声像文件归档流程
顺德-建设工程声像档案归档内容、要求
附件2：
建设工程声像档案归档内容、要求
一、建设工程声像档案的归档内容
工程原貌、基础、隐蔽、主体、屋面、质量事故、竣工后新貌为声像档案资料归档的必备内容。
具体可根据工程项目实际情况自行增加拍摄内容。
二、建设工程声像档案的归档要求
1、总体要求移交归档的声像档案（含工程照片、录音、录像材料等），应当能真实全面地反映工程面貌和建设情况，必备内容应当齐全，并附内容说明。
2、照片档案归档要求
（1 ）照片应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，被摄主体不能有明显失真变形现象；
（2 ）照片应一律洗印成4R或4D的彩色照片；
（3 ）形成数码照片的应同时移交电子版，应当尽量使用不低于400 万像素的数码相机拍摄；
（4 ）每张照片整理时，应注明：拍摄内容、时间、地点、人物及摄影者等。
4。
机关档案管理制度及流程
一、制度概述为加强机关档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》等相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
二、档案管理职责1. 机关档案管理工作由档案管理部门负责，各部门负责人对本部门档案工作负总责。
2. 档案管理部门负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计、编研、提供利用等工作。
3. 各部门应积极配合档案管理部门的工作，按时、按质、按量完成档案收集、整理和归档工作。
三、档案管理流程1. 档案收集（1）各部门在日常工作中形成的具有查考价值的文件、资料、图表、声像、电子信息等，均应归档。
（2）档案收集应遵循完整性、准确性、系统性的原则。
2. 档案整理（1）档案整理应按照《档案分类法》进行分类，做到层次分明、条理清晰。
（2）档案整理应遵循统一的标准，确保档案的完整性和准确性。
3. 档案归档（1）档案归档应按照《档案归档范围和档案保管期限表》执行。
（2）档案归档时应附具归档说明，注明档案的形成时间、来源、内容、数量等。
4. 档案保管（1）档案保管应遵循防潮、防霉、防火、防盗、防虫、防鼠的原则。
（2）档案管理部门应定期对档案进行检查，确保档案安全。
5. 档案鉴定（1）档案鉴定应按照《档案鉴定办法》执行。
（2）档案鉴定应定期进行，对已到期或失去保存价值的档案进行销毁。
6. 档案编研（1）档案编研应遵循真实性、准确性、全面性的原则。
（2）档案编研成果应经档案管理部门审核批准后方可发布。
7. 档案提供利用（1）档案提供利用应遵循公开、合法、便民的原则。
（2）档案提供利用应确保档案的完整性和准确性。
四、档案管理要求1. 档案管理部门应建立健全档案管理制度，确保档案工作的规范化、制度化。
2. 档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，提高档案管理效率。
3. 档案管理部门应定期对档案工作进行总结、分析，不断改进档案管理工作。
4. 档案管理部门应加强与各部门的沟通协调，确保档案工作的顺利进行。
GJB9001C图样及技术文件的归档及管理程序（含完整表单）
GJB9001C图样及技术文件的归档及管理程序（含完整表单）文件编号：Q/YC–P004–2013/A 0 归口管理：行政部图样及技术文件的归档及管理程序一、目的为规范图样和技术文件归档后的管理，制定本程序。
二、范围本程序适用于承制单位型号项目、预研课题、基础课题等在研制（究）过程中直接形成的具有保存价值的各种文字材料、图纸、图表、电子文件、声像材料以及其他不同载体、不同形式的成套技术文件资料。
三、职责(1)档案部门负责档案资料的收集、整理、登记、标识、编目、保管、统计和提供利用、鉴定、销毁、密级调整和现代化管理等工作，对各部门的文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作进行监督、检查和业务指导。
(2)归档的科技文件材料应符合有关编制规定和标准要求，应内容完整，字迹工整，图样清晰，签字手续完备，制作和书写材料应利于长期保存。
声像材料应图像清晰，音质纯正，并附简要文字说明。
(3)科研管理部门应在下达工作计划任务的同时提出文件材料的归档要求，在检查计划任务进度的同时检查文件材料的形成、积累情况。
(4)凡文件材料未归档或归档质量不符合标准要求的，必须限期改正，经档案部门审查验收合格后，由档案部门出具验收合格证明，有关部门方可进行组织定型、鉴定。
(5)项目（课题）组在研制（究）过程中所形成的蓝图必须事先送到档案部门登记，待归档时将形成的所有蓝图及技术资料一并送档案部门登记处理。
