标准化,办公室

第一节日常管理

一、文件资料管理：保存齐全、分类清楚，传达学习及时。

二、会议管理：按时召开会议，安排专人作会议记录，保存好会议记录。

三、食堂管理：帐目清楚、饭菜质量好、员工满意度高。

四、生活设施：及时维修、保证正常使用。

五、办公耗材：建立消耗台帐，购买、发放登记清楚。

六、环境卫生：保持工区卫生干净、整洁。

七、工区文化建设，工区绿化、环境布置。

第二节文件管理

一、基本要求保存齐全、分类清楚，传达学习及时。

二、岗位责任

工区值班员负责OA系统每日定时查看和登记，对需要工区办理的事项及时转达给工长。

安技员负责工区文件纸质资料、技术资料和工作票的保存管理工作。

工长负责OA系统文件信息的处理安排，并组织员工传达学习。

三、具体流程

一）工区值班员每天早8时开始登陆OA系统，及时查看系统中的各类文件、通知，登记在《综合管理记录本》中的《文件、通知登记》中，并及时转达给工长。

二）安技员每天负责对收到的各类文件、通知和其他重要资料，根据来源不同分别保存电子版或纸介质。

1、电子版文件资料具体保存条件

1）、公文存储三条件：a、红头，b、有文件字号，c、有公章，部门章不算。

以上三个条件必须同时满足，才能将文件存入“公文管理”文件夹内。

2）、三种特殊文件：a、传真电报（包含铁路、路局、电气化局传真电报等），b、会议纪要，c、调度通知：文件字号为“电运呼调”的调度通知。

以上三种特殊要求中，每一种均有部分条件不符合“公文存储三条件”，但各单位必须对这三种特殊文件进行存储，并建立相应的超链接。

2、电子版文件资料具体保存办法

1）、“公文管理”文件夹模板要求：

2011年的“公文管理”文件夹必须按照下列要求逐级建立子文件夹。

a、文件夹名：****年公文管理（建立在D盘）

b、子文件夹名：****年公文管理—电气化局文件、呼和浩特铁路局、呼和浩特公司、呼和浩特工务维管段、铁道部、运管公司、中国中铁、其它

c、“电气化局文件”子文件夹：党委、工会、纪委、团委、行政（电安、电办、电财、电法、电公、电管、电监、电企、电人、电社、电审、电体）

d、“呼和浩特铁路局”子文件夹：传真电报、行政

e、“呼和浩特公司”子文件夹：党务、工会、纪委、团委、通知、行政（安调室、办公室、财务部、经营开发部、物资部、人力资源部、劳动力管理部）

e、“呼和浩特工务维管段”子文件夹：党务、工会、纪委、

团委、通知、行政（生产技术科、办公室、财务室、安全科、调度室、机械室、人劳室、物资室）

f、“铁道部”子文件夹：传真电报

g、“运管公司”子文件夹：党务、工会、纪委、团委、通知、行政（安监室、办公室、财务部、机械部、经营计划部、科技部、人力资源部、生产技术部、实验室、物资部）

2）、“公文管理”文件夹存储公文要求：

a、每一个公文文档均需建立一个文件夹，文件夹的名称由文件字号与公文文档名称组成。

b、文件字号中的括号均应为“〔〕”，不允许出现其它形式的括号。

c、文件夹名称中的文件字号与公文文档名称之间没有任何连接符。

d、文件夹名称没有任何后缀，不允许出现“〔1〕”、“.doc”等后缀。

e、公文文档有审批单时，审批单应同公文文档同时存储于文件夹内，审批单的名称更改为“**批示”。

3）、“文件超链接”文件夹模板建立

“文件超链接”文件夹中包括四个EXCEL表格，名称分别为“运管公司文件”、“呼和浩特公司”、“呼和工务维管段文件”、“部、局、路文件”；会议纪要也需建立超链接，并分别在以上四个EXCEL表格中建立一个名称为“会议纪要”的子表格。

4）、“文件超链接”文件夹表格建立要求

a、每个EXCEL表格中均包含以下几项，表头均为“收文登记”四个字，20号宋体加粗居中；列项名称分别为“序号”、“来文单位”、“文件字号”、“收文日期”、“文件名称”、“存入文件夹”、

“承办部门”、“备注”，这些名称的字体均为12号宋体居中。这些项目缺一不可。

b、除表头及“序号”等列项名称外，表格内其它字体均为10号宋体。

c、“文件名称”、“文件字号”列项的内容左对齐，其它列项内容居中。

d、“来文单位”填写要求

公司及段发放的通知（即文件字号为电运呼通、电运呼工通的公文）“来文单位”应依据OA上已收文件中“发放人”填写，若段发放的通知在查看OA上的“发放人”为呼和工务人劳室，则“来文单位”列项应写为“段人劳室“，其它部门发放的通知依此类推填写；公司发放的通知也依据此要求填写

呼和公司及段发放的其它公文（即文件字号为电运呼安、电运呼工安等等的公文），“来文单位“应依据文件字号来填写。例如电运呼办〔2010〕21号文，“来文单位”应填写为“呼和公司办公室”；电运呼工办〔2010〕3号文，“来文单位”应填写为“段办公室”。“来文单位”的填写样式，严格按照“运管公司***”、“呼和公司***”、“段***”的形式填写。

e、“收文日期”列项的填写

在OA上，每一个公文均对应有一个接收日期，所以“收文日期”应依据OA上的“日期”项填写，填写样式均为“，则此文件的”收文日期“应填写为“

f、“文件名称”列项填写要求

只填写公文的名称，不允许出现文件字号与文件名称同时存在的情况；文件名称不得出现“〔1〕”、“.doc”等后缀。

g、“存入文件夹”列项填写要求

“存入文件夹”列项内容的填写严格依据“公文管理”文件夹中各子文件夹的名称填写。例如电运呼办〔2009〕3号文，“存入文件夹”应填写为“呼和公司-行政-办公室”。

h、“备注”列项的填写要求：“备注”项中填写“已传阅”、“已学习”

i、“承办部门”列项的填写要求

此列项的填写依据“备注”，若“备注”项填写为“已传阅”，则对应的“承办部门”项为空；若“备注”项填写为“已学习”，则对应的“承办部门”项应写为本单位，即“**工区”、“**车间”。

3、综合记录本中文件、通知的填写要求

1）综合记录本中填写的文件应与“公文管理”、“文件超链接”中存储的文件相一致，三者一一对应。

2）综合记录本中的“来文单位”与“文件超链接”的填写要求一致。“文件、通知名称”项应同时填写文件字号与文件名称。

3）综合记录本中的“来文日期”与“文件超链接”中的“来文日期”填写要求一致

4）综合记录本中的“承办结果及意见”与“文件超链接”中的“备注”项填写一致。

4、公文传阅要求

1）、无法上网的工区，车间负责将公文及时拷贝给工区，工区及时将公文存储。

2）、工区认真存储文件

3）、工区及其所管辖的处所无法上网时，车间负责将公文及时拷贝给工区，工区将公文及拷贝给所管辖的处所及时将公文存储。