档案管理系统介绍V2.0

《档案管理系统》介绍(V2.0)

一、概述

1、前言

档案资料是社会重要的精神财富，它肩负着记录历史和传承文化的重要职责。任何组织和社会团体在其发生、发展、持续存在的过程中都有自己的故事发生。

档案资料的载体各不相同，随着岁月的流逝，人员的变化、环境的变化、载体自身的原因等，都会导致传统的档案载体无法长期、完整地保存。

保存档案资料的目的在于便于人们充分地利用它，发挥其记录历史和传承文化的作用。传统的载体因种种原因，既不方便人们查阅和利用，即使可被利用，效率也非常低下，无法满足人们对档案资料的使用要求。

很多档案资料因其所含信息的敏感程度，也要求在档案的利用上严格控制档案范围和使用人员的范围，而传统的控制敏感信息的方式和手段很难有效解决这个问题，导致在档案资料的利用上采取保守、落后的管理方式，结果使很多档案资料无法发挥其应有的价值。

随着现代信息技术的发展，为档案资料的保管与高效利用提供了科学、有效的手段和工具，使档案资料所承载的历史信息不再被遗忘在阴暗的角落里，也使历史更真实、可信。2、系统特点

第一、充分发挥互联网优势（Internet）的B/S软件架构模式，超越时间和空间概念，实现随时随地方便管理档案业务和利用档案信息。

第二、系统提供与多种信息转换设备的接口，方便将各种实物档案信息转换为电子信息，支持多种文件存储格式，利于档案信息的长期、有效保存及档案信息的高效利用，

可防止因频繁使用原始档案而导致的损伤，有效延长原始档案的保存寿命。

第三、系统安全性高，权限控制严格。因档案信息的敏感性，对档案信息的安全要求就显得尤其重要。系统提供四个层次的信息安全保障：

i.在档案信息的采集、录入、日常工作层面，系统可根据管理角色、岗位、

业务范围进行灵活授权，使信息在可控的范围、可控的岗位、可控的权限

内传递，确保信息入口的安全性。

ii.在档案信息的存储、保存过程中，系统提供电子签章功能，以确保档案电子信息的安全存储，保持档案信息的完整性。

iii.在对档案信息的利用方面，严格控制使用人员权限和范围，对档案信息的查阅、拷贝、下载、复印等都有严格的控制，必须经过严格的审批程序才

能对授权范围内的档案信息进行相应的利用。

iv.系统的审计功能可对产生信息、操作信息的全过程进行监控，防止恶意操作、篡改，确保档案信息的准确、可靠。

第四、系统提供对档案信息的全文、精确/模糊检索功能，可对不同文件格式的海量档案信息进行全文、精确/模糊检索功能，大大提高对档案信息的利用效率。

第五、系统提供对多媒体信息的网上在线查阅功能，可对经授权许可者提供音频信息、视频信息、图片信息等多媒体信息的网上在线查阅功能。

第六、提供工作台管理功能，以推式作业方式，驱动业务的进行。系统基于角色和权限，在工作台上及时反映操作者需要处理的业务、需要关注的业务等信息。以

方便操作者及时处理。

第七、系统提供手机短信提醒功能，防止因疏漏、遗忘或不在岗时，业务工作不致被耽误，确保业务工作的顺畅。

第八、提供《人力资源管理》、《OA办公系统》、《任务协同》等辅助管理系统，可方便进行内部信息化管理。

3、系统应用领域

第一、各类企、事业单位。

第二、各级政府行政机关、行政事业单位。

第三、各类研究机构。

第四、各类大、中专院校，各类职业学校，各类中、小学校。

第五、档案行政管理机构，专业档案馆、所。

第六、其它需要对档案进行信息化管理的机构或组织。

二、系统架构图

三、系统功能简介

1、档案建立和分类管理

档案的有效管理和利用，基础工作是对档案进行科学、标准化地分类。如：

按档案的载体不同可分为：电子、纸质、实物、多媒体等。

按档案的安全级别可分为：公开、内部使用、秘密、机密、绝密等。

按档案的保管期限可分为：10年、20年、30年、永久等。

按档案的层次可分为：档案、目录、案卷等。

按档案的属性可分为：技术档案、人事档案、业务档案等。

按档案产生的机构可分为：总部档案、分支机构档案、部门档案等。

。。。。。。

第一、系统根据档案管理的一般需要设定默认分类，并提供由用户自定义方式定义档案分类信息，并可根据自身管理需要随时增加分类信息。满足业务增长和档案快速积

累的需要。

第二、根据档案的载体不同，系统提供多种档案信息登记和保存方式，对电子文档，除登记档案基本信息外，还提供上传电子文档的功能。对纸质、实物档案，系统提

供接口，用户可利用如扫描仪、摄像机、数码相机等转换设备，将纸质、实物等

档案转换为电子信息。

第三、提供OCR（Optical Character Recognition）技术，即光学字符识别技术，可方便用户快捷、高效地录入档案信息，同时，因OCR技术提供的文字识别功能，也有利

于对档案的高效利用。

第四、根据系统授权，在档案建立时即严格权限控制，对敏感档案信息只有经授权许可的人员才能处理相关档案的建立，并经严格的审批流程批准后，档案信息方可归

档。

第五、考虑到档案的特殊性，对档案存放的库房的环境需要定期进行检验，如温度、湿度等信息，并将相关信息记录在系统中，以便科学管理档案的存放环境，延长档

案的寿命。

2、档案日常业务管理

档案的日常业务管理主要是提供对档案管理中经常发生的一些业务活动的管理。

系统提供：

第一、档案的移交功能。档案的来源多种多样，不同的档案管理机构之间可能存在档案的交换或转移，同一组织内部的多个档案管理机构之间也可能存在档案交换或转移，

同一档案管理机构的不同存放库房之间也可能发生档案交换或转移，同一库内部档

案的存放位置也可能发生调整或变化，在经一定的审批流程后生效。这些过程中发

生的信息都需要严格记录，在档案被利用时，方可快速准确定位档案信息并确保档

案信息的严谨性和完整性。

第二、档案的校正功能。档案归档后，档案信息是不允许轻易修改或变更的，但在档案管理的实际活动中，因种种原因，可能需要对档案的信息进行校正。但档案的校正必

须经过严格的权限控制和在严格的审批流程下进行，并需将此过程中信息严格记

录，目的也是确保档案信息的严谨性和完整性。

第三、档案鉴定功能。在档案的保管利用过程中，档案可能会发生损坏、遗失、过保存期限后调整保管期、密级调整或开放等各种情况，而这些工作都需有相应授权许可的

业务管理人员在严格的审批流程下进行，系统自动对档案保管期进行校验，对接近

或已过保管期限的档案，系统会自动提示相关业务人员。同样，需将此过程中信息

严格记录，目的也是确保档案信息的严谨性和完整性。

第四、档案销毁的功能。在档案的保存和利用过程中，因种种原因，有些档案需要销毁。

档案的销毁更须经过严格的权限控制和在严格的审批流程下进行。系统提供两种销毁方式：

i. 彻底删除方式，执行这种销毁方式后，系统将该档案的记录从数据库中彻底删

除。

ii. 正常销毁方式，执行这种销毁方式后，系统只是将该档案打上销毁标记，并未从数据库中物理删除该档案记录，但此后，该档案将无法被利用，如无法被查阅、

下载、复印等。