(6)向外单位发送技术资料、图纸时，必须事先到档案部门办理“技术资料外发审批单”，并填写“技术资料发送单”，经批准后，由档案部门统一发送。
承办外发技术资料、图纸的科技人员，应将接收单位签字盖章后的“技术资料发送单”回执及时送档案部门归档。
四、工作程序1．档案材料的接收、验收(1)档案资料的接收，应履行交接手续。
档案形成与积累的有关部门负责人对归档的科技文件材料审核无误后，填写科技文件材料移交清单一式两份，经交接双方在移交清单上签字后，各自保存一份。
建设工程声像档案拍摄整理技术指导规范
建设工程声像档案拍摄整理技术指导规范为了规范工程项目声像档案的拍摄、采集、整理工作，确保声像档案数据的完整、准确与安全，依据《**建设工程声像档案管理办法》（暂行）、《苏州市城市建设档案管理办法》、《昆山市建设工程声像档案管理办法（暂行）》的要求，细化拍摄、整理的指导规范如下：一、拍摄对象及类型根据工程项目的不同，声像档案的拍摄要求分A、B、C三类：1. A类：凡列为市级以上重点工程或者申报市级以上优质工程的项目，需要拍摄照片、录像资料和专题片。
2. B类：七层以上建筑、单项工程建筑面积3000平方米以上的项目、总建筑面积1万平方米以上的项目、建筑面积在3万平方米以上的住宅小区、单跨跨度16米以上的厂房、人防设施、市政道路、多孔100米或单孔40米以上的桥梁、污水处理厂、垃圾处理厂、自来水厂、燃气厂、发电厂、220千伏以上输变电站、一级公路、港口码头、水利防洪设施、有代表性或纪念性的建筑物、构筑物等，需要拍摄照片和录像资料。
3. C类：上述项目之外的其它建设项目，仅需要拍摄照片。
二、拍摄主要内容节点工程项目声像档案的拍摄应与建设过程同步进行。
最终移交的声像档案能够全面反映工程建设的全部过程，系统展现建筑（构筑）物的整体面貌，真实记录施工过程的实际状况，内容齐全、完整，包括以下规定的各个内容节点。
1. 开工前原貌1.1 原址、原貌1.2 周边状况1.3 拆迁情况2. 基础工程2.1 建筑物基础类型及施工，包括打桩、基础开挖、桩基础、基础钢筋、基础浇灌、基础墙、基础回填、支撑、垫层、承台等2.2 建筑物基础异常处理3. 主体工程3.1 主体设计模型3.2 钢筋工程3.3 管线工程3.4 砌体、砼灌注3.5 主体结构布局、大型构件安装3.6 防水、保温、防腐工程4. 工程项目竣工面貌4.1 工程整体外观和立面状况，包括各个立面及代表性标志4.2 消防、绿化、亮化、雕塑、道路等附属及配套设施5. 其它方面5.1 开工、竣工仪式5.2 施工现场及施工管理5.3 工程质量检查、质量事故及处理情况5.4 施工建设中的重要活动、重大事件5.5 采用新材料、新技术、新工艺等施工情况5.6 竣工验收情况对于住宅小区等由众多单体建筑构成的建设项目，除了“开工前原址原貌”等不可分割的拍摄内容外，各基础工程、主体工程等应尽量分单体（如住宅小区的各幢楼）进行拍摄和整理。
档案归档整理流程图
收集档案归档整理流程图采集应归档的文件资料齐备完好归档判断判断文件能否归档依据归档范围，慎决确按限期确立归档文件的保留限期定文件去留正确客观分类编制页码装订排序盖档号章电脑著录装盒排架打印目录编制检索工具按部门分类方法科学、合用，保持相对稳固只编没有页码的部分不空号、不漏号用不锈钢钉或线单“件”便于保留利用装订次序相对固定如限期—机构—时间三个层次摆列在每一“件”的上方空白清楚、正直，件号不处盖档号章重、正确相关的的信息录入专用的录入的内容尽可能详档案管理软件细、正确按件号次序装盒、上架不一样保留限期，不一样机构归档文件目录一式两份分保留限期按件号顺序打印归档文件目录写归档说明、装订成档案目录封面、背脊上的目录项目要填写完好档案管理规定一、档案管理( 一) 凡是能正确反应企业各项业务活动的文件、资料、声像、报表，都一定实时归档，保证完好无缺。
( 二) 文档管理员一定坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好采集、整理、立卷、归档工作。
( 三) 档案内容包含从建立之日起每年在经营管理工作中形成或企业制发的应归档的文件资料。
二、文书档案管理( 一）归档范围1、行政综合类 : 包含重要的会议资料; 拟订的内部法例性、政策性文件; 组织改革、变迁、大事记、年报等文件资料 ; 发展规划、工作总结报告 ; 政府机关颁发的重要文件。
2、组织人事教育培训类:职工改动表、花名册、教育培训卡。
3、会计统计类 : 年度计划、统计报表、财务会计估算报表及其说明，各样季度报表、月报表，政府主管部门下发的相关文件资料。
4、质量管理类 : 质量管理方面的制度。
5、技术类 : 产品及生产方面技术文档。
6、销售纪事类 : 企业大规模的销售活动纪事。
（二）文书的档案立卷1、归档的文件资料种类、份数以及每份文件页数，均应齐备完好。
2、在归档的文件资猜中，应该将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一同摆列，不得分开。
