门这不太好编号，按照排列组合，假设我们有8个部门，涉及两个的有56种可能，涉及三个的8*7*6=336种组合，涉及四个的336*5 ..........太多了。
3.若部门采用特征码，如果涉及了所有的部门，那第二层就已经有可能出现8位数。
综上：我认为此编码方案不可行。
修改版如下:
XX —XX —XX
第一层第二层第三层
大类内容涉及的部门或项目流水码
第一层：大类——（01-99）
第二层：内容涉及的部门或者具体大项目——（01-99 )
注：1.当内容既涉及部门又涉及项目时，项目优先；2.当内容是跨部门流程时，记入公司的流程
第三层：内容的流水码。
机械厂文件编码管理制度
第一章总则第一条为加强机械厂文件管理，提高文件管理水平，确保文件编码的科学性、系统性和统一性，特制定本制度。
第二条本制度适用于机械厂内部所有文件，包括设计文件、技术文件、生产文件、管理文件等。
第三条文件编码管理应遵循以下原则：1. 科学性：文件编码应科学合理，便于识别、检索和存储；2. 系统性：文件编码应形成系统，确保文件之间的相互关联和协调；3. 统一性：文件编码应统一规范，避免重复和冲突；4. 可扩展性：文件编码应具有可扩展性，以适应未来发展的需要。
第二章文件分类与编码规则第四条文件分类1. 设计文件：包括产品设计文件、工艺设计文件、工装设计文件等；2. 技术文件：包括技术标准、技术规范、技术手册等；3. 生产文件：包括生产计划、生产指令、生产记录等；4. 管理文件：包括管理制度、操作规程、质量记录等。
第五条文件编码规则1. 编码结构：文件编码采用统一的结构，分为分类代码、年份代码、顺序代码和校验码；2. 分类代码：根据文件分类，采用两位数字表示，如设计文件为“01”，技术文件为“02”等；3. 年份代码：采用四位数字表示，表示文件形成的年份，如“2023”；4. 顺序代码：采用四位数字表示，表示同一类别文件形成的顺序，如“0001”、“0002”等；5. 校验码：采用一至两位数字或字母表示，用于校验编码的正确性。
第六条文件编码示例1. 设计文件编码：01-2023-0001-AB解释：01表示设计文件，2023表示文件形成的年份，0001表示设计文件的顺序，AB表示校验码。
2. 技术文件编码：02-2023-0002-CD解释：02表示技术文件，2023表示文件形成的年份，0002表示技术文件的顺序，CD表示校验码。
第三章文件编码管理职责第七条文件编码管理由厂部文件管理部门负责，具体职责如下：1. 制定和修订文件编码管理制度；2. 负责文件编码的制定、审批和发布；3. 对文件编码的执行情况进行监督检查；4. 对违反文件编码管理制度的行为进行处理。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
文件编码原则
文件编码原则
文件的标识由以下5部分组成：
1.公司标识，只在文件左上贴公司Logo；
2.文件名及编号，对应使用，应是唯一性，如“品质部表单：则HF-QA-MR-0001”；
3.版本标识，由“英文字母”+“数字”组成，用于确认文件的修改状态，如“A/1”；
4.生效日期，应与文件“编写日期”和“修改日期”区分；
5.页码，用于识别多页文件的完整性，如“第1页，共3页”。
文件体系分为四层面：
1.公司质量手册（QM包含公司质量方针和质量目标）；
2.公共程序文件（QP）；
3.部门管理工作手册（不包含技术类文件）；
4.记录表单。
文件编号规则：
1.质量手册HF-QM-文件序号；
2.公共程序文件HF-QP-文件序号；
3.其他文件HF-部门代码-文件类别-文件序号。
文件序号（四位）
文件类别（二位）
部门代号（二或三位）
其他文件如：部门管理手册，设计文件，工艺文件，公司标准，工作表单等等。
部门代号规定：
文控中心--- DCC
采购部--- PR
生产部--- PO
研发部/工程--- RD
仓储部--- XXX
品管部--- QA
业务部---SM
财务部--- FA
行政人事部--HR
物控部---XXX
文件类别：
管理职责类-- FR
表单类-- MR
技术/标准/作业指导类—TS/IS/WI
特注：TS–技术图纸；IS–指规格/标准；WI–作业指导书文件版本升级规则：
由A/0为第一版，修改后顺次为A/1，A/2，A/3，A/4，后为B/0……（即每改过4次后，英文字母有更改）。