PowerPoint 基本操作方法

PowerPoint 基本操作方法
 幻灯片原则
1. Ppt的灵魂：逻辑。结构逻辑要清晰、简明，只用“并列”、“递进”两类逻辑关
系。
2. Ppt的恶心：错别字等于苍蝇。
3. 3色原则：不要超过3种色系。
4. 6字解码：大化小，小化图。
5. 12字真言：能用图，不用表；能用表，不用字。
演示是提纲挈领式的，显示内容越精炼越好。

 幻灯片常用格式
1. 字体：汉字一般用黑体。最好使用两至三种字体，如觉得不够，可调整字体大小、
格式。
2. 标题字体大小，36—44；正文，22—36 。尽量少用标点符号、助词、双引号、
省略号。
3. 汉字不能倾斜，字母不能加下划线，会降低可读性；
4. 母版配色的时候不超过四种，幻灯片的背景应该用暗色调，字体应该是亮色调；
5. 简单就是美，段落应少，动画应控制在4种效果内，尽量多使用图、表、模型等。

 如何设置幻灯片母版
母版设置：相当于“模子”，只有先设计好模子，才能快速制作同样的物品。
只要在母版中设定好所有的格式需求，像是每张幻灯片都要出现的文字或图形，标题文字、
大小、位置和颜色，背景的颜色等等，那么同一件文件中，所有幻灯片格式都会和母板中的
设定相同。
1. 步骤：“视图”—“母版”—“幻灯片母版”，进人幻灯片母版的编辑模式
2. 改变标题文字的大小：选择标题栏，在“格式”—“字体”中进行字体、大小、
颜色设置；
3. 更改标题的背景和位置：直接拖动，可以改变位置；选择标题栏，右击，选择“设
置占位符格式”，可以进行背景颜色、边框颜色的更改和设置。
4. 更改正文的字体、颜色及背景色：操作步骤同上。
5. 行距：选择正文区域，“格式”—“行距”，可以设置行距，建议为1.2—1.5。
6. 图片：“插入”—“图片”—“来自文件”，可以插入所需要的图片做幻灯片的母
版。
7. 退出：“视图”—“普通”，或在母版的提示图标中，选择“关闭母版视图”，就
退出母版。
注意：
1. 母版是一个模子，因此标题和正文只能进行格式、背景色、字体、颜色的设置，
而不是输入幻灯材料的区域，不能进行文字编辑。
2. 母版“页脚”可用公司标志、文字，以便每个幻灯都出现该内容，如“引领蛋鸡
行业健康发展”。

 如何设计图形、插入文字？
1. 插入图形：在下方的“绘图”工具栏，选择需要插入的图形，一些基本图形可以
在“自选图形”中选择，将鼠标移到插入区域，点击，则出现该图形。
2. 设计图形：选择该图形，右击，选择“设置自选图形格式”，可以对图形的颜色、
位置、大小等进行设置。
3. 插入文字：选择该图形，右击，选择“添加文本”，则可以输入文字等。
4. 更改图形默认设置：为了将图形统一基本的颜色设置，可以在“设置自选图形格
式”，选择“颜色和线条”，设定好预定的颜色和线条，然后在下方的“新对象默认值”前打
“√”。这就使今后的图形颜色和线条自动执行该设置。

 如何设置超链接？
以在本文档中链接幻灯为例：
1. 选择：选择需要设立链接的文字或图片等，右击，选择“超链接”。
2. 建立链接：在窗口，选择“本文档中的位置”，在右侧，选择需要链接的幻灯片，
点击“确定”。
3. 检测：点击“幻灯片放映”—“观看放映”，用鼠标点击该链接，检查是否链接
成功。
如链接别的文件，则操作如下：
1. 右击，选择“超链接”，在窗口，选择“原有文件和网页”，在“查找范围”内，
选择自己需要链接的文件，点击“确定”。
2. 复制：在复制文件时，需要将幻灯和链接文件全部复制，并重新建立链接。
3. 检测：在文件放映前，保证幻灯和链接文件完好，并重新检测链接是否成功。

 如何插入图表和表格？
1. 表格：选择“插入”—“表格”。或在EXCEL中制作结束后，利用复制、粘贴命
令。
2. 图表：建议在EXCEL中制作结束后，利用复制、粘贴命令。
3. 图片：选择“插入”—“图片”，可以插入自定义的图片、组织结构图、艺术字
等。
4. 叠放次序：如需要在图片的上层添加文字，可以选择图片，右击，选择“叠放层
次”—“置于底层”或者“下移一层”，然后插入图形或文字，进行图片的介绍等。

 如何设置图形组合？
1. 组合：相当于“胶水”。就是把多个图形或文字组合在一起，进行统一的设置或
编辑，如复制；
2. 建立组合：选择需要组合的图形或文字，右击，选择“组合”—“组合”，建立
组合。这样可以进行统一的设置，如移动、设立颜色、线条粗细、文字的字体和大小等。
3. 撤销组合：选择需要撤销组合的图形，右击，选择“组合”—“取消组合”。
4. 在建立模型、绘图时，建议适当采用“组合”命令，便于统一进行操作。
 如何美化幻灯片效果？
1. 逻辑：逻辑关系清楚，结构明确。可以用标题进行提示。
2. 图片：尽量用符合表达主题的图片，建议多用网上的新照片，给人新鲜感。
3. 内容：简洁，列出关键词、关键数据，“抓住观众的眼球”。
4. 编号：编号符号应丰富化，尽量在3种以上，但不能太花哨，颜色也可以用2-4
种进行调换。
5. 文字：尽量用图片、图表、模型，少用文字，切忌一大段文字。
6. 模型：每一个主题，或每一个层次，采用同一个颜色，以便理解和划分。

 如何打印幻灯片？
以“横向”打印为例：
1. 打印内容：建议复制出一份，删除页脚和图片、颜色较多的艺术字。
2. 页面设置：选择“文件”—“页面设置”，在右侧的“方向”，将“备注、讲义和
大纲”的方向选择为“横向”。
3. 打印设置：选择“文件”—“打印”，在“打印内容”中选择“讲义”，在“每页
幻灯片数”，选择自己需要每页打印的幻灯数量，如4、6，在“根据纸张调整大小”前打“√”，
就对整个幻灯进行全部打印。
4. 选择打印：以上设置不变，在“打印”—“打印范围”，选择“幻灯片”，输入自
己需要打印的那几张幻灯片号码，就实现了选择性的打印。
“纵向”打印，则取消第二步骤“页面设置”，其他不变。

建议：
1. 幻灯片的制作，可以多参考成功的幻灯片，学习制作思路、美化效果；
2. 幻灯片要有层次感，结构清晰，内容简洁，抓住关键点；
3. 多利用图表、图片、模型，少用文字介绍，提出关键词；
4. 幻灯片要适当变换，但不能太花哨，要保证整体的幻灯风格。