3、不一样年度的文件一般不得在一同立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷 ; 没有复文，放在请示年立卷 ; 跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷; 跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。
档案归档整理流程图
档案归档整理流程图齐全完整收集收集应归档的文件材料归档判断依照归档范围，慎决判断文件是否归档定文件去留准确客观确定归档文件的保管期限确定期限按部门分类方法科学、适用，分类保持相对稳定编制页码只编没有页码的部分不空号、不漏号装订便于保管利用用不锈钢钉或线单“件”装订顺序相对固定排序按期限—机构—时间三个层次排列盖档号章清晰、端正，件号不在每一“件”的上方空白重、准确处盖档号章电脑著录录入的内容尽可能详有关的的信息录入专用的细、准确档案管理软件装盒排架不同保管期限，不同机构按件号顺序装盒、上架的不要装入同一盒打印目录归档文件目录一式两份分保管期限按件号顺序打印归档文件目录编制检索写归档说明、装订成档案目录封面、背脊上的工具目录项目要填写完整档案管理规定一、档案管理(一)凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。
(二)文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。
(三)档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。
二、文书档案管理(一)归档范围1、行政综合类:包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策性文件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;发展规划、工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。
2、组织人事\教育培训类:员工变动表、花名册、教育培训卡。
3、会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。
4、质量管理类:质量管理方面的制度。
5、技术类:产品及生产方面技术文档。
6、销售纪事类:公司大规模的销售活动纪事。
(二)文书的档案立卷1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。
2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文，放在请示年立卷;跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷;跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。
公司档案管理制度及流程
公司档案管理制度及流程为了加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
包括：公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
一、档案资料的日常管理：1、电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
2、文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。
3、文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐摆放在文件／档案柜中。
二、档案资料的归档范围1、公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；2、公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；3、本公司与其他单位来往的文书及权益文书和照片、录音、录像等；4、公司领导的批示、指示等；5、重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；6、反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；7、公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；8、本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；9、本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；10、本公司发布的各类广告、宣传材料；11、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；12、外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；13、财务档案资料；14、各种实物档案；15、其他具有利用和保存价值的文件资料。
例如：1) 工程部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料（亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等）；其中前期文件由工程部负责收集，竣工图由施工单位负责编制；文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等；2) 客服部：合同评审记录、房屋租赁合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等；客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查及分析记录等3) 管理部及办公室：联络函、活动计划、外送文件、外来文件等。
声像档案归档范围及保管期限表
永久
长期
3
运输、工业生产任务完成情况及进展过程中形成的重要声像材料
长期
4
经营管理包括：企管、人事、劳资、财务、审计、计划、物资、经营、技术、安质、环保等重要活动中形成的声像材料
永久
5
国家、省（市）部、集团公司、子公司等科研项目鉴定与奖励，新技术研究、新产品开发、产品创优形成的声像材料
长期
6
引进新技术与新设备开发，应用技术与改造等方面形成的声像材料
永久
11
外事活动中形成的重要声像材料
一般声像材料
永久
长期
12
战备、民兵、人防活动中形成的中形成的重要声像材料（包括生产性和服务性的）
长期
14
史志、年鉴编辑出版中形成的声像材料
永久
15
自办报纸、刊物编辑出版中形成的声像材料
长期
16
其他有保存价值的声像材料
声像档案归档范围及保管期限表
序号
归档内容
保管期限
备注
1
中共中央、国务院、国家各部委、省、自治区、市及铁道部等领导检查、指导工作时，形成的声像材料
永久
2
（1）本单位召开或出席上级党代会、人代会、职代会、团代会、先代会及重要领导干部会议形成的声像材料
（2）董事会、股东会、监事会形成的声像材料
（3）各部门召开重要专业性会议形成的声像材料
长期
7
职工生活福利、文教、卫生、文艺、体育、医疗等方面形成的声像材料
长期
8
（1）铁路行车、设备、人身伤亡重大事故及自然灾害等形成的声像材料
（2）安全生产、工程质量等各类案件中形成的声像材料
永久
长期
9
基本建设和技术改造项目的设计、开工、施工、竣工、创优过程中形成的声像材料
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1
声像文件归档流程
归档人按要求在院档案系统中录入需归档声像文件的案卷、文件
信息，将整理好的电子文件上传到系统并送检。然后，归档人通过系
统打印归档清单，并将归档清单交至院档案室，经档案管理员核查归
档的声像文件后完成归档。归档流程如图1所示：
图1 归档流程图
1网上归档
归档人登录档案系统，点击“文件收集”-“声像归档文件收集”
-“声像档案收集”，进入声像档案收集页面，选择工程编号、工程名
称、项目编号、项目名称、类别，填写案卷标题，然后点击保存，如
图2所示。
图2 著录案卷信息
进入卷内文件目录页面，填写文件题名、文号、制作者、制作日
期、载体、密级、保管期限、数量等信息，然后上载对应的电子文件，
最后点击“保存并送检”，如图3、图 4所示。
网上归档
著录档案信息上传电子
文件
送检
打印归档清单院档案室归档档案管理
员核查
完成归档
2
图3 著录文件信息、上载电子文件
图4 保存并送检
2打印归档清单
归档人点击“文件收集”-“声像归档文件收集”-“归档清单打
印”，在弹出的页面中查询归档人，出现相应的归档流程，选中该归
档流程，点击“打印归档清单”，打印归档清单，操作步骤如图5所
示。
图5 打印归档清单
3档案管理员核查
归档人将归档清单交至档案室归档后，档案管理员按规定核查档
案著录信息、电子文件是否符合要求。如有问题，档案管理员会予以
退回。归档人点击“文件收集”-“声像归档文件收集”-“已录入信
3
息管理”，查询清单号或归档人，出现相应的归档流程，选中该归档
流程，点击“修改”，然后按要求修改，操作步骤如图6所示：
图6 电子文件修改
归档人修改好后点击“保存并送检”。档案管理员核查无误后，
在档案系统中签收，归档流程结束。